メモの書き方【テンプレートと例文】

メモ (メモランダムまたは「リマインダー」とも呼ばれます) は、組織内の手順または公式業務に関する内部コミュニケーションに使用されます。

電子メールとは異なり、メモは、部署全体や会社の全員など、多数の従業員グループに送信するメッセージです。 今後のイベントをスタッフに通知したり、内部の変更をブロードキャストしたりするために、メモを書く必要がある場合があります。

従業員に公式の社内業務を知らせる必要がある場合は、メッセージをより適切に伝えるためのメモの書き方を紹介します。 しかし、それを分解する前に、メモの多くの目的について話しましょう。

覚書は、読者に新しい情報を知らせ、さまざまなコミュニティやビジネスに適用するために共有されます。

コミュニティはメモを使用して、コミュニティ内の人々に公安ガイドラインについて伝えたり、さまざまなイベントを宣伝したり、生活に影響を与える主題についての意識を高めたりすることができます。

企業はメモを使用して、新しく更新されたポリシー、手順の変更に関する情報を伝えたり、次の会議、大会、組織のマイルストーンの祝賀会に出席するなどの行動をとるよう従業員を説得したりできます。

次に、独自のメモを作成する方法について説明します。

短いステップでメモをまとめることができます。 すべてのメモには次の内容を含める必要があります。

1. 見出しを書きます。

どんな種類のメモを書いていても、見出しを含める必要があります。 このセクションには、メモの宛先 (個人または部門)、日付、メモの送信者、および件名を含める必要があります。

件名は短く、注目を集め、メモの内容を読者に理解してもらう必要があります。

2. 紹介文を書きます。

序文では、メモの目的を 2 ～ 3 文で要約する必要があります。 それは、問題や問題、およびあなたが進めることにした解決策を強調する必要があります。

3. 問題の背景を説明してください。

このセクションでは、メモの背後にある理由を説明します。 たとえば、予算の変更、会社のリストラ、または手順の新しいロールアウトなどです。 この説明は、実装されている変更の正当性を提供する必要があります。

4. アクション アイテムとタイムラインの概要を説明します (オプション)。

メモの目的に応じて、従業員が完了するアクション アイテムや、いつ変更が行われるかのタイムラインを提供することができます。 たとえば、特定の締め切りまでにタスクを完了したり、情報を提供したりする必要がある場合があります。 このセクションには、次の内容を含める必要があります。

• 従業員が変更の有効化を期待できる時期
• すでに行われた変更と今後の予定
• 彼らが遵守する必要がある締め切り

従業員に代わってアクションが必要ない場合は、このセクションを省略できます。

5. 結びの言葉を含めます。

締めくくりの言葉には、強調したい情報が含まれます。 読者が質問のために手を差し伸べるべき特定の連絡先はありますか? その場合は、ここに含めます。

6. 送信前にレビューと校正を行います。

この手順は簡単に思えるかもしれませんが、送信する前にドキュメントを確認することが重要です。 メモは、今後の変更を読者に知らせ、重要な情報を伝達することを目的としています。 タイプミスや虚偽表示で混乱を招くリスクは避けたいものです。

独自のビジネス メモの作成を開始するには、次の簡単なビジネス メモ テンプレートを使用して、さまざまなニーズに対応するためのガイダンスとして使用する方法の例を示します。

ビジネス メモ テンプレート

メモ

に：

から：

日にち：

主題：

【メモを書く理由】をお知らせするために書いています。

私たちの会社が成長し続けるにつれて… [冒頭の段落を裏付ける証拠または理由].

ご不明な点がございましたら、お知らせください。 それまでの間、【公式営業案内】が行われますので、ご協力をお願いいたします。

ビジネスメモのテンプレート形式

ビジネス メモ テンプレートの形式は、メッセージを効果的に伝えるように設計されています。 メモは、大量の従業員が消化しやすい方法で必要な情報を広める必要があります。

正確な件名は、このメモが特に彼らに関連していることを彼らに警告します. また、エグゼクティブ サマリーから始めることで、受信者は詳細に入る前に一般的なメッセージを理解することができます。 背景情報はメッセージのコンテキストを提供し、概要とタイムラインは出てくる可能性のある質問に答える必要があります。

ヘッダ：

ヘッダーでは、コンテンツに「覚書」という明確なラベルを付けて、読者が何を受け取っているかを正確に把握できるようにします。 前述のように、「TO」、「FROM」、「DATE」、および「SUBJECT」を含める必要があります。 この情報は、誰に宛てているか、その理由など、コンテンツの提供に関連しています。

