Der ultimative Leitfaden zur WooCommerce-Buchhaltung für Anfänger

Versuchen Sie, ein funktionierendes WooCommerce-Buchhaltungssystem für Ihren Online-Shop einzurichten? Obwohl die Buchhaltung für viele WooCommerce-Ladenbesitzer kein Kampf ist, ist es eine mühsame, aber wichtige Aufgabe. Es lässt Sie wissen, wie viel Geld Sie als Unternehmen verdienen.

Ein hochwertiges Buchhaltungssystem verhindert auch rechtliche Probleme. Glücklicherweise ist ein gutes WooCommerce-Buchhaltungssystem einfach einzurichten.

Warum ist die Buchhaltung wichtig für Unternehmen , die WooCommerce verwenden ?

Egal, ob Sie über Amazon FBA oder in Ihrem eigenen Geschäft mit Hilfe der WooCommerce- oder Shopify-Plattform verkaufen, es ist entscheidend, Ihre Zahlen zu kennen. Dies ist unerlässlich, wenn Sie ein profitables und nachhaltiges Unternehmen führen möchten.

Die meisten Ladenbesitzer verfolgen ihre höchsten Umsatzzahlen. Diese finanziellen KPIs sind jedoch genauso wichtig, da sie die Gesundheit Ihres Unternehmens bestimmen:

• Gewinn: der Rest nach Einnahmen und Betriebskosten
• Eingehender Cashflow: Der Geldbetrag, der jeden Monat in das Geschäft fließt
• Ausgehender Cashflow: Der Geldbetrag, der jeden Monat aus dem Geschäft kommt
• Betriebsausgaben: Alle Kosten für die Führung Ihres Unternehmens, einschließlich der Gehälter der Mitarbeiter
• Vermögenswerte: Was das Unternehmen besitzt
• Verbindlichkeiten: alle Schulden oder Darlehen, die das Unternehmen schuldet
• Kundengewinnungskosten (CAC)
• Kosten der verkauften Waren (COGS)

Einige Unternehmen geraten beispielsweise in Schwierigkeiten, wenn sie sich zu sehr auf Umsatz und Gewinn, aber nicht genug auf den Cashflow-Zyklus konzentrieren. Infolgedessen haben die Unternehmen Schwierigkeiten, Gehaltsabrechnungen zu erhalten oder genügend Inventar zu kaufen, obwohl sie technisch profitabel sind.

Wie richte ich ein Qualitätsbuchhaltungssystem für WooCommerce - Shops ein ?

WooCommerce mit Buchhaltungssoftware verknüpfen

Eine gute Buchhaltungsplattform verfügt über eine umfangreiche Funktionsliste, die sicherstellt, dass jede über Ihren WooCommerce-Shop übermittelte Transaktion aufgezeichnet wird und für zukünftige Berichte bereit ist.

Die Suche nach einer solchen Buchhaltungsplattform ist der erste Schritt zur Einrichtung eines Buchhaltungsworkflows für WooCommerce-Shops. Einige bieten sogar ein kostenloses Plugin oder eine Erweiterung an, um den Prozess zu optimieren.

Daher ist es das Ziel, nicht nur eine seriöse Buchhaltungsplattform zu finden, sondern auch eine mit einem brauchbaren Plugin- und Synchronisierungsprozess.

Nachfolgend finden Sie einige der besten Buchhaltungssoftware für WooCommerce:

WooCommerce Sync für QuickBooks Online

Dieses Plugin integriert Ihren WooCommerce-Shop mit einem der beliebtesten Buchhaltungstools für Unternehmen jeder Größe – QuickBooks Online. Es bietet Echtzeit-Synchronisation für Inventar, Produkte und Verkaufszahlen.

Verknüpfen Sie es einfach mit Ihrem Bankkonto, um Ausgaben zu verfolgen, und nutzen Sie die globale Steuer- und Währungsunterstützung von QuickBooks, um alle Steuern und Transaktionen von überall aus aufzuzeichnen.

