ワークフロー自動化の説明と2022年の6つの最高のワークフローソフトウェア

手動のデータ入力は、企業の世界で最も退屈で非効率的なタスクの1つである可能性があります。 眠りにつくだけでなく、貴重な時間とリソースを浪費し、生産性を少し低下させます。

Zapierによると、94％の労働者が時間のかかる反復的なタスクを実行しています。 幸いなことに、これらの気の遠くなるようなタスクを自動化して人的エラーを排除し、実際に重要な作業であるワークフローの自動化に集中できるテクノロジーがあります。

ワークフローの自動化は、手動タスクを実行する自己運用プロセスを活用することで、時間とお金を節約し、エラーを減らし、生産性を向上させるのに役立ちます。

目次

ワークフローの自動化はどのように機能しますか？

ワークフローの自動化は通常、一連のif/thenステートメントに依存して別のタスクをトリガーします。 次に、リード、従業員、または別の利害関係者が行ったアクションに応じて分岐します。

フォーム送信を取引の機会に変えるためのワークフローの例を見ていきましょう。

• Webサイトの訪問者がフォームを送信します。
• アクションは、訪問者をドリップキャンペーンに自動的に登録します。 新しい取引を作成し、ステータスを「新規」に設定します。
• ドリップキャンペーンの最初の電子メールがリードに送信され、会議のスケジュールを要求します。
• リードはクリックして会議スケジューラに移動し、予定を作成します。
• 日時を確認したお礼のメールがリードに送信されます。
• CRMは新しいタスクを作成し、それを営業担当者に割り当てます。
• その後、営業担当者が個人的に連絡を取り、自動化されたワークフローを終了します。

ワークフローは最初から最後まで次のようになります。

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ビジネスのほぼすべての部門がワークフローの自動化の恩恵を受けることができます。 マーケティングであれ、人材であれ、財務であれ、テクノロジーはあなたがより賢く働くのを助けることができます。

以下では、最も一般的なワークフロー自動化の例をいくつか取り上げます。

ワークフローの自動化は、事実上すべてのチームおよびすべてのビジネスシナリオで使用できます。 これは主にマーケティングと販売に関連していますが、顧客サービス、運用、人材、および財務にも使用できます。

マーケティングワークフローの自動化

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メールの送信やソーシャルメディアの更新の投稿など、マーケティングで最も反復的なタスクのいくつかは、ワークフローの自動化で自動化できます。 マーケティングオートメーションソフトウェアを使用すると、ソーシャルメディアカレンダー全体をスケジュールし、電子メールオファーで特定のタイプの見込み客を育成するワークフローを設定できます。

マーケティングの自動ワークフローには次のものがあります。

• ユーザーがWebサイトからリソースをダウンロードするときに、ユーザーをドリップキャンペーンにサブスクライブする
• ユーザーが製品を購入した後、あなたの会社にユーザーを歓迎する
• カートにさまざまなアイテムを追加した後、チェックアウトするようにユーザーに通知します
• 複数のプラットフォーム間でソーシャルメディアの投稿をスケジュールする
• チームメンバー間でのマーケティングタスクの分散

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販売ワークフローの自動化

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販売ワークフローの自動化により、面倒なリードおよび見込み客の管理タスクが合理化されるため、営業担当はデータの入力ではなく販売に集中できます。 自動化された販売ワークフローは、アクションに基づいてパイプラインを通じて自動的にリードを獲得するだけでなく、見込み客をドリップキャンペーンに登録し、取引が進むにつれて取引ステージを更新できます。

販売における自動化されたタスクは次のとおりです。

• 特定のアクションを実行するときに、パイプラインの異なるステージに各リードを配置する
• メールへの返信を停止した場合、リードをパイプラインから移動する
• 電子書籍をダウンロードした後、営業担当者からリードに紹介メールを送信する
• リードが予定または会議をスケジュールした後、取引段階を更新する
• リードが会議をスケジュールした後、営業担当者のタスクを作成する

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カスタマーサービスワークフローの自動化

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ワークフローの自動化は、カスタマーサービスで非常に役立ちます。 ワークフローの自動化では、調査の開始の他に、一連の電子メールを送信したりタスクを作成したりすることで、チケット、ケース、および一般的な質問を処理できます。

カスタマーサービスの自動化されたタスクは次のとおりです。

• 誰かがソーシャルメディアまたは電子メールを介して連絡したときに、システムに新しいチケットを作成する
• 一連の役立つメールで顧客をオンボーディング
• NPS調査を送信し、評価に応じてさまざまな電子メールキャンペーンに登録します
• メッセージまたは電子メールのトーンに応じて、チケットに優先ラベルを割り当てる
• 解決に達した後のチケットの解決とアーカイブ

