Welche Aufgabenverwaltungs-App ist besser? (2022)

Ein Unternehmen zu führen ist eine Menge Arbeit. Es gibt Tausende von Dingen, die Sie im Auge behalten müssen, mehr noch, wenn Sie auch ein Team von Mitarbeitern leiten. Projektmanagement-Software macht es einfacher, aber es stehen Dutzende von Optionen zur Auswahl, und es kann schwierig sein, die richtige zu finden. Dieser Leitfaden zu Trello vs. Todoist soll dir die Entscheidung erleichtern.

Am Ende dieses Artikels werde ich meine Gedanken zum besten Zweck für jedes Programm teilen.

Aber lassen Sie uns zunächst einen kurzen Blick auf die Grundvoraussetzungen jedes Tools werfen:

Trello vs. Todoist: eine Einführung

Trello

Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das eine Anzeige im Pinnwand-Stil verwendet, um Aufgaben zu organisieren. Auf Karten, dem digitalen Pendant zu Haftnotizen, werden einzelne Aufgaben dargestellt und beschrieben, die dann per Drag-and-Drop von einem Bereich in einen anderen verschoben werden können.

Trello bietet auch einige beeindruckende Automatisierungsoptionen, darunter sowohl vorgefertigte Automatisierungen als auch die Möglichkeit, eigene Automatisierungsregeln zu erstellen, die alle im kostenlosen Plan enthalten sind (beachten Sie, dass die Anzahl der Automatisierungen, die kostenlose Benutzer einrichten können, begrenzt ist). ). Dies ist ein netter Bonus, den Sie nicht bei jeder Projektmanagement-Software erhalten, und außerdem ist er, wenn er angeboten wird, normalerweise nicht im kostenlosen Plan enthalten.

Todoist

Todoist ist ein Planungstool im Listenstil, das entwickelt wurde, um dir bei jedem Aspekt deines Lebens zu helfen. Sie können Aufgaben erstellen, sie verschiedenen Projekten zuweisen und Fristen dafür festlegen. Sie können auch Prioritätsstufen für Aufgaben festlegen, um leichter zu sortieren, was Sie zu Beginn Ihres Tages zuerst tun sollten.

Todoist hat auch ein Zielsystem, in dem Sie Produktivitätsziele erstellen und die App Ihren Fortschritt verfolgen lassen können. Das Erreichen dieser Ziele bringt Ihnen „Karma“ ein und Sie können beobachten, wie sich Ihr Karma-Level mit der Zeit erhöht. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Fortschritte zu spielen, wenn Sie an einem schwierigen Projekt arbeiten.

Trello vs. Todoist: Funktionen

Nachdem Sie nun eine Vorstellung davon haben, was jedes Tool tut, ist es an der Zeit, sich die Funktionen, die es bietet, genauer anzusehen. Insbesondere werden wir uns die Funktionen ansehen, die mit dem kostenlosen Plan für jedes Tool verbunden sind. Wenn Sie mehr über die Premium-Pläne erfahren möchten, können Sie zum Preisabschnitt dieses Artikels gehen.

Trello vs. Todoist: die Schnittstelle

Trello

Um mit der Verwendung von Trello zu beginnen, müssen Sie einen Arbeitsbereich einrichten. Betrachten Sie dies als einen Unternehmensknotenpunkt, an dem Sie alle Ihre Projekte anzeigen können. Sie können hier auch Teammitglieder in Ihren Workspace einladen. Beachten Sie, dass das Hinzufügen von Teammitgliedern zu einem kostenlosen Arbeitsbereich all diesen Mitgliedern die Möglichkeit gibt, neue Mitglieder hinzuzufügen und die Berechtigungen bestehender Mitglieder zu ändern. Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder den Workspace ohne diese Möglichkeit anzeigen, müssen Sie auf einen der kostenpflichtigen Pläne upgraden.

Du kannst auch verschiedene Einstellungen deines Workspace bearbeiten, einschließlich ob der Workspace öffentlich sichtbar ist oder nicht, und deinen Workspace hier mit einem Unternehmens-Slack verbinden.

Wenn Sie sich für den Premium-Plan anmelden, können Sie auch auf Workspace-Tabellen zugreifen, mit denen Sie Aufgaben aus mehreren Boards an einem Ort anzeigen können.

Trello-Boards

Jeder Trello-Arbeitsbereich ist in Boards unterteilt. Dies sind visuelle Anzeigen mit Spalten für verschiedene Aufgabenlisten. Sie können die Namen der Spalten an Ihre Zwecke anpassen. Wenn Sie beispielsweise ein Trello-Board für einen Blog mit mehreren Autoren erstellen, können Sie für jeden Autor, mit dem Sie arbeiten, eine separate Spalte erstellen. Sie können auch jede Spalte verwenden, um Blogbeiträge zu einem bestimmten Teil des Veröffentlichungsprozesses aufzulisten, z. B. „In Entwurf“, „Geplant“ usw.

