Die 5 Phasen des Aufgabenmanagements

Welchen Herausforderungen und Hindernissen begegnen Sie als Aufgabenbetreuer? Für viele sind Scope Creep, schwache Interaktion und Versuchsverzögerungen am besten.

Um das Offensichtliche zu konditionieren, kann Projektmanagement hart sein. Ohne sorgfältige Planung und Strategie kann es sich wirklich anfühlen, als würde man blind funktionieren.

Wenn Sie also in einer Venture-Management-Position sind, ist es am besten, mit den Grundlagen zu beginnen. Hier werden wir Projekte in 5 Phasen unterteilen, damit Sie besser verstehen, welche Anforderungen wann abgeschlossen werden müssen.

Der Challenge-Management-Lebenszyklus

Die 5 Phasen des Venture Managements

Phase 1: Konzeption und Initiierung der Herausforderung

Stufe 2: Aufgabenordnung

Phase 3: Verpflichtung zur Ausführung

Stufe 4: Prüfung und Verwaltung von Ventures

Phase 5: Unternehmensabschluss

Die Zukunft der Jobverwaltung sieht rosiger denn je aus.

Der Lebenszyklus der Jobverwaltung

Unabhängig von Größe oder Umfang folgen alle Projekte einem vergleichbaren Prozess. Im Venture Management wird diese Vorgehensweise als Lebenszyklus einer Aufgabe bezeichnet.

Ein Aufgabenlebenszyklus besteht normalerweise aus vier Phasen: Initiierung, Vorbereitung, Ausführung und Abschluss. Einige Herausforderungsmanager integrieren jedoch eine fünfte Stufe, die Überwachung und Kontrolle genannt wird.

Der zusätzliche Schritt kann Fachleuten helfen, das Projekt im Auge zu behalten, und stellt sicher, dass Probleme erkannt und umgehend angegangen werden.

Als Endergebnis werden 5-Stunden-Produkte als besonders agil und hilfreich angesehen, um Aufgaben zum Erfolg zu verhelfen. Tatsächlich fördert auch das Job Management Institute (PMI) einen 5-Perioden-Lebenszyklus.

Im folgenden Bereich erhalten wir einen genaueren Einblick in jede einzelne Phase im Lebenszyklus der Aufgabenverwaltung.

Die 5 Ebenen der Jobverwaltung

Jeder effektive Job durchläuft die gleichen 5 Phasen: Initiierung, Organisation, Ausführung, Kontrolle und Kontrolle.

Phase 1: Konzeption und Initiierung der Herausforderung

Jedes einzelne Projekt beginnt mit Konzeption und Initiierung. Für die Dauer dieser Phase erhält eine Strategie ein kleines Geschäftssystem, das mit Plänen, Venture-Chartas und Stakeholdern endet.

Dies ist auch der Fall, wenn Projektgruppen zusammen mit dem Projektleiter auftreten, um einen umfassenden Fahrplan für den Job zu erstellen.

Die Gruppen müssen sich in dieser Phase mit einer Reihe von Fragen befassen, darunter:

• Was ist der Grund für dieses Unternehmen?

• Was sind einige Opportunity Road Blocks?

• Wer sind die wichtigsten Stakeholder?

• Gibt es einen Mindestbetrag oder ein optimales Budget?

• Wie lange wird dieses Projekt dauern?

Als Teil dieser Phase genehmigt der Projektsponsor (der Mensch, der um den Abschluss des Projekts gebeten hat) die Preisspanne und den Zeitplan.

Stufe 2: Projektplanung

Nachdem Sie die Herausforderung umfassender beschrieben haben, ist es wirklich an der Zeit, die Einzelheiten festzulegen.

Im Zuge dieser Phase erarbeitet der Unternehmensleiter eine umfassende Vorbereitung zur Durchführung, Prüfung und Steuerung des Vorhabens. Dies beginnt typischerweise mit Standortambitionen.

Bei der Definition der Ziele einer Herausforderung sind SMART- und kristallklare Methoden am weitesten verbreitet.

Das Akronym SMART steht für Specific, Measurable, Achievable, Real looking, and Timely. Die Anwendung dieses Frameworks stellt sicher, dass Ihre Pläne klar umrissen, praktisch und erreichbar sind.

Suchen wir nach einer Illustration. Ein obskures Ziel könnte lauten: „Entwickle eine App, die den Kauferfolg optimiert.“ Unter Verwendung des SMART-Prozesses würde dieses Ziel so aussehen: „Entwicklung einer Software, die die Auftragserfolgszeit um 20 % verkürzt.“

Das Akronym CLEAR steht für Collaborative, Restricted, Psychological, Appropriate und Refined.

Bei dieser Methodik arbeitet die Projektgruppe effektiv an einer Absicht, die eindeutig und innerhalb der Frist und der Finanzen des Unternehmens erreichbar ist. Jede Person muss sich leidenschaftlich dafür einsetzen, es zu erreichen, und es muss sich auf die allgemeinen Aufgabenziele beziehen.

Der Plan muss auch Meilensteine ​​​​und Ergebnisse enthalten, damit absolut jeder weiß, welche Anforderungen erfüllt werden müssen, wer sich um was kümmert und wann Meilensteine ​​​​erledigt werden müssen. Es besteht auch aus einer Aufschlüsselung der Jobs, einem Zeitplan, einem Interaktionsplan, einem Ansatz zur Bedrohungsminderung und einem System, das für Eventualitäten in der schlimmsten Situation geeignet ist.

