2023 年にバーチャル イベントを成功させる方法と、Eventbrite の CMO によるベスト プラクティス

パンデミックの結果、近年では仮想会議への移行が進んでいます。

しかし、仮想会議の戦略は、物理的なものをコピーして貼り付けることはできません。 仮想会議には特有の課題があり、成功するには新しい視点が必要です。

ここでは、仮想会議の利点を探り、成功した仮想会議の例をいくつか見て刺激を与え、独自の計画に役立ついくつかのツールを確認してみましょう.

さらに、Eventbrite の CMO である Tamara Mendelsohn から、2023 年以降に仮想イベントを成功させるためのベスト プラクティスについて聞いてください。

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バーチャル会議の特典

仮想会議をホストすることには、多くの大きな利点があります。

1 つには、入場料を下げることができるため、予算が限られている中小企業が会議のチケットを購入し、独自の洞察を提供できるようになります。

また、会議スペース、常駐スタッフ、ケータリング、セキュリティなどにかかるコストも削減できます。

さらに、飛行機やホテルに法外な金額を費やすことなく、世界中の人々が互いに交流することができます. インド、アイルランド、オーストラリア、米国のマーケティング担当者が、実際に集まろうとするよりも、仮想的に協力する方がどれほど簡単か想像してみてください.

また、対面式の会議に参加する時間はないが、簡単なビデオ通話や録画済みのプレゼンテーションを通じて業界の教訓を喜んで共有する、需要の高い講演者を引き付けるのに役立つ場合もあります。

さらに、オンライン カンファレンスでは、製品 (カンファレンスの記録) を作成できます。これは、最初のライブ ローンチ後、数か月から数年間、リード ジェネレーション ツールとして共有および使用し続けることができます。

そして最後に、明らかなことがあります。世界的大流行のような不測の事態により、特定の場所での対面会議が不可能になる場合があります。

HubSpot のブランドおよび戦略的パートナーシップのマーケティング マネージャーである Emily Raleigh は、対面式のイベントを仮想イベントに突然移行したことに気付いた場合に、いくつかのアドバイスを提供します。現在、オンラインでチューニング中です。 追加セッションを行います。 質疑応答の時間を増やします。 追加の特別オファーを提供します。 特別な喜びの瞬間を追加する創造的な方法を見つけてください。」

さらに、Raleigh 氏は次のように述べています。 それを軽減するには、イベントを魅力的に保ち、聴衆を巻き込んでください。」

いくつかの利点を検討したので、次の仮想イベントを成功させるための Mendelsohn のヒントに飛び込みましょう。

Eventbrite の CMO によると、6 つの仮想イベントのベスト プラクティス

1. 聴衆を特定します。

チームと一緒に仮想イベントを企画するときは、まずイベントの対象者 (ターゲット オーディエンスとも呼ばれます) を決定する必要があります。 対象となる視聴者は、選択した講演者、取り上げるトピック、さらにはイベントを主催する時間など、イベントのほぼすべての側面に影響を与えます。

Mendelsohn は私にこう言いました。 何が彼らを登録に駆り立てますか? どのような価値を提供していますか？ 仮想環境でそれを実現するにはどうすればよいでしょうか?」

彼女は、「仮想イベントは、対面の物理的な制限を超えて聴衆を広げることができることを忘れないでください。したがって、これは新しい聴衆とつながる機会であり、世界的にも可能性があります。」

これは、バーチャル イベントの主なメリットの 1 つです。それは、他の方法よりも幅広い視聴者にリーチできる機会です。 もちろん、ターゲット オーディエンスを定義するときは、イベントに最も適した地域を検討する必要があります。

たとえば、あなたのトピックはグローバルに十分に広範ですか? それとも、北米の参加者向けに 1 つのセッションを開催し、南米やヨーロッパの特定の地域向けに別のセッションを開催する方がよいでしょうか? あるいは、ある都市の小さなグループから始めて、そこから拡大する方がよいかもしれません。

2. イベント戦略を作成します。

世界的なパンデミックの間、多くのマーケティング担当者が、対面イベントを仮想イベントに再パッケージ化することを急いでいました。 しかし実際には、仮想イベントにはまったく異なる戦略が必要です。 結局のところ、メディアが異なり、テクノロジが異なり、参加者のやり取りの方法も (ご想像のとおり) 異なります。

