16 opciones gratuitas de software de gestión de proyectos para mantener a su equipo en marcha

El 92% de los trabajadores estadounidenses sienten que podrían colaborar mejor con sus colegas.

Administrar múltiples proyectos a la vez, delegar tareas y colaborar entre equipos es difícil en un buen día, pero puede volverse completamente imposible cuando se interponen obstáculos imprevistos. Los datos demuestran que la gestión de proyectos no es nada fácil para la mayoría de nosotros.

Cuando eso afecta el negocio, se convierte en un problema aún mayor. La falta de comunicación y las ineficiencias en su proceso de gestión de proyectos pueden generar experiencias confusas y estresantes para sus empleados. Puede obstaculizar la capacidad de su empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes o alcanzar las metas de fin de año.

Afortunadamente, hay muchas aplicaciones gratuitas de gestión de proyectos para mantener a su equipo en marcha sin arruinarse.

En una herramienta gratuita de gestión de proyectos, normalmente podrá crear varios proyectos, crear listas de tareas pendientes, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso de un proyecto hasta su finalización. Las herramientas de gestión de proyectos de pago ofrecen más almacenamiento, más proyectos y más puestos para el equipo. Pero para equipos pequeños, una herramienta gratuita de gestión de proyectos será suficiente.

El bajo buy-in lo convierte en una elección natural. Con el software gratuito de gestión de proyectos, su equipo puede colaborar mucho mejor, reduciendo el riesgo de errores de comunicación y manteniendo a todos al tanto de los proyectos de todo el equipo. También es útil para los miembros individuales del equipo. Pueden usarlo para aumentar su productividad y asegurarse de que van por buen camino.

Para agilizar su proceso y asegurarse de que todos en su equipo estén en sintonía, eche un vistazo a estas excepcionales herramientas gratuitas de gestión de proyectos.

1. Proyecto.co

Project.co es un sistema de gestión de proyectos orientado al cliente que conecta a su equipo con los equipos de sus clientes en un solo lugar. Cada parte del trabajo que haga se puede configurar como su propio proyecto, con su propia fuente de discusión, notas, tareas, equipo y pagos. También puede registrar el tiempo dedicado a cada proyecto.

Hay disponible una variedad de vistas diferentes de tareas y proyectos, incluido el calendario, el programador y la vista Kanban, para brindarle una descripción general del trabajo que está sucediendo dentro de su equipo.

Las características incluyen:

• Capacidad para agregar/invitar rápidamente a usuarios internos y externos
• Fuente de discusión para cada proyecto, con alertas por correo electrónico (y la capacidad de responder por correo electrónico sin iniciar sesión)
• Variedad de vistas de tareas, que se pueden filtrar, dando a todo su equipo, a cada departamento e incluso a usuarios individuales sus listas de tareas diarias/semanales.
• Herramientas de informes que miden sus proyectos más y menos rentables o eficientes
• Capacidad para integrar soluciones de pago y aceptar pagos con tarjeta de forma rápida y segura a través del sistema

Precios : Gratis por 14 días; $10/usuario/mes

2. Trabajo

Wrike se destaca como una herramienta de gestión de proyectos excepcional para los equipos que desean la opción de personalizar los flujos de trabajo y editar y revisar proyectos desde la propia plataforma. La herramienta ofrece la capacidad de codificar por colores y colocar calendarios en capas, y su aplicación móvil permite a los colegas actualizar la información del proyecto sobre la marcha. Puede agregar comentarios a secciones, videos o documentos, y crear campos personalizados para exportar los datos más relevantes para su empresa.

Las características incluyen :

• Medidas de seguridad para que solo el personal autorizado pueda acceder a la información
• Flujo de actividad para permitir a los gerentes de proyecto microgestionar tareas pequeñas, ver actividades en orden cronológico y etiquetar a los miembros del equipo
• La opción de dejar de seguir actividades para ordenar su propio Stream personal
• Sincronización de correo electrónico y calendario
• Funciones integradas de edición y aprobación

Precios : Gratis; $9.80/usuario/mes (Profesional); $24.80/usuario/mes (Empresa); Personalizado (Empresa)

3. Alternar plan

Toggl Plan es una herramienta de gestión de proyectos eficaz para automatizar su proceso de delegación de tareas y visualizar qué tareas del proyecto se han completado y cuáles no. Si su equipo colabora a menudo con otros departamentos en proyectos, esta podría ser una herramienta útil para usted.

