16のクイックステップで優れたメールを作成する方法

公開: 2022-04-18

もっと自信を持って成功する起業家になりたいですか？平凡なメールの送信を停止します。

「第一印象が重要」というフレーズは、メールの世界ではかつてないほど真実です。

チャンキーなテキストの壁やつづりの間違った用語が表示された場合、メールがCレベルの幹部、家族、またはマーケターがストーリーを販売して送信したかどうかに関係なく、バウンスしたり集中力を失ったりする可能性があります。

悪いメールエチケットは、クライアント、同僚、パートナーとの関係を破壊する可能性があります。

私自身の欠陥のある電子メールが原因で通信に失敗し、この頻繁な問題を通じて他の作成者やクライアントをガイドした後、私は次の原則が明確で注意深い電子メールを推進することを許可しました。

以下は、退屈なメールの送信を停止する方法に関する16の提案です。一意であること。

1.何よりもまず、風変わりな電子メールアドレスを使用しないでください。

専門家のように見えるばかげた名前の代わりに実際の名前を使用してください。

個人の電子メールの場合、次の式が常に有効です。名と姓のイニシャル、または[電子メール保護]や[電子メール保護]などの完全な名前。

クライアントのWebサイトへのアクセスや、[電子メール保護]、[電子メール保護]などのパフォーマンスデータなど、チームが使用する他の電子メールには、より一般的な名前を使用します。

2.便利なトピック行

回避しないでください。件名の2つの主要な側面は、電子メールの内容と必要なアクションです。これにより、物事が簡素化され、誤解がなくなります。

この式は、検索時に電子メールを検出するのにも役立ちます。

件名の先頭に角かっこを使用して、件名の開口部に影響を与えることもできます。それらを使用して、電子メールのトーンを設定し、そのセクションを大文字にし、残りの文の大文字はそのままにします。チームメンバーの例として、次のことを考慮してください。

[編集が必要]XXXのゴーストライター記事には最終的な改訂が必要です。

クライアントの例を次に示します。

【対応要項】メールマナーに関する記事をゴーストライターで書くには承認が必要です。

3.応答するときは、トピック行を変更します。

メールに返信するときは、わかりやすくするために件名を編集してください。

これを達成するための簡単な方法は次のとおりです。

[ジェームズの反応]Re：更新されたSEOレポートを受け取りましたか？

4.スレッドごとに1つのトピック

これは破られない明快さの法則です。電子メールに返信するときは、ディスカッションの主要なトピックについてのみ話し合ってください。

これにより、作業が簡単になり、電子メールスレッドをスキャンするときに回答を簡単に特定できるようになります（そのため、関連する件名とアクションを示す明確な件名が常に必要です）。

5.こんにちは…ご挨拶：受信者への対応

何よりもまず、常に名前でその人に話しかけます。単に話し始めないでください。それはあなたが彼らのための時間がなく、気にしないことを示しています（ただし、電子メールは短くて要領を得たものでなければなりません）。

「ねえ」などのスラングやストリートボキャブラリーの使用は禁止されています。

尊敬されている戦争のベテランや100歳の女性にどのように対処するかを考えてみてください。誠実でありながら率直であること。

上位3つは次のとおりです。

こんにちは（名前）
おはよう（名前）
こんばんは（名前）

別れを告げるときも同じ手順で行ってください。

上位3つの選択肢は次のとおりです。

一番
お時間をいただきありがとうございます
以降

6.署名をパーソナライズして、あなたとあなたの会社が目立つようにします。

少なくとも次の内容を含む、パーソナライズされた署名を常に用意してください。

完全な名前
タイトル
電話番号
会社のロゴはそのウェブサイトに接続されています。
ソーシャルメディアへのリンク

さらに、サードパーティの出版物に定期的に書いたり、本を出版したり、著名なメディアチャネルで取り上げられたりした場合は、署名に次の情報を記入してください。私の最新の起業家の作品を読んでください。等々。

7.短い段落でフォーマットし、面白いビデオを見る

単に1つの長い段落である電子メールを受け取ったことがありますか？このテキストのブロックは難しいように思われ、注意を失うことになります。

段落を短くします。 1つまたは2つのフレーズのみ。

また、フレーズを簡潔かつ的確に保ちます。これにより、メッセージを読者に迅速かつ明確に伝えることができます。

また、感嘆符や絵文字の使用は避けてください。

8.感情的な作品を作成しないでください。

感情が高揚しているとき、特に不快なときや緊張しているときは、メールを作成しないでください。締め切りの遅れについてのクライアントからの緊急の電子メールなど、何か重要なことがある場合は、少し時間を取ってください。ちょっと散歩してください。本を取り出しなさい。しばらく答えることを心配する以外は何でもしてください。