パラグラフ 1:

最初の段落では、メモの目的をすばやく明確に述べます。 「私はあなたに知らせるために書いています…」または「私は要求するために書いています…」というフレーズで文を始めることができます。 メモは、短く、明確で、要点を伝えるものです。 最も重要な情報を前もって伝え、その後の段落をより詳細に掘り下げる機会として使用する必要があります。

パラグラフ 2:

2 番目の段落では、コンテキストまたは裏付けとなる証拠を提供します。 たとえば、あなたのメモが会社に内部再編成を通知しているとしましょう。 この場合、パラグラフ 2 は次のように記述します。 このようにして、これらのチームは個々の目標により集中できるようになります。」

パラグラフ 3:

3 番目の段落には、各従業員の特定の要求を含める必要があります。チームの外出を計画している場合は、ここに「食事制限について出欠を確認してください」または「メールで連絡してください」などを含めます。質問。

反対に、建物の建設が近づいていることをスタッフに知らせる場合は、「この間ご協力をお願いします」と言うかもしれません。 従業員に期待する具体的な行動がない場合でも、従業員がニュースをどのように処理することを期待しているか、メモに応じて従業員が何かを行うことを期待しているかどうかを含めると役立ちます.

ダウンロード可能なメモ テンプレート

上記のメモ形式を最終形で見たいですか? 以下に示す HubSpot の無料のビジネス メモ テンプレートをダウンロードします。 このドキュメントは、メモをサブトピックに分類するフレームワークを提供し、従業員が情報をよりよく理解し、読んだ後に何が期待されているかを理解できるようにします。

このテンプレートをダウンロード

メモの例

業界や状況が異なれば、わずかに異なるメモが必要になります。 より長くまたはより短くする必要があるものもあれば、タイムラインがないものもあれば、詳細な背景情報が含まれるものもあります。 メモの形式は、従業員に伝えたいメッセージに合わせて変更する必要があります。

発射遅延メモ

このメモの目的は、製品の発売が遅れることを発表することです。 紹介には新しい日付が含まれているため、タイムラインや長い概要は必要ありません。 このメモのこの形式は、単純だが重要な変更が発生している他の状況に適用できます。

私たちが気に入っていること : 発売メモは、製品発売の遅れの背後にある洞察を読者に提供します。これにより、顧客や従業員が知らされなかった場合に感じるかもしれない不満を軽減することができます.

他の日付の変更、プロモーション、マイルストーン、または製品の発表でも、この形式を利用できます。

建物更新メモ

従業員に関係するビジネスのロジスティック面がありますが、必ずしも従業員の仕事に関係するわけではありません。 このメモは、オフィスのキッチンの改造の例を示しています。 少し不便ですが、大きな問題ではありません。

私たちが気に入っていること : このメモは、改修が従業員に与える影響についての企業の理解を示し、従業員のニーズに対する敬意と配慮を示しています。

このメモ形式は、他の建物の更新、在宅勤務の日、またはその他の広く普及しているがマイナーなお知らせに適用できます。

コミュニティメモ

お祝い、イベント、テーマの日、または従業員のためのその他の楽しいことも、メモを通じて伝えることができます。 この例のようなコミュニティ メモは、多くの背景情報や詳細を必要としないため、通常は短くなります。

私たちが気に入っていること : このメモには、イベントが行われている場所を見つけるための明確な指示が含まれています。これは、フロア番号だけが含まれていた場合には効果的ではなかったでしょう.

この種のメモには、少なくとも概要、日付、および場所を含める必要があります。

説得メモ

説得メモは、投票や請願など、イベントや提案に関して読者に行動を促すために使用されます。

私たちが気に入っていること : この説得メモは、読者が自分で学び、発見に基づいて決定を下すための情報を提供することを優先しています。

説得メモの主な構成要素には、目の前のタスクの概要、それについてさらに学ぶためのコンテキスト、および読者が潜在的に与える影響を強調する行動を促すフレーズを含める必要があります。

ポイントにあなたのメモを書く

メモと単なる電子メールの主な違いは、複雑さのレベルではなく、聴衆の規模です。 メモは、メッセージを効果的に伝え、受け取る従業員のグループに関連している限り、単純なものでも複雑なものでも構いません。 また、使用するメモ形式に関係なく、メッセージ自体は明確かつ簡潔でなければなりません。

編集者注: この投稿はもともと 2018 年 10 月に公開されたもので、包括性を高めるために更新されています。