Mendelsohn 氏によると、バランスのとれた戦略は、重要な日の目標、予算、および行動計画の概要を示す必要があります。

開始するのに適した場所は、イベントの「理由」または目的に答えることです。 ビジネス面では、何を達成したいと考えていますか? たとえば、ブランドの認知度を高めたり、収益を上げたり、メンバーシップを増やしたりしたい場合があります。 また、参加者がイベントに何を求めているかを考慮することも重要です。 これは、ネットワーキング、教育、娯楽、またはこれら 3 つすべての組み合わせである可能性があります。

Mendelsohn は、Eventbrite の作成者の 1 つであるカスタム ガラス スタジオ UrbanGlass の例を挙げました。このスタジオは、ガラスの作成に関するインストラクター主導のトレーニングを主催しました。 出席率が予想を下回った後、彼らはその理由を理解するために戦略を再検討しました。 彼らは、参加者がコミュニティと一緒に働く機会を求めていることに気付きました。

UrbanGlass は、より良いコミュニティとコラボレーションの感覚を提供できるようにバーチャル グループ クラスを実験することで、最終的により多くの成功を収めました。

3. 視聴者が簡単に交流し、ネットワークを構築できるようにします。

人々を直接参加させることはすでに困難ですが、イベントをオンラインに移行すると、不要な気晴らしと競争する必要があります.

とはいえ、低いエンゲージメントで妥協する必要はありません。 実際、47% の人が仮想イベントで質問する可能性が高く、37% は実際のブースよりも仮想ブースで誰かと話す可能性が高くなります。 重要なのは、人々が交流する機会を見つけることです。

「視聴者参加の機会を作ります。 これは、イベントの開始時の投票や脈拍チェック、中間のブレインストーミング、または終了時の Q&A セッションである可能性があります」と Mendelsohn 氏は私に言いました。

彼女は次のように続けます。 人々はより小さなグループに参加する可能性が高くなります。」

ヨガのセッションや料理教室など、イベントに物理的な要素が含まれている場合は、聴衆を引き付けやすくなります。 しかし、そうでない場合、Mendelsohn は既成概念にとらわれずに考えることを勧めています。

4. イベントの前、最中、後に宣伝します。

イベントが対面式であろうとバーチャルであろうと、やはり出席者が必要です。つまり、イベントの宣伝です。 Mendelsohn 氏によると、これはイベントの前、最中、後に行う必要があります。

彼女は次のように述べています。 必ずあなたのネットワークを利用して、他の人にその言葉を広めるよう依頼してください。」

イベントのブランディングは、プロモーションのもう 1 つの重要な側面です。 これは、ロゴやキャッチフレーズから、ウェブサイトや販促資料まで、何でも構いません。 Mendelsohn にとって重要なのは、強力なブランディングを作成し、プログラム全体で一貫性を維持することです。

5. テクニカル リハーサルのスケジュールを設定します。

仮想イベントはテクノロジーに依存していますが、テクノロジーは常に信頼できるとは限りません。 これが、メンデルソンが技術リハーサルを推奨する理由です。

彼女は、「スピーカーやクルーと一緒に練習セッションを主催し、予期せぬ事態が発生した場合に備えて、代替計画を立ててください」とアドバイスしています。

テクノロジーに関するもう 1 つの間違いは、参加者全員がテクノロジーに精通していると思い込むことです。 実際、テクノロジーに関しては、人々の快適さのレベルはさまざまです。

Mendelsohn 氏はこの点を強調しています。

この課題に対処するには、参加者の視点からイベントのテスト ランを実施することを検討してください。 リンクをクリックし、チャットでメッセージを送信し、さまざまなセッションを開始します。

さらに、人々のプラットフォームの好みに基づいてアクセシビリティを向上させるために、さまざまなプラットフォームを使用してテストすることもできます。

たとえば、Mendelsohn 氏は次のように語っています。 彼らの解決策は？ Facebook Live などの複数のプラットフォームでストリーミングし、YouTube でイベントをアーカイブすることで、人々は好みのテクノロジーを使用して参加し、後で再訪できるようになります。」

6. 謙虚さを示し、プロセスを楽しんでください。

最後に — 楽しんでください。何かが計画どおりに進まない場合は、謙虚に進んで対応してください。

Mendelsohn 氏は次のように述べています。 このアプローチは、バーチャル イベント全体についての私たちの考え方を広げることができ、特にバーチャル オーディエンスを引き付けるのに役立ちます。」

