効果的なコミュニケーション計画の書き方 [+ テンプレート]

「タイドポッドチャレンジ」を覚えていますか？ 2018 年の初め、思春期の若者が洗濯用洗剤を摂取している様子を撮影した恐ろしい時期はありましたか?

面白い（危険ではあるが）新年の始まりだったが、この小さな悪評の高まりは、問題の洗剤ブランドであるタイドのPRの混乱であり、その危機コミュニケーションチームは、アメリカの10代の若者が有毒物を飲み込むことにどのように対応するかを考え出さなければならなかった.製品。 Tide の親会社である Procter & Gamble は、通信計画のおかげで迅速に対応しました。

この投稿では、あなたとあなたの会社があらゆる状況に備える効果的なコミュニケーション計画を作成する方法を学びます。

コミュニケーション計画は、製品の発売や新しいイニシアチブの目的を明確にし、対象ユーザーに伝えたいメッセージを正式に決定するのに役立ちます。

さらに、コミュニケーション プランは、以前のマーケティング メッセージやビジネス上の決定によって社内の利害関係者や顧客からの評判が損なわれた場合に、危機的な時期にビジネスを支援することができます。

企業が通信計画を持っていない場合、災害が発生したときに準備ができていません。 あなたの会社がインターネットの名声のためにあなたの製品を食べている10代の若者を見つける可能性は低いかもしれませんが、困難な状況を効果的に処理するための手順が必要になることは決してないでしょう.

無料で使いやすいコミュニケーション プランのテンプレートが必要ですか? HubSpot には 12 個あります。独自のビルドに必要なすべてのツールキットについては、このツールキットを確認してください。

これは、ツールキットで提供されるテンプレートの一部です。 この特定のテンプレートでは、組織はフェーズに分けられ、そのフェーズの説明と、そのアクションを完了する必要がある人が記載されています。

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コミュニケーション計画がどのように役立つかについて説明したので、効果的な計画を作成する方法を学びましょう。

1. 現在のコミュニケーション資料の監査を実施します。

腰を据えて計画を実行する前に、まず、それがビジネスのどこに適合するかを決定する必要があります。 そのため、「労働組合の状態」、つまり社内の現在のコミュニケーション環境の監査を完了することが重要です。 これは、問題のある領域を特定するのに役立ちます。

たとえば、新製品の発売に関するコミュニケーション計画を作成する必要があるとします。 計画を作成するには、まず監査を実行して、現在のマーケティング アプローチのギャップを特定する必要があります。

監査を実施した後、マーケティング資料に大きなギャップがあり、新製品に適したトピックについてほとんど議論していないことに気付く場合があります。 このトピックをコミュニケーション プランに組み込む必要があります。

監査を実施するには、現在のマーケティング プランのパフォーマンスに関するデータを慎重に収集して解釈し、それらの結果に基づいて前進する道筋を構築する必要があります。 さらに、現在のコミュニケーション資料のギャップを見つけるために、フォーカス グループを主催したり、聴衆にアンケートを送ったりすることを検討することもできます。

もちろん、監査を実施する際には、コミュニケーション計画の目標を念頭に置いておく必要があります。 上記の例では、特定の主題に関する資料が不足していることに気付くのは、目標がその主題に沿った製品へのリードとコンバージョンを促進することである場合にのみ重要です.

たとえば、新しいメール マーケティング ツールを立ち上げて、Google 広告にコンテンツが不足していることに気付いた場合、これはコミュニケーション プランに関連する情報ではない可能性があります。 ただし、メール マーケティングのベスト プラクティスに関するコンテンツが不足している場合は、コミュニケーション プランを適切に調整するために使用できる重要な情報です。

2. 監査の結果に基づいて、コミュニケーション プランの SMART 目標を設定します。

監査の後、結果のデータに基づいていくつかの目標を設定する必要があります。 この計画で何を達成したいですか？

確信が持てない場合は、目標を SMART にする必要があることを忘れないでください。具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、時間に基づいています。

たとえば、小規模なエージェンシーがクライアント向けのコミュニケーション計画を作成している場合、目標を次のように書くことがあります。

または、人事チームは、マネージャーになりたくない個々の貢献者のために、新しい成長マトリックスの設計を売り込むためのコミュニケーション計画を作成する必要があるかもしれません。

