Die Antwort auf die Suche nach Lösungen
Veröffentlicht: 2021-12-21
Da Heimarbeitsregelungen und hybride Arbeitszeiten fortbestehen, haben viele neue Mitarbeiter ihre Kollegen oder sogar ihre Chefs noch nie persönlich zufrieden gestellt – und es gibt möglicherweise nicht viele Optionen für all diese wichtigen persönlichen Interaktionen schnell. Abgesehen von diesen Umständen kann es eine Herausforderung sein, nur mit den Werten, dem Erbe und früheren Errungenschaften eines Unternehmens vertraut zu sein. Erlauben Sie es, selbst zu versuchen, herauszufinden, wie Sie mit dem Beitragen von Vorteilen beginnen können. Dies ist besonders legitim für die Mitarbeiter, die in der Unterkunft sitzen, auf ihre PCs oder Webcams starren und darüber nachdenken, an wen sie sich wenden oder eine E-Mail senden sollen, damit sie weiterleiten können.
Die Pandemie hat den Wechsel in die Fernarbeit beschleunigt, aber die Umstellung findet schon seit geraumer Zeit statt. Und obwohl innovative Systeme die Fernarbeit machbar gemacht haben, haben sie sie nicht unbedingt schnell oder erfolgreich gemacht. Tatsächlich verfügt die normale Organisation über rund 300 verschiedene Apps, von denen fast jede zur Speicherung von Daten verwendet wird. Dies ist eine verblüffende Auswahl an Anwendungen, Anwendungskursen und Schnittstellen, und die Mitarbeiter müssen sie alle verwenden, um auf die erforderlichen Informationen zu Prämien, Bruttoverkäufen, Werbung, Entwicklung oder Hilfeproblemen zu stoßen. Zu erkennen, wo Informationen und Fakten zu finden sind, erweist sich für Mitarbeiter, die inzwischen viel zu tun haben, als immer schwierigerer Prozess.
Die „SaaS-Revolution“ hat neue Methoden eingeführt, um Funktionen auszuführen, aber auch die Such- und Erkennungsmethode ist noch viel schwieriger geworden. Sie können nicht einfach Ihren E-Mail-Konsumenten oder lokalen PC nach Referenzelementen durchsuchen. Der größte Teil des Bewusstseins und der Arbeitserfahrung Ihres Unternehmens wird in der Cloud erfasst, verstreut über Dutzende von Anwendungen oder auf der anderen Seite einer VPN-Verbindung. Aber dieses Problem trägt auch zu einer Chance bei, SaaS-APIs zu verwenden, um diese verschiedenen Apps zu verlinken und den Mitarbeitern einen einheitlichen Überblick über zeitlich gut abgestimmte Fakten und Erfolgsbilanzkontexte zu geben.
Wir haben im Laufe der Zeit viele Verbesserungen bei der Suche nach öffentlich zugänglichen Informationen festgestellt, aber es wurde relativ wenig getan, um die Suche nach internen Informationen am Arbeitsplatz voranzutreiben. Microsoft, Google und viele Startups haben dies mutig angenommen, aber die Menge an Informationen und die Anzahl unterschiedlicher Formate, Sicherheitsprotokolle und Governance-Protokolle haben dies in der Vergangenheit viel zu schwierig gemacht. Ein Teil des Problems besteht darin, dass frühere Strategien die Intelligenz nicht unterstützen konnten, die wissen wollte, dass ein bestimmter Mann oder eine Frau, die nach „Quartalszielen“ suchen, und ein anderer, der nach „Q1-Schwerpunktzielen“ sucht, wahrscheinlich genau das Gleiche suchen Präsentation.
Mehrere Unternehmen haben den Plan aufgegeben, dass ein digitaler Do-the-Job-Assistent den Mitarbeitern helfen könnte, das zu suchen und zu finden, was sie brauchen, aber mit der elektronischen Beschleunigung entwickelt sich ein Do-the-Job-Assistent langfristig zu einem kritischen Instrument moderner Arbeitsplatz. Die Fähigkeit für Personen, unterschiedliche Arten von Daten zu verbinden und neue Assoziationen herzustellen, wird in Zukunft notwendig sein. Aber das wird nicht funktionieren, wenn die Menschen heute nicht die Daten finden können, die sie benötigen.
Zeitverschwendung und zusätzliche Belastung
Unternehmen und Fachleute machen sich oft Sorgen über die Leistung von Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten – ohne zu bemerken, dass die beiden entfernten und geschäftsinternen Büroangestellten von genau der gleichen heutigen Unordnung der organisatorischen Informationen heruntergezogen werden. McKinsey enthüllte eine Studie, die aufdeckte, dass Bewusstseinsmitarbeiter mehr als 20 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Diese Zeit zurückzugewinnen, würde sehr viel dazu beitragen, eine 4-Tage-Arbeitswoche zu verwirklichen.
