Der vollständige Leitfaden zu den Grundlagen des Projektmanagements

Beim Projektmanagement geht es nicht nur um das Erstellen von Software und Hardware. Projektmanager verteilen Ressourcen angemessen, verwalten Zeitpläne und kümmern sich während des gesamten Prozesses um die Beteiligten.

Allerdings ist das oft leichter gesagt als getan. Es gibt schließlich einen Grund, warum Projektmanager ständig an ihren Ansätzen feilen und ihre Prozesse überdenken.

In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen des Projektmanagements kennen und erfahren, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Lass uns anfangen.

Inhaltsverzeichnis

Der Prozess umfasst die Entwicklung von Plänen zur Einhaltung von Fristen bei gleichzeitiger Einhaltung von Qualitätszielen innerhalb von Zeit- und Budgetbeschränkungen. Diese Disziplin kann einem dedizierten Manager oder einem Leiter eines Projekts gehören.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagementprozesse sind für erfolgreiche Projekte unerlässlich. Untersuchungen des Project Management Institute haben ergeben, dass Organisationen, die kein Projektmanagement integrieren, ihre Gesamtprojektausfallrate um den Faktor 2/3 erhöhen.

Das ist eine schockierende Statistik. Sehen wir uns also einige wichtige Vorteile genauer an, die sich aus ausgereiften Projektmanagementprozessen ergeben.

Sie werden wichtige Fristen einhalten.

Mit dem Projektmanagement können Sie große Aufgaben in kürzere Fristen unterteilen. Indem Sie sich an diese Meilensteine ​​halten, können Projekte von Anfang bis Ende problemlos im Zeitplan bleiben.

Tatsächlich liefern Unternehmen mit ausgereiften Wertschöpfungsprozessen Projekte häufiger pünktlich als Unternehmen ohne Projektmanagement (63 % gegenüber 39 %).

Sie erhöhen das Buy-in.

Projektmanagement ermöglicht es einem Team, Vertrauen und Glaubwürdigkeit unter Kollegen, Kunden und Interessenvertretern aufzubauen. Denn wenn Sie regelmäßig qualitativ hochwertige Ergebnisse pünktlich einreichen, werden Sie die Leute überzeugen.

Sie können die Ausgaben einfach nachverfolgen.

Sie werden in der Lage sein, innerhalb Ihres Budgets oder sogar unter dem Budget zu bleiben. PMI fand heraus, dass 11,4 % aller Ressourcen aufgrund minderwertiger Projektmanagementprozesse verschwendet werden.

Geld sparen ist besonders wichtig in einer Landschaft, in der nur 43 % der Unternehmen angeben, dass sie Projekte „meistens“ oder „immer“ im Rahmen des Budgets abschließen.

Sie werden Ihre Kultur verbessern.

Durch Wissensmanagement können Sie eine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung entwickeln. Wenn Sie ein Umfeld fördern, das Optimierung und Lernen priorisiert, werden Sie wahrscheinlich andere inspirieren und Mitarbeiter mit der gleichen Mentalität anziehen.

Verantwortlichkeiten des Projektmanagers

Ein Projektmanager plant, organisiert und leitet die Ausführung eines Projekts. Dadurch wird sichergestellt, dass es die erwarteten Ziele erfüllt und gleichzeitig die erforderlichen Funktionen innerhalb von Zeit- und Budgetbeschränkungen bereitstellt.

Projektmanagement-Experten bieten Führung durch effektives Umgebungsscanning, Synthese von Informationen in aussagekräftige Daten und objektive Analysen. Das ist eine breite Palette von Verantwortlichkeiten, die Ausbildung und Erfahrung erfordern.

Bildquelle

Wir besprechen, welche Fähigkeiten – sowohl geschulte als auch durch Erfahrung entwickelte – Sie für diese Rolle benötigen.

Projektmanager-Fähigkeiten

Um sicherzustellen, dass die Teams produktiv bleiben und dass Projekte auf Kurs sind, benötigen Projektmanager ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Hier sind einige der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie benötigen, um sich in dieser Rolle hervorzuheben.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Projektmanager (PMs) müssen mit vielen Menschen interagieren, einschließlich Teammitgliedern, Stakeholdern und anderen Projektmanagern. Großartige PMs können mit einer vielfältigen Gruppe von Menschen zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Stakeholder haben oft konkurrierende Ziele. Um Zusammenhalt zu schaffen, müssen PMs diplomatisch sein, wenn sie professionelle Beziehungen zu Menschen pflegen, die möglicherweise unterschiedliche Perspektiven, Qualifikationsniveaus und persönliche Einstellungen haben.

