5 Vorteile der Implementierung einer internen Wissensdatenbank

Immer mehr Organisationen implementieren aus vielen verschiedenen Gründen eine interne Wissensdatenbank. Wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen, brauchen Sie auch einen Ort, an dem sich Ihre Mitarbeiter vernetzen und wertvolle Informationen abrufen können, die ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Durch die Implementierung einer internen Wissensdatenbank können Sie viele der Vorteile nutzen, die diese organisierte Sammlung von Informationen und Wissen aus Ihrer Organisation mit sich bringt. Was genau passiert also, wenn Sie diese Informationen allen, die sie benötigen, leicht zugänglich machen?

Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen und Sie werden sehen, warum Ihre Organisation eine interne Wissensdatenbank benötigt. Mit einem Wort, es wird Ihren Betrieb viel effizienter und Ihre Mitarbeiter viel produktiver machen.

Steigerung der Produktivität in allen Abteilungen

Die Bedeutung der Produktivität muss überhaupt nicht erklärt werden, aber es ist sehr beunruhigend zu sehen, wie stark die Produktivität in den letzten Jahren gesunken ist. Der durchschnittliche Mitarbeiter ist aufgrund verschiedener Faktoren nur 2 Stunden und 53 Minuten pro Tag produktiv, und das muss sich ändern.

Einer der Gründe, warum die Produktivität so niedrig ist, liegt darin, dass die Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Dies gilt insbesondere für größere Organisationen mit vielen Mitarbeitern und solche, die kein geeignetes System zum Speichern und Auffinden von Informationen haben.

Wenn Sie jemals überfüllte Ordner durchsuchen, durch alte Slack-Nachrichten scrollen oder einen Kollegen finden mussten, der die gesuchten Informationen haben könnte, wissen Sie, wie viel Zeit das verschwenden kann. Wenn Sie jedoch eine interne Wissensdatenbank implementieren, in der Sie alle wesentlichen Daten speichern, gehört dies der Vergangenheit an.

Steigerung des Mitarbeiterengagements

Der Unterschied zwischen einem engagierten und einem nicht engagierten Mitarbeiter ist verblüffend. Das Engagement der Mitarbeiter verbessert die Moral, steigert die Rentabilität und führt zu 41 % weniger Fehlzeiten. Eine der einfachsten Möglichkeiten, um für mehr Engagement zu sorgen, besteht darin, allen Mitarbeitern Zugriff auf Ihre Wissensdatenbank zu gewähren.

Wenn Sie das gesamte Wissen und die Informationen aus der Organisation über Wissensdatenbank-Tools verfügbar machen, zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen Transparenz über alles schätzt. Dies wiederum schafft Vertrauen, da alle Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, auf dem Laufenden gehalten zu werden.

Mitarbeiter, die Vertrauen in das Unternehmen haben, für das sie arbeiten, sind eher bereit, ihr Wissen zu teilen, was sie bequem über Ihre Wissensdatenbank tun können. Und da moderne Basen über erstaunliche Funktionen für die Zusammenarbeit verfügen, können Ihre Mitarbeiter mehr als je zuvor interagieren.

Dank Funktionen, die es ihnen ermöglichen, Beiträge oder Dokumente zu kommentieren, mit „Gefällt mir“ zu markieren, andere Kollegen zu markieren, Fragen zu stellen, Themen zu verfolgen und vieles mehr, werden die Zusammenarbeit und das Engagement zweifellos zunehmen. Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter Seite an Seite sitzen oder von verschiedenen Seiten der Welt aus arbeiten, sie werden immer verbunden sein und das Gefühl haben, dass ihre Stimme im Unternehmen geschätzt wird.

Bewahrung des Wissens früherer Mitarbeiter

Niemand arbeitet für immer in einer Organisation und es gibt verschiedene Gründe, warum Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, einige vorübergehend und andere dauerhaft. Egal, ob jemand seinen Arbeitsplatz wechselt, in den Ruhestand geht oder in den Urlaub fährt, er nimmt auch jede Menge wertvolles Wissen und Informationen mit.

Jeder Mitarbeiter ist ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens, und wenn Sie das Fachwissen einer Person verlieren, nur weil sie nicht mehr in Ihrem Unternehmen ist, kann dies zu einer Katastrophe führen und Probleme schaffen. Glücklicherweise kann all dies vermieden werden, wenn Sie wissen, wie man mühelos mit dem Wissenstransfer umgeht.

