So schreiben Sie großartige E-Mails in 16 schnellen Schritten

Sie wollen ein selbstbewussterer und erfolgreicherer Unternehmer werden? Hören Sie auf, mittelmäßige E-Mails zu versenden.

Der Satz „Der erste Eindruck ist wichtig“ trifft in der Welt der E-Mails mehr denn je zu.

Wenn Sie Wände mit dickem Text oder falsch geschriebenen Begriffen sehen, werden Sie wahrscheinlich abprallen oder die Konzentration verlieren, unabhängig davon, ob die E-Mail von einem C-Level-Manager, einem Familienmitglied oder einem Marketingfachmann gesendet wurde, der Geschichten verkauft.

Schlechte E-Mail-Etikette kann Beziehungen zu Kunden, Kollegen und Partnern zerstören.

Nachdem ich aufgrund meiner eigenen fehlerhaften E-Mails nicht kommunizieren konnte und dann andere Autoren und Kunden durch dieses häufige Problem geführt habe, habe ich die folgenden Prinzipien zugelassen, um klare und achtsame E-Mails voranzutreiben.

Im Folgenden finden Sie 16 Vorschläge, wie Sie aufhören können, langweilige E-Mails zu versenden. Einzigartig sein.

1. Verwenden Sie in erster Linie keine verrückte E-Mail-Adresse.

Verwenden Sie echte Namen anstelle von albernen, die professionell wirken.

Für private E-Mails gelten immer folgende Formeln: Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens oder vollständige Namen, wie z. B. [email protected] oder [email protected]

Verwenden Sie allgemeinere Namen für andere E-Mail-Adressen, die von einem Team verwendet werden, z. B. für den Zugriff auf die Website eines Kunden oder für Leistungsdaten, z. B. [E-Mail-geschützt], [E-Mail-geschützt] und so weiter.

2. Nützliche Themenzeilen

Seien Sie nicht ausweichend. Die beiden Hauptaspekte einer Betreffzeile sind, worum es in der E-Mail geht und welche Aktion erforderlich ist. Das vereinfacht die Sache und schließt Missverständnisse aus.

Diese Formel hilft auch beim Auffinden von E-Mails bei der Suche.

Sie können den Beginn der Betreffzeile auch beeinflussen, indem Sie Klammern und runde Klammern am Anfang der Betreffzeile verwenden. Verwenden Sie sie, um den Ton anzugeben, und schreiben Sie diesen Abschnitt der E-Mail in Großbuchstaben, während Sie den Rest der Satzgroßschreibung unverändert lassen. Betrachten Sie als Beispiel für ein Teammitglied Folgendes:

[Änderungen erforderlich] Für den Ghostwriting-Artikel von XXX sind letzte Überarbeitungen erforderlich.

Hier ist ein Beispiel für einen Kunden:

[Aktion erforderlich] Für das Ghostwriting eines Artikels über E-Mail-Etikette ist eine Genehmigung erforderlich.

3. Ändern Sie beim Antworten die Themenzeile.

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, achten Sie darauf, die Betreffzeile zu bearbeiten, um Klarheit zu schaffen.

Hier ist eine schnelle Methode, um dies zu erreichen:

[James' Reaktion] Betreff: Haben Sie den aktualisierten SEO-Bericht erhalten?

4. Ein Thema pro Thread

Dies ist ein unumstößliches Gesetz der Klarheit. Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, besprechen Sie ausschließlich das Hauptthema der Diskussion.

Das macht die Dinge weniger kompliziert und erleichtert das Erkennen von Antworten beim Scannen von E-Mail-Threads (deshalb ist immer eine klare Betreffzeile erforderlich, die das relevante Thema und die Aktion angibt).

5. Hallo… Grüße: Adressierung von Empfängern

Sprechen Sie die Person in erster Linie immer mit Namen an. Fangen Sie nicht einfach an zu reden. Das zeigt, dass Sie keine Zeit für sie haben und sich nicht darum kümmern (obwohl E-Mails kurz und prägnant sein sollten).

Die Verwendung von Slang- oder Straßenvokabular wie „Hey“ ist verboten.

Überlegen Sie, wie Sie einen verehrten Kriegsveteranen oder eine 100-jährige Dame ansprechen würden. Sei ehrlich, aber direkt.

