Lohnverarbeitungssystem vs. traditionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung: Welches ist für kleine Unternehmen geeignet?

Eine effektive Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für den reibungslosen Betrieb eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Für kleine Unternehmen kann die Wahl des richtigen Ansatzes für die Gehaltsabrechnung von entscheidender Bedeutung sein. Sollten Sie bei den traditionellen, manuellen Methoden der Lohn- und Gehaltsabrechnung bleiben oder ein modernes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem einführen, das einen Großteil der Arbeit automatisiert? Jeder Ansatz hat seine eigenen Vor- und Nachteile, und Faktoren wie die Größe Ihrer Einrichtung, Ihr Budget und Ihre Ziele bestimmen, welcher Ansatz der beste ist.

In diesem Artikel werden wir die Entscheidungsfindung und die Unterscheidung zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen und der herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung hervorheben und Gründe nennen, die uns dabei helfen.

Ein kurzer Überblick über die traditionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung

Ein traditioneller Ansatz für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind manuelle Systeme, die in allen Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz sind. Die Gehälter und Prämien der Mitarbeiter, ihre Besteuerung und Abzüge sind … alte Technologien wie Taschenrechner oder Tabellenkalkulationen zur manuellen Vorbereitung der Zahlungsberechnung. Es wird darauf hingewiesen, dass die Verwendung der traditionellen Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kleinstunternehmen und neu gegründeten Unternehmen vorherrschend ist.

Vorteile der traditionellen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Niedrige Kosten

Die Verfügbarkeit finanzieller Ressourcen ist wahrscheinlich einer der Schlüsselfaktoren für kleine Unternehmen, die sich für einen traditionellen Ansatz bei der Verwendung von Löhnen und anderen Leistungen entscheiden. Für automatisierte Systeme muss man viel Software kaufen und regelmäßige Dienste abonnieren. Alles, was Sie brauchen, sind ein paar gewöhnliche Gegenstände wie Taschenrechnerpapier und Schecks. Für diese Einkäufe fallen nach der Bezahlung keine zusätzlichen Kosten an.

Praktische Kontrolle

Wenn Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht den Überblick verlieren, können Unternehmer den Prozess so genau steuern, wie sie es wünschen. Dies führt dazu, dass man sich in die Parasiten hineinversetzt, die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung einhergehen, wie z. B. die Bezahlung der Mitarbeiter, die Einhaltung der Steuerverfahren oder die Vornahme entsprechender Abzüge. Diese bessere Perspektive kann hilfreich sein, wenn es um die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht.

Anpassung

Da Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell durchführen können, können Sie diese nach Ihren Wünschen anpassen. Bestimmte Aspekte wie ein MBI-Geschäft können bestimmte Verfahren wie Formulare, Arbeitszeiten oder sogar Lohnsätze überschreiben, wodurch es einfacher wird, bestimmte Vorgänge zu automatisieren.

Ideal für kleine Teams

Wenn Sie ein Unternehmen mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern führen, sind die automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme möglicherweise zu komplex für Ihre Bedürfnisse und stellen am Ende größere Probleme dar, als die Leute auf die alte Art und Weise zu bezahlen, nämlich ihnen ihren Gehaltsscheck direkt auszuhändigen.

Nachteile der traditionellen Gehaltsabrechnung

Fehleranfällig

Wenn die Gehaltsabrechnung auf altmodische Weise erfolgt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass menschliche Fehler begangen werden, sehr hoch. Diskrepanzen in den Berechnungen, das Versäumnis, Spiele zu protokollieren, und die allgemeine Formulierung davon können schwerwiegende Folgen haben, wie z. B. die Verhängung von Strafen, Gerichtsverfahren und vor allem die Kündigung von Mitarbeitern.

Zeitaufwendig

Wenn Unternehmen, die eine manuelle Zahlungsmethode verwenden, sich mit dem Ausfüllen von Stundenzetteln, der Zahlung von Steuern und der Einhaltung von Arbeitsgesetzen beschäftigen, kann das zeitraubend sein. Es gibt bessere Möglichkeiten, wie Unternehmer ihre Zeit besser nutzen können.

Begrenzte Berichterstattung und Einblicke

Herkömmliche Methoden zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordern mehr integrierte Berichtstools, die es einfacher machen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zu analysieren oder Einblicke in finanzielle und betriebliche Trends zu gewinnen. Ohne Analysen wird das Treffen datengesteuerter Entscheidungen zu einer Herausforderung.

Compliance-Risiken

Ohne automatisierte Tools kann es entmutigend sein, mit den sich ändernden Steuergesetzen, Arbeitsgesetzen und Vorschriften Schritt zu halten. Compliance-Fehler können zu Strafen und Rufschädigungen für Ihr Unternehmen führen.

Schlechte Datenbankverwaltung

Die manuelle Aktualisierung von Mitarbeiterdatensätzen kann zu Ungenauigkeiten oder veralteten Informationen führen. Probleme wie „Ghost Worker“ (Mitarbeiter, die nicht mehr für Sie arbeiten, aber weiterhin auf der Gehaltsliste stehen) und Klassifizierungsfehler sind häufige Risiken.

Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem: Eine moderne Lösung

Ein modernes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem nutzt Technologie, um lohnabrechnungsbezogene Aufgaben zu automatisieren, das Fehlerrisiko zu verringern und wertvolle Zeit zu gewinnen. Diese Systeme erfreuen sich zunehmender Beliebtheit bei Unternehmen, die ihre Abläufe rationalisieren und die Genauigkeit verbessern möchten.

