Workflow-Automatisierung erklärt & 6 beste Workflow-Software für 2022

Die manuelle Dateneingabe ist möglicherweise eine der mühsamsten und ineffizientesten Aufgaben in der Unternehmenswelt. Es schläfert Sie nicht nur ein, sondern verschwendet auch wertvolle Zeit und Ressourcen und reduziert Ihre Produktivität auf ein Minimum.

Laut Zapier führen 94 % der Arbeitnehmer zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben aus. Glücklicherweise gibt es Technologien, die diese lästigen Aufgaben automatisieren, menschliche Fehler eliminieren und es Ihnen ermöglichen, sich auf die eigentlich wichtige Arbeit zu konzentrieren – die Workflow-Automatisierung.

Durch die Nutzung selbsttätiger Prozesse, die manuelle Aufgaben ausführen, kann die Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Inhaltsverzeichnis

Wie funktioniert die Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung beruht normalerweise auf einer Reihe von Wenn/Dann-Anweisungen, um eine andere Aufgabe auszulösen. Es verzweigt sich dann abhängig von der Aktion, die von einem Lead, Mitarbeiter oder einem anderen Stakeholder durchgeführt wurde.

Lassen Sie uns einen Beispielworkflow durchgehen, um eine Formularübermittlung in eine Geschäftsmöglichkeit umzuwandeln.

• Ein Website-Besucher sendet ein Formular ab.
• Die Aktion schreibt den Besucher automatisch in eine Drip-Kampagne ein. Es erstellt einen neuen Deal und setzt den Status auf „Neu“.
• Die erste E-Mail der Drip-Kampagne wird an den Lead gesendet, mit der Bitte, ein Meeting zu vereinbaren.
• Der Lead klickt sich zum Besprechungsplaner durch und erstellt einen Termin.
• Eine Dankes-E-Mail wird an den Lead gesendet, in der Datum und Uhrzeit bestätigt werden.
• Das CRM erstellt eine neue Aufgabe und weist sie einem Vertriebsmitarbeiter zu.
• Der Vertriebsmitarbeiter meldet sich dann persönlich und beendet den automatisierten Workflow.

So kann ein Workflow von Anfang bis Ende aussehen.

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Nahezu jede Abteilung in Ihrem Unternehmen kann von der Workflow-Automatisierung profitieren. Ob Marketing, Personalwesen oder Finanzen, die Technologie kann Ihnen dabei helfen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Im Folgenden behandeln wir einige der beliebtesten Beispiele für die Workflow-Automatisierung.

Workflow-Automatisierung kann in praktisch jedem Team und in jedem Geschäftsszenario eingesetzt werden. Während es hauptsächlich mit Marketing und Vertrieb zusammenhängt, kann es auch im Kundenservice, im Betrieb, im Personalwesen und im Finanzwesen eingesetzt werden.

Automatisierung des Marketing-Workflows

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Einige der am häufigsten wiederkehrenden Aufgaben im Marketing, wie das Versenden von E-Mails und das Posten von Social-Media-Updates, können mit Workflow-Automatisierung automatisiert werden. Mit Marketing-Automatisierungssoftware können Sie Ihren gesamten Social-Media-Kalender planen und Workflows einrichten, die bestimmte Arten von Interessenten mit E-Mail-Angeboten fördern.

Zu den automatisierten Workflows im Marketing gehören:

• Abonnieren eines Benutzers für eine Drip-Kampagne, wenn er eine Ressource von Ihrer Website herunterlädt
• Begrüßen Sie einen Benutzer in Ihrem Unternehmen, nachdem er ein Produkt gekauft hat
• Erinnern eines Benutzers daran, zur Kasse zu gehen, nachdem er verschiedene Artikel in seinen Warenkorb gelegt hat
• Planung von Social-Media-Beiträgen über mehrere Plattformen hinweg
• Verteilen von Marketingaufgaben auf Teammitglieder

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Vertriebs-Workflow-Automatisierung

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Die Automatisierung des Vertriebsworkflows rationalisiert langwierige Lead- und Prospect-Management-Aufgaben, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter auf den Verkauf konzentrieren können und nicht auf die Eingabe von Daten. Abgesehen davon, dass Leads basierend auf ihren Aktionen automatisch durch die Pipeline geführt werden, kann ein automatisierter Verkaufsworkflow potenzielle Kunden in Drip-Kampagnen aufnehmen und die Geschäftsphasen aktualisieren, während das Geschäft voranschreitet.

