So schreiben Sie eine Prozessdokumentation

Ganz gleich, ob Sie wiederkehrende Aufgaben erledigen oder ein neues Programm erstellen, die Prozessdokumentation kann Ihnen dabei helfen, Ihre Geschäftsaktivitäten zu formalisieren. Tatsächlich trägt das Erstellen von Dokumentation dazu bei, die Koordination, Struktur und Konsistenz in Ihrer Organisation zu verbessern.

Dieser Beitrag sammelt Best Practices für die Prozessdokumentation. Hier erfahren Sie:

Die Prozessdokumentation kann eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu einem neuen Softwaretool oder ein Onboarding-Dokument für neue Mitarbeiter sein. Diese Praxis ermöglicht es Ihnen, interne Systeme und Prozesse proaktiv zu gestalten, die Zeit, Kapital und wertvolle Energie sparen.

Warum Prozessdokumentation wichtig ist

Wenn Ihnen Struktur und Details für zentrale organisatorische Prozesse fehlen, ist Ihr Unternehmen einem höheren Risiko von Ineffizienzen ausgesetzt. Die Prozessdokumentation bietet eine zusätzliche Schutzebene für Ihr Unternehmen.

Die fehlende Dokumentation kann zu folgenden organisatorischen Herausforderungen führen.

Mangel an Informationsspeicherung

Wenn nur eine Person über umfangreiches Wissen über einen Prozess verfügt, besteht die Gefahr, dass die Organisation dieses Wissen verliert, wenn sie das Unternehmen verlässt. Die Prozessdokumentation hilft dabei, die Informationen zu skizzieren, die diese Person besitzt, und ermöglicht es Ihnen, sie so zu speichern, dass andere darauf zugreifen können.

Entlassungen

Ohne eine Roadmap besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Zeit für unnötige oder sich wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Die Prozessdokumentation kann Ihnen helfen, diese Redundanzen zu skizzieren und zu visualisieren, damit Sie eine bessere Lösung erstellen können.

Engpass

Engpässe können in jeder Phase des Prozesses auftreten. Es ist wichtig herauszufinden, woher Engpässe kommen und warum. Die Identifizierung dieser Verzögerungen und Hürden wird hilfreich sein, um mehr Effizienz zu schaffen.

Einnahmeverlust

Weniger Produktivität bedeutet, dass mehr Zeit und Energie für die Ausführung von Prozessen in Ihrer Organisation aufgewendet werden. Teammitglieder haben dann weniger Zeit, um neue Projekte zu übernehmen. Diese Desorganisation kann zu Umsatzeinbußen oder sogar Umsätzen in Ihrem Unternehmen führen.

Vorteile der Prozessdokumentation

Die Prozessdokumentation ist entscheidend für die Gesamtfunktion und den Ablauf der Systeme in Ihrem Unternehmen. Weitere allgemeine Vorteile der Prozessdokumentation folgen.

Es schafft Resilienz gegenüber Veränderungen.

Die Prozessdokumentation ermöglicht es Ihrer Organisation , trotz beweglicher Teile ein konstantes Tempo und eine konstante Dynamik aufrechtzuerhalten. Indem alles (so granular wie möglich) heruntergebrochen wird, können einzelne Komponenten des Prozesses mit beträchtlicher Leichtigkeit verschoben oder ersetzt werden.

Dies kann besonders hilfreich sein, wenn es in Ihrem Unternehmen zu Umstrukturierungen oder personellen Veränderungen kommt. Wenn eine Person Ihr Team verlässt, kann ihr Wissen weiterleben. Wenn ein neuer Teamkollege hinzukommt, hilft ihm die Dokumentation dabei, schnell aufzusteigen.

Sie identifizieren entbehrliche Prozesse und Schritte.

Wenn Sie in Ihre Organisationsprozesse eintauchen, stellen Sie fest, ob ein Prozess einen vertretbaren Wert für Ihre Organisation bringt. Sie erkennen, welche Schritte innerhalb Ihrer Prozesse notwendig und effektiv sind.

Gibt es Schritte, die geändert oder eliminiert werden können, ohne die Wirksamkeit zu beeinträchtigen? Diese Praxis schafft Klarheit für Ihr Team.

Es sammelt und organisiert Wissen.

Ein Prozessdokument enthält kollektives Wissen zu einer bestimmten Herangehensweise an ein Thema. Indem Sie diese Dokumente für Teammitglieder leicht zugänglich machen, ermöglichen Sie das Wachstum und den Informationsfluss in der gesamten Organisation.

Es ermöglicht die Selbsteinschätzung und berücksichtigt Variablen.

