WooCommerce: 6 Steuer- und Buchhaltungstipps, mit denen Sie in dieser Steuersaison Zeit sparen

Veröffentlicht: 2019-10-22

Wenn Ihnen schon der Gedanke an die Steuersaison Kopfschmerzen bereitet, sind Sie nicht allein. Tatsächlich fühlen sich 60 Prozent der Kleinunternehmer in Bezug auf ihre Buchhaltungskenntnisse nicht sicher (Small Business Report – Accounting).

Wir verstehen das Gefühl – die Steuersaison rückt näher und Sie versuchen verzweifelt, all diese Schuhkartons voller Quittungen zusammenzuzählen und zu kategorisieren. Oder vielleicht sind Sie sich der Finanzlage Ihres Unternehmens nicht einmal ganz sicher, da Sie Ihre Bestellungen/Verkäufe nicht genau verfolgt haben.

Egal, ob Sie mit Ihrer Buchhaltung im Rückstand sind, sich nicht sicher sind, wie hoch Ihr Geschäftseinkommen ist, oder sich einfach die Zeit und die Kopfschmerzen ersparen möchten, die die Steuersaison mit sich bringt, dieser Leitfaden ist für Sie.

Wir haben unsere besten WooCommerce-Buchhaltungstipps zusammengestellt, um Ihnen in dieser Steuersaison (und jedes Jahr danach …) Zeit zu sparen.

Bereit einzutauchen?

1. Treffen Sie sich mit einem Buchhalter, um Ihre Zahlen und Daten in Ordnung zu bringen

Unser erster Tipp wird Sie vielleicht nicht überraschen, aber ein Treffen mit einem Steuerberater ist Gold wert. Sie erhalten Antworten auf alle Ihre wichtigen Fragen, erhalten personalisierte Empfehlungen und vieles mehr. Schon ein einziges Treffen könnte Ihnen jedes Jahr große Einsparungen bringen. Darüber hinaus hilft Ihnen ein Buchhalter sicherzustellen, dass Sie alle Regeln und Vorschriften einhalten.

Falls Sie noch mehr Überzeugungsarbeit brauchen – der Betrag, den Sie für einen Buchhalter ausgeben, ist eine steuerlich absetzbare Betriebsausgabe!

Ein Buchhalter ist für die Gesundheit Ihres Unternehmens, was ein Arzt für die Gesundheit eines Menschen ist. Sie können die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens bewerten, Ihnen sagen, was funktioniert und was nicht, und Ihnen Tipps und Vorschläge geben. Wir empfehlen, sich mindestens einmal im Jahr mit einem zu treffen, so wie Sie es (hoffentlich) mit Ihren jährlichen Gesundheitschecks tun.

Haben Sie bereits einen Buchhalter? Perfekt! Wenn nicht, empfehlen wir Ihnen, nach einem Buchhalter zu suchen, der mit E-Commerce-Unternehmen vertraut ist. E-Commerce-Unternehmen haben ihre eigenen besonderen Regeln und Situationen, und ein spezialisierter Buchhalter kann Ihnen bei Ihrer Buchhaltung besser helfen.

Hier sind ein paar Tipps, um einen Buchhalter zu finden:

  • Fragen Sie andere E-Commerce-Geschäftsleute nach ihren Buchhaltern
  • Finden Sie einen QuickBooks Pro-Berater in Ihrer Nähe https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
  • Stellen Sie eine Liste mit Kandidaten zusammen und stellen Sie ihnen jeweils eine Reihe von Fragen

Sobald Sie einen Buchhalter gefunden haben, stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Fragen im Voraus vorbereiten. Auf diese Weise können Sie das Beste aus Ihrem Meeting herausholen.

Fragen an Buchhalter:

Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie Ihrem Buchhalter stellen können, um sicherzustellen, dass er gut zu Ihrem Unternehmen passt. Denken Sie daran, dass Sie als Inhaber eines E-Commerce-Shops einen Buchhalter finden müssen, der mit Ihrem Geschäftsmodell vertraut ist und Sie in allen Bundesstaaten vertreten kann, in denen Sie geschäftlich tätig sind.

  1. Wie hoch sind Ihre Gebühren?
  2. Welche Dienstleistungen bieten Sie an?
  3. Kennst du dich mit E-Commerce-Unternehmen aus?
  4. Können Sie mich über Vorschriften in allen Staaten beraten, in denen ich geschäftlich tätig bin?
  5. Können Sie Ihre Steuerphilosophie und Steuerplanungsprioritäten erläutern?

2. Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware

Wenn Sie noch keine Buchhaltungssoftware verwenden, kann dieser eine Tipp die Art und Weise, wie Sie Geschäfte machen, komplett verändern. Plattformen wie QuickBooks fungieren als Ihr persönlicher Buchhalter, nehmen alles auf, was Sie ihm sagen, und erledigen dann die gesamte Buchhaltungsarbeit für Sie. Es ist, als hätten Sie einen persönlichen Buchhalter, der 10-mal schneller arbeitet und weniger als 1/10 des Preises kostet.