彼女は次のように付け加えています。 物事が計画どおりに進まないときの軽快な瞬間を受け入れ、カメラの前で自分自身をさらに人間らしくし、視聴者との信頼関係を築く方法としてそれらを使用してください。」

いくつかのベスト プラクティスを検討したので、独自の仮想会議の作成に役立つツールについて詳しく見ていきましょう。

仮想会議ツール

1. ホーピン

Hopin は、オンライン会議を計画するためのオールインワン プラットフォームであり、バーチャル レセプションからブレイクアウト セッション、メインステージ、ネットワーキング イベントまですべてを提供します。

ネットワーキング ツールは特に便利です。次の会話に移る前に、各参加者が数分間別の人と交流できるようにタイマーを設定できます (会話が非常にうまくいった場合は、[接続] をクリックして連絡を受け取ることができます)。他の出席者の情報を後でフォローアップするため)。

イベントにはウェビナーとライブ ストリームの両方を含めることができ、ライブ チャット機能により、参加者はリアルタイムで質問をすることができます。 さらに、参加者は仮想ブースを使用して製品やサービスを宣伝し、割引を提供することもできます.

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2. フーバ

Whova Event App は、2014 年以来、参加者のエンゲージメントとネットワーキングのリーダーであり続けています。Whova は、4 年連続で、Event Technology Awards から Best Event App 賞と People's Choice Award の両方を受賞しています。

イベント主催者は Whova を使用して、オンライン イベントをイベントの前、最中、後に非常にインタラクティブで、楽しく、生産的にすることができます。 このツールは、ライブ ストリーミングや、Zoom、Google ハングアウト、YouTube、Vimeo などのビデオ ホスティング ツールと直接統合されます。また、ライブ Q&A、参加者のネットワーキング、ディスカッション ボード、ミーティング マッチ、仮想出展者ホール、さらには仮想ミーティングも提供します。 -UPS。

多くの主催者は、イベントの前に Whova アプリへのアクセスを提供し、参加者がさまざまなトピックについて 1 対 1 または仮想グループで仮想的に社交したり話し合ったりできるようにして、イベントが始まるまでに全員がよりつながっていると感じられるようにします。 すべての参加者には専門的なプロフィールがあり、共通の関心を持つ他の人を見つけることができます。 特に砕氷船とアプリ内チャットは、見知らぬ人が個人的なレベルでお互いを知り、新しい友達と古い友達の両方とコミュニケーションをとるのを楽しくします.

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3.アクセルイベント

Accelevents は、仮想、ハイブリッド、および対面会議を実行するための、カスタマイズ可能で柔軟なイベント プラットフォームです。これは、強力な登録、真のホワイト ラベル、統合されたライブ ストリーミング、詳細な分析、および多数の出展者とスポンサーの機会を提供する堅牢なプラットフォームです。プラットフォームは直感的ですが、平均応答時間は 30 秒未満で、サポートを真剣に受け止めています。

彼らは、強力な参加者エンゲージメントを提供する一連のネットワーキング ツールで知られています。 ネットワーキング ツールには、ラウンジ、ワークショップ、1 対 1 の参加者ビデオ、自動スピード ネットワーキング、ライブ参加者チャットなどがあります。

さらに、出展者とスポンサーは、独自のブースをカスタマイズし、ブースを訪れた見込み客とビデオ チャットを行うことができます。 ビルトインのゲーミフィケーション ツールとプッシュ通知ツールは、イベント全体を通じてさらなるエンゲージメントを促進する優れた方法です。 また、プラットフォーム全体に表示されるバナーに広告を掲載することもでき、リード管理と洞察に満ちた出展者分析に簡単にアクセスできます。

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仮想会議の例

ゲーム開発者会議

2022 Game Developers Conference (GDC) は、対面式の会議を GDC Twitch チャンネルでの録画バージョンのストリーミングに切り替えました。 カンファレンスでは引き続き、The Independent Games Festival (IGF) と Game Developers Choice Awards (GDCA) の授賞式が行われ、3 月 16 ～ 20 日の午前 9 時 (PT) からセッション コンテンツがストリーミング配信されます。

