完璧なキックオフミーティングを運営する方法

キックオフ ミーティングなしでプロジェクトを開始することは、地図を持たずにハイキングをするようなものです。 もちろん、クールなトレイルを楽しむこともできますが、地図と明確な計画がなければおそらく道に迷ってしまうでしょう。

キックオフミーティングなしでプロジェクトを立ち上げる場合にも同じことが起こります。 しっかりとしたコミュニケーションと計画があってこそ、プロジェクトを順調に進めることができます。 目的地に到達するのに役立つ GPS のようなものです。

それについてもっと学びましょう。

目次

キックオフミーティングとは何ですか?

キックオフ ミーティングでは、プロジェクトの目標を明確にし、役割と責任を定義し、プロジェクトのタイムラインの概要を示すことで、成功への準備を整えます。

全体として、これによりプロジェクトがスムーズに実行されます。 オリンピックの開会式のような、プロジェクトの正式なスタートだと考えてください。

キックオフには、内部キックオフと外部キックオフの 2 種類があります。 内部キックオフでは内部チームの調整に重点が置かれますが、外部キックオフではプロジェクトに関与する外部の利害関係者やパートナーが集まります。

キックオフミーティングのメリット

1. 調整とコミュニケーションの改善

キックオフミーティングの魅力は何でしょうか？ これにより、全員が優先順位、洞察、計画を共有できるようになります。 これは、チームが最初から重要な要素について調整し、合意できることを意味します。

Sage Journals は、研究プロジェクトのキックオフ イベントの重要性を強調するコミュニティベースの調査を実施しました。

これらのイベントには、会議の各段階を通じて協力し、互いの視点に挑戦して関係を構築し、専門知識を共有することが含まれます。

キックオフ ミーティングは、チーム メンバー間の対話を促進し、公平なパートナーシップを促進するために推奨されます。

プロのヒント:対話を開始して、チームの集合的な専門知識を活用し、貴重な洞察を生成し、共有の所有権の感覚を育みます。

2. プロジェクトの計画と実行の合理化

キックオフは試合の開始の笛のようなものです。役割を割り当て、潜在的な衝突を認識します。

これにより、チームは膨大な量のエネルギーと時間を節約でき、しっかりとしたプロジェクト管理計画を立てて本格的に作業を開始できるようになります。

Heather Negley は、『Salesforce コンサルタントガイド: クライアントの Salesforce ソリューションを実装または改善するツール』というタイトルの著書の中で、この点を強調しています。

「キックオフ ミーティングは、プロジェクトにおける最も重要なミーティングの 1 つです。

チームが非常に重要な第一印象を決め、クライアントとプロジェクトの目標について話すときです。 プロジェクトの方法論もクライアントに教えられます。

「調査中、プロジェクト チームは、現在および将来のプロセスを理解するために、さまざまな手法を使用してビジネス分析を実施します。 プロジェクト メンバーは、構築フェーズに備えるためにユーザーのストーリーを書きます。」

3. マイルストーンと期限を明確にする

計画を現実にするために集まった意欲の高い人々のグループを想像してください。

彼らは計画段階から最終テストに至るまでの各マイルストーンを細心の注意を払って実行し、時間に目を光らせ、進捗状況についてオープンにコミュニケーションします。

このレベルのコラボレーションにより、シームレスなプロセスと最終製品のタイムリーな納品が保証されます。 Figma の戦略プログラム マネージャーである Jean Kang 氏は次のように述べています。

「30 分間のキックオフ ミーティングを主催して、プログラムを勢いよく立ち上げましょう。

• 目標を設定し、チームメンバーを紹介し、実行計画を確立します。
• リソースの信頼できる情報源、誰に何をするか、適切な通信チャネル (Slack、取り込みフォーム、マイクロサイト) を定義します。
• DACI、RACI、RAPID などの意思決定フレームワークを共有します。」

