RFP の究極のガイド

提案依頼書または RFP を作成する仕事を任されたことはありますか?

それが何であるかわからない場合でも、しばらく書いていない場合でも、今日のガイドが役に立ちます。

RFP とは何か、RFP が必要な理由、最初の RFP を今すぐ作成する方法について詳しく説明します。

まず、これらすべての文字が何を意味するのかを理解する必要があります。

会社に新しい (多くの場合大規模な) プロジェクトがある場合、またはより複雑で多少のアウトソーシングが必要なプロジェクトがある場合、RFP を使用すると、最初から適切に仕事を完了することができます。

RFP ドキュメントは、プロジェクトに関連する潜在的なベンダーの長所と短所を、自分で探すのに多くの時間を費やすことなく、すぐに明らかにする方法になります。

RFP は、各ベンダーが入札とともに独自のアクション プランを含めるため、考慮していない可能性のあるさまざまな戦略をこっそり覗くことができます。

そして、ベンダーにコミットする前に、この情報を入手できます。

これを RFQ と混同しないでください。

RFP と RFQ

RFQ (見積依頼) は見積自体であるため、RFP とは少し異なります。 ここでは、企業は価格のみに基づいてサービスを比較するために、さまざまなベンダーから複数の価格見積もりを求めます。 RFP には価格の見積もりが含まれていますが (その他の詳細もいくつかあります)、RFQ には価格以外の詳細は含まれていません。

RFP とは対照的に、RFQ は見積もりまたは見積もりの​​依頼です。

違いを理解する方法は次のとおりです。

技術的には RFP で見積もりを受け取りますが、完了のタイムライン、成果物のスケジュール、および提供されるサービスのリストに関する情報も取得します。

ただし、RFQ では、購入を検討しているサービスまたは製品の見積もりの​​みを受け取ります。

ほとんどの場合、見積もりを比較するだけでは、潜在的なベンダーがあなたの会社に適しているかどうかを確認するのに十分ではありません。そのため、このような状況では RFP がより適切です。

マーケティングにおけるRFPとは？

マーケティングでは、RFP を使用して、ブランドのリーチを拡大するのに役立つマーケティング活動を外部委託することがよくあります。 これらの活動には、社内で行うことができないマーケティングに関連するあらゆるものが含まれます。

たとえば、小規模なスタートアップで働いている場合は、RFP を作成して、ビジネスの統合されたマーケティング計画を作成するためのフルサービスのコミュニケーションおよびマーケティング会社を見つけることができます。 この場合、RFP で、「SEO の存在感を高める」または「ソーシャル メディアのフォロワーを引き付ける」などを支援する会社を探していることを概説します。

反対に、マーケティング代理店で働いている場合は、提供するサービスに関連する地域の RFP に注意を払う必要があります。 たとえば、Web デザイン会社で働いている場合は、Web デザイン サービスの RFP を作成した企業を探す必要があります。

セールスにおける RFP とは何ですか?

販売では、RFP は、企業がニーズに合わせて製品やサービスを購入しようとしているときに作成されることがよくあります。 たとえば、エンタープライズ企業が新しい CRM ソフトウェアを探している場合、企業は探しているものと、新しい CRM ソフトウェアで達成したいことの概要を示す RFP をリリースすることがあります。

このため、RFP は企業の販売サイクルにおいて重要な役割を果たすことができます。 RFP を発行するエンタープライズ企業は、多くの場合、IT サポート、セキュリティ、オンボーディングとトレーニング、およびその他の追加サービスを提供できる企業を探しています。 これらの大規模なアカウントを閉鎖するには、営業チームが RFP 応答プロセスを準備し、割り当てられた時間内にこれらの大企業に効率的に応答できることが重要です。

RFPプロセスの説明

潜在的な入札者が提案を提出する前に、作業を依頼する会社が RFP を作成する必要があります。 (PS このガイドの後半でこれを行う方法を示します)

これにより、潜在的な請負業者は、あなたの会社が何を求めているかについてより良いアイデアを得ることができます.