Wenn Ihre Spalten eingerichtet sind, können Sie damit beginnen, Aufgaben in Form von Karten hinzuzufügen. Sie fügen zunächst nur den Titel hinzu und klicken dann auf den Titel, um die vollständige Kartenansicht anzuzeigen und weitere Details hinzuzufügen, einschließlich der Zuweisung von Teamkollegen und der Festlegung eines Fälligkeitsdatums. Für größere Aufgaben können Sie auch eine Checkliste hinzufügen. Wenn Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden, haben Sie auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, z. B. Zielwortzahlen für Artikel.

Automatisierung

Der letzte Aspekt von Trello, den ich für meine Analyse von Trello vs. Todoist betrachten wollte, sind die Automatisierungsoptionen.

Die Hauptmethode zur Automatisierung Ihres Trello-Arbeitsbereichs besteht darin, „Regeln“ zu erstellen. Diese Regeln schreiben vor, was passiert, wenn Menschen eine bestimmte Aktion ausführen. Wenn Sie beispielsweise einen Blog betreiben und eine Karte im Bereich „In Bearbeitung“ als abgeschlossen markiert ist, wird sie möglicherweise automatisch in die Spalte „Bereit zum Planen“ verschoben.

Als kostenloser Benutzer können Sie bis zu 250 Aktionen pro Monat automatisieren. Wenn Sie eine umfassendere Automatisierung einrichten möchten, müssen Sie sich für einen der kostenpflichtigen Pläne entscheiden.

Todoist

Nachdem wir uns nun die Trello-Oberfläche angesehen haben, ist es an der Zeit, sich die Todoist-Oberfläche anzusehen.

Das erste, was du siehst, wenn du Todoist öffnest, ist deine To-do-Liste für heute. Sie können der Liste Aufgaben hinzufügen, indem Sie auf den Link „+ Aufgaben hinzufügen“ klicken, der ein Textfeld unten auf der Seite öffnet. In diesem Bereich können Sie auch ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe und eine Prioritätsstufe festlegen. Die Aufgaben werden dann in der Reihenfolge ihrer Priorität aufgelistet.

Eine Sache, die ich an Todoist wirklich mag, ist die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben festzulegen. Sie können dies tun, indem Sie eine Häufigkeit wie „alle zwei Tage“ oder eine wiederkehrende Zeit wie „montags um 8 Uhr“ in den Namensbereich der Aufgabe eingeben. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird das Fälligkeitsdatum zurückgesetzt, wodurch diese Aufgabe automatisch am entsprechenden Tag platziert wird. Beachten Sie, dass Sie jeweils nur eine Instanz einer wiederkehrenden Aufgabe sehen können.

Die andere Sache, die bei Fälligkeitsterminen in Todoist zu beachten ist, ist, dass es sich wirklich um „To-Do“-Termine handelt. Wenn Sie für eine Aufgabe ein zukünftiges Fälligkeitsdatum festlegen, wird diese Aufgabe automatisch in die Liste für diesen Tag verschoben. Daher ist es unerlässlich, Projekte in ihre kleinsten Teile zu zerlegen, damit Sie konsistent daran arbeiten können.

Zukünftige To-Do-Listen können Sie jederzeit im Bereich „Anstehende“ einsehen. Sie können hier auch Aufgaben auf neue Termine verschieben.

Projekte

Alles, was erfordert, dass Sie mehr als eine Aufgabe erledigen, kann in ein Projekt umgewandelt werden. Dies sind im Wesentlichen Ordner, in denen Sie verwandte Aufgaben erstellen und verwalten können, aber sie bieten auch einige interessante Funktionen, die Sie mit normalen Aufgaben nicht verwenden können:

• Teilen mit bis zu fünf Personen pro Projekt im kostenlosen Plan (mehr zu kostenpflichtigen Plänen; siehe den Abschnitt „Preise“ dieses Artikels).
• Unteraufgaben , mit denen Sie eine Aufgabe in kleinere Aufgaben aufteilen können.
• Kommentare , damit Personen, die an einer Aufgabe beteiligt sind, darüber diskutieren können.

Diese Funktionen sind hilfreich, um komplexere Projekte zu organisieren und mit anderen Mitgliedern Ihres Teams zusammenzuarbeiten.

Trello vs. Todoist: Add-ons und Integrationen

Trello

Trello bietet Dutzende von Power-Ups, die die Funktionalität Ihrer Boards und Karten erweitern können. Diese können verwendet werden, um Dinge wie Pomodoro-Set-Tracking, erweiterte Dateiverwaltungstools und weitere Collaboration-Tools zu Ihren bestehenden Boards hinzuzufügen. Sie können auch verwendet werden, um Ihre Trello-Boards mit beliebten Tools wie Google Drive, HelpScout und Zapier zu verbinden. Sie können so viele Power-Ups verwenden, wie Sie möchten, unabhängig von Ihrem Plan.

