11 trucos de correo electrónico gratuitos para aumentar su eficiencia

Si eres como yo, una gran parte de tu jornada laboral es examinar tu bandeja de entrada, enviar mensajes de correo electrónico a la basura y responder a correos electrónicos sensibles al tiempo.

¿Tienes que tener alguna habilitación para controlarlo? Hemos obtenido trucos de correo electrónico gratuitos que le permitirán controlar mejor su bandeja de entrada para que pueda apuntar a las cosas importantes.

11 trucos de correo electrónico totalmente gratuitos para aumentar su productividad

1. Desactive sus notificaciones o pause los correos electrónicos.

Aparte de las redes sociales, el correo electrónico es el lugar donde la mayoría de las personas se inundan de notificaciones. Este puede ser solo uno de los bloqueadores más importantes para el rendimiento, ya que su conciencia se mantiene atraída en otros lugares.

¿Solución? Simplemente desactive las notificaciones por correo electrónico para concentrarse en sus responsabilidades más apremiantes. Aún mejor, puede detener los correos electrónicos entrantes incluso para que no aparezcan en su bandeja de entrada, si su compañía de correo electrónico lo permite.

Recurso Gráfico

Los usuarios de Outlook pueden pausar las notificaciones gracias a la aplicación Boomerang y reanudarlas cuando estén listos para atenderlas.

2. Bloquee los tiempos para la evaluación por lotes de correos electrónicos.

El correo electrónico puede llegar varias horas de la jornada laboral y si está trabajando con un equipo asincrónico, no hay horas libres.

Por lo tanto, en lugar de revisar continuamente sus correos electrónicos y responder a cada uno de ellos a medida que llega, establezca bloques de tiempo a lo largo del día para revisarlos.

Esto puede ser temprano en la mañana, al final de la tarde o en cualquier momento en el que espere tener algún tiempo de inactividad.

Sugerencia profesional: una vez que determine este bloque de tiempo, insértelo en su calendario para evitar conflictos con otras actividades operativas.

3. Generar plantillas.

¿Sabes que los sitios web tienen secciones de preguntas frecuentes? En nuestras ocupaciones experimentadas, normalmente comunicamos los mismos detalles más que nunca a nuestros clientes, colegas y partes interesadas.

Para hacer esto un poco más fácil, genere plantillas para evitar comenzar desde cero cada vez que redacte un correo electrónico.

Tus plantillas se basarán principalmente en las consultas que recibes con más frecuencia, las frases que más usas y los mensajes que más compartes. Cosas como:

• Correos electrónicos fríos
• Redirecciones a otros grupos
• Notificaciones semanales del equipo
• concepto OOO

Para configurar esto en Gmail, vaya a su configuración, haga clic en la pestaña Sofisticado y haga clic en "Habilitar" hasta llegar a la sección Plantillas.

4. Producir carpetas.

Los negocios son lo más importante para la productividad y los mensajes de correo electrónico a menudo quedan en un segundo plano. La ironía es que es probable que conserven parte de la información más crítica que usamos en nuestro trabajo diario.

La creación de carpetas dentro de su correo electrónico no solo hará que los elementos sean mucho más fáciles de encontrar, sino que también serán mucho más manejables al priorizar sus correos electrónicos.

Para la ocasión, puedes hacer categorías por:

• Prioridad (por ejemplo, Acción necesaria, informativa)
• Operar (p. ej., recursos humanos, finanzas, cobertura de seguros)
• Grupos (por ejemplo, administración, experiencias directas, colegas, etc.)

5. Filtre sus correos electrónicos entrantes.

¿Por qué escribir a través de mensajes de correo electrónico cuando puede hacer que su proveedor de correo electrónico lo haga automáticamente?

El atributo de filtro, disponible a través de la mayoría de los proveedores de correo electrónico, le permite clasificar, eliminar, marcar y reenviar mensajes de correo electrónico.

Puede hacerlo aplicando la siguiente información:

• Direcciones de correo electrónico
• Palabras y frases y/o frases
• Línea de asunto
• Adjunto

En el momento en que crea el filtro, designa la acción automática de cumplimiento.

