So schreiben Sie einen effektiven Kommunikationsplan [+ Vorlage]

Erinnerst du dich an die „Tide Pod Challenge“? Diese schreckliche Zeit Anfang 2018, als Jugendliche sich beim Waschmittelschlucken filmten?

Während es ein lustiger (wenn auch gefährlicher) Start in das neue Jahr war, war dieser kleine Schub an Schande ein PR-Chaos für die betreffende Waschmittelmarke Tide, deren Krisenkommunikationsteam herausfinden musste, wie es reagieren sollte, wenn Amerikas Teenager ihr Gift schluckten Produkt. Die Muttergesellschaft von Tide, Procter & Gamble, reagierte schnell, zum großen Teil dank ihres Kommunikationsplans.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einen effektiven Kommunikationsplan erstellen, der Sie und Ihr Unternehmen auf jede Situation vorbereitet.

Kommunikationspläne können Ihnen dabei helfen, den Zweck einer Produkteinführung oder einer neuen Initiative zu klären und die Botschaften, die Sie Ihrer(n) Zielgruppe(n) übermitteln möchten, offiziell festzulegen.

Darüber hinaus kann ein Kommunikationsplan Ihrem Unternehmen in Krisenzeiten helfen, wenn eine frühere Marketingbotschaft oder Geschäftsentscheidung Ihren Ruf bei internen Stakeholdern oder Kunden schädigt.

Wenn Unternehmen keinen Kommunikationsplan haben, sind sie auf eine Katastrophe unvorbereitet. Es kann unwahrscheinlich sein, dass Ihr Unternehmen Teenager findet, die Ihr Produkt für Internetruhm essen, aber nicht so unwahrscheinlich, dass Sie nie feststellen werden, dass Sie ein Verfahren benötigen, um schwierige Situationen effektiv zu bewältigen.

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Dies ist Teil einer im Toolkit angebotenen Vorlage. Für diese spezielle Vorlage wird die Organisation in Phasen unterteilt, eine Beschreibung dieser Phase und wer diese Aktion abschließen muss.

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Nachdem wir nun besprochen haben, wie ein Kommunikationsplan hilfreich sein kann, wollen wir lernen, wie man einen effektiven erstellt.

1. Führen Sie eine Prüfung Ihrer aktuellen Kommunikationsmaterialien durch.

Bevor Sie sich hinsetzen, um Ihren Plan in Angriff zu nehmen, müssen Sie zuerst entscheiden, wie er in Ihr Unternehmen passt. Daher ist es wichtig, dass Sie einen „State of the Union“ oder eine Prüfung des aktuellen Kommunikationsklimas in Ihrem Unternehmen durchführen. Dies kann Ihnen helfen, Problembereiche zu identifizieren.

Angenommen, Sie müssen einen Kommunikationsplan für die Einführung eines neuen Produkts erstellen. Um Ihren Plan zu erstellen, müssen Sie zunächst ein Audit durchführen, um Lücken in Ihrem aktuellen Marketingansatz zu identifizieren.

Nach der Durchführung des Audits stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Marketingmaterialien eine große Lücke aufweisen, in der Sie selten ein Thema ansprechen, das gut zu Ihrem neuen Produkt passt. Sie sollten sicherstellen, dass dieses Thema in Ihren Kommunikationsplan aufgenommen wird.

Um ein Audit durchzuführen, müssen Sie Daten über die Leistung Ihres aktuellen Marketingplans sorgfältig sammeln und interpretieren und auf der Grundlage dieser Ergebnisse einen Weg nach vorne finden. Darüber hinaus könnten Sie erwägen, Fokusgruppen zu veranstalten oder Umfragen an Ihr Publikum zu senden, um Lücken in Ihren aktuellen Kommunikationsmaterialien zu finden.

Natürlich sollten Sie das Ziel Ihres Kommunikationsplans im Auge behalten, wenn Sie ein Audit durchführen. Im obigen Beispiel ist die Feststellung, dass Ihnen Material zu einem bestimmten Thema fehlt, nur dann von Bedeutung, wenn Ihr Ziel darin besteht, Leads und Conversions zu einem Produkt zu führen, das zu diesem Thema passt.