Ermutigen Sie alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, jedes abgeschlossene Projekt, die gestellten Fragen, die geschriebenen Inhalte, die entwickelten Protokolle usw. zu dokumentieren. Auf diese Weise ist es viel einfacher, Aufgaben und Informationen von einer Person auf eine andere zu übertragen.

Wenn Sie Fachexperten beschäftigen, müssen Sie außerdem eine Plattform verwenden, die es Benutzern ermöglicht, Inhalte in verschiedenen Formaten zu teilen. Wenn Sie Bild-, Audio-, Video- und Textbeiträge in Ihrer Wissensdatenbank zulassen, ermöglichen Sie es Experten, Informationen auf die für sie bequemste Weise auszutauschen.

Befähigung von Remote-Mitarbeitern

Die Tage mit 9 bis 5 Bürostunden werden langsam durch eine andere Form des Arbeitens ersetzt, und das ist Remote Work. Sie müssen sich kein Büro mit jemandem teilen, um mit ihm zusammenzuarbeiten, zumal immer mehr Menschen auf die Arbeit von zu Hause aus umsteigen.

Die Zahl der Telearbeiter steigt von Jahr zu Jahr, und diese Zahl ist seit Beginn der COVID-19-Pandemie sogar noch höher geworden. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie in Ihrem Unternehmen auch eine Reihe von Remote-Mitarbeitern haben, aber das bedeutet nicht, dass die Zusammenarbeit darunter leiden muss.

Solange Sie über eine Cloud-basierte und mobilfreundliche interne Wissensdatenbank verfügen, kann jeder Mitarbeiter darauf zugreifen, egal wo auf der Welt er sich befindet.

Und wenn Sie ein flexibles Arbeitsmodell einführen und Ihren Mitarbeitern ermöglichen, bei der Arbeit zu sein, wann sie wollen, können sie auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, wann immer sie sie brauchen. Selbst wenn also jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht verfügbar ist, wird seine Expertise immer verfügbar sein.

Wenn jemand aus Ihrem Unternehmen auf zeitkritische Informationen zugreifen muss, ist eine leicht zugängliche Wissensdatenbank Ihre größte Waffe. Wenn beispielsweise ein Kundendienstmitarbeiter, der remote arbeitet, die Frage eines Kunden sofort beantworten muss, kann er dies ohne Probleme tun.

Denken Sie daran, dass der Ruf eines Unternehmens stark davon abhängen kann, wie schnell es einem Kunden oder Klienten einen Service bieten kann. Wenn Ihre Arbeit erfordert, dass Ihre Mitarbeiter zeitnah helfen, ist eine Wissensdatenbank, in der sie sofort Antworten und Informationen finden können, unerlässlich.

Verringerung des Bedarfs an E-Mails

Lange Zeit verließen sich Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens auf E-Mails und verschiedene Messaging-Plattformen, um Wissen miteinander zu teilen, und diese Praxis ist in vielen Unternehmen immer noch präsent. Das Teilen von Inhalten wie diesem hat jedoch ein eklatantes Problem, und das ist die Versionskontrolle.

Wenn Sie ein Dokument mit jemandem per E-Mail teilen und die Person, die es erhalten hat, es bearbeiten muss, muss sie die neue und aktuelle Version erneut senden. Manchmal müssen mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was zu vielen verschiedenen Versionen dieses Dokuments führt.

Darüber hinaus können Probleme auftreten, wenn es zu diesem Dokument mehrere Einzelgespräche per E-Mail gibt, was normalerweise dazu führt, dass diese Informationen verschmutzt werden.

Wenn Sie lernen, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, eine Wissensdatenbank zu verwenden und dort jedes Mal zu posten, wenn sie an Projekten mit mehreren Personen arbeiten, können Sie sicherstellen, dass alle Inhalte immer auf dem neuesten Stand sind. Und Sie können auch sehen, wer welche Änderungen im Laufe der Zeit vorgenommen hat, was die Verantwortlichkeit erhöht.

Abschließende Gedanken

Alle Vorteile, die wir hier besprochen haben, sind keine Spekulationen, sondern einfache Tatsachen, die immer wieder bewiesen wurden. Jedes Unternehmen, das seine eigene Wissensdatenbank implementiert hat, konnte eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, des Engagements und vieles mehr feststellen.

Die Größe und Nische Ihres Unternehmens sind irrelevant, da diese Art der Wissensbewahrung und -weitergabe für jede Organisation von Vorteil sein kann. Solange Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter verstehen, dass die Wissensbasis dazu da ist, ihre Arbeit einfacher und effizienter zu machen, werden Sie keine Probleme bei der Implementierung haben.