Xero

Xero ist eine weitere seriöse Buchhaltungssoftware mit einer WooCommerce-Erweiterung. Die Erweiterung erledigt alles, von der Abstimmung Ihrer Bankkontotransaktionen bis zur Bestandsprüfung und Gehaltsabrechnung.

Das Tolle ist, dass alle Steuer-, Produkt- und Versanddaten nahtlos direkt aus WooCommerce an Xero gesendet werden.

QuickBooks

Wenn die meisten Menschen auf den Begriff „Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen“ stoßen, denken sie wahrscheinlich an QuickBooks. Intuit hat das Produkt vor 20 Jahren eingeführt. Es hat sich zu einer der beliebtesten und am weitesten verbreiteten Finanzverwaltungsplattformen der Welt entwickelt. Ihr einziger wirklicher Konkurrent ist Xero.

QuickBooks wird derzeit von mehr als 80 % aller kleinen Unternehmen verwendet. Viele kleine und mittelständische Unternehmen schätzen es als wertvolle Ressource. QuickBooks kann verwendet werden, um Buchhaltungs-, Berichterstattungs- und Rechnungsstellungsanforderungen zu erfüllen. Es bietet auch eine Reihe von Add-Ons für die Kreditkartenverarbeitung, Bestandsverfolgung und Gehaltsabrechnung.

Beachten Sie, dass QuickBooks und WooCommerce nicht direkt miteinander verbunden sind. Erweiterungen von Drittanbietern sind erforderlich, um die Integration abzuschließen.

Diese Aufgabe kann mit einer Vielzahl von Ressourcen abgeschlossen werden. Die Kenntnis der Unterschiede bei der Datenübertragung von WooCommerce und QuickBooks ist der erste Schritt bei der Auswahl der besten Lösung für Ihr Unternehmen.

Die Verbindung zwischen WooCommerce und QuickBooks wird durch MyWorks, Zapier und andere Plugins von Drittanbietern ermöglicht. Die Integration kann so einfach sein wie die Integration von Verkaufsinformationen oder so komplex wie die Aktualisierung Ihres Inventars in Echtzeit, wenn Änderungen auftreten. Das von Ihnen ausgewählte Plugin oder die Erweiterung sollte auf den Anforderungen Ihres Unternehmens basieren.

Sie benötigen ein aktives QuickBooks-Konto, das in Ihren WooCommerce-Shop integriert werden kann, bevor Sie irgendeine Art von Verbindung herstellen können. QuickBooks Online ist eine hervorragende Lösung für viele kleine Unternehmen.

Es ist eine Cloud-basierte Lösung zur Verfolgung Ihrer Kunden, Ausgaben, Einnahmen und Verkaufstransaktionen. QuickBooks Online kann auch zur Verwaltung von Inventar, Rechnungen, Einkäufen und vielem mehr verwendet werden. Die Preise beginnen bei 20 $ pro Monat, was es zu einer sehr erschwinglichen Ressource macht.

QuickBooks- und WooCommerce-Integrationen kommunizieren und senden Informationen auf verschiedene Arten hin und her: Integrationen für One-Way-Transfer und Two-Way-Sync

Zu wissen, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, hilft Ihnen, die beste QuickBooks-Lösung zu finden. Ein Einzelunternehmen oder ein kleines Start-up-Unternehmen benötigt möglicherweise nur ein One-Way-Plugin mit einer geringen einmaligen Gebühr, damit seine WooCommerce-Bestellungen automatisch in QuickBooks für sie veröffentlicht werden.

Größere Organisationen oder Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen benötigen möglicherweise eine Zwei-Wege-Integration, um ihre Daten so aktuell wie möglich zu halten. Dies ist eine nützliche Funktion, die jedoch häufig mit monatlichen Gebühren für diese Dienste verbunden ist.

FreshBooks

FreshBooks ist ein weiteres WooCommerce-Buchhaltungs-Plugin, das sich automatisch mit Ihrer WooCommerce-Website verbinden kann.

Sie können FreshBooks verwenden, um automatisch Rechnungen zu erstellen, wenn eine Bestellung auf Ihrer WooCommerce-Website aufgegeben wird. Es wird ein Kundenkonto erstellt und alle Zahlungen auf dieses Konto werden erfasst.

