WooCommerce QuickBooks-Integration: Ein umfassender Leitfaden

Einführung

Wenn Sie ein WooCommerce-Shop-Besitzer sind, dann wissen Sie, dass es eine Herausforderung sein kann, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten. Aber wussten Sie, dass es Tools gibt, die diesen Prozess vereinfachen? Eine solche Option ist QuickBooks, eine Buchhaltungssoftware, die kleinen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Finanzen helfen soll.

Durch die Verwendung einer QuickBooks-Integrationserweiterung für Ihre Website können Sie den Bestand effektiv verfolgen und Ihre Verkaufsdaten analysieren. Aber wie integrieren sich diese beiden Softwaretools und was genau bedeutet das für Sie als Händler?

Dieses Tutorial erklärt, wie man WooCommerce mit QuickBooks integriert. Wir behandeln, was Buchhaltungssoftware ist, die Vorteile der Integration der beiden Programme und erklären, warum unsere Erweiterung das beste verfügbare QuickBooks-Integrationstool ist. Wenn Sie also bereit sind, loszulegen, lesen Sie weiter!

Wie funktioniert WooCommerce mit QuickBooks?

QuickBooks ist ein Softwareprogramm für kleine Unternehmen, das ihnen hilft, Finanztransaktionen zu verfolgen, Rechnungen zu senden, Zahlungen zu erhalten und Berichte zu erstellen. Also, hier ist, wie es funktioniert.

Wenn ein Kunde einen Kauf oder eine Spende in Ihrem WooCommerce-Shop tätigt und seine Kreditkarte verwendet, werden die Transaktionsinformationen an seine Bank gesendet. Schließlich wird es zur Überprüfung an einen Kreditkartenprozessor weitergeleitet. Hier kommt die Verbindung zwischen WooCommerce und QuickBooks ins Spiel: Einer dieser Prozessoren ist Intuit, der Hersteller von QuickBooks.

Mit anderen Worten, der Kauf oder die Spende Ihres Kunden in Ihrem WooCommerce-Shop sendet diese Informationen über den Drittanbieter Intuit an QuickBooks.

Wenn WooCommerce Daten an QuickBooks sendet, liegen diese im .QBO-Format vor. Die Informationen werden dann im Konto Ihres Kunden innerhalb der Software aufgezeichnet und aktualisiert, wenn seine Kreditkartentransaktionen abgeschlossen sind, und über Intuit an ihn zurückgesendet. Wenn der Kunde einen Kontoauszug oder andere Berichtsdienste im Zusammenhang mit seinem Kreditkartenunternehmen verwendet, um den Status seiner Transaktionen zu verfolgen, zeigen diese Berichte keine Informationen über Ihren WooCommerce-Shop. Nur QuickBooks wird diese Informationen für sie aufzeichnen.

Der Vorgang funktioniert auch umgekehrt. Wenn Sie die Bestell- oder Zahlungsaufzeichnungen Ihres Kunden in WooCommerce aktualisieren müssen, nachdem er von QuickBooks zurückgekehrt ist, müssen Sie ein Intuit-Plugin verwenden. Dieses Plugin verbindet die beiden Programme, sodass Sie aktualisierte Informationen von WooCommerce an QuickBooks senden können.

Vorteile der WooCommerce QuickBooks-Integration

Die gemeinsame Verwendung von WooCommerce und QuickBooks bietet viele Vorteile. Gehen wir sie durch:

Es spart Zeit

Da diese Software integriert ist, können alle Dateneingaben und Aktualisierungen an einem Ort erfolgen. Es ist nicht erforderlich, zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln und dieselben Daten mehrmals manuell einzugeben (oder noch schlimmer, ein System). Dies spart sowohl dem Benutzer als auch dem Buchhalter/Buchhalter Zeit, da QuickBooks Finanzdaten zwischen sich selbst, WooCommerce und anderer Buchhaltungssoftware abgleichen kann.