RFP が送信されると、請負業者またはベンダーはそれを確認し、最良の入札を送信して仕事を競うことができます。

これらの提案では、ベンダーは通常、次の項目を含めます。

• 問題を解決するためのアクション プラン
• あなたが期待できることのタイムライン
• 必要な背景情報
• プロジェクト全体にかかると予想される金額

場合によっては、入札者が戻ってきて、業界での経験に基づいて RFP の特定のコンポーネントを調整する必要があると言うことがあります。

この時点で、彼らのフィードバックを確認し、新しい RFP を作成して変更を調整するか、元の RFP をそのままにして、他の提出された入札を考慮しながらそれを念頭に置くことができます。 次に、完璧な RFP を作成するプロセスを詳しく説明します。

最良の入札を得るための 5 つの RFP ステージ

1. 必要なものを評価します。

RFP の下書きを作成する前に、必要なものと達成したいことを把握するために少し準備をする必要があります。 このプロセスは、目標、プロジェクトの範囲を定義し、障害を発見するのに役立ちます。

この時間を利用して、競合他社や業界の調査を行い、自分の立ち位置を評価してください。 現在の業界標準とガイドラインに従っていますか? あなたの製品は競合他社が提供するものと同等ですか、それともあなたに欠けている付加価値のある機能はありますか?

2. 技術仕様を列挙します。

RFP に技術仕様を前もって含めることで、ベンダーは必要なものを提供できるかどうかを判断できます。 これにより、ベンダーが最初は仕様を満たすことができると同意したが、プロジェクトを引き受けた後に提供できなかった場合、RFP に記載されている仕様に対してベンダーに責任を負わせることができるため、ビジネスも保護されます。

3. RFP を配布します。

RFP が作成されたら、それを送信します。 ウェブサイトに公開することもできますし、特定のランディング ページを作成することもできます。 あなたがメンバーである業界関連の専門家グループを活用し、そこで宣伝してください。 地元のベンダーと協力したい場合は、地元の商工会議所を利用して RFP を宣伝することもできます。

4. オファーを評価します。

すべての提案を受け取ったら、それぞれを比較して、どのベンダーがあなたの会社に最適かを判断するのはほとんど簡単です.

入札者のスタックの中から、受け取った、または興味を持っている数に応じて、上位 3 つ、5 つ、または 10 のお気に入りを考慮に入れる必要があります。ここから、潜在的なベンダーをさらに精査して、誰がその仕事に本当に理想的に適しているかを判断するのに時間を費やしてください。

5. ジョブに最適なベンダーを選択します。

一部の企業は、この交渉プロセスを開始した後、その仕事に適切な人または会社を獲得するだけでなく、適切な価格も確保するために、トップ ベンダーからもう一度最良かつ最終的なオファーを要求する場合があります。

これは余分な手順のように聞こえるかもしれませんが、お金と時間を節約し、今後の頭痛の種となる可能性があります。

しかし、これは大きな疑問にもつながります。これらすべてが本当に必要なのですか?

自分で 2 つまたは 3 つのベンダーのレビューに時間を費やすことはできませんか?

次に見るように、そのルートは間違いなくあなたの最善の利益にはなりません.

提案依頼書を発行する理由

これら 2 つのシナリオを簡単に比較してみましょう。

• オプション #1: 自分で完璧なベンダーを見つけることに時間を費やします。
• オプション #2: RFP を使用して、潜在的なベンダーにあなたのところに来てもらいます。

最初のルートを選択すると、同僚、友人、ネットワーク グループを使用して、仕事の紹介を求めることができます。

または、Google 検索を実行して、お住まいの地域のトップ ベンダーをチェックすることもできます。

求職者候補のウェブサイトを確認したら、完璧なメッセージを作成して連絡を取り、彼らが助けてくれるかどうかを調べます。

次に、プロジェクトの詳細を説明する必要があります。プロジェクトの選択を決定する前に、提案を提出するよう依頼する場合と依頼しない場合があります。

これは複雑なプロセスではありませんが、有望な紹介者やベンダーに出くわすたびに、このプロセスを繰り返さなければならないと言いましたか?

