Der vollständige Leitfaden zum Stakeholder-Management

Erfolgreiche Projekte werden von Stakeholdern im gesamten Unternehmen unterstützt. Aus diesem Grund ist das Stakeholder-Management für jede Initiative unerlässlich.

Das Stakeholder-Management ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse von Führungskräften zu identifizieren und zu erfüllen und gleichzeitig die Kommunikation offen zu halten.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Stakeholder-Management ist, warum es wichtig ist und wie Sie einen Stakeholder-Managementplan erstellen.

Inhaltsverzeichnis

Warum ist Stakeholder-Management wichtig?

Projekte scheitern, wenn die Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder ignoriert werden. Dies führt zu einem Mangel an Zustimmung seitens der wichtigsten Stakeholder, was den Erfolg des Projekts gefährden kann.

Wenn Stakeholder das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden, unterstützen sie das Projekt eher. Wenn ihre Bedürfnisse jedoch nicht erfüllt werden, versuchen sie möglicherweise, Ihre Initiative zu blockieren. Das Stakeholder-Management hilft beim Aufbau positiver Beziehungen, die dafür sorgen, dass Ihr Projekt reibungslos läuft.

Eine effektive Stakeholder-Management-Strategie kann Ihnen dabei helfen:

• Vermeiden oder lösen Sie Konflikte zwischen Stakeholdern.
• Sicheres Buy-in und Unterstützung durch wichtige Stakeholder.
• Kommunizieren Sie effektiv mit Stakeholdern.
• Verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder.
• Überwachen Sie das Engagement der Stakeholder während des gesamten Projekts.

Vorteile des Stakeholder-Managements

Es gibt viele Vorteile einer effektiven Stakeholder-Management-Strategie, darunter:

• Verbesserte Kommunikation. Indem Sie die Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder ermitteln, können Sie Ihre Kommunikation auf deren spezifische Bedürfnisse zuschneiden. So wird sichergestellt, dass Ihre Botschaften ankommen und verstanden werden.
• Erhöhter Buy-in. Laut KPMG haben 61 % der Projekte hoch engagierte Sponsoren. Wenn Stakeholder das Gefühl haben, dass ihre Interessen und Bedürfnisse berücksichtigt werden, unterstützen sie das Projekt eher.
• Reduzierte Risiken. Durch die Zusammenarbeit mit Stakeholdern können Sie potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um sie zu vermeiden oder zu mindern. Dies kann dazu beitragen, das Gesamtrisiko des Projekts zu verringern.
• Verbesserte Leistung. Eine effektive Stakeholder-Management-Strategie kann Ihnen dabei helfen, Ressourcen zu optimieren und Projektaktivitäten an den Interessen der Stakeholder auszurichten. Dies kann zu einer verbesserten Projektleistung führen.

Innerhalb des Stakeholder-Management-Prozesses

Während das Stakeholder-Management für manche intuitiv erscheinen mag, können Sie mit einer formelleren Roadmap systematisch Vertrauen aufbauen.

Die folgenden sechs Schritte können Ihnen helfen, die Prioritäten der Stakeholder zu verstehen und wie Sie diese Anforderungen erfüllen können.

1. Beteiligte identifizieren.

Beginnen Sie damit, alle Personen und Gruppen zu identifizieren , die Ihr Projekt sowohl positiv als auch negativ beeinflussen können. Dazu gehören interne Stakeholder (z. B. Teammitglieder) und externe Stakeholder (z. B. Kunden oder Lieferanten).

Um Ihre Stakeholder zu identifizieren, stellen Sie sich die folgenden Fragen.

• Wer wird von Ihrem Projekt betroffen sein?
• Wer hat Interesse an Ihrem Projekt?
• Wer hat die Macht, Ihr Projekt zu beeinflussen?
• Wer will, dass Ihr Projekt scheitert?
• Wer möchte, dass Ihr Projekt erfolgreich ist?