Verringerte Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler

Die Dateneingabe ist zweifach, wenn diese beiden Systeme kombiniert werden. In einem Programm werden Daten direkt in QuickBooks oder WooCommerce eingegeben, in dem anderen Programm werden sie verifiziert. Dies macht es schwieriger, bei der Dateneingabe einen Fehler zu machen, da Sie die Daumen drücken, dass Sie alles richtig gemacht haben! Sobald dieser erste Eintrag erfolgt ist, ist es einfacher zu aktualisieren.

Die Einrichtung ist schnell und einfach

Das Einrichten von WooCommerce und QuickBooks für diese Art der Integration ist schnell, einfach und schmerzlos. Sobald Sie Ihre API für die Arbeit mit QuickBooks eingerichtet haben, haben die beiden bereits eine hergestellte Verbindung, die Sie nur noch bestätigen müssen. Von da an können Sie sofort Aktualisierungen vornehmen. Dies bedeutet, dass Benutzer mehr Zeit haben, das zu tun, was sie lieben, und weniger Zeit damit verbringen, die Verwendung der Buchhaltungssoftware zu lernen.

Fördert eine hervorragende Buchhaltung und Buchführung

Wenn WooCommerce und QuickBooks zusammen verwendet werden, verbessert es schließlich sowohl die Buchhaltungs- als auch die Buchhaltungsprozesse (und macht sie überschaubarer). Da alles an einem Ort mit zwei bereits gut zusammenarbeitenden Systemen erledigt wird, müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln oder dieselben Daten mehrmals manuell eingeben. Das spart Zeit, reduziert menschliche Fehler und macht die Buchhaltung einfacher (und weniger frustrierend).

Methoden der QuickBooks-Integration

Datenübertragungen können je nach verwendetem Plugin durch unidirektionale oder bidirektionale Datenintegrationen erfolgen.

Einseitige Datenintegration

Einseitige Datenintegration tritt auf, wenn ein Unternehmen, beispielsweise QuickBooks, dem Unternehmen, das Informationen erhält, eine eindeutige Kennung zuweist. Alle von QuickBooks an Kundendatensätzen vorgenommenen Änderungen werden sofort im anderen System (z. B. Unternehmensverwaltungssoftware) aktualisiert.

Zwei-Wege-Datenintegration

Eine bidirektionale Datenintegration findet statt, wenn QuickBooks sowohl sein System als auch das andere System (z. B. Unternehmensverwaltungssoftware) gleichzeitig aktualisiert, wobei ein bidirektionales Modell zum Teilen von Informationen verwendet wird. Damit dies erfolgreich ist, müssen beide Unternehmen dieselben eindeutigen Kennungen für die Nachverfolgung von Kunden verwenden.

QuickBooks bietet mehrere Add-Ons, die bei der Datenintegration aus anderer Unternehmensverwaltungssoftware wie Salesforce, Microsoft Dynamics und NetSuite helfen können.

Im Allgemeinen ist eine bidirektionale Datenintegration vorteilhafter als eine einseitige Integration. Es bietet eine höhere Genauigkeitsrate, da Sie beide Systeme gleichzeitig automatisch aktualisieren können. Darüber hinaus reduziert es die manuelle Arbeit und verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.

So integrieren Sie WooCommerce mit QuickBooks

Die Integration von WooCommerce mit QuickBooks ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Buchhaltungsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten und Ihre Konten schnell abzugleichen. Schauen wir uns an, wie Sie diese Integration mit dem QuickBooks Sync for WooCommerce-Plugin von MyWorks erreichen können.

Schritt 1: Download und Installation

Zuerst müssen Sie zu Ihrem WordPress-Dashboard gehen und zu Plugins > Neu hinzufügen navigieren. Geben Sie im Stichwortsuchfeld den Namen Ihres Plugins ein, in diesem Fall „QuickBooks Sync for WooCommerce“. Sobald Sie es identifiziert haben, fahren Sie mit der Installation und Aktivierung fort, indem Sie alle Schritte genau befolgen.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Konto bei MyWorks

Sie benötigen ein Konto bei MyWorks, um das kürzlich installierte Plugin mit Ihrem QuickBooks-Konto zu verbinden. Besuchen Sie die offizielle MyWorks-Website und melden Sie sich für ein Konto an.