どれくらいかかるか想像してみてください！

これらの潜在的な請負業者がすでにあなたのプロジェクトの詳細を知っていて、彼らが最善の行動計画と正式な入札をあなたにレビューするように戻ってきたらどうしますか?

そのため、毎回ニーズを説明する代わりに、一度概要を説明して、大衆に送信するだけです。

さらに時間を節約するには、あなたではなく潜在的な請負業者に連絡する必要があります.

RFP の利点

RFP の作成には事前に時間がかかりますが、準備を整える価値は確かにあります。 RFP を作成する利点は次のとおりです。

• 時間の節約: 上記のシナリオで説明したように、RFP を使用すると、ベンダーへのアウトリーチにかかる時間を大幅に節約できます。 代わりに、1 つの RFP ドキュメントを作成して公開し、ベンダーに依頼することができます。
• ネットワークに制限されない: 自分でアウトリーチを行う場合、紹介に頼って自分のネットワーク内にとどまる可能性が最も高くなります。 紹介は素晴らしいものですが、RFP をオンラインで公開すると、はるかに多くのベンダーにリーチできます。
• 精査されたソリューション: RFP ルートでは、各ベンダーの実際の行動計画を覗き見することもできます。電話や対面で話し合うものではありません。 潜在的な候補者は正式な入札を提出する必要があるため、ソリューションの概要を説明し、目前の問題を実際に解決するために時間を費やす必要があります。

RFP を使用すると、ベンダーを除外し、オプションのスタックをかなり迅速に削減する簡単な方法が得られます。

しかし、ここまでたどり着くためには、この次の間違いを犯すことはできません。

RFPでしてはいけないこと

適切なベンダーを見つけたい場合は、RFP を具体的にする必要があります。

「はい」か「いいえ」で質問するだけでは、何の解決にもなりません。

そのため、思慮深い回答を必要とする特定の質問を作成する必要があります。 問題を解決する際に、思考プロセスを説明する必要がある自由回答式の質問をします。

次のような文を使用してみてください。

• この問題をどのように解決したか、または別の会社で同様の問題を解決した例を共有できますか? 予期しない障害に遭遇しましたか? 今回は何を同じにするか、または別の方法で行いますか?

• 提案された再設計では、技術に詳しくない人が新しい登録フォームを完了するのにどれくらいの時間がかかりますか? これにより、どのくらいの時間を節約できると思いますか?

これらのヒントを念頭に置いて、最初の RFP の下書きを作成する準備が整いました。

RFPの書き方

RFP の基本的な構造と、RFP に含める内容は次のとおりです。

1. プロジェクト概要

会社の詳細に入る前に、プロジェクト自体を簡単に紹介して、ベンダーが入札する価値があるかどうかをすぐに知るようにする必要があります。

2. 会社の背景

これはあなたの会社の長い歴史であってはなりません。 むしろ、請負業者に、あなたの会社が何をしているのか、そしてあなたがターゲット市場として誰にサービスを提供しているのかについてのより良い考えを与えるべきです.

3. プロジェクトの目標

このプロジェクトで何を達成したいのか、何を「成功」と見なすのかを明確に特定して、全員が同じ認識を持つようにします。

4. プロジェクトの範囲

RFP では、プロジェクトの詳細が不可欠です。 あいまいな質問をしたくないのと同じように、あいまいなプロジェクト スコープも、適切なベンダーを見つけるのに役立ちません。

後で驚くことがないように、時間をかけてプロジェクトの範囲を詳しく説明してください。

5. 目標成果物スケジュール

締め切りがそれほど厳しくなくても、目標とする成果物のスケジュールを念頭に置いておく必要があります。 これを RFP に含める必要があります。これにより、潜在的なベンダーは、予定どおりに仕事を完了するためのリソースと帯域幅があるかどうかを適切に判断できます。

6. 考えられる障害

既存の問題や潜在的な問題を、ことわざの敷物の下に隠してはなりません。 成功した RFP は、次のような技術的な問題や潜在的な障害について明確に明確にしています。 あなたのチームのリソースは限られていますか?