Zu den automatisierten Aufgaben im Vertrieb gehören:

• Platzieren Sie jeden Lead in einer anderen Phase der Pipeline, wenn er eine bestimmte Aktion ausführt
• Verschieben eines Leads aus der Pipeline, wenn er nicht mehr auf E-Mails reagiert
• Senden einer Einführungs-E-Mail von einem Vertriebsmitarbeiter an einen Lead, nachdem dieser ein E-Book heruntergeladen hat
• Aktualisieren der Geschäftsphase, sobald der Lead einen Termin oder ein Meeting geplant hat
• Erstellen von Aufgaben für Vertriebsmitarbeiter, nachdem ein Lead ein Meeting geplant hat

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Automatisierung des Kundenservice-Workflows

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Workflow-Automatisierung ist im Kundenservice unglaublich nützlich. Abgesehen vom Starten von Umfragen kann die Workflow-Automatisierung Tickets, Fälle und allgemeine Fragen bearbeiten, indem eine Reihe von E-Mails gesendet oder Aufgaben erstellt werden.

Zu den automatisierten Aufgaben im Kundenservice gehören:

• Erstellen eines neuen Tickets im System, wenn sich jemand über soziale Medien oder E-Mail meldet
• Onboarding von Kunden mit einer Reihe hilfreicher E-Mails
• Versenden von NPS-Umfragen und Einschreiben in verschiedene E-Mail-Kampagnen je nach Bewertung
• Tickets je nach Tonfall der Nachricht oder E-Mail ein Prioritätslabel zuweisen
• Auflösen und Archivieren von Tickets, sobald eine Lösung erreicht wurde

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Betriebsablauf-Automatisierung

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Der Betrieb ist das Lebenselixier jeder Organisation, und auch er kann automatisiert werden, um Instanzen der manuellen Dateneingabe zu reduzieren.

Zu den automatisierten Aufgaben im Betrieb gehören:

• Duplikate löschen, sobald sie erkannt wurden, oder zwei Eigenschaften zusammenführen, wenn sie gleich sind
• Verwalten von Teamberechtigungen für neue Teammitglieder
• Festlegung von Prioritäten für verschiedene Geschäftsprozesse
• Automatische Erstellung von Berichten am Ende jedes Quartals
• Erstellen von Aufgaben in Tools von Drittanbietern wie Asana, Slack oder Zoom

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Workflow-Automatisierung im Personalwesen

Anstatt alle persönlichen Daten Ihrer neuen Mitarbeiter – wie Adressen, Sozialversicherungsnummern und andere Mitarbeiterinformationen – manuell in Gehaltsabrechnungs-, Spesen- und Versicherungssysteme eingeben zu müssen, erledigt dies eine HR-Automatisierungssoftware in wenigen Minuten für Sie.

Zu den automatisierten Aufgaben im Personalwesen gehören:

• Entfernen von Kandidaten aus der Datenbank, wenn sie für einen bestimmten Zeitraum inaktiv waren
• Versenden von E-Mails an Kandidaten, die es nicht in die Endrunde geschafft haben
• Filtern von Kandidaten mit bestimmten Schlüsselwörtern in ihrer Jobhistorie
• Senden von W2s an aktuelle Mitarbeiter
• Sammeln Sie das Feedback der Mitarbeiter, nachdem sie einige Zeit im Unternehmen waren

Automatisierung von Finanz-Workflows

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Durch die Möglichkeit, Formulare zu erstellen, Workflows zu entwerfen und Prozesse zu verfolgen, kann die Software zur Automatisierung von Finanzprozessen alle Ihre Reiseanträge, Erstattungen und Budgetgenehmigungen rationalisieren.

Zu den automatisierten Aufgaben im Finanzbereich gehören:

• Durchführung eines Kostengenehmigungsprozesses von Anfang bis Ende
• Verwalten von Lieferanten- und Vertragsgenehmigungen
• Zuweisen von Prioritäten zu ACH- und Drahtanfragen
• Verwaltung von Reisekostenanträgen je nach Standort und Aktivität
• Genehmigung von Budgets basierend auf einem vordefinierten Satz von Parametern

Nachdem Sie nun alles über die Verwendung automatisierter Workflows wissen, werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Tools, die Sie verwenden können.

