11 habilidades editoriales que necesita para convertirse en un editor más eficiente

Cuando comencé a practicar mis habilidades editoriales en el blog de marketing de HubSpot, no me di cuenta de cuánto tiempo tomaría cada uno.

Dependiendo de la duración, el tema y otras variables, puede llevar desde 20 minutos hasta una tarde entera editar una sola publicación de blog.

Esta publicación no se trata de tomar atajos; se trata de editar de manera eficiente. Eso a veces significa dar comentarios más reflexivos por adelantado para que su trabajo sea más fácil cuando llegue el borrador final. Otras veces, significa tener a mano algunos sitios web clave para que pueda consultarlos rápidamente, ya sea que esté revisando las matemáticas del autor o agregando un botón “Pin It” de Pinterest a una imagen.

¿Quiere algunas formas de editar de manera más eficiente mientras mantiene la integridad? Aquí hay 12 formas de ahorrar tiempo cuando te sientas y sacas ese proverbial bolígrafo rojo.

11 maneras de ahorrar tiempo al editar un escrito

1. Encuentra un espacio tranquilo para editar.

No intente realizar la edición en una reunión o cuando esté con compañeros de trabajo parlanchines.

La investigación muestra que realizar varias tareas a la vez puede hacernos mucho menos efectivos en nuestro trabajo y aumentar los errores y el estrés. Y cuando estás editando, estás tratando de detectar esos errores, así que quieres ser más diligente.

En cambio, encuentre un lugar donde pueda conectarse y concentrarse completamente en la pieza que tiene frente a usted. Cuando llegue allí, apague esas molestas notificaciones de correo electrónico y redes sociales, y ponga su teléfono en modo avión (o, mejor aún, déjelo en su bolso).

De hecho, por cada notificación que recibe, puede tardar 23 minutos en volver a la normalidad, según un estudio de la Universidad de California.

Si está trabajando en un escrito que requerirá más de unas pocas horas de edición cuidadosa, considere bloquear fragmentos de tiempo ininterrumpido con pequeños descansos en el medio: el método Pomodoro.

2. Asegúrese de que el tema se alinee con su estrategia de contenido.

Es posible que sienta la tentación de profundizar en la esencia de la pieza y comenzar a editarla meticulosamente de inmediato. Pero, como editor, es importante poner el contenido en contexto antes de profundizar en los detalles.

Primero, echa un vistazo rápido al título de trabajo y las ideas principales cubiertas en el artículo. Piensa para ti mismo:

• ¿Este tema se alinea con nuestra estrategia de contenido?
• ¿Les importará a nuestros lectores y compradores?
• ¿Cada sección fluye naturalmente hacia la siguiente?

Si le preocupa que el artículo no se trate de un tema que interese a sus lectores, piense en cómo ajustar el ángulo.

También querrá reflexionar sobre cómo la pieza encaja con lo que ha escrito en el pasado, especialmente si la pieza es una publicación de blog.

Los motores de búsqueda como Google pueden ver la segunda publicación como contenido duplicado y penalizarlo en la búsqueda. Incluso si Google no lo considera contenido duplicado, competir por la clasificación de palabras clave contra otra publicación de su propio blog dañará su estrategia de SEO.

Las preguntas que se deben hacer aquí son:

• ¿Hemos cubierto este tema exhaustivamente en el pasado?
• ¿Ofrece esto un nuevo ángulo y perspectiva?

Si ambas respuestas son afirmativas, podría considerar actualizar y volver a publicar el borrador original.

3. Lee primero el contenido y las ideas, segundo la gramática.

Nunca comience a sumergirse en ediciones detalladas antes de leer todo el artículo. Es importante reflexionar sobre ello de manera integral para que pueda identificar los lugares donde se pueden mejorar el contenido y las ideas.

Puede parecer que estamos agregando tiempo aquí, pero créame, esto le ahorrará mucho tiempo y dolor a largo plazo. Si alguna vez comenzó a editar una pieza línea por línea solo para darse cuenta de que necesita ser reestructurada por completo, sabe a lo que me refiero.