Las características incluyen:

• Visualización de diagramas de Gantt para realizar un seguimiento de plazos y proyectos importantes
• Integraciones con Slack, Github, Evernote y otros
• Opción de colaboración en equipo a través de calendarios compartidos y notas de tareas

Precios : Gratis por 14 días; $8/usuario/mes (Equipo); $13.35/usuario/mes (Empresa)

4. Hacer clic

Fuente de imagen

ClickUp proporciona algunas funciones impresionantes para personalizar la herramienta de administración de proyectos todo en uno para que se adapte a los miembros de su equipo, incluida la opción para que cada usuario elija una de las tres formas diferentes de ver sus proyectos y tareas según sus preferencias individuales. Si su equipo de marketing se superpone con el de ventas, diseño o desarrollo, esta es una solución eficaz, ya que proporciona funciones para esos cuatro equipos.

Las características incluyen :

• Se integra con HubSpot (puede requerir una cuenta paga)
• La capacidad de organizar sus proyectos en función de la prioridad y asignar tareas a grupos
• La opción de establecer objetivos para recordar a los equipos lo que pretenden lograr
• Sincronización bidireccional de Google Calendar
• Una manera fácil de filtrar, buscar, ordenar y personalizar opciones para administrar tareas específicas
• Flujo de actividad con capacidad de menciones
• Maquetas de imágenes
• 57 aplicaciones integradas

Precios : Gratis; $5/usuario/mes

5. nTarea

Otro software gratuito que viene con una variedad de funciones para administradores de proyectos y tareas es nTask. Este programa tiene un par de herramientas de rango libre para cualquiera que busque trabajar como gerente de proyecto individual o profesional.

nTask admite múltiples proyectos y creación de tareas. Los usuarios también pueden definir roles de líder de equipo, presupuesto, hitos y criterios de seguimiento de tiempo que son específicos para proyectos relevantes. Al comprender las necesidades de los administradores de proyectos avanzados, nTask también ofrece una función de diagrama de Gantt interactivo. Se puede personalizar con un simple mecanismo de arrastrar y soltar para alinear el proyecto con los cambios continuos de la vida real.

Las características incluyen :

• Un poderoso sistema de colaboración en la aplicación
• Integración con Slack y muchas otras aplicaciones de terceros
• La capacidad de invitar a las partes interesadas a ver los proyectos en curso
• Administracion de recursos
• Gestión de equipos a través de un proceso controlado por el administrador
• Múltiples espacios de trabajo dedicados a diferentes proyectos y tareas

Precios : Gratis (Básico); $2.99/usuario/mes (Premium); $7.99/usuario/mes (Empresa); Personalizado (Empresa)

6. Trabajo en equipo

Fuente de imagen

Teamwork es un software de gestión de proyectos y una plataforma de colaboración que ayuda a los equipos internos y remotos a mantenerse organizados y productivos. Cada proyecto le permite cargar archivos fácilmente, asignar tareas y plazos y chatear con compañeros de equipo. Al centralizar la información de su proyecto, puede ayudar a eliminar más malentendidos y plazos incumplidos.

Las características incluyen :

• Fácil integración con HubSpot (puede requerir una cuenta paga)
• Teamwork Chat Instant Messenger para ayudarlo a mantenerse en su flujo de trabajo y ser más productivo
• Seguimiento del tiempo para comprender la capacidad y dónde pasa el tiempo un equipo
• Tableros, subtareas e hitos para ayudar a rastrear el progreso de los proyectos

Precios : Gratis; $10/usuario/mes (Entregar); $18/usuario/mes (Crecer); personalizado (empresa

7. Campamento libre

Fuente de imagen

Freedcamp es una herramienta de gestión de proyectos rica en funciones que está diseñada para uso personal y profesional. Cada proyecto tiene sus propias tareas, hitos, archivos, debates y cronogramas, así como un rastreador de problemas y un calendario. El tablero le brinda una descripción general clara y concisa de lo que está sucediendo en su equipo, incluida la actividad, los proyectos y las tareas.