Gute Beziehungen halten Teammitglieder motiviert und erleichtern die Lösung von Teamstreitigkeiten.

Kommunikationsfähigkeit

Projektmanager müssen häufige Treffen zwischen Mitarbeitern planen und Feedback zur Leistung geben. Sie müssen nicht nur wissen, mit wem Sie sich wann treffen müssen, Sie müssen auch mehrere Kommunikationsstile ausgleichen.

Beispielsweise möchte die Rechtsabteilung Ihre Aktualisierung in Bezug auf Verträge und Risiken. In der Zwischenzeit wird die Finanzabteilung gespannt sein, etwas über Ihr Budget und Ihre Ausgaben zu erfahren. Ingenieure und das Marketingteam werden auch unterschiedliche Interessen haben, die unterschiedliche Arten der Kommunikation erfordern.

Entscheidungskompetenz

Ein Projektmanager muss Entscheidungen treffen und Verantwortung für Ergebnisse übernehmen. Klare Ziele zu haben und hohe Erwartungen zu setzen, trägt dazu bei, die Moral aufrechtzuerhalten.

Zu den Fähigkeiten zur Entscheidungsfindung gehören das Priorisieren von Ressourcen, das Entwickeln alternativer Schätzungen, das Bewerten von Risiken und das Sicherstellen einer ordnungsgemäßen Budgetverwaltung.

Führungsqualitäten

Projektmanager sind sowohl für die Führung eines Teams als auch für die Berichterstattung über den Fortschritt an höherrangige Spieler verantwortlich.

Sie benötigen Erfahrung darin, ein Team zu führen, Einzelgespräche zu führen und auftretende Herausforderungen anzugehen. PMs sollten auch in der Lage sein, im Namen ihrer Teams mit der Führung zu kommunizieren.

In einigen Fällen müssen Projektmanager das Team für ihre Initiative aufbauen. Dazu kann es gehören, die richtigen internen Teilnehmer zu finden oder sich außerhalb der Organisation umzusehen. Idealerweise hat ein PM etwas Erfahrung in der Rekrutierung neuer Teammitglieder.

Der Lebenszyklus des Projektmanagements

Es ist am besten, den gesamten PM-Prozess als eine Reihe von Phasen zu betrachten. Jede Stufe hat ein Ziel. Insgesamt gibt es fünf kritische Phasen im Lebenszyklus des Projektmanagements. Wir bieten einen kurzen Überblick über jede Stufe.

• Einleitung. In dieser Phase betrachten Projektmanager ein Projekt realistisch. Sie schätzen, wie lange das Projekt dauern sollte, was schließlich das Basisbudget und den Zeitplan für das Projekt bestimmt.
• Planung. In der Planungsphase werden technische Details analysiert, Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zugewiesen und Risiken identifiziert, die mit verschiedenen Teilen des Projekts verbunden sind.
• Ausführung. Hier beginnen Sie mit der Umsetzung des Plans, den Sie im vorherigen Zustand erstellt haben.
• Überwachung und Kontrolle. Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie Ihre Fristen einhalten. Sie erledigen nicht nur die in Ihrem Plan festgelegte Arbeit, sondern überwachen auch Ihren Fortschritt. Hier bestimmen Sie, ob Sie alle behördlichen Vorschriften und Branchenstandards einhalten. Sie verfolgen auch alle Projektausgaben und -fortschritte.
• Schließen. Ein Projekt zum Abschluss zu bringen ist seine letzte Phase. Hier bestimmen Sie, ob das Projekt die beabsichtigten Ergebnisse liefert und ob Sie das Projekt abbrechen oder fortsetzen.

Beliebte Ansätze zum Projektmanagement

Während sich die meisten Organisationen einig sind, dass Projektmanagement wichtig ist, gibt es viele verschiedene Stile, die PMs verwenden. In diesem Abschnitt lernen Sie vier gängige Ansätze für das Projektmanagement kennen.

Produktbasierte Planung

Die produktbasierte Planung konzentriert ihren Ansatz auf Ergebnisse und Projektergebnisse. Dieser Ansatz konzentriert sich auf die Einführung eines Produkts oder einer Dienstleistung von der Konzeption bis zur Fertigstellung, wobei das Endergebnis der Verkauf des Produkts oder der Dienstleistung ist.

Prozessbasierte Planung

Die prozessbasierte Planung stellt sicher, dass alle Projektaktivitäten zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen . Mit diesem Ansatz erstellt, verwaltet und verbessert der Projektmanager Projekte, die an den Grundwerten des Unternehmens ausgerichtet sind.