El punto clave aquí es reconocer cuándo la pieza necesita más trabajo del autor.

"A veces, un autor envía un artículo antes de que esté listo para ser editado", dijo Corey Wainwright, estratega de CRO del sitio web de HubSpot y redactor publicitario en HubSpot. “Aprender a reconocer esas instancias puede ahorrarle mucho tiempo porque, de lo contrario, simplemente comienza a reescribir la pieza, lo que no es útil para ninguno de los dos”.

Ginny Soskey, exdirectora de blogs de marketing de HubSpot, está de acuerdo.

“Tu trabajo, como editor, es preservar la voz de tu escritor mientras te aseguras de que cumpla con tu estándar de calidad”.

Puede notar que la pieza no fluye bien, o que la introducción debe ajustarse, o que no hay suficientes puntos en el artículo para que cumpla con sus estándares de calidad. En ese caso, envíe esos comentarios al autor por correo electrónico, ya que eso puede ser más productivo que cambiar todo a su alrededor.

Si el artículo necesita una cantidad abrumadora de ayuda de edición, es posible que la escritura del autor no sea adecuada para su publicación, y ahorrará mucho tiempo si se lo dice directamente al colaborador.

4. Busque lugares donde el autor pueda llenar los espacios en blanco.

Además de proporcionar comentarios más amplios y amplios, también debe leer el artículo para identificar mejoras más pequeñas en las que podría querer (o necesitar) la ayuda del autor.

Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

• ¿Hay alguna inconsistencia estructural en la pieza? Por ejemplo, si incluyeron un ejemplo en cada sección de la pieza excepto en una o dos, puede pedirles que busquen uno para cada una de esas secciones.
• ¿Hay algún punto que necesite alguna, más o mejor evidencia? Las estadísticas y los datos pueden elevar la calidad de su contenido y hacerlo más interesante para los lectores.
• ¿Hay alguna fuente que no tenga citas? Este es un grande.

Mientras lee, tome notas sobre estos puntos en un borrador de correo electrónico para el autor. Una vez que haya terminado, asegúrese de limpiar las notas para que sean comprensibles.

5. Marque sitios web útiles para referencias rápidas.

Una vez que el contenido, las ideas y la estructura de la pieza estén listos, puede ir al meollo del asunto.

Aquí es donde me gusta mantener algunos sitios web marcados como referencia. Aquí están los que prefiero.

6. Tenga a mano fragmentos de código útiles.

Junto con marcar sitios web útiles, también es una buena idea tener todos esos fragmentos útiles de HTML u otro código que tiende a usar fácilmente accesibles.

Por ejemplo, puede usar un código específico para incluir un módulo de "Fragmento destacado" en su CMS.

Para facilitar este proceso, guardo fragmentos de código en mi Evernote. Cuando llega el momento de agregarlos al código fuente de la publicación de mi blog, simplemente levanto la nota y conecto los fragmentos según sea necesario.

Aquí hay una introducción detallada a HTML para que pueda aprender trucos de codificación útiles.

7. Lea la pieza en voz alta.

La importancia de este paso no se puede exagerar.

Leer en voz alta no solo es bueno para la retención de la memoria, también es excelente para detectar errores. Es más probable que encuentre oraciones torpes y otras cosas que el corrector ortográfico no detectará si lee en voz alta.

El autor de best-sellers David Sedaris utiliza este enfoque verbal para afinar su escritura.

Según Fast Company , Sedaris prueba sus trabajos en curso leyéndolos en voz alta ante audiencias en vivo porque le ayuda a notar las imperfecciones en el texto. A medida que lee, encierra en un círculo todo, desde frases confusas o engañosas hasta palabras repetidas muy de cerca.

“Solía ​​odiar cuando salía un libro o se publicaba una historia y pensaba: Maldita sea, ¿cómo no me di cuenta de eso?”, dijo Sedaris. “Pero casi siempre lo captas cuando estás leyendo en voz alta”.