2. Priorisieren Sie Stakeholder.

Nachdem Sie alle Ihre Stakeholder identifiziert haben, ist der nächste Schritt die Priorisierung. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Aufmerksamkeit auf die Stakeholder zu richten, die für den Erfolg Ihres Projekts am wichtigsten sind.

Sie sollten herausfinden, wo ihre Erwartungen liegen, welchen Einfluss sie haben, welche Informationen sie von Ihnen wollen und wie oft sie Berichte von Ihrem Team wünschen. Sie können Stakeholder-Mapping verwenden, um wichtige Führungskräfte zu priorisieren.

Führen Sie eine Stakeholder-Mapping-Übung durch

Bildquelle

Die obige Übung zur Kartierung von Stakeholdern fordert Sie auf, Führungskräfte in einem Zwei-mal-Zwei-Raster darzustellen. Eine Achse ist mit Macht und die andere mit Interesse gekennzeichnet.

Auf der Machtachse bewerten Sie jeden Stakeholder nach seiner Fähigkeit, das Projekt zu beeinflussen. Auf der Interessenachse bewerten Sie jeden Stakeholder nach seinem Interesse an dem Projekt. Auf diese Weise erhalten Sie ein klares Bild davon, mit welchen Stakeholdern Sie am besten zusammenarbeiten müssen und wie Sie dies am besten tun können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Stakeholder abzubilden, darunter:

• RACI-Matrix. Dies ist eine beliebte Stakeholder-Mapping-Methode, bei der die Buchstaben R (verantwortlich), A (rechenschaftspflichtig), C (konsultiert) und I (informiert) verwendet werden, um Stakeholder nach ihrer Beteiligung am Projekt zu bewerten.
• Strom-/Zinsgitter. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Stakeholder abzubilden, die zur Priorisierung des Engagements verwendet werden können. Es wird auch als Salience-Modell bezeichnet.
• Einfluss-/Wirkungsmatrix. Dies ist eine detailliertere Stakeholder-Mapping-Methode, mit der die potenziellen Auswirkungen jedes Stakeholders auf das Projekt bewertet werden können.

3. Bewerten Sie die Bedürfnisse und Interessen der Stakeholder.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Stakeholder-Managementplan ist das Verständnis Ihrer Stakeholder. Dies wird Ihnen helfen, einzuschätzen, was sie von dem Projekt erwarten und wie sie am besten mit ihnen interagieren können.

Stellen Sie sich in dieser Phase die folgenden Fragen.

• Verstehen Sie ihre Bedürfnisse, Prioritäten und Probleme?
• Haben sie die Macht, das Projekt zu beeinflussen?
• Welches finanzielle oder emotionale Interesse haben sie am Ergebnis des Projekts?
• Was motiviert sie?

Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen verstehen, können Sie besser einen Stakeholder-Managementplan entwickeln, der zu jeder Führungskraft passt.

4. Motive der Stakeholder definieren.

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert und bewertet haben, können Sie damit beginnen, ihre Motive zu definieren. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was sie von dem Projekt erwarten und wie Sie am besten mit ihnen interagieren können.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Stakeholder-Motive definieren können, darunter:

• Vorstellungsgespräche. Sie können Stakeholder befragen, um ihre Meinung zum Projekt einzuholen. Dies kann persönlich, telefonisch oder per E-Mail erfolgen.
• Umfragen. Sie können Umfragen an Stakeholder versenden, um deren Feedback zum Projekt zu erhalten. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, Daten von einer großen Anzahl von Interessengruppen zu sammeln.
• Schwerpunktgruppen. Sie können Fokusgruppen mit Stakeholdern abhalten, um deren Input zum Projekt zu erhalten. Dies kann verwendet werden, um Ideen zu generieren und Probleme zu identifizieren.

Indem Sie die Motive der Stakeholder verstehen, können Sie einen effektiven Stakeholder-Managementplan entwickeln, der ihren Bedürfnissen und Interessen entspricht.