Schritt 3: Überprüfen Sie den Lizenzschlüssel

Als nächstes befindet sich unter der Registerkarte „Pläne“ im MyWorks-Dashboard ein Lizenzcode, der mit dem Hilfs-Plugin der Plattform auf WooCommerce verknüpft ist. Wählen Sie den Plan aus, für den Sie registriert sind, und kopieren Sie diesen Lizenzschlüsselcode.

Kehren Sie nun zu Ihrem WordPress-Dashboard zurück, besuchen Sie MyWorks Sync > Connection und fügen Sie den kopierten Code ein. Drücken Sie die Eingabetaste, um Ihre Lizenz zu aktivieren.

Um fortzufahren, scrollen Sie auf der Seite nach unten und klicken Sie auf „Mit QuickBooks Online verbinden“.

Schritt 4: Verbinden Sie MyWorks mit QuickBooks Online

Jetzt müssen Sie sich bei Ihrem QuickBooks-Konto anmelden. Wenn Sie kein Konto haben, können Sie jederzeit ein Konto erstellen, indem Sie die offizielle Website von QuickBooks besuchen. Klicken Sie in Ihrem MyWorks-Dashboard auf die Schaltfläche „Mit QuickBooks verbinden“.

Ein Popup-Fenster wird geöffnet, in dem Sie um Autorisierung zum Verbinden von MyWorks mit Ihrem Online-QuickBooks-Konto gebeten werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbinden“, um den Verbindungsvorgang einzuleiten. Nach einer erfolgreichen Verbindung wird der registrierte Name Ihres Unternehmens bei QuickBooks in der QuickBooks-Verbindung sichtbar sein.

Schritt 5: Verbinden Sie WooCommerce mit QuickBooks Online

Nachdem Sie MyWorks erfolgreich mit QuickBooks Online verbunden haben, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „QUICKBOOKS-VERBINDUNG“ (auf derselben Seite) und kopieren Sie das generierte Zugriffstoken. Wechseln Sie dann zurück zu Ihrem WordPress-Dashboard, klicken Sie auf MyWorks Sync > Verbindung und fügen Sie das Zugriffstoken in das dafür vorgesehene Feld „Zugriffstoken eingeben“ ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um fortzufahren. Die Seite wird neu geladen und Sie sehen nun, dass WooCommerce erfolgreich mit QuickBooks Online verbunden ist.

Einfache und einfache Schritte zu befolgen, oder? An diesem Punkt haben Sie WooCommerce erfolgreich in QuickBooks integriert. Sie können jetzt erkunden, welche Funktionen QuickBooks Ihrem Unternehmen zu bieten hat.

Gesamt

WooCommerce arbeitet Hand in Hand mit der Buchhaltungssoftware QuickBooks, damit Unternehmen ihre Bestände und Verkäufe verwalten können. Unternehmen können jetzt mit einer vollständig integrierten Produkt- und Auftragsverwaltungslösung den Überblick behalten.

Die Integration von WooCommerce mit QuickBooks kann entweder in eine Richtung oder in beide Richtungen erfolgen. Und mit Hilfe des MyWorks-Plug-ins können Sie die beiden Anwendungen durch automatisierte Prozesse verbinden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung von WooCommerce mit QuickBooks für Unternehmen unerlässlich ist. Ladenbesitzer können das Geschäft durch eine vollständig integrierte Produkt- und Auftragsverwaltungslösung optimieren. Mit Hilfe des MyWorks-Plugins können Einzelhändler den Produktexport- und -importprozess zwischen WooCommerce und QuickBooks automatisieren.

Wir sind am Ende dieses Artikels angelangt. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, es zu lesen. Wenn Sie professionelle WordPress-Dienstleistungen benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Außerdem können Sie unsere Website besuchen, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren.