Was es ist und wie man es schreibt [+5 Vorlagen]

Ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD) ist ein Ausgangspunkt für jedes Softwareprojekt oder jede Geschäftslösung. Dieses Dokument bringt die Teammitglieder dazu, was zu bauen ist, warum man es baut und wie man es erledigt.

Dieser Artikel befasst sich mit den Grundlagen von Geschäftsanforderungsdokumenten. Dazu gehört, warum Sie einen brauchen, wie man einen effektiv schreibt und vieles mehr. Wir haben auch die 5 coolsten BRD-Beispiele von namhaften Unternehmen aufgenommen.

Lesen Sie weiter für die vollständige Anleitung.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Geschäftsanforderungsdokument
Warum ist es wichtig, Geschäftsanforderungen zu dokumentieren?
So schreiben Sie ein Geschäftsanforderungsdokument in 9 einfachen Schritten
Beispiele für Geschäftsanforderungsdokumente

BRDs erfassen jeden Schritt der Produktentwicklung, von einer Zusammenfassung bis zu den erwarteten Ergebnissen. Geschäftsanforderungsdokumente umfassen häufig:

• Aktuelle Pain Points und Projektziele.
• Welche Ressourcen ein Unternehmen benötigt.
• Die Lieferphasen und Meilensteine ​​eines Projekts.
• Die funktionalen Anforderungen an eine neue Lösung (technisch und nichttechnisch).
• Projektbeschränkungen (alles, was den Fortschritt eines Projekts verlangsamen oder behindern kann).
• Stakeholder.
• Risiken.
• Erwarteter ROI.

Die Struktur der Geschäftsanforderungsdokumente kann je nach Projekttyp variieren. Beispielsweise schneiden Sie technische funktionale Anforderungen ab, wenn die Lösung, die Sie erstellen möchten, keine Software ist.

Wir erklären Ihnen, wie Sie eine BRD vollständig schreiben. Unten sehen Sie eine Mustervorlage.

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Warum sind Geschäftsanforderungsdokumente wichtig?

BRDs zeichnen ein vollständiges Bild eines potenziellen Projekts. Diese Dokumente bringen alle an einem Projektstart beteiligten Teams zusammen und stellen eine erfolgreiche Projektabwicklung sicher.

Tatsächlich hat das Project Management Institute herausgefunden, dass Teams ohne vorherige Planung zweimal häufiger an Projekten scheitern als vorbereitete Teams. PMI zeigte auch, dass die Planung Teams dabei hilft, 77 % ihrer Ziele zu erreichen, gegenüber 56 % bei denjenigen mit geringer Projektmanagement-Reife .

BRDs ermöglichen Ihrem Team außerdem:

• Überwachen Sie den Gesamtzustand des Projekts.
• Bringen Sie Stakeholder und Teammitglieder zusammen, um Konsens und Zusammenarbeit zu schaffen.
• Sichern Sie das Risiko unerwarteter Projektänderungen ab.
• Verstehen Sie Ihr Budget und den erwarteten ROI.
• Verstehen Sie Ihre Projektbeschränkungen und finden Sie eine optimale Lösung, um sie zu bewältigen.
• Fördern Sie die Verantwortlichkeit in Ihrem Team, indem Sie klare, transparente Ziele setzen.

So schreiben Sie ein Geschäftsanforderungsdokument

Hier erfahren Sie, was Sie in jeden Abschnitt eines Geschäftsanforderungsdokuments schreiben müssen. Um den Prozess leicht verständlich zu machen, erklären wir jeden Schritt in einem Beispiel.

Stellen Sie sich also zu Beginn vor, dass Ihr Unternehmen ein Content-Management-System für TikTok-Spezialisten erstellen möchte. Was Sie jetzt haben, ist ein Durcheinander von Google Sheets und Notizen auf Papier. Ihr Ziel ist es, die Leistung von TikTok an einem Ort zu planen, zu verwalten und zu messen.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund damit beginnen, unsere Geschäftsanforderungen zu skizzieren.

1. Beginnen Sie mit Ihrer Zusammenfassung.

Executive Summaries beschreiben ein Projekt prägnant für Ihre Führungskräfte oder andere Beteiligte (z. B. Geschäftspartner). Dieser Abschnitt bietet eine allgemeine Erklärung der Projektziele. Eine Zusammenfassung sollte Folgendes erfassen:

• Aktuelle Schmerzpunkte und wie sie sich auf das Geschäft auswirken.
• Was Sie als Lösung anbieten.
• Relevante Daten, wie erwarteter ROI.
• Eine Frist für das Projekt.

Ihre Zusammenfassung sollte leicht verständlich sein. Ihre Leser sollten einfach durch das Lesen dieses Abschnitts erfahren, warum das Projekt wichtig ist und es sich lohnt, in es zu investieren.