Los casos de uso incluyen la inclusión de correos electrónicos de la administración en una carpeta en particular, la eliminación de correo no deseado y la marcación de recordatorios como estudio.

6. Utilice un programador de correo electrónico.

Están ausentes los días de despertarse a las 6 am solo para enviar un correo electrónico que no pudo enviar a las 10 pm la noche anterior cuando lo redactó.

Algunos proveedores de correo electrónico le permiten programar una fecha y hora para entregar su correo electrónico para que pueda establecerlo y olvidarlo, sin miedo.

Si su empresa no tiene este aspecto, piense en una extensión como Boomerang, que puede combinar con su correo electrónico para planificar el correo electrónico.

7. Habilite la función "no enviar".

Todos lo hacemos: enviar un correo electrónico y luego volver a leer obligatoriamente el correo electrónico que ahora vuelve a examinar cinco veces antes de enviarlo SOLO en las circunstancias, aunque no pueda hacer casi nada al respecto. Hasta que finalmente ahora.

Gmail y otros proveedores de correo electrónico ahora le permiten anular el envío de un correo electrónico durante unos segundos después de haber hecho clic en "Enviar", solo en el caso de que haya detectado un error o simplemente haya cambiado de opinión.

Pro-sugerencia: aumente los destinatarios solo en el momento en que su correo electrónico esté listo para enviarse; de ​​esta manera, bajo ninguna circunstancia entregará un correo electrónico sin terminar una vez más.

8. Estudia atajos.

Los accesos directos le permiten completar sus trabajos de correo electrónico rápidamente sin saltarse una conquista.

Con los atajos de correo electrónico, puede:

• Redactar nuevo correo electrónico.
• Incluir destinatarios CC y CCO.
• Insertar enlaces entrantes.
• Abrir consejos de ortografía.
• Dé formato al texto con negrita, cursiva, subrayado, sangrías y alineaciones.
• Archivar correo electrónico

Y eso es solo por nombrar varios. Si hay una función que usa con frecuencia, es probable que haya un atajo para llegar allí con solo un clic o una pulsación de tecla.

Por supuesto, los atajos diferirán según la empresa y la máquina. Entonces, antes de comenzar a usarlos, asegúrese de que está haciendo uso de los ideales.

9. Darse de baja.

Si su bandeja de entrada es casi como la mía, hay algunos miles de correos electrónicos de modelos con los que casi nunca interactúa.

Si bien eliminar estos correos electrónicos lleva mucho tiempo, puede comenzar a despejar su bandeja de entrada cancelando la suscripción a los correos electrónicos que nunca lee. Desafortunadamente, no todos los modelos tienen flujos de trabajo de desconexión que lo sacarán de forma rutinaria de un registro de lectura.

En esta circunstancia, tendrá que darse de baja manualmente. Créeme, tu yo a largo plazo te lo agradecerá.

10. Obtenga una extensión del navegador de gramática.

La mayoría de nosotros redactamos correos electrónicos directamente desde el cuadro "Nuevo borrador". Por otro lado, ese método conlleva algunos peligros, específicamente errores ortográficos o frases incómodas.

Aplicaciones como Grammarly servirán como correctores, detectando sus errores tan pronto como los cometa. Grammarly también tiene características ordenadas que le transmitirán el tono de su mensaje y le propondrán frases alternativas.

Con este dispositivo, nunca tendrás que preocuparte por cómo escuchas el audio o si hay un error tipográfico oculto. Elimina todas las conjeturas para que pueda concentrarse en presionar "Enviar".

11. Prioriza tus mensajes de correo electrónico.

Si continúa luchando con el manejo de la gran cantidad de correos electrónicos que está recibiendo, intente seguir esta regla popular: si el correo electrónico requiere una respuesta que demorará dos minutos o menos, reaccione rápidamente.

Si va a tardar más, guárdelo para después. Esta táctica está destinada a ayudarte a deshacerte del lío sin que te superen.

Ahí lo tiene: trucos de correo electrónico gratuitos que lo ayudarán a controlar su bandeja de entrada y optimizar su productividad.

Advertencia del editor: este artículo se publicó originalmente en agosto de 2016 y se actualizó para que sea más completo.