Die Top 3 sind wie folgt:

1. Hallo (Name)
2. Guten Morgen (Name)
3. Guten Abend (Name)

Gehen Sie beim Abschied genauso vor.

Die drei Top-Picks sind:

1. Am besten
2. Vielen Dank für Ihre Zeit
3. weiter

6. Personalisieren Sie Ihre Signatur, damit Sie und Ihr Unternehmen sich von der Masse abheben.

Haben Sie immer eine personalisierte Signatur, die mindestens Folgendes enthält:

• Name vollständig
• Titel
• Telefonnummer
• Das Logo des Unternehmens ist mit seiner Website verbunden.
• Links zu sozialen Medien

Wenn Sie regelmäßig in Veröffentlichungen Dritter schreiben, ein Buch veröffentlicht haben oder in einem prominenten Medienkanal vorgestellt wurden, geben Sie außerdem die folgenden Informationen in Ihrer Signatur an: Lesen Sie mein neuestes Buch „Titel“; lesen Sie meinen neuesten Entrepreneur-Beitrag; und so weiter.

7. Formatieren Sie mit kurzen Absätzen und sehen Sie sich amüsante Videos an

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, die nur aus einem langen Absatz bestand? Dieser Textblock scheint schwierig zu sein, und Sie werden die Aufmerksamkeit verlieren.

Machen Sie Ihre Absätze kürzer. Nur ein oder zwei Sätze.

Halten Sie Ihre Sätze außerdem kurz und auf den Punkt. So kann Ihre Botschaft schnell und klar an die Leser übermittelt werden.

Vermeiden Sie auch die Verwendung von Ausrufezeichen oder Emoticons.

8. Komponieren Sie niemals ein emotionales Stück.

Verfassen Sie keine E-Mails, wenn Ihre Emotionen hochkochen, besonders wenn sie böse oder angespannt sind. Nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit, um durchzuatmen, wenn etwas kritisch ist, z. B. eine dringende E-Mail von einem Kunden über eine fehlende Frist. Machen Sie einen kurzen Spaziergang. Nimm ein Buch heraus. Machen Sie alles andere als sich eine Weile Gedanken über die Beantwortung zu machen.

Wenn Sie dann erfrischt sind, reagieren Sie, oder wenn Sie es mit jemandem zu tun haben, der sehr dringende Antworten verlangt, sagen Sie, dass Sie sich so schnell wie möglich bei ihm melden werden. Gönnen Sie sich dann eine geistige Ruhe.

Auch das ist die Brillanz eines Zeichners. Machen Sie sie für die wichtigsten E-Mails und schlafen Sie dann darüber. Am nächsten Tag werden Sie höchstwahrscheinlich Ihre Meinung darüber ändern, was Sie sagen möchten, und Ihre Nachricht wird besser und ansprechender sein.

9. Reagieren Sie so schnell wie möglich

Die Reaktionszeiten variieren je nach Dringlichkeitsgrad.

Wenn Sie wissen, dass Sie zusätzliche Zeit benötigen, um zu antworten, schreiben Sie innerhalb dieses 24-Stunden-Zeitraums eine kurze Antwort, in der Sie erklären, warum sie zusammen mit einem genauen Datum mit der Rückantwort rechnen sollten:

Pam hier.
Ich hoffe, alles ist gut. Lassen Sie mich das weiter untersuchen und mich bis Freitag bei Ihnen melden.

10. Senden oder beantworten Sie keine E-Mails am Wochenende oder außerhalb der Geschäftszeiten.

Es sei denn, es handelt sich um eine Anforderung Ihrer Anstellung. Hier sind ein paar Beispiele:

Dies zeigt potenziellen Kunden, dass Sie verzweifelt sind.

Dies zeigt Kunden oder Ihrem Team, dass Sie besorgt sind, was auf ein schlechtes Zeitmanagement hinweist.

Dies zeigt Arbeitssucht, die gut mit mangelnder Aufmerksamkeit einhergeht.