Beste Workflow-Automatisierungssoftware im Jahr 2022

1. HubSpot: Beste All-in-One-Workflow-Automatisierungssoftware

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Die Marketing-, Vertriebs-, Service- und Betriebssoftware von HubSpot arbeitet auf einer einzigen Plattform und ist damit eine der besten Optionen für die All-in-one-Workflow-Automatisierung. Alles ist miteinander verknüpft, sodass Sie alle Prozesse Ihres Teams aufeinander abstimmen und Reibungsverluste von Aufgabe zu Aufgabe reduzieren können.

Sie können Leads ganz einfach vom Marketing an den Vertrieb übergeben, ein Serviceticket mit einem bestehenden Kontaktdatensatz verknüpfen und Kundendaten bereinigen – alles auf einer benutzerfreundlichen Plattform.

Am besten für : HubSpot wird dringend für wachsende Unternehmen empfohlen, die die Workflow-Automatisierung noch nicht ausprobiert haben, und für Unternehmen mit etablierten Prozessen. Sie können mit einem Starter-Abonnement beginnen und dann upgraden, wenn Sie mehr Funktionen benötigen. Besonders empfohlen für Marketing-, Vertriebs-, Service- und Betriebsabteilungen.

Preise für Marketing Hub: Kostenlos; $50/Monat (Starter); $890/Monat (Profi); 3.200 $/Monat (Unternehmen)

Preise für Sales Hub: Kostenlos; $50/Monat (Starter); $500/Monat (Profi); 1.200 $/Monat (Unternehmen)

Preise für Service Hub: Kostenlos; $50/Monat (Starter); $400/Monat (Profi); 1.200 $/Monat (Unternehmen)

Preise für Operations Hub: Kostenlos; $50/Monat (Starter); $800/Monat (Profi)

2. Nintex: Beste Enterprise-Workflow-Automatisierungssoftware

Mit über 3 Millionen Workflow-Anwendungen, die derzeit auf ihrer Plattform laufen, hilft Nintex mehr als 8.000 Unternehmenskunden bei der Verwaltung, Automatisierung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Durch das Angebot einer Vielzahl von Workflow-Automatisierungstools – wie Prozesszuordnung, erweiterte Workflows und Prozessintelligenz – ist Ihr Unternehmen in der Lage, jeden Ihrer Prozesse abzubilden, auszuführen und deren Leistung zu überwachen.

Am besten geeignet für : Nintex wird Unternehmen mit etablierten Prozessen dringend empfohlen. Es ist eine robuste Software, die ein benutzerfreundliches Workflow-Design-Tool mit leistungsstarken Integrationen kombiniert, die jede einzelne Ihrer Apps verbinden. Besonders empfohlen für IT-, Rechts-, Personal- und Finanzabteilungen.

Preise : 910 $/Monat (Standard); 1.400 $/Monat (Unternehmen)

3. Kissflow: Beste anfängerfreundliche Workflow-Automatisierungssoftware

Kissflow genießt das Vertrauen von über 10.000 Unternehmen, darunter Domino's, Michelin und Pepsi, und bietet eine All-in-One-Workflow-Automatisierungssoftware, mit der Ihr Unternehmen Workflows erstellen kann, die Aufgaben in Ihren Personal-, Vertriebs-, Finanz-, Verwaltungs-, Marketing- und Einkaufsabteilungen automatisieren .

Mit über 50 vorinstallierten Geschäftsprozessmanagement-Apps – wie z. B. Spesen- und Verkaufsaufträgen, Bedingungen und Auslösern sowie Berichterstellungs-Dashboards für Ihre Workflows – kann Kissflow fast alle Ihre Geschäftsprozesse optimieren.

Am besten für : Kissflow wird dringend für kleine Unternehmen empfohlen, die gerade erst anfangen, die Workflow-Automatisierung auszuprobieren. Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit des Tools erleichtern den Einstieg in die Automatisierung von Prozessen. Besonders empfohlen für Einkaufs-, Personal- und Finanzabteilungen.

