Warum Sie einen Backup-Plan im Falle einer Social-Media-Katastrophe brauchen

Mit Hilfe eines durchdachten Business Continuity Plans (BCP) in den sozialen Medien können negative Auswirkungen einer Katastrophe auf die Produkte Ihres Unternehmens so schnell wie möglich abgemildert werden. Naturkatastrophen, Cyberangriffe und Kriege können mit Hilfe der Kontinuitätsplanung überstanden werden. Ist es jedoch unbedingt erforderlich, dass Sie für eine Social-Media-Krise gewappnet sind? Soziale Medien sind wirklich wichtig für das Wachstum Ihres Unternehmens . Inwieweit das der Fall sein wird, ist umstritten. Während Business Continuity Planning (BCP) im Falle einer Naturkatastrophe wie einem Hurrikan, der Ihre Fabriken zerstört, oder einer globalen Pandemie, die Sie von Ihrer Kundschaft isoliert, wichtiger ist, kann es auch im Falle einer PR-Katastrophe in den sozialen Medien nützlich sein. Der Grund dafür ist, dass es möglich ist, die Stufen, die in den typischen Szenarien, die es abdeckt, erforderlich sind, um diese Art von Problemen zu bewältigen, erfolgreich herunterzuskalieren.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung eines Business-Continuity-Plans

Es gibt einen mehrstufigen Prozess, den die meisten Unternehmen durchlaufen müssen, um eine zuverlässige BCP zu etablieren. Sie sind wie folgt:

• Während dieses Teils der Business Impact Analyse bestimmt das Unternehmen, welche Funktionen und Ressourcen zeitkritisch sind und welche nicht. (Dazu später mehr.) In diesem Abschnitt des Prozesses hat das Unternehmen die Aufgabe, die notwendigen Verfahren zur Wiedererlangung wesentlicher Geschäftsfunktionen festzulegen und umzusetzen.
• Es muss ein Kontinuitätsteam eingerichtet werden. Diese Gruppe entwickelt eine Strategie, um mit der aufgetretenen Unterbrechung umzugehen. Die Kontinuitätsmannschaft muss geschult und ebenfalls getestet werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass jedes Teammitglied Aktivitäten durchführt, die den Plan und die Strategien überprüfen.
• Ein Unternehmen kann es auch hilfreich finden, eine Checkliste zu entwickeln, die wichtige Elemente wie Informationen zu Notfallkontakten, eine Liste der Ressourcen, die das Kontinuitätsteam möglicherweise benötigt, den Speicherort von Sicherungsdaten und andere erforderliche Informationen sowie andere wichtige Mitarbeiter enthält.

Neben der Prüfung des Kontinuitätsteams auf Herz und Nieren sollte die Organisation das BCP selbst testen. Es sollte strengen Tests unterzogen werden, um sicherzustellen, dass es unter einer Vielzahl von gefährlichen Umständen eingesetzt werden kann. Dies hilft bei der Identifizierung von Fehlern im Plan, die dann lokalisiert und behoben werden können, wenn sie entdeckt wurden.

Der Unterschied zwischen einem Social Media Business Continuity Plan und einem Disaster Recovery Plan

Sowohl Business-Continuity-Pläne (BCPs) als auch Disaster-Recovery-Pläne (DRPs) haben sehr ähnliche Zwecke; Letztere konzentriert sich jedoch mehr auf Technologie und Informationstechnologie (IT)-Infrastruktur. BCPs sind umfassender und konzentrieren sich auf die Gesamtheit des Unternehmens, einschließlich der Lieferkette und des Kundendienstes. Im Gegensatz zu Disaster-Recovery-Plänen konzentrieren sich Business-Continuity-Pläne ausschließlich darauf, die Zeit, in der die Technologie nicht verfügbar ist, und die damit verbundenen Kosten zu minimieren. Die einzigen Personen, die häufig an Notfallwiederherstellungsplänen beteiligt sind, sind IT-Mitarbeiter, die die Richtlinie erstellen und überwachen. Andererseits verfügen BCPs in der Regel über eine größere Anzahl von Mitarbeitern, die in den relevanten Prozessen geschult wurden.