5. Entwickeln Sie einen Plan für das Engagement.

Das Ziel des Stakeholder-Engagements ist es, Erwartungen zu managen und Beziehungen aufzubauen. Dies kann durch verschiedene Methoden erfolgen, darunter:

• Häufige Kommunikation. Dies ist der wichtigste Aspekt des Stakeholder-Engagements. Sie müssen regelmäßig mit Stakeholdern kommunizieren, um sie über das Projekt auf dem Laufenden zu halten und Feedback zu erhalten. Dies kann durch persönliche Treffen, Telefonanrufe, E-Mails oder Online-Tools wie eine Projektmanagement-Software erfolgen. Jeder Stakeholder benötigt möglicherweise seine eigene Kommunikationsstrategie.
• Beratungsgespräch. Dazu gehört die Konsultation von Stakeholdern bei der Entscheidungsfindung. Dies kann durch Meetings, Umfragen oder Fokusgruppen erfolgen.
• Zusammenarbeit. Dies beinhaltet die Zusammenarbeit mit Stakeholdern, um Aufgaben zu erledigen oder Ziele zu erreichen. Dies kann durch Co-Creation, gemeinsame Planung oder gemeinsame Entscheidungsfindung erfolgen.

Der beste Weg, mit verschiedenen Führungskräften in Kontakt zu treten, hängt vom Stakeholder und vom Projekt ab. Sie sollten Ihren Engagementplan auf jeden Einzelnen zuschneiden.

Vorlagen für Stakeholder-Managementpläne

Nachdem Sie Stakeholder identifiziert haben, ist es an der Zeit, Managementpläne für jede Gruppe zu entwickeln.

Die folgenden Vorlagen können Ihnen dabei helfen, Engagementpläne zu erstellen und Ihre Stakeholder-Kommunikation zu organisieren.

Asana

Wenn Sie neu im Stakeholder-Management sind, bietet diese Vorlage von Asana eine einfache Möglichkeit, organisiert zu bleiben. In diesem Plan notieren Sie jeden Stakeholder, sein Interesse an Ihrem Projekt und seinen Einfluss auf Ihre Arbeit.

Dann können Sie ein Kästchen markieren, um ihre Kommunikationspräferenzen zu identifizieren. Dazu gehört, wie oft sie von Ihrem Team hören möchten und wie sie möchten, dass Sie Kontakt aufnehmen.

Was wir lieben: Mit dieser Vorlage wissen Sie auf einen Blick, welche Ihrer Führungskräfte ein schnelles Slack gegenüber einer formellen E-Mail bevorzugen.

Projektmanagement-Dokumente

Wenn Sie nach einem detaillierteren Einsatzplan suchen, ziehen Sie diese Option aus Project Management Docs in Betracht. Mit diesem Dokument können Sie die Vision Ihres Projekts und die Abteilungen, die Ihre Initiative betreffen wird, vollständig darlegen.

Was wir lieben: Diese Vorlage enthält Diagramme und Tabellen, mit denen Sie die Wichtigkeit jedes Stakeholders für Ihr Projekt bestimmen können. Sie können dieses Dokument verwenden, um Ideen zu sammeln und Ihren endgültigen Entwurf zu skizzieren.

KnowledgeHut

Wenn Sie nach einer vollständigen Anleitung zum Schreiben eines Engagementplans suchen, ist KnowledgeHut hier, um Ihnen zu helfen. Diese Vorlage enthält Abschnitte, die Ihnen helfen, Stakeholder zu identifizieren und einen Zeitplan für die Beteiligung jeder Person zu erstellen. Sie können auch die Kosten und den Personaleinsatz im Auge behalten.

Was wir lieben: Diese Vorlage enthält Diagramme, die Sie mit Stakeholder-Daten ausfüllen können. Wenn Sie nicht weiterkommen, enthält jeder Abschnitt hilfreiche Fragen zur Selbstreflexion, die Sie auf dem Weg begleiten.