次に、リフレッシュしたり、反応したり、緊急性の高い対応を要求する人とやり取りしたりする場合は、できるだけ早くその人に連絡するように言ってください。次に、精神的な休息を取ります。

これは製図技師の素晴らしさでもあります。最も重要な電子メールのためにそれらを作成し、次にそれらで眠ります。翌日、あなたはおそらくあなたが言いたいことについてあなたの考えを変えるでしょう、そしてあなたのメッセージはより良くそしてより魅力的になるでしょう。

9.できるだけ早く応答する

応答時間は緊急度によって異なります。

応答するのに余分な時間が必要であることがわかっている場合は、その24時間の時間枠内に、正確な日付とともに返送応答を予測する必要がある理由を説明する簡単な応答を記述します。

ここでパム。
すべてが順調であることを願っています。これについてさらに調査し、金曜日までにご連絡いたします。

10.週末や営業時間外にメールを送信したり返信したりしないでください。

それがあなたの雇用の要件でない限り。次にいくつかの例を示します。

これは、見込み客にあなたが必死であることを示しています。

これは、クライアントまたはチームに、あなたが心配していることを示しており、時間管理が不十分であることを示しています。

これは、注意を怠るとうまくいくワークアホリズムを示しています。

また、あなたは常に「オン」になっていると信じるように人々を教育し、あなたがいないときでも彼らはあなたからの返信を期待し始めます。また、クライアントのWebサイトがダウンしたり、クライアント/チームメンバー、SMS、または電話に何か恐ろしいことが起こったりするなど、本当に緊急の場合。

11.タイムゾーンを理解します。

メールを送信する相手のタイムゾーンを理解します。繰り返しますが、これはあなたが何かを学ぶために追加の時間を費やしたことを示しており、それはあなたが気にかけていることを示しています。

イスラエルのクライアントが1日を始め、就寝しようとしているときに、「おはよう」というメールを受け取ることを検討してください。これもまた、集中力の欠如を示しています。

12.受信者の電子メールアドレスを提供します。

誤って送信ボタンを押したことが何回ありますか？ Google Gmailなどの一部のシステムには、送信用のバッファゾーンが含まれていますが、すべてではありません。未完成または未編集の電子メールを撤回するとき、これはあなたが大げさな見方をするのを妨げるかもしれません。

13.あなたの反応に目を光らせてください。

電子メールは広く利用可能です。送信ボタンをクリックする前に、必ず受信者情報を再確認してください。あなたは他の人とは違った話し方をするかもしれません、そしてメッセージは混乱するかもしれません（あるいは否定性がそこにあるならあなたは困っています）。

また、他の人があなただけの応答ですべてに反応する可能性があることに注意してください。同じメールを複数の人に送信する前に、これを覚えておいてください。

14.「ごめんなさい」という言葉は使わないでください。

「遅れてすみません」は最悪です。これはあなたが混乱しているというメッセージを届けます。代わりに、「遅延をご容赦ください」と言います。詳細に入る必要はありません。

もう1つの賢明なアプローチは、「申し訳ありません」という言葉の使用を避けることです。この用語は弱点を示しています。あなたは弱くなりたくありません。これまで。

15.リーダーと対話する

「私」の使用を減らし、受信者に直接話しかけます。これは特にクライアントに当てはまります。

常に受信者に直接アドレス指定し、できるだけ多くの「I」を省略します。

16.ネガティブはポジティブに変換する必要があります

言葉は、意識レベルと潜在意識レベルの両方で意味を持っています。「できない」、「会社ができることを望んでいる」、「できれば」などのフレーズは避けてください。

これらは、全体的なポジティブなメッセージを損なう可能性のあるいくつかのレベルのネガティブなコメントです。これらの種類の相互作用は、神経生物学を掘り下げることなく、あなたとあなたのクライアントの両方にとって悪いプログラミングを確立します。そして、これらの行動が繰り返されるほど、それらは習慣になります。

ポジティブを活用してください。より前向きな対話を作成するために、缶を缶に置き換えてください。「私の会社は、よりタイムリーな結果が得られることを望んでいます」と述べる代わりに、「私の会社は、よりタイムリーな結果が得られることを望んでいます」と述べています。「私たちはあなたのニーズに焦点を合わせているので、私の会社はよりタイムリーな仕事を提供しています…」

特にリモートワークが多くの企業のコミュニケーションの側面を変えた今、電子メールは連絡手段です。

これらの簡単なアイデアは、メッセージを単純化して明確にすることで、群衆から目立つのに役立ちます。彼らはあなたをより良いメールライターにし、あなたがより良い起業家になるのを助けます。