Es gibt mehrere Ideologien, die Sie verwenden können, um für diese Phase zu programmieren. Durch den Einsatz einer agilen Stellenverwaltung werden Aufstiegsquellen erfolgreich genutzt und Kundenanforderungen erfüllt.

So perfekt, wie es alle Leute über die Entwicklung auf dem Laufenden hält, ermöglicht es kurze und mühelose Änderungen, die gebaut werden können. Eine agile Projektverwaltung würde es ermöglichen, sich viel effektiver und kompetenter um Aufgaben zum Programmfortschritt zu kümmern.

Stufe 3: Herausforderungsausführung

Sobald der Planungsabschnitt abgeschlossen ist, ist es an der Zeit, mit der Anwendung der Strategie zu beginnen. Es wird hier aufgeführt, dass die echte Leistung erreicht wird.

Während dieser Phase richten Venture Manager Workflows ein, weisen den Mitarbeitern Verantwortlichkeiten zu und stellen sicher, dass alle im Auge behalten werden. Sie halten auch Stakeholder und Teams über den Fortschritt des Unternehmens auf dem Laufenden.

Mit so vielen Details, die es zu jonglieren gilt, nutzen viele Projektmanager Collaboration-Geräte wie Asana, Trello und die Auftragsverwaltungssoftware von HubSpot, um Aufgaben, Zeitpläne und Budgets an einem bestimmten zentralen Ort zu verfolgen.

Ein gut entwickeltes Challenge-Management-Instrument hält Sie auf Kurs und unterstützt Sie beim Erreichen Ihrer Ziele. Eine Auflistung der besten Challenge-Management-Softwareprogramme finden Sie in dieser hilfreichen Richtlinie.

Phase 4: Venture Monitoring & Controlling

Stufe 4 läuft normalerweise gleichzeitig mit Phase ein paar. Denn um einen Job zu testen, muss er vor Ort funktionieren.

Für die Dauer dieses Zeitraums arbeitet der Herausforderungsleiter mit seinen Mitarbeitern zusammen, um alle Bedenken zu lösen. Dies beinhaltet regelmäßige Kritiken und Aktualisierungen der Strategie, um Verbesserungen im Umfang der Aufgabe oder in der Verfügbarkeit von Ressourcen zu replizieren.

Es ist auch wichtig, die Entwicklung im Vergleich zum System im Auge zu behalten und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen in Betracht zu ziehen. Beispielsweise kann es erforderlich sein, den Zeitplan zu überarbeiten, um unvorhergesehene Verzögerungen oder Anpassungen zu berücksichtigen.

Darüber hinaus können Unternehmensmanager die Entwicklung anhand von kritischen Effektivitätsindikatoren (KPIs) oder wesentlichen Elementen guter Ergebnisse (CSFs) verfolgen. Sie können beispielsweise messen, ob Ihre Aufgabe im Routine- und Ausgabenbudget liegt oder ob bestimmte Aufgaben erledigt bleiben.

Phase 5: Wagnisabschluss

Dies ist die vorherige Periode des Projektmanagement-Lebenszyklus. Dies ist der Fall, wenn Sie den Überschuss der zu erbringenden Leistungen dem Sponsor des Unternehmens zur Abnahme übergeben. Während dieser gesamten Phase löst sich das Team auf und alle vertraglichen Einstellungen für die Aufgabe werden beendet.

Kurz nach dem Abschluss führt der Job-Supervisor eine letzte Überprüfung durch, in der die aus der Herausforderung gewonnenen Erkenntnisse sowie alle erforderlichen Informationen, die auf lange Sicht nützlich sein können, dokumentiert werden.

Auch die Kunden und Stakeholder des Konzerns konzentrieren sich für die Dauer der Berichtsvorlage auf Misserfolge und Erfolge. Dies kann dazu beitragen, die Funktionalität und Effizienz im gesamten Unternehmen zu stärken.

Die absehbare Zukunft des Jobmanagements sieht rosiger aus als je zuvor

Traditionell wurde die Durchführung der Verwaltung mit Stift und Papier oder im Idealfall mit einer Tabellenkalkulation erledigt. Aufgrund der Komplexität der Aufgaben und der Streuung der Belegschaft haben sich diese Verfahren als unwirksam erwiesen.

Um Fortschritte im Auge zu behalten und Fristen einzuhalten, ist eine Digital-First-Lösung erforderlich. Das Herausforderungsverwaltungs-Softwarepaket von HubSpot ist eine Ressource, die zweifellos beim Management helfen kann.

Mit diesem Programm können Gruppen ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, ihren Fortschritt überwachen, Dateien gemeinsam nutzen und ihre Aufgaben regulieren.

Darüber hinaus können Sie die HubSpot CRM-Plattform ganz einfach mit Ihren anderen Verkaufs- und Werbeanwendungen kombinieren. Dies macht es in der Regel mühelos, den Überblick über die Entwicklung zu behalten, und stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind.

Darüber hinaus gibt die Computersoftware den Kunden Echtzeit-Einblicke in ihre Arbeitsabläufe, sodass sie Engpässe erkennen und entsprechend regulieren können.

Wenn Sie also nach Mitteln gesucht haben, um Ihre Unternehmensverwaltung zu verbessern, ist hier Ihre Chance. Verwenden Sie Ihre Aufgabenverwaltungsvorlage unten, um den Fortschritt Ihres Teams zu verfolgen und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, um die Effizienz zu steigern.