PM-Schulung

Wenn Sie nach einer einfachen Tabelle zur Verwaltung Ihrer Stakeholder gesucht haben, suchen Sie nicht weiter. Diese Vorlage von PMTraining bietet einen unkomplizierten Ansatz zur Verwaltung von Stakeholdern.

Was wir lieben: Diese Vorlage legt dar, wer beteiligt ist, was sie für Ihr Projekt tun müssen und wie Sie planen, sie zu engagieren. Wenn Sie nach einer schnellen Möglichkeit suchen, einen einseitigen Leitfaden zum Stakeholder-Management zu entwickeln, ist dies das Richtige. Außerdem kann alles in Google Docs bearbeitet werden.

Tipps für das Stakeholder-Management

Die Formalisierung des Stakeholder-Managements kann sich wie ein überwältigender Prozess anfühlen. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder bereits jahrelange Erfahrung haben, die folgenden Tipps können Ihnen helfen, ein erfolgreiches Stakeholder-Management sicherzustellen.

1. Definieren Sie den Zweck des Projekts.

Laut PMI scheitern 44 % der Projekte an mangelnder Abstimmung zwischen Geschäfts- und Projektzielen.

Bevor Sie beginnen, mit Stakeholdern in Kontakt zu treten, ist es wichtig, den Zweck des Projekts zu definieren. Dies wird Ihnen helfen, zu erkennen, mit wem Sie in Kontakt treten müssen und welche Ziele sie verfolgen.

2. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten.

Definieren Sie zu Beginn eines Projekts die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Stakeholders klar. Dies wird dazu beitragen, dass jeder seine Beteiligung an dem Projekt deutlich macht.

3. Kommunizieren Sie regelmäßig.

Regelmäßige Kommunikation ist essenziell für ein erfolgreiches Stakeholder-Management. Sie sollten die Projektbeteiligten regelmäßig auf dem Laufenden halten und ihr Feedback einholen.

Ihre strategischen Ziele sollten in der Stakeholder-Kommunikation immer klar sein. Dies ermöglicht Ihrem Team, die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten und positive Beziehungen aufzubauen.

4. Seien Sie transparent.

Es ist wichtig, gegenüber den Stakeholdern über das Projekt transparent zu sein. Dies wird dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

5. Feedback einholen.

Feedback ist für ein erfolgreiches Stakeholder-Management unerlässlich. Sie sollten in jeder Phase des Projekts Feedback von Stakeholdern einholen.

Behalten Sie ihre Vorschläge im Auge und setzen Sie ihre Erkenntnisse um. Sie können dann darüber berichten, wie Sie ihre Lösungen implementiert haben, um ihre Unterstützung weiter zu gewinnen.

6. Wählen Sie die richtige Software.

Heute verwendet nur jedes vierte Team eine Projektmanagement-Software. Die Implementierung eines dieser Tools kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben.

Das reicht von Projektmanagement-Software wie Basecamp oder Asana bis hin zu Collaboration-Software wie Google Drive oder Trello. Wählen Sie einen Tech-Stack, der den Anforderungen Ihres Projekts am besten entspricht.

7. Seien Sie flexibel.

Stakeholder-Management ist kein One-size-fits-all-Prozess. Sie sollten flexibel sein und Ihre Herangehensweise an jede Person anpassen, mit der Sie zusammenarbeiten.

Erstellen Sie einen effektiven Stakeholder-Managementplan

Stakeholder haben die Macht, Ihr Projekt zu beeinflussen, so dass die Einbindung von Führungskräften, während ihre Bedürfnisse im Vordergrund stehen, dazu beitragen wird, dass die Dinge reibungslos laufen.

Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Stakeholder-Management-Strategie entwickeln, um auf Kurs zu bleiben.