Zu den Funktionen, die die meisten Buchhaltungsplattformen bieten, gehören:

  • Cashflow-Management
  • Rechnungsstellung & Verkauf
  • Ausgabenverfolgung
  • Buchhaltungsberichte
  • Cloud-Buchhaltung

Mit diesen Funktionen können Sie alle Ihre Ausgaben leicht verfolgen (keine Schuhkartons voller Quittungen mehr!), Ausgaben kategorisieren, Ihren Cashflow verwalten und die Gesundheit Ihres Unternehmens überwachen.

Einer der Hauptgründe, warum wir diese Plattformen so lieben, ist, dass sie alles so einfach machen. Sie müssen nicht länger über fortgeschrittene Buchhaltungskenntnisse verfügen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu bewerten.

Abhängig von der von Ihnen verwendeten Plattform kann die Dateneingabe wie die Kostenverfolgung so einfach sein wie das Fotografieren eines Belegs oder das Verbinden Ihrer Kreditkarte mit der App, um Ihre Transaktionen zu verfolgen. Am Ende des Jahres können Sie ganz einfach einen Bericht über alle Ihre Geschäftsausgaben erstellen, um diese Steuervorteile zu maximieren.

Die Buchhaltungsplattform Nr. 1 und unsere Top-Empfehlung ist QuickBooks, aber es gibt sicherlich andere Alternativen. QuickBooks bietet einige verschiedene Pläne und Stufen an, sodass Sie den Plan auswählen können, der für Sie am besten geeignet ist.

Um Ihnen noch mehr Zeit zu sparen, können Sie den QuickBooks Sync für WooCommerce von MyWorks verwenden, um Ihren WooCommerce-Shop direkt mit QuickBooks zu verbinden. Diese Synchronisierungsplattform übernimmt automatisch alle Ihre Kunden, Verkäufe, Zahlungen, Steuern und Transaktionsgebühren und kategorisiert Ihre Daten in den richtigen Konten in QuickBooks. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mehr mit der manuellen Eingabe oder Anpassung Ihrer Daten verbringen müssen – Sie sehen sie einfach in QuickBooks.

Wenn Sie Ihren WooCommerce-Shop, Ihr Bankkonto und Ihre Kreditkarte mit QuickBooks verbinden, werden etwa 95 % Ihrer Buchhaltungsarbeit automatisch erledigt.

Und wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre COGS-Konten in QuickBooks einzurichten, können Sie sogar die Kosten der von Ihnen verkauften Produkte verfolgen.

Um WooCommerce und QuickBooks zu synchronisieren, müssen Sie lediglich die folgenden Schritte ausführen:

  1. Registrieren Sie sich für ein Konto bei MyWorks
  2. Installieren Sie das Hilfs-Plugin auf Ihrer Website
  3. Stellen Sie eine Verbindung zu QuickBooks her
  4. Überprüfen Sie die Einstellungen und die Datenzuordnung
  5. Optional: Synchronisieren Sie historische Verkäufe mit QuickBooks

Und das ist es. Alle Ihre Verkaufsdaten werden direkt mit QuickBooks synchronisiert, sodass QuickBooks auf dem neuesten Stand und für die nächste Steuersaison kategorisiert ist.

3. Verfolgen Sie die Ausgaben über die Buchhaltungsplattform

Nach dem Einkommen sind die Ausgaben die zweitwichtigste Information, die Sie zur Vorbereitung auf die Steuersaison benötigen. Um Ihre Steuervorteile zu maximieren, sollten Sie alle abzugsfähigen Ausgaben zählen … und auch den Überblick behalten. Mit QuickBooks können Sie ganz einfach ein Foto einer Quittung aufnehmen und es für Sie speichern und kategorisieren.

Eine Buchhaltungsplattform kann diese Informationen jahrelang für Sie speichern – und Sie müssen sich keine Gedanken über die Verfolgung von Belegen machen.

Außerdem können Sie durch die Kategorisierung Ihrer Ausgaben Berichte erstellen, um eine Aufschlüsselung Ihrer Ausgabenbereiche zu erhalten. Je mehr Sie wissen, desto mehr können Sie sparen.

4. Beobachten Sie Ihre COGS

Unser nächster Tipp ist, Ihre Kosten der verkauften Waren zu verfolgen. Dies ist ein sehr wichtiger Schritt in Ihrem Buchhaltungsprozess, um Folgendes zu verstehen:

  • Ihre Margen
  • Bestseller
  • Wie viel Sie tatsächlich mit einem Produkt verdienen, wenn es verkauft wird

Was genau sind die Kosten der verkauften Waren? Es ist eine Berechnung aller Kosten, die mit dem Verkauf eines Produkts verbunden sind. Diese Kosten können Material, Arbeit und Betrieb umfassen.

Materialien

  • Kosten aller Teile oder Materialien, die zur Herstellung eines Produkts verwendet werden
  • Kosten aller Rohstoffe
  • Kosten für alles, was zum Zusammenbau des Produkts verwendet wird

Arbeit

  • Die Menschen, die die Produkte herstellen oder handhaben
  • Kosten für Menschen oder Maschinen, die zur Herstellung von Produkten verwendet werden
  • Versand- und Kraftstoffladegeräte

Operationen

  • Angestellte
  • Software, Hardware oder andere Dienstprogramme, die direkt an der Produkterstellung beteiligt sind

Warum sollten Sie Ihre Warenkosten nachverfolgen? Die Verfolgung Ihrer Warenkosten kann in einer Buchhaltungsplattform sehr wichtig und hilfreich sein, um Ihre Margen und Ihre Bestseller zu verstehen.