Preise : 200 $/Monat (Basis); $495/Monat (Erweitert); 1.900 $/Monat (voll geladen)

4. Integrify: Die beste Automatisierungssoftware für alltägliche Verwaltungsabläufe

Integrify ist eine Workflow-Automatisierungssoftware, mit der Sie Workflows in einem Drag-and-Drop-Builder erstellen und parallele oder sequentielle Abläufe ausführen können. Indem Sie an Aufgaben und Anfragen zusammenarbeiten, Ihre Prozesse testen und Erinnerungen einrichten können, können Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach rationalisieren und manuelle Aufgaben automatisieren.

Integrify bietet auch Workflow-Beispiele und eine Benutzer-Wissensdatenbank, eine Rest-basierte offene API, die Ihnen die Integration mit externen Datenbanken ermöglicht, und die Möglichkeit, Daten aus Excel und sogar PDFs zu importieren und zu exportieren.

Am besten für : Integrify wird dringend für kleine bis mittlere Unternehmen empfohlen, die alltägliche Aufgaben automatisieren möchten. Sein Drag-and-Drop „Process Builder“ macht es einfach und leicht, einen Prozess von Anfang bis Ende zu führen. Besonders empfehlenswert für Verwaltungsabteilungen.

Preise : Preise auf Anfrage

5. Zapier: Beste Workflow-Automatisierungssoftware zum Verbinden von Apps

Mit der Fähigkeit, sich mit über 1.000 Web-Apps wie Facebook, QuickBooks und Google Drive zu verbinden und Daten mit ihnen zu teilen, kann Zapier fast jede Art von Geschäftsprozess automatisieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen Workflow in ihrem Editor zu erstellen, die Apps auszuwählen, die Sie in Ihren Workflow aufnehmen möchten, und ihn zu entwerfen.

Wenn Sie beispielsweise alle Ihre Anhänge in Dropbox speichern möchten, können Sie einen Workflow entwerfen, der automatisch jeden Anhang aus Ihrem Gmail-Posteingang in Dropbox kopiert und Ihnen dann eine Slack-Nachricht über den Download sendet.

Am besten für : Zapier ist sehr empfehlenswert für Freiberufler und kleine bis mittlere Unternehmen, die eine Vielzahl von Tools verwenden, die nicht miteinander kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise MailChimp zum Versenden von E-Mails und Typeform zum Sammeln von Leads verwenden, können Sie diese beiden Tools mit Zapier verbinden. Besonders empfehlenswert für Marketing- und Serviceabteilungen.

Preise : Kostenlos; 19,99 $/Monat (Starter); $49/Monat (Profi)

6. Flokzu: Beste Projektmanagement-Workflow-Automatisierungssoftware

Ohne Code zu schreiben, können Sie mit Flokzu Aufgaben, Fristen, Geschäftsregeln und Benachrichtigungen erstellen. Ihre Software sendet auch ausstehende Aufgaben an die Posteingänge aller Beauftragten Ihres Projekts, und wenn jede Phase eines Workflows abgeschlossen ist, weist sie jede neue Aufgabe automatisch einem Benutzer oder einer Rolle zu.

Darüber hinaus bietet Flozku ein Reporting-Dashboard, das Ihre Geschäftsprozesse anzeigt

Leistung und Metriken, wie z. B. die Anzahl der derzeit verzögerten Aufgaben, jedem Benutzer und jeder Rolle zugewiesene Aufgaben, abgeschlossene Aufgaben und die Zeit, die jede Aufgabe in Anspruch genommen hat, wodurch Sie die erforderlichen Daten erhalten, um Ihre zukünftigen Arbeitsabläufe zu verfeinern und zu optimieren.

Am besten für : Flokzu wird dringend für einzelne Teams empfohlen, die ihr Zeitmanagement und ihren Aufgabenablauf optimieren möchten. Ein Hauptmerkmal dieses Tools ist, dass Benutzer ausstehende Aufgaben in ihrem Posteingang erhalten, was es zu einem hervorragenden Projektmanagement-Tool macht. Empfohlen für jedes Team.

Preise : Kostenlos; 19,99 $/Monat (Starter); $49/Monat (Profi)

Workflow-Automatisierung hilft Ihnen, besser zu wachsen

Workflow-Automatisierung ist entscheidend für Unternehmen, die skalieren und wachsen wollen, ohne dass etwas durchs Raster fällt. Indem Sie Technologie manuelle Aufgaben erledigen lassen, können Sie Ihr Geschäft ohne Wachstumsprobleme effektiv ausbauen.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Januar 2019 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.