Beachten Sie, dass alle Power-Ups für Benutzer aller Pläne verfügbar sind, aber einige Power-Ups von Drittanbietern möglicherweise eine separate Abonnementgebühr erheben.

Todoist

Todoist hat eine kleinere Auswahl an Integrationen, aber es verbindet sich mit einer Vielzahl von Zeiterfassungs- und Kommunikationstools. Sie können es auch mit Zapier verbinden, um Automatisierungsoptionen zu erhalten.

Eine interessante Sache, die hier zu beachten ist, ist, dass Sie Todoist auch mit Trello integrieren können. So kannst du Trello als dein Business-Management-Tool und Todoist als deine persönliche To-do-Liste verwenden.

Trello vs. Todoist: Preise

Trello

Es gibt vier Trello-Pläne:

• Frei. Dies ist der Plan, den ich im Funktionsbereich des Artikels behandelt habe. Sie erhalten die Möglichkeit, unbegrenzt Benutzer zu Ihrem Workspace einzuladen, bis zu 10 Boards, 250 Automatisierungen/Monat, Beauftragte und Fälligkeitsdaten, unbegrenzten Speicherplatz und Zugriff auf die iOS- und Android-Apps.
• Standard. Verfügbar für 5 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung (6 $/Monat bei monatlicher Abrechnung). Beinhaltet alles im kostenlosen Plan + unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten, benutzerdefinierte Felder, 1.000 Automatisierungen/Monat, Single-Board-Gäste und gespeicherte Suchen.
• Prämie. Verfügbar für 10 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung (12,50 $/Monat bei monatlicher Abrechnung). Umfasst alles aus dem Standardplan + Dashboard-Ansicht, Zeitachsenansicht, Kalenderansicht, Workspace-Kalenderansicht, unbegrenzte Automatisierungen, Vorlagen auf Workspace-Ebene und eine Vielzahl von Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen.
• Unternehmen. Dieser Preisplan funktioniert auf einer gleitenden Skala, wobei die Kosten pro einzelnem Benutzer sinken, wenn die Anzahl der Benutzer steigt. Es beginnt bei 17,50 USD pro Benutzer und Monat und wird jährlich abgerechnet (keine monatliche Version verfügbar). Sie erhalten alles aus dem Premium-Plan + unbegrenzte Arbeitsbereiche, organisationsweite Boards, organisationsweite Berechtigungen, Multi-Board-Gäste, öffentliche Board-Verwaltung, Anlagenberechtigungen, Power-Ups-Verwaltung und kostenlose SSO- und Benutzerverarbeitung.

Beachten Sie, dass alle Workspace-Mitglieder und Multi-Board-Gäste auf die Rechnungskosten angerechnet werden, Ihnen jedoch Single-Board-Gäste nicht in Rechnung gestellt werden.

Todoist

Todoist bietet drei Preispläne an:

• Frei. Dies ist der Plan, den ich mir im Abschnitt „Features“ dieses Artikels angesehen habe. Du erhältst Zugriff auf die Kernfunktionen von Todoist, fünf Projekte, fünf Mitarbeiter pro Projekt, 5 MB Datei-Uploads, drei Filter und einen einwöchigen Aktivitätsverlauf.
• Profi. Verfügbar für 3 $/Monat, jährliche Abrechnung (4 $/Monat bei monatlicher Abrechnung). Sie erhalten alles im kostenlosen Plan + bis zu 300 aktive Projekte, 25 Mitarbeiter pro Projekt, 100 MB Datei-Uploads, 150 Filter, Erinnerungen, unbegrenzten Aktivitätsverlauf, Themen und automatische Sicherungen.
• Geschäft. Verfügbar für 5 $ pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung (6 $/Monat bei monatlicher Abrechnung). Sie erhalten alles im Pro-Plan + 500 aktive Projekte pro Benutzer, 50 Personen pro Projekt, Team-Posteingang, Team-Abrechnung, Administrator- und Mitgliederrollen und vorrangigen Support.

Alle Details findest du auf der Preisseite von Todoist.

Trello vs. Todoist: das Urteil

In einigen Fällen möchten Sie vielleicht sogar beide Tools verwenden. Beispielsweise möchtest du vielleicht Gruppenprojekte verfolgen und Teammitgliedern in Trello Aufgaben zuweisen und dann Todoist verwenden, um die Aufgaben, die du dir selbst zugewiesen hast, in deine anstehenden To-Do-Listen zu importieren.

Was haltet ihr von diesen Tools? Was ist für dich persönlich die bessere Option, Trello oder Todoist?