Las características incluyen :

• Feed de discusión del tablero de mensajes, con la capacidad de crear y llevar a cabo discusiones sobre cualquier tema
• Potente vista de calendario que presenta todos los próximos eventos
• Integraciones de terceros, incluidos Google Drive, Google Calendar, Dropbox y más

Precios : Gratis; $1.49/usuario/mes (Minimalista); $7.49/usuario/mes (Empresa); $16.99/usuario/mes (Empresa)

8. Asanas

Asana, una de las soluciones de gestión de proyectos más conocidas, tiene una interfaz limpia y fácil de usar. La herramienta todo en uno le permite crear tableros para visualizar en qué etapa se encuentra su proyecto y usar informes para realizar un seguimiento de las tareas terminadas y las tareas que requieren su atención.

Las características incluyen :

• La capacidad de crear plantillas para automatizar tareas mundanas
• La capacidad de colaborar y compartir información en todo el equipo, de forma privada y segura.
• La opción de establecer controles de seguridad y designar administradores
• Más de 100 integraciones para un proceso de principio a fin más eficiente
• La capacidad de crear campos de proyecto personalizados, compartir documentos y filtrar tareas
• Integración de HubSpot para una sincronización perfecta de flujos de trabajo y actividad de contacto

Precios : Gratis (Básico); $10.99/usuario/mes (Premium); $24.99/usuario/mes (Empresa); Personalizado (Empresa)

9. Lunes.com

Monday.com, una herramienta de gestión de proyectos que también ofrece herramientas de TI y recursos humanos, le permite crear actualizaciones de estado de los miembros del equipo para que sus equipos remotos y flexibles conozcan los horarios de sus compañeros de trabajo. Le permite acceder fácilmente a las actualizaciones del proyecto de un vistazo para que nada se pierda.

Las características incluyen :

• Flujos de trabajo personalizables para priorizar las necesidades de su equipo y encargarse de las tareas menores
• Diagrama de Gantt para visualizar fechas de vencimiento y cronogramas de proyectos
• Integraciones con herramientas populares como Slack, Microsoft Teams y Google Calendar
• Actualizaciones de estado de los miembros del equipo para miembros del equipo remotos o flexibles
• Integración de HubSpot para que todos puedan colaborar en la gestión de contactos y acuerdos (puede requerir un plan pago)

Precios : Gratis por 14 días; $8/usuario/mes (Básico); $10/usuario/mes (estándar); $16/usuario/mes (Pro); Personalizado (Empresa)

10. Pago

La versión gratuita de Paymo solo permite el acceso de un usuario, pero si tienes un equipo pequeño o eres un trabajador independiente, esta podría ser una opción eficiente para rastrear las horas facturables y facturar a los clientes. Junto con el seguimiento de las finanzas, Paymo también le permite organizar cronogramas de proyectos, crear listas de tareas pendientes y mantenerse al tanto de sus presupuestos para múltiples proyectos a la vez.

Las características incluyen :

• Tableros Kanban para actualizaciones de proyectos fáciles y de un vistazo
• Seguimiento del tiempo para mantener a todos en el mismo horario
• Uso compartido de archivos y extensión Adobe CC para compartir fácilmente los activos
• Informes de hojas de tiempo para mantener a las partes interesadas informadas
• Plantillas de proyectos para impulsar proyectos con un clic

Precios : Gratis; $9.95/usuario/mes (Oficina pequeña); $15.79/usuario/mes (Empresa)

11. Trello

Trello es una herramienta de arrastrar y soltar que le permite mover proyectos (personales o profesionales) a través de las etapas del flujo de trabajo, hasta su finalización.

