プロジェクト憲章とは？ 完全ガイド

プロジェクト憲章は、あらゆる新しいイニシアチブの指針となります。 そのため、プロジェクト マネージャーとして働いている場合でも、運用の専門家として働いている場合でも、これらのドキュメントを作成するプロになる必要があります。

プロジェクト憲章は、プロジェクトを開始するための承認を提供するだけでなく、プロジェクトの実行可能性を利害関係者に売り込むのにも役立ちます。 このドキュメントは、チーム全体が計画と締め切りに参加するのにも役立ちます。

このガイドでは、プロジェクト チャーターについて知っておく必要があるすべてのことを説明します。 以下について説明します。

プロジェクト憲章を作成する利点

「プロジェクト憲章は非常に重要な文書であり、これなしではプロジェクトを開始することはできません」と、著名なプロジェクト マネージャー、トレーナー、および著者である Rita Mulcahy 氏は述べています。 このドキュメントにより、チームは締め切りまでにプロジェクトの目標を達成することができます。

よく書かれたプロジェクト憲章を作成することの他の利点は次のとおりです。

• プロジェクトの予算を決定します。
• プロジェクトの成果を定義できます。
• スコープ クリープを回避し、締め切りに間に合わせることができます。
• プロジェクトに対する利害関係者の賛同を得ることができます。
• プロジェクトの予定開始日と終了日を設定できます。
• プロジェクトの目標が組織の目標とどのように一致しているかを明確に説明できます。

次に、プロジェクト憲章を作成するためのベスト プラクティスについて説明します。

プロジェクト憲章の書き方

プロジェクト管理憲章を作成するときは、最初から正しく理解することが重要です。 The Project Roadmap の著者である Mary Beth Imbarrato は、次のように述べています。 土壇場での変更により、利害関係者はプロジェクトの実現可能性に疑問を抱く可能性があります。

このステップバイステップのガイドは、優れたプロジェクト チャーターを最初から作成するのに役立ちます。

1. プロジェクト チームから洞察を収集します。

プロジェクト憲章を作成するときは、チーム メンバーと話すことが不可欠です。 同僚は、現実的なプロジェクトのタイムラインを設定するのに役立ちます。 また、プロジェクトの目標、範囲、およびリスク軽減計画を明らかにするのにも役立ちます。

「チーム メンバーがプロジェクトについて話し合い、プロジェクトにどのように取り組みたいか、現在の余力はどれくらいかを話し合うための時間を確保する必要があります」と、Instrumentl の成長責任者である Will Yang 氏は言います。 「これを行うことで、プロジェクト チームが同じページにいることが保証されます。」

2. チャーターを中央の場所に保管します。

コラボレーションを促進するには、プロジェクト チャーターを中央のハブに保存して、チーム メンバーがコメントしたり編集したりできるようにします。

これにより、全員がプロジェクトの所有者であるという感覚が得られます。 Google ドライブや Dropbox などのプログラムは、共同編集機能を提供します。

3. プロジェクト憲章は簡潔にします。

プロジェクト憲章にすべての詳細を記録したくなるかもしれません。 ただし、覚えておいてください: プロジェクト憲章ではなく、プロジェクト計画文書で詳しく説明する必要があります。

ULTATEL のマーケティング責任者である Konstandinos Christofakis 氏は、次のようにアドバイスしています。 「だからこそ、憲章はプロジェクトのハイレベルな概観であり、有用であるために十分短く、価値があるために十分長くあるべきです。」

Christofakis 氏によると、情報が消化可能であれば、プロジェクトが承認される可能性が高くなります。

4. チャーターにビジュアルを追加します。

画像やデザイン要素を使用すると、プロジェクト憲章の読みやすさが向上し、文書を簡潔に保つことができます。

たとえば、チャーターで長いコミュニケーション計画やマイルストーンの概要を説明したい場合は、ガント チャートが役立ちます。 これらのチャートはプロジェクト チャーターでも目立ち、チーム メンバーは簡単に参照できます。