Wenn Sie beispielsweise ein neues E-Mail-Marketing-Tool einführen und feststellen, dass Ihnen Inhalte in Google Ads fehlen, sind dies möglicherweise keine relevanten Informationen für Ihren Kommunikationsplan. Wenn Ihnen jedoch Inhalte zu Best Practices für E-Mail-Marketing fehlen, sind dies wichtige Informationen, die Sie verwenden können, um Ihren Kommunikationsplan entsprechend anzupassen.

2. Legen Sie basierend auf den Ergebnissen Ihres Audits SMARTe Ziele für Ihren Kommunikationsplan fest.

Nach Ihrem Audit möchten Sie auf der Grundlage der Daten aus den Ergebnissen einige Ziele festlegen. Was wollen Sie mit diesem Plan erreichen?

Denken Sie im Zweifelsfall daran, dass Ihre Ziele SMART sein sollten: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitbasiert.

Wenn zum Beispiel eine kleine Agentur einen Kommunikationsplan für ihren Kunden schreibt, könnte sie ein Ziel wie folgt formulieren: „Wir planen, die Stellenbewerbungen für unseren Kunden im Laufe eines Quartals um 25 % zu steigern.“

Alternativ muss Ihr HR-Team vielleicht einen Kommunikationsplan schreiben, um eine neue Wachstumsmatrix für einzelne Mitwirkende zu entwerfen, die keine Manager werden wollen.

Wenn das der Fall ist, muss Ihr HR-Team bestimmte Ziele identifizieren, die es als Ergebnis seines Plans zu erreichen hofft, auch wenn die Ergebnisse weniger quantifizierbar sind – sein Ziel könnte beispielsweise sein, „die Mitarbeiterbindungsrate um 10 % zu steigern“. im nächsten Jahr“ oder sogar „die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, wie aus ihren nächsten NPS-Werten hervorgeht“. Sie müssen diese Ziele den Stakeholdern vorstellen, um die Führung an Bord zu holen.

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3. Identifizieren Sie die Zielgruppe, an die Sie Ihren Kommunikationsplan liefern möchten.

Gute Kommunikation beginnt damit, dass Sie Ihren Zuhörer kennen und verstehen. Wenn in diesem Fall ein Krisenkommunikationsplan für Stakeholder bestimmt ist, für welche(n) schreiben Sie dann? Beispiele für Stakeholder sind Mitarbeiter, Investoren, Kunden, lokale Regierungsbeamte oder Medien.

Wenn Sie für Medienunternehmen schreiben, ist eine Pressemitteilung, in der Ihre Ziele detailliert beschrieben werden, eine gute Idee für dieses Publikum. Es sollte einen Prozess dafür geben, wer mit den Medien sprechen wird, einen Überblick darüber, was sie sagen werden, und einen Aktionsplan, der für die Zukunft aufgestellt wird.

Wenn Ihre Zielgruppe Ihre Mitarbeiter sind, möchten Sie alternativ vielleicht ein aktuelles internes Dokument erstellen, auf das sich die Mitarbeiter beziehen können, sowie die Kontaktinformationen für den internen DRI, falls sie Folgefragen haben.

4. Skizzieren und schreiben Sie Ihren Plan und behalten Sie Ihr Publikum im Hinterkopf.

Wenn Sie bereit sind, Ihren Plan zu skizzieren und zu schreiben, ist es wahrscheinlich am einfachsten, wenn Sie mit einer Tabelle oder einem Diagramm beginnen, um die Botschaften zu identifizieren, die Sie bewerben müssen, an wen Sie diese Botschaften richten und auf welchen Kanälen.

Nachdem Sie eine allgemeine Gliederung erstellt haben, möchten Sie Ihren Kommunikationsplan wie folgt strukturieren (Sie können diese Abschnitte gerne in ein Inhaltsverzeichnis für Ihren eigenen Plan kopieren):

• Zweck (wozu dient dieser Kommunikationsplan)
• Eskalationsrahmen (einschließlich „erste Verteidigungslinie“ und „größeres Reaktionsteam“)
• Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters
• Verhaltensregeln
• So pflegen Sie einen effektiven Reaktionsplan

(Wenn Sie Hilfe beim Schreiben eines Kommunikationsplans benötigen, laden Sie unsere kostenlosen, gebrauchsfertigen Vorlagen für Kommunikationspläne herunter.)