Die Bedeutung eines Business Continuity Plans

Unternehmen benötigen Business-Continuity-Pläne (BCPs), um sicherzustellen, dass sie im Falle einer Krise, egal wie groß oder klein, weiterarbeiten können. Business Continuity Planning (BCP) soll den reibungslosen Geschäftsbetrieb auch bei unerwarteten Hindernissen gewährleisten. Dies kann zu einem Rückgang der Rentabilität aufgrund von Umsatzeinbußen und/oder einem Anstieg der Ausgaben führen. Und da Versicherungen selten alles bezahlen, insbesondere wenn Verbraucher zur Konkurrenz überwechseln, können sich Unternehmen nicht allein darauf verlassen.

Was sollte in einem Business Continuity Plan enthalten sein?

Alle potenziellen Bedrohungen für den Betrieb eines Unternehmens müssen in jeden praktikablen Business-Continuity-Plan einbezogen werden. Neben der Identifizierung der Bedrohungen und der Einrichtung von Schutzmaßnahmen und Prozessen zu deren Bewältigung sollte der Plan auch detailliert beschreiben, wie der Betrieb beeinträchtigt wird. Die Wirksamkeit dieser vorbeugenden Maßnahmen und Betriebsprotokolle sollte durch strenge Tests überprüft werden. Nicht zuletzt muss der Plan häufig überprüft werden, um sicherzustellen, dass er relevant bleibt.

Definition der Business-Impact-Analyse

Die Durchführung einer Business-Continuity-Auswirkungsanalyse ist für den Aufbau eines BCP von entscheidender Bedeutung, da sie die negativen Folgen einer Unterbrechung kritischer Unternehmensaktivitäten und -funktionen aufzeigt. Darüber hinaus verwendet es die Daten, um zu bestimmen, welche Arten von Prioritäten und Taktiken auf den Wiederherstellungsprozess angewendet werden sollten. Es gibt ein von der FEMA bereitgestelltes Arbeitsblatt zur Berechnung der betrieblichen und finanziellen Auswirkungen, das in einer Geschäftskontinuitätsanalyse verwendet werden kann. Diese Papiere stellen die monetären und funktionalen Auswirkungen des Verlusts verschiedener Unternehmensaktivitäten und -funktionen zusammen. Wann die identifizierten geschäftlichen Auswirkungen im Falle eines Funktions- oder Prozessausfalls eintreten würden, wird ebenfalls angegeben.

Um die Wahrscheinlichkeit und Schwere einer Social-Media-Krise einzuschätzen,

Sie benötigen ein Business Continuity Planning (BCP)

Wir tun so, als ob Sie gerade damit begonnen haben, die Online-Präsenz Ihres Unternehmens mithilfe von Social Media zu erweitern. Sie hoffen, Ihren Kundenkreis und Ihr Netzwerk durch soziale Medien zu vergrößern. Dabei sollten Sie sich jedoch aller potenziellen Gefahren bewusst sein, die mit dieser Art der Kommunikation verbunden sind, und darauf vorbereitet sein. Schmiertaktiken, verärgerte Kunden über eine fehlerhafte Produktlinie und die Bereitschaft, aufgrund einer wahrgenommenen Kränkung zu kündigen, sind alles Beispiele.

Die Planung der Geschäftskontinuität ermöglicht es Ihnen, Bedrohungen für Ihre Social-Media-Präsenz vorherzusehen und die Schwere ihres möglichen Einflusses auf die Fähigkeit des Unternehmens, im Geschäft zu bleiben, einzuschätzen. Ein einzelner verärgerter Mitarbeiter, der peinliche Daten veröffentlicht, wird im Allgemeinen nicht ausreichen, um Ihr Wachstum zu stören, aber wenn einige prominente Influencer in Ihrem Bereich ihre Unterstützung für sie ankündigen, könnten Sie mit einem großen Protest in den sozialen Medien und einem Fall rechnen eines Verbraucherboykotts.