Die Prozessdokumentation ermöglicht Teammitgliedern, ihre individuellen Beiträge zu reflektieren. Sie können ihre Auswirkungen auf das Ergebnis eines bestimmten Prozesses genau erkennen.

Das Erstellen von Dokumentation ist auch hilfreich, um zu ermitteln, wo Anpassungen vorgenommen werden müssen, um den Prozess für bessere Ergebnisse zu verfeinern.

Es stellt die Einhaltung sicher.

Ihr Team sollte relevante Prozessdokumente in den Onboarding- und Schulungsprozess aufnehmen. Sie können dann sicherstellen, dass neue und alte Teammitglieder über alle Informationen verfügen, die sie zum Abschließen einer Aufgabe benötigen.

Durch die Angabe von Parametern können Sie sicherstellen, dass Sicherheits-, Rechts- oder andere Konformitäten erreicht werden.

Es minimiert Fehler.

Fehler sind ein natürlicher Teil des Lebens. Sie sollten jedoch Fehltritte in Ihrem Unternehmen nach Möglichkeit vermeiden. Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Ausführen einer Aufgabe können Ihnen dabei helfen, diese Fehler zu minimieren.

Prozessdokumentation erstellen

Nachdem Sie nun gesehen haben, wie wichtig die Prozessdokumentation für Ihr Unternehmen ist, wollen wir untersuchen, wie Sie sie in Ihren eigenen Unternehmen implementieren können.

1. Identifizieren Sie Ihren Zweck.

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, führen Sie ein Brainstorming durch. In dieser Zeit sollten Sie festlegen, was Ihr Enddokument leisten soll. Erstellen Sie einen Schulungsleitfaden? Legen Sie einen Prozess für Führungskräfte fest?

Sie sollten einen eindeutigen Namen für den Prozess, den Sie dokumentieren, und ein klares Ziel für das, was Sie zu erreichen versuchen, festlegen.

2. Bestimmen Sie Ihr Publikum.

Identifizieren Sie als Nächstes Ihr Publikum und warum Sie ihm diesen Prozess erklären müssen. Gilt dies beispielsweise für das Vertriebsteam oder neue Mitarbeiter? Das Publikum bestimmt die Informationen, die Sie hinzufügen.

3. Identifizieren Sie das Format.

Sie sollten entscheiden, was Sie in Ihre Dokumentation aufnehmen möchten. Und das geht über den Text hinaus. Benötigen Sie Bildmaterial? Vielleicht würde Ihr Dokument von Grafiken, Tabellen oder einem Flussdiagramm profitieren. Vielleicht ist ein PDF oder eine Webseite nicht das beste Format. Einige Prozesse lassen sich am besten per Video erklären.

Hier bestimmen Sie, welches Format oder Bild die erforderlichen Informationen am besten vermittelt.

4. Umfang definieren.

Ihr Geltungsbereich legt fest, was in Ihrer Dokumentation enthalten ist und was nicht. Dies kann Ihnen helfen, sich auf die spezifische Aufgabe zu konzentrieren, die dokumentiert wird. Die Arbeit innerhalb eines definierten Umfangs hilft Ihrem Team, eine Informationsüberflutung zu vermeiden.

5. Identifizieren Sie die erforderlichen Tools und Ressourcen.

Bestimmen Sie als Nächstes, was Sie zum Abschließen der Aufgabe benötigen. Dazu gehören relevante Software, Tools und Kapital, die für jeden Schritt des Prozesses benötigt werden. Diese Ressourcen werden manchmal als Eingaben bezeichnet.

6. Reihenfolge festlegen.

Skizzieren Sie nach Möglichkeit die aufeinanderfolgenden Schritte, die zur Wiederholung eines Prozesses erforderlich sind. Dies spielt eine große Rolle bei der Steigerung der Effizienz und bestimmt den Gesamterfolg jeder Aufgabe.

Allerdings hat nicht jede Aufgabe eine klare Reihenfolge. Manchmal müssen Sie verschiedene Szenarien und mögliche Ergebnisse bewerten, um die Reihenfolge der Vorgänge für Ihren Prozess festzulegen. Erstellen Sie in diesem Fall für jedes Szenario unterschiedliche Sequenzen.

7. Verantwortliche bestimmen.

Der nächste Schritt besteht darin, über die Rolle jedes Stakeholders nachzudenken. Dieser Teil Ihres Dokuments sollte so detailliert wie möglich sein. Beziehen Sie die zeitlichen Erwartungen für jede Person ein und wie diese Fristen Ihre allgemeinen zeitlichen Ziele unterstützen.