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5. プロジェクト憲章のテンプレートを作成します。

過去にプロジェクト憲章を書いたことがありますか? あるいは、あなたが完成させたばかりの文書が傑作かもしれません。 これらのドキュメントを将来使用できるテンプレートに変換します。

プロジェクト管理憲章のテンプレートを用意すると、時間を節約し、将来的に一貫性を維持するのに役立ちます。 プロジェクト憲章に対するこのアプローチにより、ドキュメント内の重要な要素をスキップすることもなくなります。

プロのヒント:テンプレートをまだ持っていない場合は、オプションをオンラインで参照できます。 HubSpot では、いつでもダウンロードできる無料のプロジェクト チャーター テンプレートを提供しています。

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プロジェクト管理憲章作成の基本を理解したところで、プロジェクト憲章の構造を見ていきましょう。

プロジェクト管理憲章の構造

プロジェクト チャーターを作成した後、プロジェクト マネージャーは承認を得るためにプロジェクト スポンサーに送信します。 スポンサーには、政府、個人投資家、またはプロジェクトを実行する組織のトップ マネジメントが含まれる場合があります。

プロジェクト憲章がスポンサーから承認を得るために必要な要素は次のとおりです。

1. プロジェクトの目的

プロジェクトの目的は、プロジェクトを実施するための高レベルの理由です。 目標を会社の目標に結びつけることは、プロジェクトに対する利害関係者の関心を引く素晴らしい方法です。

プロのヒント: SMART フレームワークを使用して、目標を具体的、測定可能、達成可能、現実的、期限付きにします。

2. プロジェクト概要

プロジェクトの概要では、プロジェクトのタイムラインと所有権について詳しく説明します。 このセクションでは、プロジェクト名、プロジェクト スポンサー、プロジェクト マネージャー、予想される開始日と完了日、および推定予算などの詳細について概説します。

プロのヒント:プロジェクトの概要に表を追加します。 これにより、情報がスキミング可能になり、見つけやすくなります。

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3. プロジェクト成果物

これは、プロジェクト チームが利害関係者に提供するサービスまたは製品のリストです。 締め切りを延長する原因となる意見の不一致を避けるために、チームが何を提供しているかを明確にしてください。

4. プロジェクトの範囲

プロジェクト スコープは、プロジェクトの境界を説明します。 PM は通常、詳細なプロジェクト スコープを記述しますが、プロジェクト チャーターでは簡潔にすることがベスト プラクティスです。 なんで？ プロジェクトの計画段階で詳細なスコープ ステートメントを作成できます。

5. プロジェクト関係者

これは、プロジェクトに関与する関係者の名前と責任のリストです。 さまざまなタスクの責任者を明示することで、チーム メンバーに説明責任を持たせることができます。

6. プロジェクトのリスク

プロジェクトのリスクを概説することで、プロジェクトの成功を妨げる要因とその潜在的な影響を特定することができます。 これにより、リスク軽減戦略を考案することができます。

プロのヒント:潜在的なリスクの表を作成します。 リスクがプロジェクトに脅威を与える理由と、実施する予定の緩和戦略を必ず説明してください。

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7. プロジェクトのリソース

プロジェクトが必要とするリソースのリストを常に作成してください。 そして、それはお金だけではありません。 リソースには、チーム メンバー、施設、設備、およびプロジェクトの成功に不可欠なその他の必須アイテムを含める必要があります。 これは、プロジェクトをゴールに導くために必要なすべてを説明するのに役立ちます。

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プロジェクト憲章の例

1. リーン シックス シグマのプロジェクト管理憲章

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このサンプル プロジェクト憲章は、プロジェクト管理の 1 つの方法論であるリーン シックス シグマ形式に従っています。 このフレームワークを既に使用しているチームは、この方法でプロジェクト憲章を構成することを選択できます。

