4 consejos para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo en su empresa

La mayoría de las oficinas y negocios de hoy operan en un horario de ocho horas. Puede pensar que esto es suficiente para realizar todas las tareas que deben realizarse en el día. Pero, cuando profundizas en cómo se gastan esas horas, ¿estás seguro de que cada minuto se gasta productivamente? ¿O hay horas que se desperdician siendo ineficientes con procesos, herramientas y otras funciones para realizar el trabajo?

Hoy en día, las empresas están bajo mucha presión para hacer más, entregar más y producir más en el mismo número de horas. La tecnología es cada vez más avanzada y existe la expectativa de que las empresas utilicen todos los recursos disponibles en su beneficio para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. Depende de su negocio buscar las herramientas necesarias y leer las fuentes, como un cuadro de comparación de CRM, para que pueda tomar las decisiones correctas al automatizar el flujo de trabajo de su negocio. Cuando esto se logre, su negocio podrá dejar de lado cualquier pérdida de tiempo en el trabajo, de modo que la productividad y la rentabilidad de su negocio también aumenten posteriormente.

En este artículo, tendrá cuatro de los mejores consejos sobre cómo puede mejorar la eficiencia general del flujo de trabajo en su negocio. Entonces, ¡sigue leyendo!

1. Aprenda a priorizar tareas

Una de las cosas que puede estar perjudicando su flujo de trabajo general es cuando no sabe cómo priorizar de manera efectiva ciertas tareas que debe realizar. No existe una regla estricta y no negociable cuando se trata de priorizar tareas, ya que hacerlo difiere según lo que se debe hacer en el día y los plazos apremiantes.

El desafío, sin embargo, comienza a surgir cuando sientes que es importante lograr todo lo que está en tu lista. ¿Cómo priorizas uno sobre los demás? Aquí hay una guía:

Enfócate en las tareas más importantes. Elige, como máximo, tres tareas que tienes que poner en lo más alto de la lista de prioridades. Esas tres tareas deben terminarse en la mañana cuando todavía puede estar mentalmente en su temporada más productiva. De esa manera, tendrás 'tiempo libre' por la tarde para terminar todo lo que puedas en la lista. Luego, comience el mismo ciclo nuevamente al día siguiente de presentarse a trabajar.

Resalte lo que es urgente, en cuanto a la fecha límite. A través de esto, estará seguro de que no perderá ninguna fecha límite inminente al trabajar primero en aquellas tareas con una fecha límite aún bastante lejana.

Ponte a trabajar temprano. Si puede llegar al trabajo al menos 15 minutos antes de su horario habitual, eso realmente marca una gran diferencia para hacer más cosas por la mañana. Ese momento tranquilo en el que todavía no hay tantos compañeros de trabajo puede permitirle concentrarse más en algo que necesita hacer. Debido a que llegó 15 minutos antes, eso también puede permitirle salir de su lugar de trabajo 15 minutos antes que los demás.

Cuando implemente las estrategias anteriores, puede comenzar a notar cambios en sus operaciones comerciales, ya que ahora, finalmente, puede darse el lujo de hacer más cosas en el día.

2. Analice sus procesos actuales

Antes de realizar cambios en el flujo de trabajo de su negocio, es importante analizar también sus procesos de flujo de trabajo actuales. Esto es importante para que pueda estar seguro de que cualquier cambio que implemente en su lugar de trabajo es lo necesario para que sea más efectivo. Cuando realice este proceso, debe involucrar a todos, incluidos sus empleados. Al hacerlo, puede obtener la retroalimentación necesaria de ellos para determinar qué funciona para esos empleados y qué no.

Para asegurarse de que su análisis de flujo de trabajo resulte efectivo para su negocio, tenga en cuenta los siguientes pasos y estrategias:

Automatice su flujo de trabajo. Una vez que haya identificado las áreas de dolor en su flujo de trabajo que todavía está operando manualmente obstinadamente, vale la pena considerar automatizarlas, un procedimiento a la vez.

Encuentre ciertos cuellos de botella en su flujo de trabajo y elabore estrategias. Los cuellos de botella en su flujo de trabajo son las áreas problemáticas que ralentizan el flujo fluido del trabajo. Por ejemplo, ¿hay pasos que toman más tiempo que otros para terminar? ¿Hay algún departamento que esté luchando repetidamente para completar su parte final del proceso? Esos son cuellos de botella que deben abordarse.

El análisis del flujo de trabajo beneficia a su negocio de muchas maneras, por lo que es aún más necesario que lo lleve a cabo. Estos beneficios incluyen:

Aumentar la eficiencia general en su lugar de trabajo. El análisis del flujo de trabajo le permite a su empresa tener una nueva visión de cómo realizar ciertas tareas para que se puedan identificar esas ineficiencias y también se pueda actualizar la tecnología adecuada.

Haciendo a los clientes más felices. Los cambios implementados por el análisis del flujo de trabajo también pueden resultar en clientes más felices. Cuando se deben tomar decisiones sobre las facetas de su flujo de trabajo que afectan a los clientes, puede tener una base sólida de flujo de trabajo, mejorando así las operaciones comerciales.

