Was ist ein Projektauftrag? Der komplette Leitfaden

Projektchartas bieten eine Orientierungshilfe für jede neue Initiative. Egal, ob Sie als Projektmanager oder Betriebsfachmann arbeiten, Sie müssen ein Profi im Schreiben dieser Dokumente werden.

Projektchartas geben Ihnen nicht nur die Genehmigung, Projekte zu starten, sondern helfen Ihnen auch, die Realisierbarkeit Ihres Projekts an Stakeholder zu verkaufen. Dieses Dokument wird auch dabei helfen, Ihr gesamtes Team mit Ihren Plänen und Fristen ins Boot zu holen.

In diesem Leitfaden untersuchen wir alles, was Sie über Projektcharter wissen müssen. Wir behandeln:

Die Vorteile der Erstellung von Projektchartas

„Die Projektcharta ist ein so wichtiges Dokument, dass ein Projekt ohne sie nicht gestartet werden kann“, sagt Rita Mulcahy, eine renommierte Projektmanagerin, Trainerin und Autorin. Dieses Dokument kann Ihr Team auf Kurs halten, um Ihre Projektziele termingerecht zu erreichen.

Hier sind weitere Vorteile der Erstellung eines gut geschriebenen Projektauftrags:

• Sie entscheiden über ein Projektbudget.
• Sie können das Projektergebnis definieren.
• Sie vermeiden Scope Creep und halten Ihre Fristen ein.
• Sie können das Buy-in der Stakeholder für Ihr Projekt erhalten.
• Sie können das voraussichtliche Start- und Enddatum des Projekts festlegen.
• Sie können klar erklären, wie Ihre Projektziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Als Nächstes untersuchen wir Best Practices für das Schreiben eines Projektauftrags.

So schreiben Sie einen Projektauftrag

Wenn Sie Ihre Projektmanagement-Charta schreiben, ist es wichtig, sie von Anfang an richtig zu machen. „Sie sollten einen Projektauftrag nach seiner Genehmigung nicht mehr ändern“, sagt Mary Beth Imbarrato, Autorin von The Project Roadmap. Änderungen in letzter Minute können dazu führen, dass Stakeholder die Machbarkeit des Projekts in Frage stellen.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, von Anfang an einen großartigen Projektauftrag zu schreiben.

1. Sammeln Sie Erkenntnisse von Ihrem Projektteam.

Das Gespräch mit Ihren Teammitgliedern ist bei der Erstellung von Projektaufträgen unerlässlich. Ihre Kollegen können Ihnen dabei helfen, realistische Projektzeitpläne festzulegen. Sie können Ihnen auch helfen, die Ziele, den Umfang und die Risikominderungspläne für das Projekt aufzudecken.

„Sie sollten Ihren Teammitgliedern Zeit einräumen, um das Projekt zu besprechen, wie sie es angehen wollen und welche Bandbreite sie derzeit haben“, sagt Will Yang, Head of Growth bei Instrumentl. „Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam auf derselben Seite ist.“

2. Bewahren Sie die Charta an einem zentralen Ort auf.

Um die Zusammenarbeit zu fördern, speichern Sie Ihre Projektcharta in einem zentralen Hub, damit Teammitglieder sie kommentieren und bearbeiten können.

Dies gibt jedem ein Gefühl der Eigenverantwortung für das Projekt. Programme wie Google Drive und Dropbox bieten Co-Editing-Funktionen.

3. Halten Sie den Projektauftrag kurz.

Sie könnten versucht sein, jedes Detail in Ihrem Projektauftrag festzuhalten. Aber denken Sie daran: Sie sollten in Ihrem Projektplanungsdokument in die Tiefe gehen, nicht in den Projektauftrag.

„Stakeholder werden nicht die Zeit haben, eine ausführliche 15-seitige Charta zu lesen, weil sie andere Prioritäten haben“, rät Konstandinos Christofakis, Marketingleiter bei ULTATEL. „Deshalb sollten Chartas einen allgemeinen Überblick über Projekte geben, kurz genug bleiben, um nützlich zu sein, und lang genug, um wertvoll zu sein.“

Wenn Informationen verdaulich sind, steigen laut Christofakis die Chancen auf eine Projektgenehmigung.

4. Fügen Sie Ihrer Charta visuelle Elemente hinzu.

Die Verwendung von Bildern oder Designelementen kann dazu beitragen, die Lesbarkeit Ihres Projektauftrags zu verbessern und Ihr Dokument kurz zu halten.

Wenn Sie beispielsweise einen längeren Kommunikationsplan oder Meilenstein in Ihrer Charta skizzieren möchten, kann ein Gantt-Diagramm hilfreich sein. Diese Diagramme heben sich auch in der Projektcharta ab, sodass Teammitglieder sie leicht referenzieren können.