Wenn Sie QuickBooks verwenden, können Sie diese Informationen einfach verwalten, indem Sie das Feld „Kosten“ verwenden. Wenn Sie das WooCommerce Cost of Goods Sold-Plugin verwenden, können Sie diese Kosten auch von WooCommerce in QuickBooks mit MyWorks Sync synchronisieren.

5. Bücher oft rezensieren

Unabhängig davon, wie Sie Ihre Buchhaltung verwalten, ist es wichtig, dass Sie regelmäßig Zeit für den Abgleich oder das „Aufräumen“ Ihrer Bücher aufwenden.

Wie Investopedia es ausdrückt: „Die Abstimmung ist ein Buchhaltungsprozess, der zwei Datensätze verwendet, um sicherzustellen, dass die Zahlen korrekt und übereinstimmend sind. Es bestätigt, ob das Geld, das ein Konto verlässt, mit dem ausgegebenen Betrag übereinstimmt, und stellt sicher, dass die beiden am Ende des Aufzeichnungszeitraums ausgeglichen sind. Die Abstimmung sorgt für Konsistenz und Genauigkeit in Finanzkonten “ (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

Durch den Abgleich Ihrer Konten können Sie etwaige Abweichungen finden. Wenn Sie Unstimmigkeiten haben, ist es wichtig, dass Sie ihnen auf den Grund gehen. Je öfter Sie abgleichen, desto einfacher wird es, Probleme zu erkennen und zu lösen – wie etwa eine Ausgabe, die Sie vergessen haben, einen Scheck zu erfassen, den Sie vergessen haben, oder einen falsch eingegebenen Verkauf.

Erinnerst du dich, was du vor 6 Monaten im Supermarkt gekauft hast? Wahrscheinlich nicht. Stellen Sie sich nun vor, Sie würden Ihre Bücher nur einmal im Jahr abgleichen. Können Sie sich an Zahlen, Fakten und Ereignisse der letzten 6 Monate erinnern? Wenn Sie häufig abgleichen, können Sie Abweichungen leicht erkennen und korrigieren.

6. Legen Sie Geld für Steuern auf einem separaten Konto beiseite

Wenn Ihr Unternehmen Gewinne erzielt, muss es in der Regel mindestens einmal im Jahr Steuern zahlen. Je nachdem, wo es eingetragen ist, muss es möglicherweise sogar vierteljährlich Steuern zahlen.

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise eine Vielzahl unterschiedlicher Steuern zahlen. Beispiele beinhalten:

  • Umsatzsteuer: die Umsatzsteuer, die Sie erheben, wenn Sie Produkte verkaufen
  • Franchise-Steuer: Diese variiert von Staat zu Staat, kann aber von Staaten verlangt werden, in denen Sie Nexus haben
  • Grundsteuer: Wenn Ihr E-Commerce-Unternehmen Immobilien besitzt, müssen Sie möglicherweise Grundsteuern zahlen
  • Lohnsteuer: Steuern, die gezahlt werden, wenn Sie Arbeitnehmer einstellen
  • Einkommenssteuer: Steuer, die auf Gewinne aus Ihrem Unternehmen gezahlt wird

Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine der besten Investitionen, die Sie in Ihr Unternehmen tätigen können, der Besuch eines Buchhalters.

Sie können Sie über Ihre steuerlichen Pflichten informieren und Ihnen dabei helfen, wichtige Termine und Fristen im Auge zu behalten. Sie können Ihnen auch helfen, abzuschätzen, wie viel Steuern Sie möglicherweise zahlen müssen.

Als Faustregel gilt die 30 %-Regel . Sparen Sie 30 % Ihres Geschäftsgewinns, um Ihre Bundessteuern zu decken. Berücksichtigen Sie zusätzliche 10 % zur Deckung lokaler Steuern, falls dies zutrifft.

Sie sollten ein separates Geschäftssparkonto anlegen und dort 30 % Ihres monatlichen Geschäftsgewinns einzahlen.

Wenn die Steuersaison kommt, werden Sie froh sein, dass Sie vorbereitet sind! Zunächst einmal können Sie die Position Ihres Unternehmens besser verstehen, wenn Sie dieses Geld beiseite legen. Zweitens sind Sie auf die Steuerbelastung vorbereitet, die Ihr Unternehmen in der kommenden Steuersaison zu spüren bekommt.

Setzen Sie diese 6 Tipps um und Ihre nächste Steuersaison wird ein Kinderspiel. Und denken Sie daran, dass die meisten dieser Prozesse automatisiert werden können, indem Sie die QuickBooks-Synchronisierung für WooCommerce von MyWorks Software verwenden, um die manuelle Dateneingabe von WooCommerce in QuickBooks zu speichern.