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運用ワークフローの自動化

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運用はあらゆる組織の生命線であり、手動でのデータ入力のインスタンスを減らすために自動化することもできます。

運用における自動化されたタスクは次のとおりです。

• 重複が検出されたら削除するか、同じ場合は2つのプロパティをマージします
• 新しいチームメンバーのチーム権限の管理
• さまざまなビジネスプロセスの優先順位を確立する
• 四半期ごとにレポートを自動的にコンパイルする
• Asana、Slack、Zoomなどのサードパーティツールでタスクを作成する

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人的資源ワークフローの自動化

住所、社会保障番号、その他の従業員情報など、すべての新入社員の個人情報を給与、経費、保険システムに手動で入力する代わりに、HR自動化ソフトウェアで数分で入力できます。

人的資源の自動化されたタスクは次のとおりです。

• 候補者が一定期間非アクティブであった場合、データベースから候補者を削除する
• 最終ラウンドに到達していない候補者にメールを送信する
• 職歴に特定のキーワードがある候補者のフィルタリング
• 現在の従業員にW2を送信する
• 一定期間会社に滞在した後の従業員のフィードバックの収集

財務ワークフローの自動化

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フォームの作成、ワークフローの設計、プロセスの追跡を可能にすることで、財務プロセス自動化ソフトウェアは、すべての出張要求、払い戻し、および予算承認を合理化できます。

財務の自動化されたタスクは次のとおりです。

• 最初から最後まで経費承認プロセスをとる
• ベンダーと契約の承認の管理
• ACHおよびワイヤーリクエストへの優先順位の割り当て
• 場所と活動に応じた旅費請求の管理
• あらかじめ決められたパラメータのセットに基づいて予算を承認する

自動化されたワークフローの使用についてすべて理解できたので、使用できる主要なツールを見てみましょう。

2022年の最高のワークフロー自動化ソフトウェア

1. HubSpot：最高のオールインワンワークフロー自動化ソフトウェア

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HubSpotのマーケティング、販売、サービス、および運用ソフトウェアは単一のプラットフォームで動作するため、オールインワンのワークフロー自動化に最適な選択肢の1つです。 すべてが相互にリンクされているため、チームのすべてのプロセスを調整し、タスク間の摩擦を減らすことができます。

マーケティングから販売までのリードの受け渡し、サービスチケットと既存の連絡先レコードの接続、顧客データのクリーンアップをすべて1つのユーザーフレンドリーなプラットフォームで簡単に行うことができます。

最適な用途：HubSpotは、ワークフローの自動化をまだ試したことがない成長中のビジネスや、プロセスが確立されているエンタープライズビジネスに強くお勧めします。 スターターサブスクリプションから始めて、より多くの機能が必要になったときにアップグレードできます。 マーケティング、販売、サービス、運用の各部門に特にお勧めします。

マーケティングハブの価格：無料。 $ 50 /月（スターター）; 月額890ドル（プロフェッショナル）; $ 3,200 /月（エンタープライズ）

セールスハブの価格：無料。 $ 50 /月（スターター）; $ 500 /月（プロフェッショナル）; $ 1,200 /月（エンタープライズ）

Service Hubの価格：無料。 $ 50 /月（スターター）; $ 400 /月（プロフェッショナル）; $ 1,200 /月（エンタープライズ）

Operations Hubの価格：無料。 $ 50 /月（スターター）; $ 800 /月（プロフェッショナル）

2. Nintex：最高のエンタープライズワークフロー自動化ソフトウェア

現在、300万を超えるワークフローアプリケーションがプラットフォーム上で動作しているため、Nintexは、コーディングの経験を必要とせずに、8,000を超える企業顧客がビジネスプロセスを管理、自動化、および最適化するのを支援します。

プロセスマッピング、高度なワークフロー、プロセスインテリジェンスなど、多数のワークフロー自動化ツールを提供することで、ビジネスは各プロセスをマップし、実行し、パフォーマンスを監視することができます。

最適な用途：プロセスが確立されているエンタープライズビジネスには、Nintexを強くお勧めします。 これは、ユーザーフレンドリーなワークフロー設計ツールと、アプリのすべてを接続する強力な統合を組み合わせた堅牢なソフトウェアです。 IT、法務、人事、財務の各部門に特にお勧めします。