これを前もって説明することで、潜在的なベンダーは自分たちが何をしようとしているのかを正確に知ることができます。

また、これらの制約のためにタスクを処理できない請負業者を自然に除外します。

しかし、これらの一般的な問題をスキルとフィネスで回避する方法を知っている企業とつながることもできます。

入札を受け入れて作業を開始した後よりも、今これを見つける方がはるかに優れていることを忘れないでください.

7. 予算の制約

また、予算を前もって把握しておくことも重要です。 驚きをなくすことができればできるほど、関係者全員にとってより良いものになります。

8.潜在的なベンダーに求めているもの

驚きを軽減または排除するもう 1 つの方法は、潜在的な請負業者に何を求めているかを正確に説明することです。

あなたがしなければならないことは、あなたのプロジェクトにとって何が最も重要か (つまり、時間、解決策、予算など) を概説し、それに基づいて彼らの提案をどのように評価するかを示すことだけです。

これがどのように行われるかはすぐに説明しますが、その前にもう 1 つ追加することがあります。RFP カバー レターです。

履歴書のカバー レターと同じように、RFP カバー レターはブランドのプロフェッショナルなイメージを作成し、将来のベンダーのトーンを設定します。 提案とプロジェクトを真剣に受け止めるべきであることを示しています。

幸いなことに、RFP の作成を想像以上に簡単にし、ストレスを軽減するためのツールがいくつかあります。

RFP への回答例

RFP を発行して回答を収集している場合、効果的な RFP 回答で何を探すべきか疑問に思うかもしれません。 ここでは、印象的な RFP サンプル レスポンスの例をいくつか見てみましょう。

例 1: Web デザイン サービスの一般的な RFP 応答

[RFP の作成者] 様:

提案依頼書 (RFP) に関して、[当社] は Web デザイン サービスを提供する機会に興奮しています。 [過去のクライアントの簡単なリスト] と協力してきたので、[あなたが書いている会社] とのパートナーシップは、顧客満足度と収益に多大な影響を与えると信じています。

[クライアントの業界] をリードする [クライアントの主要サービス] プロバイダーの 1 つとして、この時期が顧客にとってどれほど重要であるかをご存じでしょう。 平均して、配送コストは [xxxx.xx] ドルで、[クライアント名] は「[クライアントのミッション ステートメント]」にコミットしています。

これらの課題がより一般的になるにつれて、新しいリードを引き付けるために、SEO に最適化された強力な Web サイトを顧客に提供することがますます重要になっています。 これを念頭に置いて、[当社] は [クライアントの名前] を支援する予定です。

• 洗練された印象的なウェブサイトを作成し、クリーンで使いやすく、モバイル対応ですべてのデバイスで動作するようにします。これにより、ウェブの閲覧者は、どのデバイスを使用してあなたを見つけたかに関係なく、あなたのブランドに対して強い第一印象を与えることができます。

• 新しいロゴと新しいまとまりのあるカラー パレットを通じて、ブランド アイデンティティを強化するのに役立ちます。

• 各 Web ページが迅速にランク付けされるように SEO に最適化されていることを確認してください。これにより、新しい顧客を Web サイトに引き付け、業界でのリーダーシップを示すことができます。

エグゼクティブ サマリーに記載されているとおり、[当社] は [クライアントの名前] [エグゼクティブ サマリーに記載されているクライアントのメリットの簡単な説明] を支援する予定です。 これを行うために、私たちのチームは、[御社] と [クライアント名] の間のパートナーシップが成功することを保証するために、提案された一連の成果物、業務の順序、分業、完了予定日を概説しました。

[あなたの会社] は、[エグゼクティブ サマリーに記載されているクライアントの課題] に対処する [クライアントの名前] を支援するために、あなたと協力することを楽しみにしています。 要約すると、このパートナーシップに含まれるサービスの概要を以下に簡単に示します。

このサンプルの回答は、強力な Web サイトの作成に関して、ベンダーのサービスがバイヤーの重大な問題点をどのように解決するかを明確かつ簡潔に説明しています。 主なメリットの概要を説明することで、クライアントを第一に考え、仕事を遂行するためにクライアントのニーズに集中する方法をクライアントに示すことができます。