Elevar la moral de los empleados. Ciertamente, ningún empleado querría quedarse atrás y seguir usando procesos antiguos cuando los empleados de otras empresas ya han cambiado a sistemas más modernos.

3. Asigne a los empleados adecuados

Es posible que ya tenga un proceso de contratación completo. Entonces, su empresa también ha invertido en las herramientas adecuadas para realizar el trabajo. Pero, nota que todavía hay un movimiento lento de un extremo del flujo de trabajo a otro. Cuando esto sucede, el problema puede ser que esté asignando a los empleados equivocados para el trabajo, como asignar empleados en el departamento de marketing cuando ni siquiera los ha capacitado para el marketing digital.

La asignación adecuada es muy importante para que sepa con certeza que cada empleado se adapta bien al puesto que se le ha asignado. Pueden hacerlo bien, simplemente porque sus funciones laborales son sus puntos fuertes. Cuando esto se logra, su negocio puede disfrutar de una mayor probabilidad de éxito.

Para asegurarse de que los empleados correctos coincidan con las funciones de trabajo adecuadas, estos son algunos consejos probados que tal vez desee aplicar:

Desarrolle descripciones de trabajo precisas. Esto significa que las descripciones de su trabajo deben, en la medida de lo posible, ser muy específicas. Dejar descripciones de trabajo vagas solo creará una laguna que hará que sea más difícil para su empresa descifrar si esas descripciones de trabajo se cumplen o no.

Apoya el crecimiento y el talento de cada miembro de tu equipo. Siempre que haya oportunidades para que cada miembro de su equipo crezca, aproveche al máximo esas oportunidades. Brinde a sus empleados la oportunidad de crecer y perfeccionar sus habilidades enviándolos a capacitación y seminarios pagados por la empresa. Esos pueden parecer gastos adicionales para su empresa, pero los beneficios cuando pueden hacerlo bien y lograr más para su negocio son mayores.

Establezca un conjunto claro de objetivos para cada tarea para que cada uno de sus empleados tenga una idea de lo que deben lograr para cada tarea. Dividir las responsabilidades en tareas más pequeñas hace que el proceso sea más claro y simplificado, elimina cualquier posibilidad de áreas grises cuando los empleados no están seguros de lo que deben lograr para cada tarea, y les ayuda a determinar si lo que están haciendo o no. de hecho, trae resultados.

4. Priorizar el intercambio de archivos y la documentación

Los archivos son una parte inherente de cualquier negocio. Hay documentos que deben compartirse de un extremo a otro del flujo de trabajo para garantizar que haya un flujo de información correcto. No importa cuán buenos o bien automatizados estén todos los demás aspectos de su flujo de trabajo, aún no alcanzará sus objetivos cuando su equipo no tenga otra opción que buscar manualmente los documentos que necesitan.

Uno de sus objetivos para automatizar la eficiencia de su flujo de trabajo tiene que estar relacionado con pasar más tiempo avanzando hacia el cumplimiento de sus objetivos en lugar de perder el tiempo buscando ciertos documentos que de otro modo se habrían encontrado fácilmente.

Con eso en mente, aquí hay algunos consejos que puede aplicar para garantizar el intercambio seguro de archivos a través de un sistema automatizado:

· Elija un software para compartir archivos que permita el cifrado de extremo a extremo para garantizar que las contraseñas y otras medidas de seguridad estén implementadas para evitar el robo de datos e identidad.

· Ejecuta una auditoría de archivos regular para que estés actualizado sobre quién tiene acceso a ciertos archivos y quién tiene actualmente el control sobre los archivos. El proceso de auditoría de archivos también es necesario para eliminar inmediatamente los archivos no deseados de su sistema en la nube.

· Elija un sistema de uso compartido de archivos de nivel empresarial, ya que los sistemas de nivel de consumidor son más susceptibles a filtraciones, infracciones y robos, y cuentan con menos medidas de seguridad. Un sistema de uso compartido de archivos de nivel empresarial le permite tener más controles de seguridad, como controles de cumplimiento y visibilidad, entre muchos otros.

· Entrene y eduque a su equipo sobre los métodos automatizados para compartir archivos ya que su software de intercambio de archivos sería inútil si su equipo ni siquiera está actualizado con respecto a cómo usarlo de manera adecuada y en beneficio de su negocio.

Conclusión

Los consejos anteriores funcionan sin importar el tipo de negocio que tenga y el departamento al que pertenezca. Cuando considera cada departamento como un fragmento de todo el rompecabezas, su negocio puede mejorar y volverse más productivo. Los procesos de flujo de trabajo son cruciales para hacer las cosas, y depende de usted asegurarse de que todos sus procesos contribuyan a una mayor probabilidad de éxito para su negocio. Cuando sus procesos comerciales han comenzado a volverse abrumadores, es una señal para que realmente mueva y ajuste su flujo de trabajo para hacerlo más eficiente.