価格：月額910ドル（標準）; $ 1,400 /月（エンタープライズ）

3. Kissflow：最高の初心者向けワークフロー自動化ソフトウェア

Kissflowは、Domino、Michelin、Pepsiを含む10,000以上の企業から信頼されており、人材、販売、財務、管理、マーケティング、購入の各部門でタスクを自動化するワークフローをビジネスで作成できるオールインワンのワークフロー自動化ソフトウェアを提供します。 。

Kissflowは、50を超えるプレインストールされたビジネスプロセス管理アプリ（費用と販売注文、条件とトリガー、ワークフローのレポートダッシュボードなど）を使用して、ほぼすべてのビジネスプロセスを合理化できます。

最適な用途：Kissflowは、ワークフローの自動化を試し始めたばかりの小規模企業に強くお勧めします。 ツールのシンプルさと使いやすさにより、プロセスの自動化を簡単に開始できます。 調達、人事、財務の各部門に特にお勧めします。

価格：月額$ 200（基本）; 月額495ドル（上級）; $ 1,900 /月（フルロード）

4.統合：最高の日常管理ワークフロー自動化ソフトウェア

Integrifyは、ドラッグアンドドロップビルダーでワークフローを構築し、並列または順次フローを実行できるワークフロー自動化ソフトウェアです。 タスクとリクエストで共同作業を行い、プロセスをテストし、リマインダーを設定できるため、ビジネスプロセスを簡単に合理化し、手動タスクを自動化できます。

Integrifyは、ワークフローの例とユーザーナレッジベース、外部データベースとの統合を可能にするレストベースのオープンAPI、ExcelやPDFからのデータのインポートとエクスポートの機能も提供します。

最適な用途：Integrifyは、日常のタスクの自動化を検討している中小企業に強くお勧めします。 そのドラッグアンドドロップの「プロセスビルダー」により、開始から完了までのプロセスを簡単かつ簡単に実行できます。 管理部門に特にお勧めします。

価格：リクエストに応じて利用可能な価格

5. Zapier：アプリを接続するための最高のワークフロー自動化ソフトウェア

Facebook、QuickBooks、Googleドライブなどの1,000を超えるWebアプリに接続してデータを共有する機能により、Zapierはほぼすべてのタイプのビジネスプロセスを自動化できます。 エディターでワークフローを作成し、ワークフローに含めるアプリを選択して設計するだけです。

たとえば、すべての添付ファイルをDropboxに保存できるようにする場合は、Gmailの受信トレイからDropboxに添付ファイルを自動的にコピーして、ダウンロードに関するSlackメッセージを送信するワークフローを設計できます。

最適な用途：Zapierは、互いに話し合っていないさまざまなツールを使用するフリーランサーや中小企業に強くお勧めします。 たとえば、MailChimpを使用してメールを送信し、Typeformを使用してリードを収集している場合、Zapierを使用してこれら2つのツールを接続できます。 マーケティングおよびサービス部門に特にお勧めします。

価格：無料; $ 19.99 /月（スターター）; 月額49ドル（プロフェッショナル）

6. Flokzu：最高のプロジェクト管理ワークフロー自動化ソフトウェア

Flokzuを使用すると、コードを記述せずに、タスク、期限、ビジネスルール、および通知を作成できます。 彼らのソフトウェアはまた、保留中のタスクをプロジェクトの各担当者の受信ボックスに送信し、ワークフローの各段階が完了すると、新しい各タスクをユーザーまたはロールに自動的に割り当てます。

さらに、Flozkuは、ビジネスプロセスを表示するレポートダッシュボードを提供します。

現在遅延しているタスクの量、各ユーザーと役割に割り当てられているタスク、完了したタスク、各タスクにかかった時間などのパフォーマンスと指標。これにより、将来のワークフローを改善および最適化するために必要なデータが得られます。

最適な用途：時間管理とタスクワークフローを最適化したい個々のチームには、Flokzuを強くお勧めします。 このツールの重要な機能は、ユーザーが受信トレイで保留中のタスクを受け取ることであり、優れたプロジェクト管理ツールになります。 どのチームにもお勧めです。

価格：無料; $ 19.99 /月（スターター）; 月額49ドル（プロフェッショナル）

ワークフローの自動化はあなたがより良く成長するのを助けます

ワークフローの自動化は、何も失敗させずに拡張および成長したい企業にとって重要です。 テクノロジーに手動タスクを完了させることで、苦痛を増すことなくビジネスを効果的に成長させることができます。

編集者のメモ：この投稿は元々2019年1月に公開され、包括的に更新されました。