Wenn das nicht ausreicht, um Vorgesetzte zusammenzucken, sehen Sie sich an, dass Asana auch eine Studie enthüllte, in der hervorgehoben wird, dass sechs Stunden pro Woche damit verschwendet werden, dass Mitarbeiter doppelt arbeiten, um die Arbeit zu erledigen, die bereits von anderen Personen erledigt wurde. Insgesamt wird fast ein Tag pro 7 Tage mit der Suche nach Daten oder der Erledigung redundanter Funktionsaufgaben verschwendet. Es wird also viel Zeit verschwendet, weil die ursprünglichen Suchfunktionen in jeder Anwendung sich stark von einer anderen unterscheiden und normalerweise wirkungslos sind. Als Endergebnis benötigen die Mitarbeiter dringend eine weitaus bessere Möglichkeit, Informationen in verschiedenen Apps zu suchen und zu durchsuchen. Viele von uns haben sich mit diesen Herausforderungen auseinandergesetzt, aber wir sehen es normalerweise als einen notwendigen Kompromiss an, um uns an den anderen Belohnungen zu erfreuen, die sich aus der Ausbreitung der SaaS-Ressourcen ergeben, die wir derzeit verwenden.
Das Must-Have für einen intuitiven Bedienassistenten, der beim Suchen und Finden unterstützen kann, geht hingegen über die reine Produktivität hinaus. Heutzutage kann der Versuch, sofort zu operieren, eine physische Übung in Ärger sein. Eine Benachrichtigung blitzt auf, obwohl Sie zu Mittag essen … aber war es in Ihrer Chat-Computer-Software? Ihr Arbeitsvorgesetzter? Ihr CRM? Eine E-Mail? Die Asana-Untersuchung ergab, dass Mitarbeiter fast 30 Mal pro Arbeitstag zwischen Dutzenden von Apps wechseln, was normalerweise bedeutet, dass sie alle 3 bis 11 Minuten mit Unterbrechungen und Kontextänderungen konfrontiert sind.
Diese ständigen Störungen zehren an den Kräften und führen in der Regel zu einem Auftragsstau, der früher oder später in Stressüberlastung und Burnout der Mitarbeiter gipfelt. Zum Beispiel: Jemand investiert 10 Minuten in die Suche nach einem Bericht, bevor er schließlich der Frustration erliegt und ein Konzept an einen Kollegen schickt, der dann aufhören und das fehlende Dokument suchen muss, bevor er seinen eigenen Aufgaben nachgehen kann . In dieser Situation wirkt sich die Störung gleichermaßen auf die Konzentration, die Produktivität und den Denkzustand der Arbeiter aus. Es ist nicht nur eine Person, die derzeit ineffizient ist, sondern zwei Personen, die nach einer Lösung für die gleichen Schwierigkeiten suchen.
Steigerung von zwei Metriken mit intuitiver Suche nach: Produktivität und Moral
Unternehmen müssen Lookup- und Discovery-Technologien untersuchen und einsetzen, die vor diesen scheinbar alltäglichen, aber sehr wirkungsvollen Interaktionen schützen können, die alle bremsen. Das Erstellen der Suche ist wichtiger denn je, vorausgesetzt, die unzähligen Ablenkungen und großen Datenmengen, die Mitarbeiter jeden Tag durchlaufen müssen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. In der Zeit des „guten Rücktritts“ ist Arbeit ein sehr wertvolles Gut, und die psychologischen Auswirkungen und Verzögerungen, die diese Störungen auf die Belegschaft haben, müssen ernst genommen werden.
Um Mitarbeiter zu unterstützen, sollten Organisationen nach einem intuitiven Arbeitsassistenten suchen, der ihren Mitarbeitern helfen kann, das zu finden, was sie haben müssen, und die Dinge zu finden, die sie kennen sollten. Dies kann den Stress der Arbeitnehmer drastisch reduzieren – und diese 20 Prozent der verschwendeten Zeit zurückgeben – und gleichzeitig das Volumen an sinnvoller, höherwertiger Arbeit erhöhen, die ein Mann oder eine Frau in der Position erledigen kann.
Wenn Sie ein Vorgesetzter sind, der Ihre Gruppe überwacht, und Sie beobachten, dass absolut jeder Probleme mit Produktivitätsverzögerungen und sehr niedriger Arbeitsmoral der Besatzung hat, müssen Sie sie fragen, ob sie die Details haben, die sie für ihre Positionen benötigen, und ob sie wissen, wer das Thema ist Profis machen den Unterschied, die ihnen helfen können, ihre Ziele zu erreichen, und wenn sie Zeit investieren, suchen, anstatt zu funktionieren.
Dann prüfen Sie selbst: Würden Sie in Engineering investieren, das heutzutage die Produktivität steigern kann UND Ihren Mitarbeitern einen ganzen Arbeitstag ihrer Arbeitswoche zurückgeben?
Ja, das würdest du wahrscheinlich.
Arvind Jain, CEO, Glean