4. 早期フィードバック

Joao Varajao、Gabriela Fernandes、Helio Silva によると、最も一般的に使用されるプロジェクト管理ツールと手法のトップ 5 は、「キックオフ ミーティング」、「進捗ミーティング」、「進捗レポート」、「要件分析」、「アクティビティ リスト」です。 。

これらの方法は、チームが早期にフィードバックを受け取り、必要な調整をリアルタイムで行うことができるため、プロジェクトの成功に不可欠であり、プロジェクトのより正確かつ効率的な完了につながります。

プロのヒント: Slido の絵文字クラウドを使用して簡単な質問をし、絵文字を使用してフィードバックを取得します。 このゲーミフィケーションにより、定性的および定量的なフィードバックを収集し、緊張感や不快感を軽減できます。

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4種類のキックオフミーティング

社内キックオフミーティング

最適な対象:プロジェクト チーム

社内キックオフは、プロジェクト チームを集め、大規模なプロジェクトまたは今後のプロジェクトの方向性を決める極めて重要な会議です。 これは一般にプロジェクトのキックオフと呼ばれ、チーム メンバーがお互いを知ることができます。

社内キックオフ ミーティングの目標:

• 明確なコミュニケーション チャネル、会議の頻度、ワークフローを確立します。
• 潜在的なボトルネックを特定し、それらを軽減するためのスケジュールを策定します。
• すべてのチームメンバーがプロジェクト情報について同じ理解を持っていることを確認します。
• プロジェクトに対する優先順位と期待を調整します。

理想的には、社内キックオフでは、チーム メンバーの役割、プロジェクトの背景、プロジェクトのフレームワーク、目的を網羅する必要があります。

シーズンキックオフミーティング

最適な用途:これからの季節

季節キックオフは、次のシーズンまたは年に向けて会社を活性化するのに役立ち、また、前年/シーズンの成果を祝います。

大企業では、会計年度、新しいシーズン、または新年の初めに季節キックオフ ミーティングを開催することがよくあります。

この内部イベントは、部門固有の場合もあれば、会社全体の場合もあります。 通常は 1 日かかりますが、数時間で完了することもあります。

シーズンキックオフミーティングの目標:

• 企業文化とチームの信頼を強化します。
• 新しいシーズンの優先順位と目標を設定します。
• 過去の問題をいくつか解決します。
• 今後の仕事に向けて全員のモチベーションを高めます。

新チームキックオフミーティング

最適な用途:新しいチームメンバーの信頼を構築する

「知り合いになる」ミーティングとしても知られる新しいチームのキックオフは、新しいチームメンバーと現在のチームメンバー間の適切な紹介と調整を確実にします。

通常、この会議はオフサイトで開催され、ネットワーキング、刺激的なスピーチ、共同ブレインストーミング、生産的な分科会セッションの機会を提供します。

一日の終わりまでに、チームメンバーは効果的に協力して目標を達成する方法を明確に理解して帰ってきます。

新チームキックオフミーティングの目標:

• ポジティブな姿勢を注入します。
• 全員の役割を発揮します。
• 会議の頻度やコミュニケーション チャネルなどを決定します。
• 信頼を築き、すべての人を知りましょう。

社外キックオフミーティング

最適な用途:クライアントとの団結

新しいクライアントに初めて会うときのことを想像してみてください。 彼らの仕事のスタイル、好み、期待していることはわかりません。 そこで外部からのキックオフが登場します。

この会議では、会社とクライアントが連携して目標を調整し、プロジェクトの範囲を定義し、明確なコミュニケーションラインを確立します。

外部キックオフ中に、作業レビューに対する期待値を設定し、コラボレーションするための最適な方法を決定します。 フォーマルなデッキも素敵なアクセントになります。 キックオフ ミーティングのデッキ テンプレートを確認します。

社外キックオフミーティングの目標:

• プロジェクトの範囲を定義します。
• プロジェクトのロードマップを作成します。
• プロジェクトの関係者を特定し、関与します。
• 定期的なステータス報告のためのプロトコルを確立します。

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キックオフミーティングを成功させる方法

キックオフを計画したことがない場合は、次のステップバイステップのガイドでその方法を正確に説明します。

1. 準備

会議の出席者とキックオフの時間を決定します。 核心的な詳細は、キックオフ ミーティングの形式と目的によって異なります。 準備中に考慮すべき基本的な要素をいくつか示します。

• 招待リストを完成させます。
• 期間と時間をスケジュールし、質問のための時間を確保します。
• 議題を作成します。

このプロジェクト キックオフ前のチェックリストを使用できます。

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プロのヒント:欠席した出席者が要約を受け取れるように、メモを取る人を割り当てます。 また、キックオフがバーチャルで行われる場合は録画してください。

2. イントロ

新しいチームメンバーを紹介するとき、またはクライアントと初めて会うとき? 温かい紹介の価値を過小評価しないでください。 前向きな気持ちで始めると、会議が生産的で成功する傾向が決まります。

例：

「HubSpoters の皆さん、新しいチームメンバー、サラを歓迎しましょう! サラはマーケティングの専門家で、私たちと知恵を共有することを待ちきれません。 ぜひお越しください。

「サラ、あなた自身についてもう少し詳しく話してもらえますか？」

プロのヒント:雰囲気を明るくするために、面白いアイスブレイクの質問を検討してください。 たとえば、 「髪が最悪だった日について教えてください。」 ただし、回答者がそのような質問に慣れていることを確認してください。

3. プロジェクトの目的

チームの全員が同じ認識を持っていることを確認してください。 彼らは全員、プロジェクトがなぜ重要なのか、そしてどのような結果が期待できるのかを知っている必要があります。

残念なことに、従業員の驚くべきことに 74% が会社の目標から切り離されていると感じています。 実際のところ、彼らは自分たちの仕事が全体像にどのように当てはまるのかさえ理解していません。これは非常に悲しいことです。 あなたのチームをその統計に当てはまらないようにしてください。

代わりに、時間をかけてチームの各メンバーに目標を説明してください。 そして最も重要なことは、成功を達成するために自分たちの役割がなぜ重要なのかを示すことです。

プロのヒント: (可能であれば) 全員と 1 対 1 で話すようにしてください。

4. プロジェクト計画

この非常に重要な要素を会議の議題に含めて、出席者がイベントの前に詳細を確認できるようにします。

キックオフでは、中核となる成果物、主要なマイルストーン、プロジェクトのタイムラインなど、本当に重要な主要情報に焦点を当てます。

プロのヒント:このフェーズでは質問を奨励します。

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5. プロジェクトの範囲

中核となるプロジェクト計画の概要を説明したら、何が範囲内で何が範囲外かを明確にします。

これにより、全員が同じ認識を持ち、成果物に関する混乱や将来の予期せぬ出来事を防ぐことができます。 次に、プロジェクトの境界を明確に定義します。

プロのヒント:ランディング ページ、リソース、目標、クリエイティブな要求をプロジェクトの範囲に含めます。

6. プロジェクトの役割

プロジェクトの役割を決定します。エグゼクティブ スポンサーと主な連絡先は誰になりますか? プロジェクトの承認者はいますか?