GDC の Web サイトにはよく整理された旅程が掲載されており、ゲーム業界のインフルエンサーや専門家が率いるブレイクアウト セッションが用意されています。

さらに、後で視聴したい場合は、ライブ セッションを一時停止できます。GDC には、画面の左側に人数が表示された「推奨チャンネル」が含まれています。 一部のセッションでは 30,000 人以上の視聴者を呼び起こし、GDC が最初の対面イベントの仮想バージョンを成功裏に開始したと言っても過言ではありません。

2. HubSpotのパートナーデー

2020 年 4 月 7 ～ 8 日に、HubSpot は独自の仮想パートナー デーを開始しました。 パートナー チームは、人気のあるビデオ会議ツールである Zoom を使用し、参加者がその日の各仮想スピーカーから最適な視聴体験を体験できるように、各プレゼンターにマイク、カメラ、照明、背景を備えた「ビデオ キット」を送りました。 さらに、参加者は Zoom を使用して他のパートナーとネットワークを築きました。

HubSpot のパートナー マーケティング チームのマネージャーである Arden Brust に、独自の仮想体験を計画する際に直面する可能性のある課題について聞きました。

Brust 氏は次のように語っています。 仮想イベントでは、技術的な問題や、全員が直接会った場合には考えられなかったスケジュールの問題 (タイムゾーンの問題を含む) のリスクがあります。 これに対抗するには、チームで反復を繰り返し、方向転換の計画を立てます。計画 A に執着しすぎて、計画 B の方がうまくいく可能性を考慮しないでください。」

3.私がこれをどのように構築したか、製品の女性による

Run The World 仮想会議ツールの助けを借りて、非営利団体の Women In Product は 2020 年 3 月 7 ～ 8 日に完全に仮想化されたイベントを開始しました。Women In Product 会議には、中国、インド、カナダ、シリコン バレーからの参加者が含まれていました。

カンファレンスでは、GoDaddy の製品ディレクター、PayPal の製品リード、Ebay のシニア製品マネージャーなど、成功した製品を構築した 10 人のスピーカーが登場しました。 仮想イベントには、女性がさまざまな市場での製品発売の課題と成功について聞くことができる、炉辺でのチャット、基調講演者、ネットワーキング イベントが含まれていました。

4.ウェビナーマスタリーサミット

Jon Schumacher は、ウェビナー スキルを向上させたい人々のための仮想会議である Webinar Mastery Summit を立ち上げたとき、オンラインでウェビナーを主催していましたが、最小限の結果しか得られませんでした。

彼の最初の仮想サ​​ミットには 25 人の専門家が参加し、7,000 人の新しい電子メール購読者を生み出し、All-Access Pass の販売で 55,000 ドル以上の収益を上げました。 All-Access を使用すると、彼の参加者は 17 のエキスパート ビデオ セッションへの生涯アクセス、すべてのセッションの完全な MP3 録画、3 か月間のコース作成ソフトウェア、および追加ネットワーキングのためのプライベート コミュニティへのアクセスを受け取ります。

最終的に、バーチャル カンファレンスを使用すると、最初のライブ ローンチ後でも、将来の見込み顧客の発掘と販売のために、記録されたパッケージ コンテンツを作成できます。これは、対面式のカンファレンスでは、ネットワーキングのメリットがすべてあるにもかかわらず、作成できません。

5. HubSpot ユーザー グループ (HUG)

HubSpot のユーザー グループとイベントを担当する HubSpot マーケティング マネージャーの Megann Keogh 氏は、対面式のイベントをキャンセルし、代わりに仮想イベントを作成する必要がある状況を経験しました。 Keogh は、サンフランシスコ、ニューヨーク、ベルリン、ロンドン、ヘルシンキ、パリ、ボゴタ、メキシコシティで仮想 HUG イベントを主催したと語った。

さらに、CEO 兼共同創設者の Brian Halligan と、販売担当副社長兼 EMEA のマネージング ディレクターである Christian Kinnear との今後の予定を含む、仮想の炉辺チャットを作成しました。

仮想イベントを成功させる方法を尋ねられたとき、Keogh は次のように答えました。 これまでに寄せられたフィードバックは非常に好意的です。 つながっているのは都市だけではなく、国です。」

「これまでのバーチャル イベントの成功要因は何ですか? 私たちの HUG コミュニティに刺激を与え、教育し、革新をもたらす素晴らしい講演者たちです。」

Keogh 氏は次のように付け加えています。 私たちは、私たちのコミュニティが互いに関わり合う機会を今でも確実に得られるようにしたいと考えており、それを実現することに専念しています。」