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5. Erstellen Sie eine Projektauftragsvorlage.

Haben Sie in der Vergangenheit einen Projektauftrag verfasst? Oder vielleicht ist das Dokument, das Sie gerade fertiggestellt haben, ein Meisterwerk. Wandeln Sie diese Dokumente in Vorlagen um, die Sie in Zukunft verwenden können.

Eine Vorlage für Ihre Projektmanagement-Charta hilft Ihnen, Zeit zu sparen und in Zukunft für Konsistenz zu sorgen. Dieser Ansatz für Projektcharter stellt auch sicher, dass Sie keine wichtigen Elemente in Ihrem Dokument überspringen.

Profi-Tipp: Wenn Sie noch keine Vorlage haben, können Sie die Optionen online durchsuchen. HubSpot bietet eine kostenlose Projektauftragsvorlage, die Sie jederzeit herunterladen können.

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Nachdem Sie nun die Grundlagen zum Erstellen von Projektmanagement-Chartas kennen, gehen wir die Anatomie eines Projekt-Charters durch.

Die Anatomie einer Projektmanagement-Charta

Nach der Entwicklung eines Projektauftrags senden Projektmanager diesen an den Projektsponsor, um die Genehmigung einzuholen. Ein Sponsor kann die Regierung, ein einzelner Geldgeber oder das Top-Management der Organisation sein, die das Projekt durchführt.

Hier sind die Elemente, die Ihr Projektauftrag benötigt, um die Genehmigung von Sponsoren zu erhalten.

1. Projektziel

Das Projektziel ist der übergeordnete Grund für die Durchführung des Projekts. Die Verknüpfung von Zielen mit Ihren Unternehmenszielen ist eine hervorragende Möglichkeit, das Interesse der Stakeholder an Ihrem Projekt zu wecken.

Profi-Tipp: Verwenden Sie das SMART-Framework, um Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden zu machen.

2. Projektübersicht

Ihre Projektübersicht geht detaillierter auf den Zeitplan und die Eigentümerschaft eines Projekts ein. Dieser Abschnitt enthält Details wie Projektname, Projektsponsor, Projektmanager, voraussichtliche Start- und Fertigstellungstermine und geschätztes Budget.

Profi-Tipp: Fügen Sie Ihrer Projektübersicht eine Tabelle hinzu. Dadurch werden Informationen überschaubar und leicht zu finden.

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3. Projektleistungen

Dies ist eine Liste der Dienstleistungen oder Produkte, die das Projektteam den Stakeholdern zur Verfügung stellen wird. Machen Sie sich klar, was Ihr Team liefert, um Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, die Sie dazu veranlassen, Ihre Frist zu verlängern.

4. Projektumfang

Der Projektumfang erläutert die Grenzen des Projekts. Während PMs in der Regel detaillierte Projektumfänge schreiben, ist es eine bewährte Methode, sie im Projektauftrag kurz zu halten. Wieso den? Bereits in der Projektplanungsphase können Sie ein detailliertes Scope Statement erstellen.

5. Projektbeteiligte

Dies ist eine Liste der Namen und Verantwortlichkeiten der an einem Projekt beteiligten Parteien. Die Angabe, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, verpflichtet Ihre Teammitglieder zur Verantwortung.

6. Projektrisiken

Die Skizzierung der Risiken für ein Projekt hilft Ihnen dabei, Blockaden für den Erfolg Ihres Projekts und ihre potenziellen Auswirkungen zu identifizieren. Auf diese Weise können Sie Strategien zur Risikominderung entwickeln.

Profi-Tipp: Erstellen Sie eine Tabelle mit potenziellen Risiken. Stellen Sie sicher, dass Sie erklären, warum das Risiko eine Bedrohung für Ihr Projekt darstellt und welche Minderungsstrategien Sie umsetzen möchten.

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7. Projektressourcen

Erstellen Sie immer eine Liste der Ressourcen, die Ihr Projekt benötigt. Und das ist nicht nur Geld. Ihre Ressourcen sollten Teammitglieder, Einrichtungen, Ausrüstung und andere wichtige Elemente umfassen, die für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend sind. Dies hilft Ihnen, alles zu berücksichtigen, was Sie brauchen, um das Projekt ans Ziel zu bringen.

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Beispiele für Projektcharter

1. Projektmanagement-Charta für Lean Six Sigma

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Dieser beispielhafte Projektauftrag folgt dem Lean Six Sigma-Format, einer Methode für das Projektmanagement. Teams, die dieses Framework bereits verwenden, können sich dafür entscheiden, ihren Projektauftrag auf diese Weise zu strukturieren.