Stufenweiser Ansatz für das Produktmanagement

Bei diesem Ansatz werden Projekte aufgrund externer Zwänge in Phasen geplant und umgesetzt. Jede Phase durchläuft die fünf Schritte im Produktmanagement-Lebenszyklus. Aus diesem Grund ist dieser Ansatz ideal für kleine und klar definierte Projekte.

Projekt Produktionsmanagement

Dieser Ansatz nutzt betriebswissenschaftliche Theorien und Prinzipien, um die Projektabwicklung zu verstehen und zu optimieren. Das Projektproduktionsmanagement verwendet Aktivitätsdaten, um Grenzen vorherzusagen und Leistungsniveaus zu bestimmen.

Best Practices für das Projektmanagement

Unabhängig davon, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, gibt es universelle Tipps, die jedem helfen. Hier sind einige dieser Best Practices, die für jedes Projekt in jeder Branche oder Domäne gelten.

1. Investieren Sie in Projektmanagement-Softwarelösungen.

Heutzutage verwendet weniger als 1 von 4 Unternehmen irgendeine Art von Projektmanagement-Software. Stattdessen verlassen sich Teams auf ein Flickenteppich aus Tabellenkalkulationen, Papiernotizen und E-Mails. Dieser Ansatz führt zu Desorganisation. Es gibt keine Möglichkeit, in Echtzeit zu sehen, wo sich ein Projekt befindet.

Projektmanagement-Software hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Projekte und Tagesordnungen zu behalten, Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren, effektiv mit Ihrem Team zu kommunizieren und Risiken und Probleme zu verwalten.

Sie können auch Dashboards anpassen, um KPIs zu verfolgen, und Berichte erstellen, um Prognosen basierend auf historischen Daten und aktuellen Trends für die zukünftige Planung zu unterstützen.

2. Antizipieren Sie Veränderungen, indem Sie einen flexiblen Zeitplan einhalten.

Bei den meisten Projekten kommt es zu Verzögerungen. Leider können geringfügige Verzögerungen zu erheblichen Problemen führen, wenn Sie einem festen Zeitplan folgen. Andererseits kann ein flexibler Zeitplan die meisten Änderungen problemlos bewältigen.

Während einige Fristen flexibel sind, können andere starr sein. Führen Sie eine Liste mit Daten, die sich nicht ändern können. Auf diese Weise können Sie externe Fristen mit festgelegten Zeitrahmen einhalten und gleichzeitig flexible Fristen in anderen Bereichen ermöglichen.

3. Behalten Sie den Kommunikationsstil im Auge.

Setzen Sie sich zu Beginn Ihres Projekts mit wichtigen Stakeholdern zusammen. Fragen Sie, wie oft sie von Ihnen hören möchten und wie sie kommunizieren möchten.

Einige Stakeholder möchten beispielsweise ein wöchentliches Zoom-Meeting mit Ihrem Team. Andere bevorzugen möglicherweise ein tägliches Slack-Update oder eine monatliche E-Mail mit dem Fortschritt.

Sie können diese Informationen in einer Tabelle oder einem Abschnitt Ihrer Projektmanagementsoftware organisieren, um den Überblick zu behalten.

4. Kennen Sie Ihre Metriken .

Eine der größten Herausforderungen bei jedem Projekt ist die Erfolgsmessung. Aus diesem Grund müssen Sie vor und während der Ausführung Ihres Projekts messbare Punkte festlegen. Erfahren Sie, welche Metriken für Ihr Projekt wichtig sind und wann.

Denken Sie daran, dass sich wesentliche Metriken im Laufe der Zeit ändern werden. Wenn Ihr Projekt gerade erst anfängt, können Sie schnell das Erreichen wichtiger Meilensteine ​​feiern.

Im Laufe der Zeit müssen Sie Ihre Projektwirkung nachweisen. Dazu gehören Metriken wie die Anzahl der Leads oder der Beitrag zum ROI.

Verbessern Sie Ihr Projektmanagement

Betrachtet man die Grundlagen genauer, zeigt sich, dass Projektmanagement ein weites Feld ist, das ein tiefes Verständnis für Kommunikation und branchenspezifische Nuancen erfordert.

Indem Sie die oben genannten Tools und Techniken in Ihre tägliche Arbeitserfahrung integrieren, können Sie Ihre Leistung als Projektmanager verbessern.

Um Ihnen dabei zu helfen, den Stein ins Rollen zu bringen, sehen Sie sich jetzt unsere kostenlose Projektmanagement-Vorlage an – sie hilft Ihnen, viel wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen.