プロセス文書の書き方

定期的なタスクを完了している場合でも、新しいプログラムを作成している場合でも、プロセス ドキュメントはビジネスの取り組みを形式化するのに役立ちます。 実際、ドキュメントを作成すると、組織内の調整、構造、および一貫性が向上します。

この投稿では、プロセス ドキュメントのベスト プラクティスをまとめています。 ここでは、次のことを学びます。

プロセス ドキュメントは、新しいソフトウェア ツールに関する段階的なチュートリアルや、新入社員向けのオンボーディング ドキュメントなどです。 このプラクティスにより、時間、資本、貴重なエネルギーを節約する社内システムとプロセスの設計に積極的に取り組むことができます。

プロセスの文書化が重要な理由

中核となる組織プロセスの構造と詳細が欠けていると、ビジネスは非効率になるリスクが高くなります。 プロセスの文書化は、組織に追加の保護レイヤーを提供します。

文書化の欠如は、次の組織上の課題につながる可能性があります。

情報保持の欠如

あるプロセスについて幅広い知識を持っている人が 1 人でもいると、その人が辞めると組織はその知識を失う危険があります。 プロセス文書は、この人物が保持している情報の概要を示し、他の人がアクセスできる方法でその情報を保存するのに役立ちます。

冗長性

ロードマップがないと、不要なタスクや繰り返しのタスクに時間が浪費される可能性が高くなります。 プロセスの文書化は、これらの冗長性を概説および視覚化して、より優れたソリューションを作成するのに役立ちます。

ボトルネック

ボトルネックは、プロセスのどの段階でも発生する可能性があります。 ボトルネックがどこから来て、その理由を突き止めることが重要です。 これらの遅延とハードルを特定することは、効率を高める際に役立ちます。

収益の損失

生産性の低下は、組織内のプロセスの実行により多くの時間とエネルギーが費やされることを意味します。 その場合、チーム メンバーは、新しいプロジェクトを引き受ける可能性が低くなります。 この混乱は、ビジネスの収益の損失や離職につながる可能性があります。

プロセス文書化の利点

プロセスの文書化は、組織内のシステムの全体的な機能とフローにとって重要です。 プロセス文書化のその他の一般的な利点は次のとおりです。

変化に対するレジリエンスを生み出します。

プロセスを文書化することで、組織は変化する部分があっても、安定したペースと勢いを維持できます。 すべてを（可能な限り細かく）分解することで、プロセスの個々のコンポーネントをかなり簡単に移行または交換できます。

これは、組織でリストラや人員配置の変更がある場合に特に役立ちます。 1 人がチームを離れても、彼らの知識は生き続けることができます。 新しいチームメイトが参加した場合、ドキュメンテーションは彼らがすぐに立ち上がるのに役立ちます.

不可欠なプロセスとステップを特定します。

組織のプロセスに飛び込むとき、プロセスが組織に正当な価値をもたらしているかどうかを判断します。 プロセス内のどのステップが必要で効果的かを特定できるようになります。

有効性を犠牲にすることなく変更または削除できるステップはありますか? このプラクティスにより、チームが明確になります。

知識を集めて整理します。

プロセス ドキュメントには、トピックへの特定のアプローチに関する集合的な知識が含まれています。 これらのドキュメントにチーム メンバーが簡単にアクセスできるようにすることで、組織全体での情報の増加と流れを可能にします。

それは自己評価を可能にし、変数を説明します。

プロセスの文書化により、チーム メンバーは個々の貢献を振り返ることができます。 特定のプロセスの結果に対する影響を正確に確認できます。

ドキュメントを作成することは、より良い結果を得るためにプロセスを改良するためにどこを調整すればよいかを特定するのにも役立ちます。

コンプライアンスを保証します。

チームは、オンボーディングおよびトレーニング プロセスに関連するプロセス ドキュメントを含める必要があります。 これにより、新旧のチーム メンバーがタスクを完了するために必要なすべての情報を確実に入手できるようになります。

パラメーターを指定することで、安全性、法律、またはその他のコンプライアンスが達成されていることを確認できます。

間違いを最小限に抑えます。

間違いは人生の自然な部分です。 ただし、ビジネスでの失敗はできるだけ避けたいものです。 タスクを完了するための段階的な手順は、これらの間違いを最小限に抑えるのに役立ちます。

プロセス文書の作成

組織にとってプロセス文書化がいかに重要であるかを理解したところで、それをビジネスにどのように実装できるかを見ていきましょう。

1. 目的を明確にします。

書き始める前に、ブレインストーミング セッションを行います。 この間に、最終ドキュメントが何を達成すべきかを決定する必要があります。 トレーニングガイドを作成していますか? 上級管理職向けのプロセスを計画していますか?

文書化するプロセスの明確な名前と、達成しようとしていることの明確な目的を確立する必要があります。

2. 聴衆を決定します。

次に、対象者と、このプロセスを説明する必要がある理由を特定します。 たとえば、これは営業チーム向けですか、それとも新入社員向けですか? 対象者は、含める情報を決定します。

3. フォーマットを識別します。

ドキュメントに含めることが不可欠なものを決定する必要があります。 そして、それはテキストを超えています。 ビジュアルは必要ですか？ おそらく、あなたの文書はグラフ、表、またはフローチャートから恩恵を受けるでしょう. おそらく、PDF や Web ページは最適な形式ではありません。 一部のプロセスは、ビデオで説明するのが最適です。

ここでは、どのフォーマットまたはビジュアルが必要な情報を最もよく伝えるかを判断します。

4. スコープを定義します。

スコープによって、ドキュメントに含まれるものと含まれないものを確立します。 これにより、文書化されている特定のタスクに焦点を絞り続けることができます。 定義された範囲内で作業することは、チームが情報過多を回避するのに役立ちます。

5. 必要なツールとリソースを特定します。

次に、タスクを完了するために必要なものを決定します。 これには、プロセスの各ステップに必要な関連ソフトウェア、ツール、資本が含まれます。 これらのリソースは、入力と呼ばれることもあります。

6. シーケンスを決定します。

可能であれば、プロセスを繰り返すために必要な一連のステップの概要を説明します。 これは、効率を高め、あらゆるタスクの全体的な成功を決定する上で大きな役割を果たします。

ただし、すべてのタスクに明確な順序があるわけではありません。 プロセスの操作の順序を決定するために、さまざまなシナリオと潜在的な結果を評価する必要がある場合があります。 この場合、シナリオごとに異なるシーケンスを作成します。

7. 責任者を決定します。

次のステップは、各利害関係者の役割を考えることです。 ドキュメントのこの部分は、できるだけ詳細に記述してください。 各人のタイムラインの期待と、これらの締め切りが全体的なタイムラインの目標をどのようにサポートするかを含めます。

8. 境界を特定します。

ドキュメントは、プロセスを形作る境界をレイアウトする必要があります。 これには、プロセスのタイムライン、期日、予算の制限、主要業績評価指標などが含まれます。

プロセスの変更を検討している場合は、明確な境界を確立すると、制限を理解するのに役立ちます。 シフトできるものと一定のままにしておく必要があるものを特定できるようになります。

以下の人員配置プロセス文書では、人的資源に関連する境界が明確に定義されています。 この文書は、人事部の関与がどこで止まるかについても説明しています。

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9. 例外と偶発事象について説明してください。

発生する可能性のある例外に注意し、プロセスのドキュメントでそれらを説明してください。 臨機応変にも同じことが言えます。 チーム メンバーが指定された一連の手順から逸脱しなければならない場合について概説する必要があります。

10. レビューとテスト。

これらすべての要因を考慮してプロセスを文書化したら、作業を確認します。 ドキュメントを編集します。 次に、概説されているようにタスクを完了して、指示をテストします。 すべてがうまくいけば、タスクの望ましい結果を達成する必要があります。

覚えておいてください:プロセスに複数の利害関係者が関与する場合、これはフィードバックのレイヤーを含むプロジェクトになる可能性があります。 それぞれの視点は、プロセスの改善を最適化する大きな機会を提供します。

プロセス文書化のヒント

あなたのチームが執筆を始める前に、あなたの努力を最大限に活用するのに役立ついくつかの指針を以下に示します。

1. 簡潔にする。

あなたは、好きなだけ言葉遣いをするか、手短に話すかを選択できます。 できるだけ簡潔にすることをお勧めします。 繰り返したり、つなぎ言葉を使用したりせずに、アイデアが伝わるように十分に話します。

2. ビジュアルを含めます (該当する場合)。

ビジュアルは、ドキュメントをより魅力的にすることができます。 たとえば、画像やインフォグラフィックは、テキストの大きな塊を分割できます。 これにより、ドキュメントが読みやすくなります。

また、グラフや表が情報を表示する最も役立つ方法である場合もあります。 複雑なトピックや視覚的なプロセスについては、ビデオが最適です。

プロのヒント:あるステップが次のステップにどのようにつながるかを示す場合は、フローチャートを検討してください。

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3. チームに編集権限を与える。

関係者がプロセス ドキュメントを編集できるようにします。 ドキュメントのアクセス許可設定をこのように簡単に調整するだけで、多くの時間を節約でき、チーム間のやり取りを大幅に削減できます。 プロセスは時間の経過とともに変化するため、コンテンツを最新の状態に保つことができる組織の複数のメンバーが存在することになります。

4. 柔軟性を保ちます。

注意: プロセスを文書化する唯一の正しい方法はありません。 プロセスの文書化を間違って行う唯一の方法は、完全にスキップすることです。

ドキュメントの作成方法は、時間の経過とともに変化する可能性があります。 実際、ドキュメント自体は複数回繰り返される可能性があります。 最良の結果を得るために、柔軟な考え方を維持してください。

ドキュメンテーションの開始

プロセス ドキュメントのベスト プラクティスを調べたので、作成を開始できます。

覚えておいてください:最も頻繁に実行するプロセスの手順を文書化することで、チームは常に一からやり直す必要がなくなります。 代わりに、チームはしっかりとしたベースラインを持ちます。 代わりに、必要に応じてホイールを革新できます。