Usted define cuáles son esas etapas, ya sean estados de proyectos de trabajo como 'En espera' o categorías de proyectos personales como '¡Cosas para comprar!' — con tareas representadas como 'tarjetas'. A cada tarjeta se le puede dar un nombre, asignarla a una persona, darle una fecha de vencimiento y tener archivos adjuntos, como imágenes.

Las características incluyen :

• Plantillas para una gama de diferentes tipos de proyectos, desde negocios hasta educación y productividad personal
• Posibilidad de agregar archivos adjuntos, como imágenes, a cualquier tarjeta en cualquier tablero
• Personalice las etapas de su flujo de trabajo para reflejar su proceso real
• Movimiento simple de arrastrar y soltar de las tarjetas a través de las etapas del flujo de trabajo
• Integración de HubSpot para sincronizar flujos de trabajo de marketing, ventas y servicios en listas de tareas pendientes (puede requerir un plan pago)

Precios : Gratis; $10/usuario/mes; Personalizado (Empresa)

12. Todoista

Todoist es una herramienta simple pero poderosa que te permite crear listas de tareas poderosas e interactivas. Se pueden asignar niveles de prioridad a las tareas pendientes, asignarlas a personas de su equipo y marcarlas, con recordatorios personalizables (aunque se trata de una característica premium). Los elementos procesables también se pueden categorizar en diferentes proyectos, creando una estructura simple y fácilmente comprensible donde cada 'lista' tiene un título (nombre del proyecto) y una serie de acciones. Todo esto lo convierte en una herramienta extremadamente flexible y personalizable para realizar el trabajo.

Las características incluyen :

• Listas de plantillas para inspirarte y guiarte
• Fechas de vencimiento periódicas para tareas periódicas
• Visualizaciones de productividad y puntos de 'Karma' para tareas completadas y rachas
• Etiquetas, notificaciones y feeds de discusión para mantenerlo organizado
• Se integra con HubSpot (puede requerir una cuenta paga)

Precios : Gratis; $3/usuario/mes (Pro); $5/usuario/mes (Empresa)

13. MeisterTask

Fuente de imagen

MeisterTask es una herramienta de gestión de proyectos que le permite crear tableros Kanban, establecer tareas recurrentes, realizar un seguimiento de los tiempos del proyecto y crear campos personalizados. Puede importar automáticamente datos de otras herramientas como Trello y Asana, lo que le permite ponerse a trabajar inmediatamente sin perder tiempo.

Las características incluyen :

• Hasta 3 proyectos en la versión gratuita
• Archivos adjuntos para proyectos
• Iconos de proyectos personalizados para que las tareas se destaquen
• Seguimiento del tiempo para que no se pasen por alto los plazos

Precios : Gratis; $8.25/usuario/mes (Pro); $20.75/usuario/mes (Empresa); Personalizado (Empresa)

14. Bitrix24

El software de gestión de proyectos de Britrix24 incluye tableros Kanban, diagramas de Gantt, contadores de tareas para una fácil priorización e informes para analizar la intensidad de tiempo de las diferentes tareas. También puede crear listas de tareas dentro de las tareas.

Las características incluyen :

• Tareas recurrentes para facilitar la creación y automatización de tareas
• Integración con Horas Facturables, especialmente útil si trabajas con autónomos
• Estados de las tareas para realizar fácilmente un seguimiento del progreso
• Informes mensuales sobre el tiempo dedicado a las tareas

Precios : Gratis; $19/mes (Inicio+); $55/mes (CRM+ y Project+); $79/mes (plan comercial estándar); $159/mes (Plan de Negocios Profesional)

15. Mesa de aire

Airtable es una aplicación de hoja de cálculo y base de datos personalizable que se puede usar para crear una herramienta de gestión de proyectos para su equipo. Su plantilla de seguimiento de proyectos le permite administrar fácilmente proyectos en un entorno familiar similar a una hoja de cálculo, lo que lo hace ideal para los entusiastas de Excel y Google Sheets.