気に入った点:リーン シックス シグマ プロジェクト憲章は、明確な作業範囲を提供します。 プロジェクトの目標もSMARTフレームワークに従っており、プロジェクトが会社にどのように利益をもたらすかが非常に明確になっています。

プロジェクト憲章の制限:この憲章では、プロジェクトの目標や問題の説明など、重要な情報が概説されていますが、いくつかの重要な情報が欠落しています。 プロセスの所有者は、プロジェクトのコストやリスクについて述べていません。 この形式をエミュレートする場合は、必ずこの情報を含めてください。

2. ウェブサイト再設計のためのプロジェクト管理憲章

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このプロジェクト チャーターでは、グエルフ大学は、大学の図書館の Web サイトを再設計するために Web チームが何をしなければならないかを正確に探っています。 これには、必要なすべての利害関係者とプロジェクトの所有者が含まれます。

気に入った点:このプロジェクトには、明確に定義されたスコープとタイムラインがあります。 スポンサーは、誰がいつ、何に取り組んでいるのかを正確に把握しています。

プロジェクト憲章の制限:このプロジェクトは、プロジェクトに関連するリスクを調査しますが、緩和計画により、ドキュメントのこのセクションが改善されます。

プロジェクト管理憲章を作成する際に避けるべき間違い

1. 明確な目的ステートメントの欠落

すべてのプロジェクトには、明確な目標と目的が必要です。 しかし、主な目的が不明確になることがあります。 これに対抗するために、繰り返される情報を使用することで理解が深まるという幻想的真実効果を適用します。

Lauren Ashley Consulting のプリンシパル コンサルタントである Lauren Carter 氏は、この戦略を使用して、チームがプロジェクトの目的を思い出すのに役立てていると述べています。 ローレンの言葉で：

「プロジェクトメンバーは、仕事の真っ最中に『北極星』を見失うことがよくあります。 これを防ぐ効果的な方法の 1 つは、憲章に明確な目的ステートメントを含めることです。これは、プロジェクトのライフサイクル全体でいくつかの方法で繰り返します。」

「これは、プロジェクト ドキュメントのヘッダーとして、タイムラインやチャートの一番上に配置したり、発生する計画的および計画外の活動を評価するための指標として使用したりできます。」

2. チャーター中間プロジェクトの作成

プロジェクト憲章は、イニシアチブを開始する必要があります。 このドキュメントを途中で書くと、スコープ クリープ、不明確な責任、および混乱につながる可能性があります。

プロジェクト管理業界で 25 年の経験を持つベテラン、Mary Beth Imbarrato 氏は次のように述べています。

彼女は、「これにより、遅延、コストの上昇、プロジェクト リスクの増加につながる可能性があります」と付け加えています。

Mary Beth はまた、憲章の変更はチーム メンバーのプロジェクトの見方に影響を与える可能性があると述べています。 結果？ コミットメントとエンゲージメントの低下。

結論: プロジェクトを開始する前に憲章を作成することで、スコープ クリープを回避し、作業のやり直しによる時間の浪費を防ぎ、プロジェクトへの余分なリスクを回避するのに役立ちます。

3. あなたの会社のプロジェクト憲章テンプレートを無視する

既存のプロジェクト憲章をテンプレートとして使用すると、時間を節約し、一貫性を確保できます。

新しい憲章をゼロから作成する代わりに、会社が気に入った完全な憲章文書のサンプルを要求し、それをテンプレートとして使用します。 このテンプレートは、組織がどのようにアイデアを提示することを好むかを理解するのに役立ち、それに倣ってプロジェクトを順調に開始することができます。

間違いなく新しいプロジェクトを開始

よく考え抜かれた憲章は、記録的な速さでプロジェクトの目標を達成するためのロードマップです。

チームから情報を収集し、利害関係者から許可を得るためのプロジェクト憲章を作成することから始めましょう。