Darüber hinaus können Sie basierend auf der Bestellquelle, dem Erfüllungsstatus oder dem Zahlungsstatus auswählen, welche Konten mit FreshBooks verknüpft werden sollen. Erweiterte Optionen geben Ihnen mehr Kontrolle darüber, wie Ihre Konten integriert werden.

Sie können FreshBooks auch Steuercodes automatisch zuordnen. Produkte in WooCommerce-Online-Bestellungen generieren neue Artikel in Ihrem FreshBooks-Konto.

Sie können entweder ein bestimmtes Verrechnungskonto für Zahlungen benennen oder verschiedene Zahlungsmethoden zuweisen, die derzeit akzeptiert werden.

Wenn Produkte im WooCommerce-Shop aktualisiert oder erstellt werden, können Artikel auch im FreshBooks-Konto erstellt werden.

WooCommerce Zapier

Die WooCommerce Zapier-Erweiterung ist eine Alternative für diejenigen, die neben QuickBooks oder Xero bereits eine Buchhaltungsplattform verwenden.

Zapier fungiert als universeller Integrator, um Ihren WooCommerce-Shop mit jeder Buchhaltungssoftware zu verknüpfen, die keine offizielle WooCommerce-Erweiterung/Plugin hat.

Abgesehen von der Buchhaltung kann die WooCommerce Zapier-Integration auch andere Aspekte Ihres WooCommerce-Shops automatisieren, wie z. B. Marketing, Kundensupport, Auftragsverfolgung und mehr.

Richten Sie Tracking und Reporting für wichtige Zahlen ein.

Im Idealfall beginnt eine Buchhaltungsplattform mit einem einzigen Klick mit der Synchronisierung der Verkaufsdaten und fügt sie in die richtigen Spalten und Tracking-Berichte ein.

Sie sollten jedoch auch andere wichtige Kennzahlen verfolgen, um zu sehen, wie sich Ihr WooCommerce-Shop im Laufe der Zeit entwickelt, und in Zukunft einfacher Berichte erstellen zu können.

Die WooCommerce-Buchhaltungsberichte helfen, die Kontrolle über Ihre Finanzen zu behalten. Sie können sie auch an Interessengruppen senden, die die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens überprüfen müssen. Schließlich müssen Sie diese Berichte möglicherweise vor Ablauf der Steuerfrist erneut lesen.

WooCommerce-Steuersätze einrichten

Während eine Buchhaltungssoftware einen Großteil der Arbeit übernimmt, um Ihre Einnahmen und Ausgaben zu synchronisieren, sind Sie immer noch für einen anderen wichtigen Bereich verantwortlich: Steuern. Sie benötigen sie, damit Sie das Gesetz einhalten und sicherstellen können, dass Sie zu Beginn der Steuersaison keine Strafen zahlen müssen.

Kurz gesagt, wenn Sie keine Steuerregeln in Ihrem WooCommerce-Shop konfigurieren, wird Ihr Geschäft nicht lange bestehen, da sich die Rechnungen schnell häufen.

Darüber hinaus sorgt eine genaue Steuerberechnung für eine bessere Berichterstattung in der Buchhaltungssoftware. Diese Zahlungen werden als Steuern eingestuft und können beiseite gelegt werden, um die Regierung zu gegebener Zeit zu bezahlen.

Da das Thema kompliziert ist, haben wir bereits einen Artikel speziell zu WooCommerce-Steuersätzen geschrieben, den Sie unbedingt lesen sollten!

Alternativ gibt es Steuer-Plugins – von einfachen Steuerrechnern für kleine Unternehmen bis hin zu komplexeren E-Commerce-Steuerorganisatoren – die Sie verwenden können.

TaxJar ist ein Beispiel. Dieses kostenlose Plugin lässt sich nahtlos in WooCommerce integrieren und ruft Echtzeit-Steuersätze von verschiedenen Standorten ab. Daher müssen Sie die Steuersätze Ihrer Region nicht kennen.