Für unser TikTok-CMS-Projekt würde die Zusammenfassung wie folgt lauten:

Unsere Organisation sucht nach einem TikTok-Content-Management-System, um die Leistung des TikTok-Teams zu messen. Unser Ziel ist es, Kampagnen, Werbeausgaben und ROI zu analysieren, um die vorteilhaftesten Kampagnen zu skalieren.

Wir erwarten, dass das Produkt bis zum Ende des dritten Quartals gebaut wird.

2. Unternehmensziele kommunizieren.

Listen Sie die Geschäftsziele auf, die Sie mit dem Projekt erreichen möchten. Das SMART-System von HubSpot bietet eine einfache Zielsetzungsmethode. Ihre Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.

Lassen Sie uns Ziele für unser TikTok-CMS festlegen:

• Steigern Sie den ROI von TikTok-Anzeigen im November um 10 %.

• Beschleunigen Sie die Erstellung von Beiträgen, um täglich 2 Beiträge zu veröffentlichen.

• Erstellen Sie einen Analysebericht, um an einem Ort auf TikTok-Metriken zuzugreifen und diese zu analysieren.

• Definieren Sie die leistungsstärksten Kampagnen von TikTok, um sie zu skalieren.

Wenn Sie die Zahlen nicht angeben können oder es schwierig ist, sie vorherzusagen, geben Sie spezifische Ergebnisse an, die Sie sich von der vollständigen Umsetzung des Projekts erhoffen.

3. Erklären Sie den Hintergrund des Projekts und warum es benötigt wird.

Nennen Sie einige dringende Probleme, die Sie mit dem Projekt lösen möchten. Stellen Sie Daten und Recherchen bereit, um Ihre Aussage zu untermauern. Sie können beispielsweise aktuelle und erwartete Ausgaben vergleichen. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesem Abschnitt eine Zusammenfassung vergangener Experimente oder Projekte einfügen.

Hier ist der Hintergrund für unser TikTok-Beispiel:

Unser Team hat keine detaillierten Aufzeichnungen über unseren TikTok-ROI. Ein TikTok-CMS hilft, die Kosten von TikTok-Kampagnen zu senken und den ROI zu steigern. Wir werden auch die leistungsstärksten Kampagnen in Bezug auf den ROI ermitteln.

4. Legen Sie Ihren Arbeitsumfang fest.

Dies ist der wichtigste Teil Ihres BRD. Dieser Abschnitt sollte enthalten:

• Ein detaillierter Überblick über die Projektziele.
• Meilensteine.
• Projektleistungen.
• Akzeptanzkriterium.

Ihr Arbeitsumfang gibt an, was innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt werden muss. Stellen Sie sicher, dass Sie die Projektanforderungen für jeden Entwicklungsschritt klar kommunizieren. Dies fördert eine klare Kommunikation zwischen Stakeholdern und Teammitgliedern, die an dem Projekt arbeiten werden. Sie mindern auch das Risiko, dass das Projekt vom Kurs abkommt.

5. Definieren Sie die Funktionsanforderungen des Projekts.

Listen Sie alle Merkmale und notwendigen Funktionen des Produkts auf. Dieser Abschnitt enthält, was erstellt werden muss und alle Funktionen, die Ihr neues Projekt benötigt. Sie können diesen Abschnitt auch unter Arbeitsumfang beschreiben.

Für unser TikTok CMS benötigen wir:

• Eine Kalenderaufgabenansicht für die Inhaltsverwaltung.

• Monatliche Leistungsanalyse für einen eigenständigen Beitrag und eine Gruppe von Beiträgen.

• Filterung nach verschiedenen Kampagnen.

6. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Stakeholder.

Dieser Abschnitt Ihres BRD listet die wichtigsten Stakeholder für Ihr Projekt auf. Nehmen Sie sich die Zeit, die Rollen und Verantwortlichkeiten jeder Person zu skizzieren. Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl interne als auch externe Parteien einbeziehen.

Lassen Sie uns in unser Beispiel eintauchen.

• Chief Marketing Officer: Genehmigung der TikTok-CMS-Erstellung.

• Projektmanager: Verantwortlich für die Zerlegung des Projekts, die Zuweisung von Teammitgliedern und die Sicherstellung, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

• TikTok-Teamleiter: Verantwortlich für die Erstellung von Inhalten und das Sammeln von Leistungskennzahlen.

7. Kommunizieren Sie Projektbeschränkungen.

Es ist wichtig, die bestehenden Grenzen zu spezifizieren, die die Projektentwicklung beeinflussen. Ihre Einschränkungen können alles sein, von Ihrem Budget, dem aktuellen Toolkit, technischen Einschränkungen, der Teamverfügbarkeit oder Abhängigkeiten.