Sie werden den Leuten auch beibringen zu glauben, dass Sie ständig „on“ sind, und sie werden anfangen, Antworten von Ihnen zu erwarten, selbst wenn Sie es nicht sind. Und wenn es sich wirklich um einen Notfall handelt, z. B. wenn die Website eines Kunden nicht verfügbar ist oder einem Kunden/Teammitglied etwas Schreckliches passiert, senden Sie eine SMS oder ein Telefon.

11. Verstehen Sie Ihre Zeitzonen.

Informieren Sie sich über die Zeitzonen der Personen, denen Sie E-Mails senden. Auch dies zeigt, dass Sie die zusätzliche Zeit aufgewendet haben, um etwas zu lernen, was zeigt, dass Sie sich interessieren.

Denken Sie darüber nach, eine E-Mail von einem Kunden in Israel zu erhalten, wenn er seinen Tag beginnt und Sie dabei sind, ins Bett zu gehen, in der steht: „Guten Morgen“. Dies zeigt einmal mehr ihre Unkonzentriertheit.

12. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Empfängers an.

Wie oft haben Sie versehentlich die Senden-Taste gedrückt? Einige Systeme wie Google Gmail enthalten eine Pufferzone für die Übertragung, aber nicht alle. Wenn Sie eine unfertige oder unbearbeitete E-Mail zurückziehen, kann dies Sie davon abhalten, anmaßend auszusehen.

13. Behalten Sie Ihre Antworten im Auge.

E-Mail ist weit verbreitet. Überprüfen Sie immer Ihre Empfängerinformationen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Sie können mit einer Person anders sprechen als mit der anderen, und Nachrichten können durcheinander geraten (oder Sie in Schwierigkeiten bringen, wenn Negativität vorhanden ist).

Denken Sie auch daran, dass andere möglicherweise alle mit einer Antwort nur für Sie reagieren. Denken Sie daran, bevor Sie dieselbe E-Mail an mehrere Personen senden.

14. Verwenden Sie nicht das Wort „Entschuldigung“.

„Entschuldigung für die Verspätung“ ist das Schlimmste. Dies übermittelt die Nachricht, dass Sie desorganisiert sind. Sagen Sie stattdessen „Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung“. Es ist nicht nötig, auf Einzelheiten einzugehen.

Ein weiterer sinnvoller Ansatz ist es, das Wort „Entschuldigung“ zu vermeiden. Der Begriff zeugt von Schwäche. Du willst nicht als schwach dastehen. Je.

15. Interagieren Sie mit dem Leser

Reduzieren Sie die Verwendung von „Ich“ und sprechen Sie direkt mit dem Empfänger. Dies gilt insbesondere für Kunden.

Sprechen Sie den Empfänger immer direkt an und lassen Sie so viele „I“s wie möglich weg.

16. Negative sollten in positive umgewandelt werden

Wörter haben sowohl auf der bewussten als auch auf der unbewussten Ebene eine Bedeutung. Vermeiden Sie Sätze wie „Ich kann nicht“, „Meine Firma wünscht, dass es möglich wäre“ und „Wenn ich nur könnte.“

Dies sind mehrere Ebenen negativer Kommentare, die von Ihrer insgesamt positiven Botschaft ablenken könnten. Diese Art von Interaktionen führen, ohne in die Neurobiologie einzutauchen, zu einer schlechten Programmierung sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden. Und je öfter diese Aktionen wiederholt werden, desto mehr werden sie zur Gewohnheit.

Nutzen Sie Positives. Ersetzen Sie die Dosen durch die Dosen, um einen positiveren Dialog zu führen. Anstatt zu sagen: „Mein Unternehmen hofft, dass es zeitnahere Ergebnisse erzielen kann“, sagen Sie: „Mein Unternehmen möchte, dass es zeitnahere Ergebnisse erzielen kann.“ „Da wir uns auf Ihre Bedürfnisse konzentrieren, liefert mein Unternehmen zeitgerechtere Arbeit …“

E-Mails sind entscheidende Kontaktmittel, insbesondere jetzt, da die Fernarbeit den Kommunikationsaspekt für viele Unternehmen verändert hat.

Diese schnellen Ideen können Ihnen dabei helfen, sich von der Masse abzuheben, indem Sie Ihre Botschaften vereinfachen und klarstellen. Sie machen Sie zu einem besseren E-Mail-Schreiber, was Ihnen hilft, ein besserer Unternehmer zu werden.