これにより、チームに明確さと方向性が与えられます。 事前に少し計画を立てることで、後で多くの悩みを解決できることを覚えておいてください。

プロのヒント: RACI チャートをアクション アイテムとして共有します。 これは、特定のタスクや成果物に対する役割と責任を明確にするのに役立つプロジェクト管理フレームワークです。

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7. プロジェクトの更新とデータ

私たちは皆、書類を調べたり情報を収集したりすることに多くの時間を浪費する傾向があります。 結果？ 影響の大きい仕事に集中する時間が減ります。

したがって、プロジェクト関連情報の信頼できる中心的な情報源を確立してください。 チームメンバーが必要な情報を得るためにどこを見ればよいかを理解できれば、生産性の向上が期待できます。

プロのヒント:リアルタイムの更新、成果物、マイルストーン、ドキュメントに、見つけやすい場所からアクセスできるようにします。 たとえば、Notion を中央のナレッジ ハブとして使用します。

8. 質問

会議が終了した後、チームを暗闇の中に放置しないでください。 プロジェクトに関する質問をしてもらいます。 この追加のステップにより、より優れた調整と洞察が得られます。

プロのヒント:質問に十分な時間を割いて、積極的な参加を促します。

9. キックオフミーティングの議題

これをすべて理解しやすくするために、キックオフ会議の議題のサンプルを作成しました。

導入

会議の出席者に自己紹介をしてもらいます。 楽しくて独創的な質問をして、場を明るくしましょう。きっと笑顔が 1 つか 2 つ生まれるはずです。

背景情報

• このプロジェクトがチームの目標と会社の成功にとって不可欠である理由を説明してください。
• 以前のプロジェクトやクライアントに関する適切な情報を共有して、チームがプロジェクトの範囲と何が問題になっているかを理解できるようにします。

プロジェクトの目的

• プロジェクトの範囲と目的について詳しく話し合います。
• プロジェクトの成功を測定するための指標を定義します。

重要なタスクとタイムライン

• 主要なマイルストーンを含む明確なタイムラインを概説することで、プロジェクトを順調に進めましょう。
• 各チームメンバーの役割を定義して、自分たちに何が期待されているかを全員が確実に理解できるようにします。
• タイムラインとマイルストーンについて詳細に話し合い、各チームメンバーの責任を明確にします。

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ロジスティクス

• 効果的なコラボレーションを確保するために、明確なコミュニケーション チャネルとプロトコルを確立します。
• チームメンバー全員の連絡先情報を共有して、コミュニケーションとコラボレーションを促進します。
• 全員に情報を提供し、順調に進めるための報告戦略と頻度について合意します。

考えられる資産と課題

• プロジェクト中に発生する可能性のある潜在的な機会について話し合い、それを活用する方法をブレインストーミングします。
• 既存のリソースを評価し、追加のリソースが必要かどうかを判断します。

Smartsheet テンプレートを使用して、プロジェクトのキックオフ ミーティングの出席と議事録を記録することもできます。

これには、議題項目、アクション項目、フォローアップ計画、会議ルール、プロジェクトの目的、役割と責任、潜在的な問題が含まれます。

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6 キックオフ ミーティングのベスト プラクティス

会議をマスターするには何年もの練習が必要です。 幸いなことに、ガイドの最後のセクションでは、キックオフ スキルをさらに向上させるための知恵を共有します。

1. ポジティブなエネルギーを発散します。

フォーマルな服装を脱ぎ捨てて、冷たい外観を玄関先に残しましょう。 代わりに、あなたの明るい性格と温かさをテーブルにもたらしてください。

Tactical Project Manager のクリエイターである Adrian Neumeyer が、驚異的なキックオフを達成するための個人的なヒント トップ 5 を紹介します。

ノイマイヤー氏によれば、素晴らしいキックオフの鍵はポジティブなエネルギーです。 「できる」という姿勢で課題や挫折を受け入れることで、チームのモチベーションを高め、プロジェクトを成功させる基礎を築くことができます。

2. 目標を定義します。

成功の意味は会社やチームごとに異なるため、成功の定義とは何かを自問し、それを全員で共有してください。 測定可能な目標を設定すると、チームメンバーが自動的に行動を起こし、目標を達成するために努力できるようになります。