Arbeiten Sie beim Schreiben Ihres Kommunikationsplans mit Gruppen oder Vertretern Ihrer Stakeholder zusammen, um die Genauigkeit zu verbessern. Strategien sollten Ziele oder potenzielle Risiken lösen.

Wenn Sie beispielsweise für eine Agentur arbeiten, die darauf abzielt, das Produkt eines Kunden zu bewerben, besteht das Risiko möglicherweise darin, Geld für bezahlte Anzeigen ohne garantierten ROI auszugeben. Um dieses Risiko zu lösen, sollte die Agentur verschiedene Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass die Anzeigen effektiv sind, bevor sie an die Öffentlichkeit gehen.

5. Bestimmen Sie die Kanäle, auf denen Sie Ihre Nachrichten übermitteln müssen.

Die Kanäle, die Sie für die Kommunikation mit Ihrem Publikum auswählen, hängen von Ihrer Botschaft ab und davon, wem Sie diese Botschaft übermitteln möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Kommunikationsplan für interne Mitarbeiter erstellen, können Sie Ihren Kommunikationsplan in einer unternehmensweiten E-Mail versenden oder persönliche Teambesprechungen nutzen, um Ihre Botschaft zu übermitteln.

Alternativ können Sie bei der Kommunikation mit Kunden feststellen, dass es am besten ist, über einen E-Mail-Newsletter oder über eine Pressemitteilung zu kommunizieren.

Natürlich hängen die von Ihnen gewählten Kanäle von Ihren Zielen ab, aber es ist wichtig, dass Sie beim Schreiben Ihres Kommunikationsplans Ihre Verteilungsmethoden im Auge behalten.

6. Entscheiden Sie, welche Teammitglieder für die Zustellung der Nachricht verantwortlich sind.

Sobald Sie Ihr Publikum und Ihre Kanäle bestimmt haben, auf denen Sie Ihren Kommunikationsplan übermitteln, ermitteln Sie den DRI für die Übermittlung der Nachricht.

Wenn Ihr HR-Team beispielsweise der Führung eine neue Wachstumsmatrix vorstellt, können Sie Ihren HR-Direktor bitten, den ersten Pitch im ersten Meeting zu halten. Sobald die Führung an Bord ist, können Sie jeden HR-Vertreter bitten, eine Schulungssitzung für jedes interne Team abzuhalten, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter versteht, was sich intern ändert und warum.

7. Schätzen Sie einen Zeitplan, wie lange jeder Schritt dauern sollte.

Sie sollten ungefähr abschätzen können, wie viel Zeit jeder Schritt bei der Umsetzung Ihrer Strategie in Anspruch nehmen wird. Wenn Ihr Plan beispielsweise von den höheren Stellen bis zu den Mitarbeitern gehen muss, ist es gut zu berücksichtigen, wie lange das Durchlaufen der Befehlskette dauern wird. Es ist auch klug abzuleiten, wie lange ein Medienzyklus dauern wird.

Zum Beispiel könnte die Werbeagentur für einen kleinen Ausrutscher bei einer Werbekampagne schätzen, dass der Zyklus zur Behebung des Problems einen Monat dauern wird – einschließlich Treffen mit dem Kunden, Stakeholdern und Mitarbeitern, um die nächsten Schritte zu besprechen.

8. Messen Sie die Ergebnisse Ihres Plans, nachdem Sie ihn den Stakeholdern präsentiert haben, und bestimmen Sie Erfolge und Verbesserungsbereiche.

Es gibt immer Raum für Verbesserungen. Messen Sie die Ergebnisse des Plans, nachdem Sie ihn den Stakeholdern präsentiert haben, und bestimmen Sie Aspekte, die gut gelaufen sind, und Bereiche, die beim nächsten Mal verbessert werden können.

Beispielsweise hat die Werbeagentur ihr Ziel, potenzielle Bewerbungen innerhalb eines Quartals um 25 % zu steigern, möglicherweise nicht erreicht. Sie könnten ihre Ziele überarbeiten, um sich mehr Zeit zu verschaffen, oder ihren vierteljährlichen Fokus auf diese Ziele ausrichten.