その場合、人事チームは、計画の結果として達成したい具体的な目標を特定する必要があります。たとえ結果が定量化できない場合でも、目標は「従業員の定着率を 10% 向上させること」などです。 」または「次の NPS スコアで示されるように、従業員の満足度を向上させる」ことさえできます。 これらの目標を利害関係者に売り込んで、リーダーシップを発揮させる必要があります。

無料の SMART 目標テンプレートをダウンロードする

3. コミュニケーション計画を配信する予定のオーディエンスを特定します。

良いコミュニケーションは、相手を知り、理解することから始まります。 この場合、クライシス コミュニケーション プランが利害関係者向けである場合、どの人向けに作成していますか? 利害関係者の例には、従業員、投資家、顧客、地方自治体の役人、または報道機関が含まれます。

報道機関向けに執筆している場合は、目標を詳述したプレス リリースを作成することをお勧めします。 誰が報道機関に話すか、彼らが話すことの概要、および前進するための行動計画を策定するプロセスが必要です。

あるいは、対象者が従業員の場合は、従業員が参照できる最新の内部文書と、フォローアップの質問がある場合の内部 DRI の連絡先情報を作成することをお勧めします。

4. 聴衆を念頭に置いて、計画の概要を説明し、書きます。

計画の概要を説明して作成する準備ができたら、宣伝する必要があるメッセージ、それらのメッセージの対象者、およびチャネルを特定する表またはグラフから始めると、おそらく最も簡単です。

大まかなアウトラインを作成したら、次のようにしてコミュニケーション計画を構成します (これらのセクションを独自の計画の目次に自由にコピーしてください)。

• 目的 (このコミュニケーション計画の目的)
• エスカレーション フレームワーク (「防御の最前線」と「優れた対応チーム」を含む)
• 各従業員の役割と責任
• 規則ルール
• 効果的な対応計画を維持する方法

(コミュニケーション計画の作成にサポートが必要な場合は、すぐに使用できる無料のコミュニケーション計画テンプレートをダウンロードしてください。)

コミュニケーション計画を作成するときは、利害関係者のグループまたは代表者と協力して精度を高めます。 戦略は、目標または潜在的なリスクを解決する必要があります。

たとえば、クライアントの製品を宣伝することを目的とした代理店で働いている場合、ROI が保証されていない有料広告にお金を使うリスクがあるかもしれません。 そのリスクを解決するために、代理店は、広告が公開される前に効果的であることを確認するためのさまざまな手順を詳しく説明する必要があります.

5. メッセージを配信する必要があるチャネルを決定します。

オーディエンスとのコミュニケーションに選択するチャネルは、メッセージと、そのメッセージを誰に届けたいかによって異なります。 たとえば、社内の従業員向けのコミュニケーション計画を作成している場合は、コミュニケーション計画を全社的な電子メールで送信したり、対面でのチーム ミーティングを使用してメッセージを配信したりできます。

あるいは、顧客とコミュニケーションをとる場合は、メール ニュースレターまたはプレス リリースを介してコミュニケーションするのが最善であると判断する場合があります。

もちろん、選択するチャネルは目標によって異なりますが、コミュニケーション計画を作成する際には、配信方法を念頭に置いておくことが重要です。

6. メッセージの配信を担当するチーム メンバーを決定します。

コミュニケーション計画を配信するオーディエンスとチャネルを決定したら、メッセージを配信するための DRI を見つけます。

たとえば、人事チームが経営陣に新しい成長マトリックスを提案している場合、最初の会議で最初の提案を行うように人事部長に依頼することができます。 リーダーシップが参加したら、各人事担当者に社内チームごとに 1 つのトレーニング セッションを実施してもらい、すべての従業員が内部で何が変化し、その理由を理解していることを確認します。

7. 各ステップにかかる時間のタイムラインを見積もります。

戦略を実行する各ステップにかかる時間の大まかな見積もりが必要です。 たとえば、計画が上層部から従業員に至る必要がある場合は、指揮系統を通過するのにどれくらいの時間がかかるかを考慮に入れることをお勧めします. また、メディア サイクルがどれくらい続くかを推測することも賢明です。