Darüber hinaus bietet TaxJar erweiterte Berichterstattung, automatische Einreichung und Steuerberechnungen in Echtzeit, die Sie darüber informieren, wann Steuerschwellenwerte in jeder Ihrer Regionen erreicht wurden.

Die besten WooCommerce- Buchhaltungstipps

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Buchhaltung und Buchhaltung für WooCommerce-Shops, die Sie befolgen sollten.

Erstellen Sie einen monatlichen Buchhaltungsprozess

Sie benötigen genaue Finanzdaten, wenn Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen möchten. Dies bedeutet, dass der Buchhalter einen monatlichen Prozess (idealerweise wöchentlich, wenn Sie zahlreiche Artikel verkaufen) zur Aktualisierung des Kontodiagramms erstellt.

Wechseln Sie in die Abgrenzungsrechnung

Es gibt zwei Formen der Rechnungslegung: die Kassenbuchhaltung und die Periodenrechnung. Ersteres funktioniert gut, wenn Sie gerade erst anfangen oder ein einfaches, kleines Unternehmen führen.

Wenn Sie jedoch einen WooCommerce-Shop haben, in dem Sie tendenziell Umsatzspitzen sehen – beispielsweise während der Ferienzeit –, sollten Sie auf die periodengerechte Buchhaltung umstellen.

Periodische Rechnungslegung bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben in Ihren Kontodiagrammen erfasst werden, wenn sie verdient werden, und nicht, wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto ankommt oder es verlässt.

Verwenden Sie ein Inventarverwaltungs-Plugin für Ihren WooCommerce-Shop

Wenn Sie mehr als ein Dutzend SKUs haben, spart Ihnen die Investition in eine Bestandsverwaltungssoftware, die mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisiert wird, viel Zeit und Kopfschmerzen. Das liegt daran, dass Sie es auch verwenden können, um Lagerbestände zu prognostizieren, Lagerschwund zu berechnen usw., neben der Verfolgung Ihres Lagerbestands.

Kennen Sie Ihre Steuerfristen

Steuerfristen variieren je nach Standort Ihres Unternehmens. Sie sollten sich daran erinnern, wenn Sie potenzielle Bußgelder und Inspektionen vermeiden möchten.

Schauen wir uns als Beispiel die USA an. Traditionell ist der Steuertag hier der 15. April. Jedes Jahr hat seine eigene verlängerte Steuererklärungsfrist, die Sie online finden können, wenn es einen Grund für Ihre Verspätung gibt.

Außerdem müssen Sie als Unternehmer möglicherweise geschätzte Steuern zahlen. Obwohl dies nicht immer erforderlich ist, haben die meisten Einzelunternehmer, Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und S-Corps Zahlungsanforderungen.

Richten Sie ein Finanz-Dashboard ein

Ein nachhaltiger Weg, ein Unternehmen zu führen (und Ihre psychische Gesundheit zu retten), besteht darin, ein Finanz-Dashboard mit allen wesentlichen finanziellen KPIs zu erstellen, die die Gesundheit Ihres Unternehmens zeigen.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung im Auge behalten und dieses Dashboard mindestens wöchentlich aufrufen, haben Sie immer den Überblick über die Entwicklung Ihres Unternehmens.

Abschließende Gedanken zur WooCommerce-Buchhaltung

Die Welt der Steuern und Buchhaltung macht nicht immer Spaß. Aber am besten richten Sie einen WooCommerce-Buchhaltungsprozess von Anfang an richtig ein. Sie müssen sich also nie um gruselige Überraschungen von der Regierung sorgen.

Stellen Sie einen Buchhalter ein, synchronisieren Sie Ihre Verkaufsdaten mit der hochwertigen WooCommerce-Buchhaltungssoftware und stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Berichte erstellen.

Finden Sie schließlich weitere Möglichkeiten, Ihren WooCommerce-Shop und seinen Workflow zu verbessern, indem Sie sich unsere Sammlung der besten kostenlosen WooCommerce-Plugins ansehen.