Was uns gefällt: Der Lean Six Sigma-Projektauftrag bietet einen klaren Arbeitsrahmen. Die Projektziele folgen auch dem SMART-Rahmenwerk, wodurch der Nutzen des Projekts für das Unternehmen sehr deutlich wird.

Einschränkungen der Projektcharta: Während diese Charta wichtige Informationen enthält, einschließlich des Projektziels und der Problemstellung, fehlen einige wichtige Informationen. Der Prozessverantwortliche hat die Projektkosten oder -risiken nicht angegeben. Wenn Sie dieses Format emulieren, stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen angeben.

2. Projektmanagement-Charta für die Neugestaltung von Websites

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In dieser Projektcharta untersucht die University of Guelph genau, was ihr Webteam tun muss, um die Website der Schulbibliothek neu zu gestalten. Dazu gehören alle notwendigen Stakeholder und die Eigentümer des Projekts.

Was uns gefällt: Dieses Projekt hat einen klar definierten Umfang und Zeitplan. Sponsoren wissen genau, wer wann woran arbeitet.

Einschränkungen der Projektcharta: Während dieses Projekt die mit dem Projekt verbundenen Risiken untersucht, würden Minderungspläne diesen Abschnitt des Dokuments verbessern.

Zu vermeidende Fehler bei der Erstellung von Projektmanagement-Chartas

1. Fehlende klare Zweckerklärung

Jedes Projekt sollte ein klares Ziel und einen klaren Zweck haben. Aber manchmal wird das primäre Ziel unklar. Um dem entgegenzuwirken, wenden Sie den illusorischen Wahrheitseffekt an, der besagt, dass die Verwendung wiederholter Informationen das Verständnis erhöht.

Lauren Carter, Hauptberaterin bei Lauren Ashley Consulting, sagt, dass sie diese Strategie verwendet, um ihrem Team zu helfen, sich an den Zweck von Projekten zu erinnern. In Laurens Worten:

„Inmitten der Arbeit verlieren Projektmitglieder oft den ‚Nordstern'. Eine wirksame Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, eine klare Absichtserklärung in der Charta zu haben, die ich während des gesamten Projektlebenszyklus auf verschiedene Weise wiederhole.“

„Dies kann als Kopfzeile in Projektdokumenten, als oberste Stelle in Zeitleisten oder Diagrammen oder als Metrik dienen, anhand derer Sie geplante und ungeplante Aktivitäten bewerten.“

2. Erstellen eines Charter Mid-Projekts

Projektchartas sollten Ihre Initiative anstoßen. Das Schreiben dieses Dokuments auf halbem Wege kann zu Umfangserweiterungen, schlecht definierten Verantwortlichkeiten und Verwirrung führen.

„Eine Änderung des Projektauftrags nach Initiierung und Planung bedeutet, dass Sie alle abgeschlossenen Arbeiten überprüfen und sogar einige abgeschlossene Aufgaben überarbeiten müssen“, sagt Mary Beth Imbarrato, eine 25-jährige Veteranin in der Projektmanagementbranche.

Sie fügt hinzu: „Dies kann zu Verzögerungen, erhöhten Kosten und mehr Projektrisiken führen.“

Mary Beth sagt auch, dass Änderungen an der Charta Auswirkungen darauf haben können, wie Teammitglieder ein Projekt sehen. Das Ergebnis? Reduziertes Engagement und Engagement.

Fazit: Das Erstellen der Charta vor Beginn des Projekts hilft Ihnen, Scope Creep zu vermeiden, Zeitverschwendung durch wiederholte Arbeit zu vermeiden und zusätzliche Risiken für Ihr Projekt in Schach zu halten.

3. Ignorieren der Projektauftragsvorlage Ihres Unternehmens

Durch die Verwendung vorhandener Projektchartas als Vorlagen können Sie Zeit sparen und Konsistenz gewährleisten.

Anstatt neue Chartas von Grund auf neu zu erstellen, fordern Sie ein Muster eines ausgefüllten Charterdokuments an, das dem Unternehmen gefällt, und verwenden Sie es als Vorlage. Diese Vorlage hilft Ihnen zu verstehen, wie Ihre Organisation Ideen bevorzugt präsentiert, damit Sie dem Beispiel folgen und Projekte auf dem richtigen Fuß beginnen können.

Starten Sie ein neues Projekt ohne Fehltritte

Eine gut durchdachte Charta ist ein Fahrplan, um Ihre Projektziele in Rekordzeit zu erreichen.

Fangen Sie an, indem Sie Input von Ihrem Team sammeln und eine Projektcharta erstellen, die grünes Licht von den Stakeholdern erhält.