8. Identifizieren Sie Grenzen.

Ihr Dokument sollte alle Grenzen aufzeigen, die Ihren Prozess formen. Dazu gehören Prozesszeitpläne, Fälligkeitsdaten, Budgetbeschränkungen, wichtige Leistungskennzahlen usw.

Wenn Sie erwägen, Ihren Prozess zu ändern, hilft Ihnen das Festlegen fester Grenzen, etwaige Einschränkungen zu verstehen. Sie können erkennen, was Sie verschieben können und was konstant bleiben muss.

Im folgenden Dokument zum Personalbesetzungsprozess sind die Grenzen in Bezug auf Humanressourcen klar definiert. Das Dokument legt auch dar, wo die Beteiligung der Personalabteilung aufhört.

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9. Erläutern Sie Ausnahmen und Eventualitäten.

Achten Sie auf Ausnahmen, die auftreten können, und berücksichtigen Sie diese in Ihrer Prozessdokumentation. Dasselbe gilt für Eventualitäten. Sie sollten skizzieren, wann Teammitglieder von der festgelegten Schrittfolge abweichen müssten.

10. Überprüfen und testen.

Sobald Sie all diese Faktoren berücksichtigt und Ihren Prozess dokumentiert haben, werden Sie Ihre Arbeit überprüfen. Bearbeiten Sie Ihr Dokument. Testen Sie dann Ihre Anweisungen, indem Sie die Aufgabe wie beschrieben erledigen. Wenn alles gut geht, sollten Sie die gewünschten Ergebnisse Ihrer Aufgabe erzielen.

Denken Sie daran: Wenn Ihr Prozess mehrere Stakeholder umfasst, kann dies zu einem Projekt mit Feedbackschichten werden. Jede Perspektive bietet Ihnen eine größere Chance, Verbesserungen in Ihren Prozessen zu optimieren.

Tipps zur Prozessdokumentation

Bevor Ihr Team mit dem Schreiben beginnt, finden Sie hier einige Hinweise, die Ihnen helfen können, Ihre Bemühungen optimal zu nutzen.

1. Fassen Sie sich kurz.

Sie haben die Wahl, so wortreich oder so knapp zu sein, wie Sie möchten. Wir empfehlen, so knapp wie möglich zu sein. Sagen Sie genug, um die Idee zu vermitteln, ohne sich zu wiederholen oder Füllwörter zu verwenden.

2. Bildmaterial einschließen (wo zutreffend).

Visuals können Ihr Dokument ansprechender machen. Beispielsweise können Bilder oder Infografiken große Textblöcke aufteilen. Das kann Ihr Dokument leichter lesbar machen.

In anderen Fällen können Diagramme oder Tabellen die hilfreichste Art sein, Informationen anzuzeigen. Bei komplexen Themen oder visuellen Prozessen kann ein Video am besten funktionieren.

Profi-Tipp: Wenn Sie zeigen, wie ein Schritt zum nächsten führt, ziehen Sie ein Flussdiagramm in Betracht.

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3. Geben Sie Ihrem Team Bearbeitungskompetenz.

Geben Sie Ihren Stakeholdern die Möglichkeit, die Prozessdokumentation zu bearbeiten. Diese einfache Änderung der Berechtigungseinstellungen Ihres Dokuments kann viel Zeit und Hin- und Her zwischen Ihrem Team sparen. Da sich Prozesse im Laufe der Zeit ändern, haben Sie mehrere Mitglieder Ihrer Organisation, die Ihre Inhalte auf dem neuesten Stand halten können.

4. Bleiben Sie flexibel.

Denken Sie daran: Es gibt nicht den einen richtigen Weg, Prozesse zu dokumentieren. Die einzige Möglichkeit, die Prozessdokumentation falsch zu machen, besteht darin, sie vollständig zu überspringen.

Die Art und Weise, wie Sie Dokumentation erstellen, kann sich im Laufe der Zeit ändern. Tatsächlich wird Ihr Dokument selbst wahrscheinlich mehrere Iterationen durchlaufen. Bleiben Sie flexibel, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Erste Schritte mit Dokumentation

Nachdem Sie sich nun mit Best Practices für die Prozessdokumentation befasst haben, können Sie mit dem Schreiben beginnen.

Denken Sie daran: Die Dokumentation der Schritte zu Ihren am häufigsten verfolgten Prozessen erspart Ihrem Team, das Rad ständig neu erfinden zu müssen. Ihr Team wird stattdessen eine feste Grundlinie haben. Stattdessen können sie das Rad bei Bedarf erneuern.