Leer en voz alta lo ayudará a detectar estos errores en la primera ronda, lo que le ahorrará tiempo más adelante.

8. Use "Buscar y reemplazar" para corregir rápidamente errores comunes.

Todos tenemos palabras que nos hacen tropezar, sin importar cuánto tiempo hayamos estado escribiendo o editando.

Piénsalo: ¿Cuáles son los errores que sueles cometer al escribir o editar? ¿Qué cosas tiendes a extrañar?

Comience a realizar un seguimiento de esto y agréguelo a un blog personal. Luego, mientras edita, haga una "Buscar y reemplazar" antes de publicar para detectar cualquier error que se haya escapado. Es una forma mucho más rápida de pulir una pieza que buscar estas instancias manualmente.

Para hacer "Buscar y reemplazar", presione Control + F en una PC (o Comando + F en una Mac), escriba la palabra o frase problemática y haga clic en "Buscar".

9. Realice una comprobación final en Microsoft Word.

No importa qué tan meticulosamente haya examinado un escrito: la mayoría de las veces , encontrará errores adicionales usando el corrector ortográfico que de otro modo no vería.

Si su software de escritura tiene corrector ortográfico, utilícelo. También recomendamos pegar el contenido en Microsoft Word (si la longitud lo permite) para una revisión final.

Solo recuerde darle al documento unos segundos adicionales para procesar su pieza una vez que la haya pegado allí, ya que Word tarda un poco más en "leer" su pieza y descubrir cualquier error.

Luego, puede revisarlo y evaluar cualquier línea ondulada roja o verde que vea.

10. Sepa cuándo el contenido es lo suficientemente bueno.

Sé tan bien como cualquier otro editor que dejar de lado el perfeccionismo es difícil. Pero resulta que el perfeccionismo, si bien es útil en ciertos contextos, puede convertirse en un obstáculo importante para la productividad.

Siempre habrá algo que puedas hacer para mejorar un escrito. Puede pensar en "hecho" como pasar cada minuto posible mejorando, puliendo y refinando una pieza hasta que esté tallada a la perfección.

Pero, ¿qué estás sacrificando al hacer más mejoras menores? ¿Y esos sacrificios son realistas? ¿Valen la pena tu tiempo? En algún momento, debe preguntarse: "¿ Cuándo es 'lo suficientemente bueno' lo suficientemente bueno?"

Por supuesto, saber cuál es el umbral de "suficientemente bueno" es más fácil decirlo que hacerlo. Aquí hay una fórmula útil para darle alguna dirección:

1. La pieza resuelve con éxito el problema, aborda la necesidad o transmite el mensaje previsto.
2. Está clara y claramente en la marca.
3. La calidad del trabajo es consistente o superior al nivel del trabajo anterior.
4. Ha sido minuciosa pero objetivamente examinada por otras personas cualificadas.
5. La decisión final de preferencia había quedado en manos del creador.

Asegúrese de completar las tareas de edición y revisión más importantes. Luego, una vez que hayas refinado una pieza lo suficiente como para seguir adelante... simplemente sigue adelante.

11. Tenga a mano esta lista de verificación previa a la publicación.

Antes de presionar "publicar", es hora de hacer una revisión final para asegurarse de haber marcado todas las casillas.

Si bien esto parece otro paso adicional, recuerde que es una inversión de tiempo que le evitará tener que volver a la pieza más tarde para realizar ediciones y ajustes.

Como tal, use esta lista de verificación de edición y revisión en línea cuando haga su verificación final. Siéntase libre de agregar también a la lista, ya que puede tener pasos adicionales en su proceso.

En última instancia, ser un editor eficiente requiere concentración, atención a los detalles y la capacidad de saber cuándo detenerse. Con esta lista a tu disposición, estarás mejor en poco tiempo.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en abril de 2016 y se actualizó para que sea más completa.