Mit Hilfe von BCP können Sie einen zuverlässigen Plan zur Bewältigung einer Social-Media-Krise erstellen

Da es zu viele potenzielle Bedrohungen für die Präsenz in sozialen Medien gibt, als dass eine einzelne Person sie erfolgreich überwachen und verwalten könnte, müssen Sie ein konsistentes Protokoll für den Umgang mit ihnen erstellen, was durch den Einsatz branchenführender Software wie Continuity2 erleichtert werden kann. Bei diesem Ansatz kann jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Situation schnell erfassen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Im Falle einer Social-Media-Krise zum Beispiel wird die Person, die für Ihre Seite verantwortlich ist, wahrscheinlich nicht auch für die Krisenreaktion zuständig sein. Da sie die Protokolle auswendig kennen, können sie die ersten Anzeichen einer massiven PR-Katastrophe erkennen und ihre reguläre Veröffentlichung sofort einstellen. Da sie bereits wütend sind, würde es sie nur noch wütender machen, wenn Sie wie gewohnt weitermachen, wenn Sie so tun, als wäre nichts passiert. Sie werden davon ausgehen, dass Sie sich dafür entscheiden, das Problem zu ignorieren. Dank BCP haben Sie eine peinliche Situation nur knapp abgewendet.

Die besten Krisenreaktionspläne helfen Ihnen herauszufinden, wie Sie mit einem Zusammenbruch in den sozialen Medien umgehen können

Mit Hilfe des von Ihnen etablierten Standard-Response-Ansatzes können dann die bestmöglichen Lösungen für das Problem ermittelt werden. Ihr Unternehmen wurde also gerade für eine Marketingstrategie kritisiert, die manche Leute als anstößig empfinden. Das vorhergesagte Ergebnis ist, dass Social-Media-Nutzer wütend sind und ihre Posts Aufmerksamkeit erregen. Eine echte BCP-Reaktion würde damit beginnen, das anstößige Material zu entfernen, sich öffentlich zu entschuldigen und zu versprechen, Maßnahmen zu ergreifen, um eine Wiederholung zu verhindern.

Der nächste Schritt besteht darin, eine interne Untersuchung der Marketingabteilung einzuleiten, um die Person oder Personen zu identifizieren, die für diese Bemühungen verantwortlich sind, und um eine mögliche Haftung durch einen Rechtsbeistand beurteilen zu lassen. Transparenz ist beim Umgang mit einem Social-Media-Problem unerlässlich. Um das Vertrauen Ihrer Zuhörer zurückzugewinnen, müssen Sie absolut offen und ehrlich sein. Nur so können Sie den Schaden an Ihrer Glaubwürdigkeit wiedergutmachen und Ihre Kritiker beruhigen. Die Öffentlichkeit interessiert sich nicht für PR-Gimmicks, sondern für ehrliche Erklärungen. Seien Sie nicht zu entschuldigend, wenn Sie mit Ihren Followern interagieren, da dies dazu führen könnte, dass sie den Ernst der Situation falsch einschätzen.

Fazit

Heutzutage kann es sich kein Unternehmen leisten, die Bedeutung der Notfallplanung für geschäftliche Notfälle zu ignorieren. Es kann den Unterschied zwischen der erfolgreichen und erfolglosen Bewältigung einer Social-Media-Krise sowie der Unterstützung bei der Wiederherstellung nach einer Naturkatastrophe oder einem Cyberangriff ausmachen. Der beste Weg, um mit einer Social-Media-Krise umzugehen, besteht darin, sie vorherzusehen und vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen. Hoffentlich zahlen sich die Zeit und Energie, die Sie für die Notfallplanung aufgewendet haben, aus und helfen Ihnen, dieser Social-Media-Katastrophe mit mehr Wissen und, wer weiß, vielleicht sogar mehr Vertrauen Ihrer Zielgruppe zu entkommen. Habe Spaß!