チーム メンバーにプロジェクトを成功させる方法を尋ね、各指標の目標について話し合い、すべてを測定する方法を決定します。

「キックオフ ミーティングを成功させるためには、プロジェクト全体の目標を定義することが重要です。 この特定のプロジェクトがなぜ重要なのか、そしてそれが会社の全体的な目標や使命にどのように適合するのかを時間をかけて説明する必要があります。

そうすることで、チームの全員が自分の仕事が重要である理由を理解し、それに応じてタスクを完了する意欲が高まるでしょう」と、 ANDECO Institute の米国政府契約プロジェクト マネージャーで PM コーチのサド・ハイゲス氏は言います。

3. 全員がどのように感じているかを監視します。

場合によっては、特定のメンバーがプロジェクトが軌道から外れていると感じたり、コラボレーションの欠如に失望したりすることがあります。 もちろん、チーム メンバーが無関心で無関心になることをプロジェクト マネージャーは望んでいません。

プロのヒント:全員の意見が一致していることを確認するために、会議後に考えや感情を共有することをお勧めします。 チームメンバーの様子がおかしいことに気付いた場合は、できるだけ早く 1 対 1 で話し合い、原因を聞いて解決してください。

また、イベントやトレーニング後にチームからフィードバックを得る Stephanie Middaugh の創造的な方法についても考慮してください。

フェニックス GTM コンサルティング CEO のステファニーが Kahoot! に変身しました。 アンケートに質問したところ、ほとんどの営業チームが率直な情報を求めていることがわかりました。

ミドー氏は、現在の厳しい時代に適応し、さまざまな方法を使ってフィードバックを集めることが重要だと語る。

4. 事前に課題を共有します。

キックオフ前にすべての重要なドキュメントをチームと共有します。

大量の添付ファイルが付いた退屈な電子メールを送信する代わりに、資料を 1 つのナレッジ ハブに整理します。 チームメンバーに事前に調査し、質問し、意見を共有するよう奨励します。

5. エンゲージメントをサポートします。

はい、あなたはプロジェクト マネージャーかもしれません。 しかし、それは会議中にあなただけが話すべきだという意味ではありません。

チームや関係者に自分の考えやアイデアを共有するよう促します。 彼らはその素晴らしい貢献であなたを驚かせるかもしれません。

プロのヒント:キックオフのさまざまなセクションを実行する機会をさまざまなチーム メンバーに与えることを検討してください。 これにより、プレッシャーが軽減されるだけでなく、会議がよりインタラクティブで参加者全員にとって楽しいものになります。

6. フォローアップ電子メールを送信します。

鉄は熱いうちに打て、会議後 24 時間以内にフォローアップ メールを送信します。 会話の相手があなたのやりとりをすべて忘れるまで待ってはいけません。

フォローアップ テンプレートを使用します。

やあみんな、

素晴らしいキックオフミーティングでした！ このような素晴らしい、やる気のあるチームを率いることができて私は幸運です。 これまでの議論を要約し、次のステップに焦点を当てて、ボールを動かし続けましょう。

• 要約します。 ミーティングでは、[プロジェクトのタイムライン、チームの役割と責任、潜在的な障害]について話し合いました。 また、プロジェクトの成果物についてクリエイティブなアイデアをブレインストーミングし、順調に進んで効果的にコミュニケーションを図る方法について話し合いました。 これらは： …
• 次のステップ。 今後数日間で、議論に基づいて詳細なアクションアイテムと割り当てを送信する予定です。 進捗状況を確認し、つながりを保つために、次回のチーム ミーティングを 2023-09-19T11:00:00Z に予定しています。

キックオフミーティングの成功にご協力いただきました皆様に、心より感謝申し上げます。 私たちの成果はチームの努力によるものです。

最高、

あなたの名前

上司のようにキックオフを終える

ブーム！ これで、上司のようにキックオフを担当するためのツール、テンプレート、フレームワークが装備されました。 あなたのエネルギーと熱意を輝かせて、誰もが価値を感じ、インスピレーションを感じられるようにしましょう。