Hier ist ein großartiges Beispiel für Projektgrenzen für ein technisches Produkt:

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8. Legen Sie einen Zeitplan fest.

Arbeiten Sie Hand in Hand mit Ihren Projektmanagern, um Fristen für jede Phase Ihrer Initiativen festzulegen. BRDs für externe Kunden sollten endgültige Fristen und voraussichtliche Liefertermine um Meilensteine ​​herum enthalten.

Für unser TikTok-CMS finden Sie hier unseren Zeitplan.

• Phase 1. Schließe X bis Dezember 2022 ab

• Phase 2. Entwicklung und Durchführung einer Qualitätssicherung für das X-Feature bis März 2023

9. Fassen Sie Ihre Kosten-Nutzen-Analyse zusammen.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse bestimmt, ob der Nutzen des Projekts seine Kosten überwiegt. Erstellen Sie eine Tabelle, in der die aktuellen Ausgaben und das durch Ineffizienzen verlorene Budget aufgeführt sind. Prognostizieren Sie den Geldbetrag und andere Vorteile, die ein Unternehmen erhalten wird.

Ihr Ziel ist es, Führungskräfte davon zu überzeugen, dass ein neues Projekt die Investition wert ist. Stärken Sie Ihren Standpunkt, indem Sie Fakten und Zahlen präsentieren.

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5 Beispiele für Dokumente mit herausragenden Geschäftsanforderungen

Wir haben eine Sammlung von 5 Dokumentenvorlagen für Geschäftsanforderungen zusammengestellt. Sehen Sie sich alle an und wählen Sie eine aus, die am besten zu Ihrem Projekt passt. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Vorlage an Ihre Projektanforderungen anpassen.

PandaDoc BRD-Vorlage

Dies ist eine fantastische Vorlage, wenn Sie eine BRD für die Produktentwicklung vorbereiten möchten. PandaDoc bietet einfache Beispiele dafür, welchen Text Sie in jeden Abschnitt einfügen sollten. Außerdem finden Sie Best Practices für jede in der Vorlage erwähnte Entität.

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TechWhirl BRD-Vorlage

Diese Vorlage wurde speziell für neue Technologielösungen entwickelt. TechWhirl enthält 17 Abschnitte, in denen die Projektzusammenfassung, der Umfang, die Geschäftsprozessübersicht, die Geschäftsanforderungen und mehr aufgeführt sind. Sie können sogar Daten in Diagramme und Grafiken einfügen.

Am besten geeignet für: Erläuterung komplexer Geschäftsprozesse und Abhängigkeiten.

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Asana BRD-Vorlage

Asana bietet eine kostenlose BRD-Vorlage, die Sie in Echtzeit bearbeiten können. Diese kompakte Vorlage enthält nur notwendige Felder und jeder Abschnitt enthält Tipps zum Schreiben. Diese Vorlage eignet sich am besten, um Unterstützung von internen Stakeholdern zu erhalten.

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Smartsheet-BRD-Vorlage

Smartsheet bietet eine einheitliche BRD-Vorlage. Sie können es für kleine interne Projekte und für komplexe, teure Projekte für externe Anbieter verwenden. Jeder Abschnitt wird durch eine kurze Beschreibung oder ein Beispiel dessen, was geschrieben werden sollte, ergänzt.

Möchten Sie weitere Vorlagen sehen? Hier sind 10 kostenlose BRD-Vorlagen von Smartheet (alle folgen dem gleichen Muster).

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ClickUp BRD-Vorlage

Suchen Sie nach einem einfachen BRD, um Ihre Projekte zu leiten? Probieren Sie diese Vorlage von ClickUp aus. Es gibt nur grundlegende Abschnitte (mit Blättern), die Sie einfach online ausfüllen können. Marketing- und Vertriebsteams können diese Vorlage verwenden, um Unterstützung für CRM-Optimierungen, die Entwicklung von API-Konnektoren usw. zu erhalten.

Am besten geeignet für: Kleine interne Projekte mit wenigen Anforderungen und Leistungen.

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Schreiben Ihres Geschäftsanforderungsdokuments

Unabhängig vom Umfang Ihres Projekts kann Ihnen ein Geschäftsanforderungsdokument dabei helfen, den Prozess sauber zu halten. Mit diesem Dokument haben Sie einen klaren Plan für Ihr Projekt. Außerdem erhalten Sie eine kompakte Zusammenfassung des Business Case, der Ihre Initiative vorantreibt.

Wenn Sie Ihr Unternehmen als Ganzes vorstellen möchten, sehen Sie sich die kostenlose Vorlage für Geschäftsvorschläge von HubSpot an. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Lösungen zusammenfassen, Preise teilen und Zeitpläne festlegen.