Vorteile von Lohnabrechnungssystemen

Automatisierung reduziert Fehler

Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme berechnen automatisch Löhne, Steuereinbehalte, Boni und Abzüge. Diese Systeme reduzieren Fehler erheblich, indem sie manuelle Eingaben eliminieren und genaue Zahlungen und Einreichungen gewährleisten.

Zeitersparnis

Durch den Einsatz automatischer Systeme wird sichergestellt, dass keine Zeit mit mühsamen und sich wiederholenden Aufgaben wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Erstellung von Lohnabrechnungen und der Steuerberechnung verschwendet wird. Dies verschafft den Geschäftsinhabern und Personalmitarbeitern mehr Zeit für die Arbeit an strategischen Plänen statt für Verwaltungsaufgaben.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme werden regelmäßig geändert, um neue Steuergesetze oder neue Arbeitsgesetze zu berücksichtigen. Diese Funktion stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen von Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen einhält und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Strafen.

Erhöhte Sicherheit

Es ist möglich, dass Lohnbuchhaltungssoftware über einige Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung oder Passwortschutz verfügt. Solche Mechanismen zielen darauf ab, sensible Daten der Mitarbeiter zu schützen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen oder dem unbefugten Zugriff auf die Daten.

Zentralisierte Aufzeichnungen

Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren alle Lohn- und Gehaltsinformationen in einer einzigen Datenbank, auf die leicht zugegriffen werden kann. Dies spart Zeit, eliminiert die Fragmentierung von Informationen und erleichtert außerdem Audits und Berichte.

Reporting und Analysen

Verschiedene Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme verfügen manchmal über unterschiedliche Module für die Bereitstellung von Berichten wie Mitarbeitervergütung, überwiesene Steuern usw. Diese Informationen bieten Einblicke in verschiedene Themen, einschließlich der Erstellung von Plänen und der Entscheidungsfindung darüber, wo Kosten gesenkt und was verbessert werden kann.

Selbstbedienung für Mitarbeiter

Die meisten modernen Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme bieten Self-Service-Portale, über die Mitarbeiter auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen, persönliche Daten aktualisieren und Steuerdokumente einsehen können. Dies verbessert nicht nur die Transparenz, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung.

Unterstützung für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnungssysteme können grenzüberschreitende Zahlungen, Steuerkonformität und mehrere Währungen für Unternehmen mit internationalen Mitarbeitern oder Remote-Teams abwickeln. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die ihre Reichweite global ausbauen.

Nachteile von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen

Vorabkosten

Die Implementierung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems erfordert häufig eine Anfangsinvestition, die für kleine Unternehmen mit knappen Budgets eine Herausforderung darstellen kann. Viele Systeme bieten jedoch skalierbare Preisoptionen.

Cybersicherheitsrisiken

Wie jedes digitale Tool sind Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme anfällig für Cyberangriffe. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Software regelmäßig aktualisiert und mit robusten Sicherheitsfunktionen ausgestattet wird, um Risiken zu minimieren.

Lernkurve

Die Einführung neuer Technologien erfordert Zeit und Aufwand für die Schulung. Kleine Unternehmen mit IT-Kenntnissen benötigen möglicherweise Hilfe bei der effektiven Nutzung von Gehaltsabrechnungssystemen.

Vergleich des Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems mit der herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen:

Wählen Sie die richtige Option für Ihr kleines Unternehmen

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung zwischen einer herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und einem Lohnverarbeitungssystem die folgenden Faktoren:

1. Unternehmensgröße und Komplexität

• Für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und einfachen Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind herkömmliche Methoden möglicherweise ausreichend.
• Größere Unternehmen oder Unternehmen mit komplexen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen sollten aus Gründen der Effizienz und Skalierbarkeit automatisierte Systeme in Betracht ziehen.

2. Budget

• Wenn die Kosten im Vordergrund stehen, erscheint die traditionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung zunächst möglicherweise attraktiver. Allerdings können sich versteckte Kosten aufgrund von Fehlern und Ineffizienzen summieren.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme erfordern eine Vorabinvestition, bieten jedoch in der Regel langfristige Einsparungen durch höhere Genauigkeit und geringere Verwaltungskosten.

3. Verfügbare Expertise

• Unternehmen mit erfahrenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten bevorzugen möglicherweise die Kontrolle, die traditionelle Methoden bieten.
• Wer keine Erfahrung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat, kann von den benutzerfreundlichen Automatisierungs- und Compliance-Funktionen der Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme profitieren.

4. Zukünftige Ziele

• Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ist für die Steuerung des Wachstums und die Sicherstellung der Compliance unerlässlich, wenn Sie planen, Ihr Unternehmen zu skalieren oder internationale Mitarbeiter einzustellen.

5. Zeitbeschränkungen

• Wenn Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben zu viel Zeit in Anspruch nehmen, kann der Wechsel zu einem automatisierten System die Abläufe rationalisieren und es Ihnen ermöglichen, sich auf die Kerngeschäftsfunktionen zu konzentrieren.

Abschluss

Die Wahl zwischen einem Lohnverarbeitungssystem und einer herkömmlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine wichtige Entscheidung, die von den individuellen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens abhängt. Herkömmliche Methoden zur Gehaltsabrechnung bieten Einfachheit und Kontrolle und eignen sich daher für kleine Teams mit begrenzten Ressourcen. Andererseits bieten Systeme zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Automatisierung, Genauigkeit und Skalierbarkeit, die für wachsende Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Kleine Unternehmen können die Gehaltsabrechnungslösung auswählen, die ihren Zielen entspricht, indem sie die Unternehmensgröße, das Budget, das Fachwissen und die Pläne sorgfältig prüfen. Letztendlich wird die richtige Wahl die betriebliche Effizienz steigern, Compliance gewährleisten und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und so eine solide Grundlage für langfristigen Erfolg legen.