たとえば、広告キャンペーンの軽微なミスの場合、広告代理店は、クライアント、利害関係者、および従業員とのミーティングを含めて、問題を制御するためのサイクルに 1 か月かかると見積もるかもしれません。

8. 利害関係者に提示した後、計画の結果を測定し、成功と改善領域を決定します。

常に改善の余地があります。 利害関係者に提示した後、計画の結果を測定し、うまくいった点と次回の改善点を決定します。

たとえば、広告代理店は、見込みのあるアプリケーションを四半期内に 25% 増加させるという目標を達成できなかった可能性があります。 彼らは目標を見直して自分自身により多くの時間を割くか、四半期ごとの焦点をそれらの目標に合わせて方向転換するかもしれません。

または、コミュニケーション プランの特定の文言が社内の利害関係者にストレスや恐怖を引き起こしていることに気付いた場合は、コミュニケーション プランが有益で有益で前向きなものであると感じられるように、次回はどのように言葉を変えればよいかを検討してください。

コミュニケーション プランの作成には、「自分で冒険を選ぶ」旅が必要になる場合があります。 重要なのは、効果的なコミュニケーションが重要な時期にビジネスが必要とするものを最もよく反映する側面を選択することです。 利害関係者は何を知る必要があり、それをどのように伝えるのが最善でしょうか?

コミュニケーション計画は複雑になる可能性がありますが、効果的な計画を作成すると、その寿命が長く続くことが証明されます。 次のコミュニケーション計画には、対応する利害関係者の分析と、それらのコミュニケーションに含める内容の手順が含まれています。

1. 戦略的コミュニケーション計画

Bright Hub Project Management のコミュニケーション計画では、組織内でコミュニケーションがどのように、いつ、なぜ行われるかを説明しています。

この例は、コミュニケーション マネージャーが危機管理計画を作成する方法を詳しく説明しており、多忙なマーケティング担当者やプロジェクト マネージャーがこの責任を負う場合があることを認めているため、優れています。

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2. プロジェクトコミュニケーション計画

以下は、Simplicable の Billing Upgrade Project の例です。 このコミュニケーション計画は、プロジェクトに必要なすべての重要な会議と文書を計画します。 ご覧のとおり、対象者、目標、形式、DRI などの必要なセクションも含まれています。

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3. マーケティング コミュニケーション プラン

マーケティング コミュニケーション プランは、特に新製品やイニシアチブを立ち上げる際に、ターゲット市場とのコミュニケーションに不可欠です。 この Smartsheet の例では、顧客、販売見込み客、メディア パートナー、社内関係者、およびイベントのマーケティング コミュニケーション戦略を計画できます。

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4. コーポレートコミュニケーションプラン

企業コミュニケーション計画は、組織が内部および外部とどのようにコミュニケーションするかを概説します。 Smartsheet のこの例は、ミッション ステートメント、エグゼクティブ サマリー、状況分析、重要なメッセージなどのスペースを含む 9 ステップのロードマップです。

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5. クライシス コミュニケーション プラン

以下の Prezly によるコミュニケーション チェックリストでは、危機管理計画の詳細を最初から最後まで概観できます。 危機管理戦略を策定する際の有効なガイドとして使用できます。

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コミュニケーション計画のヒント

コミュニケーション計画は難しい場合があるため、計画を輝かせるために留意すべき追加のヒントを次に示します。危機に対処する手順を説明するときは、状況に関係する人物を含めます。 これにより、利害関係者は意思決定プロセスを思い描くことができます。

さらに、広範な利害関係者リストを持つ大企業の一員である場合は、計画のターゲット ユーザーを分割しても問題ありません。

たとえば、あなたのオーディエンスは単なる「消費者」以上のものかもしれません。 利害関係者グループを分割して、理解を容易にし、より明確なソリューションを提供します。

最終的に、コミュニケーション計画は、ビジネス上の意思決定、製品の発売、または PR の危機に関係するすべての人に、必要な情報を明確かつ簡潔に提供する必要があります。 上記の戦略と当社のコミュニケーション プラン テンプレートを使用して、あなたの戦略が可能な限り効果的であることを確認してください。

編集者注: この投稿はもともと 2019 年 9 月に公開されたもので、包括性を高めるために更新されています。