Wenn Sie alternativ feststellen, dass eine bestimmte Sprache in Ihrem Kommunikationsplan ein gewisses Maß an Stress oder Angst bei internen Stakeholdern hervorruft, überlegen Sie, wie Sie das nächste Mal umformulieren können, um sicherzustellen, dass sich Ihr Kommunikationsplan hilfreich, vorteilhaft und positiv anfühlt.

Einige Aspekte der Erstellung eines Kommunikationsplans können eine „Wähle dein eigenes Abenteuer“-Reise sein. Der Schlüssel liegt in der Auswahl von Aspekten, die am besten widerspiegeln, was Ihr Unternehmen braucht, in Zeiten, in denen effektive Kommunikation entscheidend ist. Was müssen Ihre Stakeholder wissen und wie kommunizieren Sie das am besten?

Kommunikationspläne können knifflig werden, aber das Schreiben eines effektiven Plans wird sich durch seine Langlebigkeit bewähren. Die folgenden Kommunikationspläne beinhalten eine Analyse für Stakeholder, denen Sie antworten würden, und die Verfahren dafür, was in diese Kommunikation aufgenommen werden soll.

1. Strategischer Kommunikationsplan

Der Kommunikationsplan von Bright Hub Project Management erklärt, wie, wann und warum Kommunikation innerhalb der Organisation stattfindet.

Dieses Beispiel ist großartig, weil es detailliert beschreibt, wie Kommunikationsmanager Krisenpläne schreiben, und anerkennt, dass manchmal der vielbeschäftigte Marketingspezialist oder Projektmanager diese Verantwortung übernimmt.

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2. Projektkommunikationsplan

Hier ist ein Beispiel für ein Billing-Upgrade-Projekt von Simplicable. Dieser Kommunikationsplan bildet alle wichtigen Besprechungen und Dokumente ab, die für das Projekt benötigt werden. Wie Sie sehen können, enthält es auch notwendige Abschnitte wie Zielgruppe, Ziele, Format und DRI.

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3. Marketing-Kommunikationsplan

Ein Marketing-Kommunikationsplan ist für die Kommunikation mit Ihrem Zielmarkt unerlässlich, insbesondere bei der Einführung neuer Produkte oder Initiativen. Dieses Beispiel von Smartsheet ermöglicht es Ihnen, Marketingkommunikationsstrategien für Kunden, Interessenten, Medienpartner, interne Stakeholder und Veranstaltungen zu planen.

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4. Unternehmenskommunikationsplan

Unternehmenskommunikationspläne beschreiben, wie Organisationen intern und extern kommunizieren. Dieses Beispiel von Smartsheet ist eine neunstufige Roadmap, die Platz für ein Leitbild, eine Zusammenfassung, eine Situationsanalyse, Schlüsselbotschaften und mehr enthält.

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5. Krisenkommunikationsplan

Diese Kommunikations-Checkliste unten von Prezly gibt einen großartigen Überblick über die Details eines Krisenplans von Anfang bis Ende. Es kann als effektiver Leitfaden bei der Ausarbeitung einer Krisenmanagementstrategie verwendet werden.

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Tipps zur Kommunikationsplanung

Die Kommunikationsplanung kann knifflig sein, deshalb hier einige zusätzliche Tipps, die Sie beachten sollten, damit Ihr Plan glänzt: Wenn Sie Verfahren zur Bewältigung von Krisen beschreiben, geben Sie an, wer in die Situation involviert ist. Dies ermöglicht den Stakeholdern, sich Entscheidungsprozesse vorzustellen.

Wenn Sie Teil eines größeren Unternehmens mit einer breiten Stakeholder-Liste sind, ist es außerdem in Ordnung, die Zielgruppen für Ihren Plan aufzuteilen.

Vielleicht ist Ihr Publikum zum Beispiel mehr als nur „Verbraucher“. Split Stakeholder-Gruppen für ein einfacheres Verständnis und eindeutigere Lösungen.

Letztendlich muss Ihr Kommunikationsplan alle an Geschäftsentscheidungen, Produkteinführungen oder PR-Krisen beteiligten Personen klar und prägnant mit den erforderlichen Informationen versorgen. Verwenden Sie die oben erwähnte Strategie sowie unsere Vorlagen für Kommunikationspläne, um sicherzustellen, dass Ihre so effektiv wie möglich ist.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im September 2019 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.