Las características incluyen :

• Creación de subtareas dentro de tareas
• Capacidad para asignar tareas y establecer estimaciones de tiempo.
• Plantillas adicionales para mantener alineados a los equipos remotos, como un centro de equipo y un rastreador de activos
• Altamente personalizable para diferentes equipos.
• Integración con herramientas populares como HubSpot, Asana, Dropbox, Google Workspace y Slack

Precios : Gratis; $10/usuario/mes (Plus); $20/usuario/mes (Pro); Personalizado (Empresa)

16. Centro de pruebas

ProofHub es un software de gestión de proyectos y colaboración en equipo que permite a los directores de proyectos mantener un control completo sobre sus tareas, equipos, proyectos y comunicación. Los gerentes pueden asignar tareas y plazos a los miembros del equipo y maniobrar fácilmente entre listas de tareas simples y tableros kanban ágiles que son personalizables.

ProofHub tiene una función de notas y una sección de discusiones dedicada para almacenar su información importante y llevar a cabo conversaciones en tiempo real con los miembros de su equipo. Reciba notificaciones en tiempo real cada vez que alguien actualice un ticket.

Las características incluyen :

• Herramienta de revisión en línea para revisar archivos y anotar archivos de diseño usando herramientas de marcado
• Aplicación de chat integrada para conectarse con los miembros del equipo
• Varias vistas de proyectos, incluidos tableros Kanban, vista de tabla y diagramas de Gantt robustos
• Rastreador de tiempo y hojas de tiempo para realizar un seguimiento de los cronogramas de su equipo
• Informes del proyecto con una descripción detallada del progreso general del proyecto
• Me-view y un rastreador de actividad para realizar un seguimiento de sus tareas y actividades del equipo
• Calendario del proyecto con eventos, hitos y fechas límite

Precios : $45/mes (Essential), $89/mes (Ultimate Control)

Gestión de proyectos en HubSpot

Si eres usuario de HubSpot, es posible que ya tengas lo que necesitas para administrar tus equipos y tareas pendientes.

Por ejemplo, nuestro CRM gratuito incluye software de gestión de tareas que los equipos de Ventas y Servicio pueden utilizar para realizar un seguimiento, gestionar e informar sobre las actividades en curso.

Las características incluyen:

• Un panel personalizado con una descripción general de tareas, reuniones y contactos.
• Sincroniza tu calendario y contactos dentro de tu CRM.
• Agregue nuevas tareas directamente desde su lista de tareas pendientes, bandeja de entrada de correo electrónico o flujos de trabajo.
• Vea información sobre el progreso de la actividad, incluidas métricas como llamadas realizadas, acuerdos creados y actividades completadas.

Comience con la herramienta de administración de tareas

Los especialistas en marketing con Marketing Hub Professional o superior pueden usar la herramienta Campañas para realizar una gestión similar orientada a las tareas de marketing. Puede crear tareas, compartir comentarios y realizar un seguimiento de su trabajo en una vista de calendario. La herramienta se puede usar para administrar sus campañas, anuncios, eventos y otros proyectos personalizables, todo desde un solo lugar.

También puede ayudar a alinear sus equipos de Ventas y Marketing al brindarles a ambos acceso a informes en tiempo real sobre el rendimiento de la campaña.

Por último, muchas de sus herramientas de gestión de proyectos favoritas pueden integrarse con un CRM como HubSpot. (Dependiendo de la herramienta, esto puede requerir una cuenta paga). Esto puede mejorar sus equipos de Ventas, Servicio y Marketing al conectar automáticamente los datos de sus clientes con sus proyectos y tareas.

Algunas formas en que los usuarios de HubSpot hacen esto incluyen:

• Creación automática de nuevas tareas o eventos a partir de envíos de formularios
• Generación de recordatorios de seguimiento después de eventos en vivo
• Entrega de proyectos entre equipos según la etapa del acuerdo

Optimice los flujos de trabajo con una herramienta de gestión de proyectos

El uso de una aplicación de gestión de proyectos permitirá a su equipo trabajar de manera más eficiente y colaborar de manera más fluida. Con los obstáculos eliminados, puede garantizar que su equipo pueda concentrarse en lo que importa: atraer más clientes potenciales, vender a más prospectos y capacitar a más clientes para que crezcan junto con su negocio.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en agosto de 2018 y se actualizó para que sea más completa.