例 2: サービスを提供するビデオ制作会社

画像ソース

Anthem Blue Cross および Blue Shield からの RFP に応答する際、Paul Horton Visuals は RFP 応答専用の完全な Web ページを作成することを選択しました。 この Web ページ形式により、Paul Horton のチームは完全なサンプル ビデオ処理とプロセスを作成し、Anthem が選択した場合に提供できるものを Anthem に示すことができました。 このページには、ポール ホートンの強みであるビデオ制作を紹介する埋め込みビデオも含まれています。

RFP の管理に役立つ提案ソフトウェア ツール

この記事では、プロフェッショナルな外観の提案書をより短時間で管理および作成するのに役立つ 10 個のツールの概要を説明しました。

今日の目的のために、次の 5 つのツールは、開始するのに最適な場所です。

1.RFPIO

RFPIO は、プロジェクト管理からコラボレーション、他のソフトウェアとの統合まで、RFP への対応の問題を解決します。 彼らのソリューションには、レポート ダッシュボード、自動応答機能、CRM 内からのプロアクティブな提案の自動生成が含まれます。 RFPIO には、以前の RFP 応答をオンデマンド インテリジェンスに変換するインテリジェントな回答ライブラリも含まれており、収益チームがどこで働いていてもエンタープライズ コンテンツをすぐに利用できるようにします。

そして、何が良いですか？ RFPIO は、RFP をポータルと自動的に同期する HubSpot と統合されているため、チームとの情報共有が容易になります。

2.パンダドック

独自のブランディングでカスタマイズされた RFP を作成するには、提案ソフトウェア PandaDoc の使用を検討してください。

ここでは、最初の RFP を数分で設定でき、ドキュメント自体のリアルタイム更新を使用してチーム メンバーと共同作業することもできます。

3.ヌシー

市場に出回っている他の提案ソフトウェアと同様に、Nusii は特に初心者にとって RFP の作成を簡単にするドラッグ アンド ドロップ エディターを使用しています。

クリーンでモダン、シンプルなデザインのおかげで、簡単に理解することもできます。

Nusii の最も便利な機能の 1 つは、既存の RFP を修正して時間を節約するために使用できることです。 好きな RFP からコンテンツをコピーし、新しい要求に合わせて情報を編集するだけです。

4. ルピオ

RFP へのすべての回答をどのように整理する予定ですか?

1つの傑出した機能 ルピオは RFP 応答ライブラリで、以前の RFP からのすべての回答にすぐにアクセスできます。 これにより、混雑した受信トレイで必要なものを探し回る手間が省けます。

彼らの魔法の機能は、あなたがすでにやったものと似ているように見える場合、応答を自動入力するのにも役立ちます.

さらに、自動応答の送信を含む RFP プロセス全体を管理し、直感的なダッシュボードを使用してチームとすべて 1 か所で共同作業できます。

また、提案ツールが現在予算を超えている場合、または最初に独自のツールを作成してみたい場合は、このテンプレートを出発点として使用してください。

5.RFP360

RFP360 は、RFP 応答管理へのアプローチを簡素化します。 直感的なナレッジ管理、ワークフロー、およびコラボレーション機能により、説得力のある回答を 1 つのライブラリで簡単に作成、レビュー、更新、承認できます。 提案の自動化と回答インテリジェンス (AI) 機能により、質問への回答能力が向上し、可能な限り最良の回答が提案され、自動的にまとめて回答されます。

また、RFP をさまざまな形式でインポートして、洗練された最終提案書を生成することもできます。また、統合された拡張機能により、組織全体の誰もが、Microsoft Office ファイル、オンライン アンケート、およびフォームでナレッジ ライブラリのコンテンツを、それらのアプリケーションを離れることなく使用できます。

無料で編集可能な RFP テンプレート

編集可能な無料の RFP テンプレートをダウンロードします。

このテンプレートを使用するには、こちらからダウンロードするか、以下のフォームに記入してください。 プロジェクトに関係のないセクションや情報を削除して、RFP に必要なものを追加できます。 この実証済みの提案式を使用して、RFP がプロフェッショナルで洗練されていることを確認することもできます。