5 consejos para elegir el mejor software de gestión de proyectos para su negocio

Tener proyectos no es gran cosa, pero administrarlos eficientemente sí lo es. Y, si alguna vez siente que le falta algo en ese campo, ¡esta guía es para usted! ¡Piensa de esta manera! Tienes una plétora de proyectos, digamos 11, en tu cubeta. No es de extrañar que esté trabajando arduamente para llevar a cabo los proyectos, pero no puede administrarlos todos simultáneamente porque las fechas de presentación de informes u otros plazos no coinciden. Entonces, ¿cómo te las arreglarás? Aquí viene el Software de Gestión de Proyectos, como rescate. Sin duda, los planes de su proyecto son perfectos, incluso la ejecución también está absolutamente alineada, pero sin tener el software de gestión de proyectos adecuado que no solo sea el mejor sino que se adapte a las necesidades de su empresa es necesario para la ejecución exitosa del proyecto. Y, ¿por qué no lo será?

Interfaces fáciles de usar

Es el software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a gestionar el trabajo realizado de manera eficiente, sin importar dónde o cómo trabajen. Sin embargo, varias soluciones de software de gestión de proyectos se han disparado en los últimos años. Para aquellos que no lo saben, las herramientas de administración de proyectos comprenden interfaces de usuario creadas para mejorar la colaboración entre los miembros del equipo y ofrecen una variedad de capacidades de informes para mantener a todos informados. ¡Eso es lo suficientemente bueno! Pero también deja una pregunta muy crucial: "¿Qué software es el adecuado para mí o para mi negocio?" Su elección tendrá un impacto en la forma en que administra su trabajo, cómo colabora su equipo y cómo se redacta y aprueba su trabajo. Bueno, ¡no entres en pánico! Los siguientes puntos le ayudarán. Pero antes de eso, primero entendamos de qué se trata el software.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta que permite a los equipos avanzar en los proyectos desde el origen hasta su finalización, incluida la elaboración de presupuestos, la planificación, la gestión de tareas, la asignación de recursos, el seguimiento y la generación de informes de progreso, y muchas otras funciones. Las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos para completar proyectos y facilitar de manera más eficaz y eficiente el logro de metas y objetivos. El mejor software de gestión de proyectos, repleto de herramientas, permite al equipo trabajar en conjunto y ayudarlos a organizar, coordinar y realizar un seguimiento del trabajo necesario para entregar un proyecto exitoso de principio a fin.

5 puntos a considerar al seleccionar el mejor software de gestión de proyectos

1. Fácil de usar (no requiere mucho tiempo para trabajar en él)

¡Al principio, debe asegurarse de que cualquier software en el que invierta sea fácil de entender y usar! Sin mencionar que muchas de las herramientas de administración de proyectos son muy complicadas y los usuarios requieren varios días de capacitación para trabajar con ellas. El mejor producto es el único en el que no tiene complicaciones para trabajar, y que también se adaptará a su negocio. Muchas herramientas ofrecen pruebas gratuitas, por lo que podrá ver si es mejor para usted antes de comprometerse a comprarlo.

2. Facilita la gestión de tareas

Es una característica vital que no solo le permite enumerar todas las tareas, sino también asignar miembros del equipo a cada una. De esta manera, puede concentrarse en las preferencias más altas y establecer plazos, para que todos sepan fácilmente qué debe hacerse y por quién. Algunas herramientas de gestión de proyectos le permiten bifurcar tareas de manera ordenada. Por ejemplo, por recurso, tarea pendiente, día de finalización, categorías, etc., para que pueda encontrar y organizar la información rápidamente. Para asegurarse de que las tareas se terminen a tiempo, hay una función en la mayoría de las herramientas para notificar al miembro responsable del equipo cuando se acerca una fecha límite.

3. Comunicación eficaz en equipo

La comunicación efectiva es clave para acelerar la colaboración y garantizar que las tareas se realicen de manera experta. A medida que más personas trabajan de forma remota o se distribuyen en oficinas en diferentes ubicaciones, especialmente en tiempos de pandemia, la necesidad de optimizar la comunicación se vuelve cada vez más crítica. Por lo tanto, con la herramienta, todos los miembros del equipo se comunican rápidamente entre sí en tiempo real sin tener que revisar una pila de correos electrónicos. Además, para ponerse al día rápidamente, otros miembros del equipo pueden echar un vistazo a un hilo, en lugar de que alguien busque en las carpetas de correos electrónicos antiguos. Sin duda, esto ayuda a facilitar la colaboración y la transición.

4. Tableros visuales

Ya sea con gráficos, cuadros, métricas visuales o indicadores clave de rendimiento (KPI), Dashboard ayuda a mantener a todos actualizados sobre el estado del proyecto, ofreciendo una vista de alto nivel de los estados del proyecto con un equipo. Estos informes gráficos también brindan el estado del proyecto a las partes interesadas y patrocinadores que no deseen ver los detalles presentados en un informe escrito.

5. Interfaz de usuario

No es ningún secreto que una interfaz deficiente y desordenada podría dificultar que su equipo encuentre lo que necesita y también puede obstaculizar la productividad de su equipo. Una interfaz clara, simple y profesional no solo hace que la experiencia del usuario sea más agradable, sino que también ayuda a los miembros del equipo a entusiasmarse con el uso del software. Además, una interfaz en línea bien diseñada también es vital si utiliza el componente orientado al cliente de la herramienta de administración, especialmente para las comunicaciones con el cliente. Un diseño profesional y contemporáneo realzará la imagen de marca de su empresa. Muchos software incluso ofrecen una interfaz visual única que se puede personalizar según las necesidades de su empresa, lo que le permite hacer que la información sea más clara y fácil de administrar. ¡Y no olvide que ese es el verdadero propósito de tener un software de gestión de proyectos!

¿Por qué Ayoa es el Mejor Software de Gestión de Proyectos?

Después de usar algunos de los proyectos, encontré que Ayoa era el mejor. Tiene todas las herramientas que necesita para facilitar la gestión de todos los aspectos de sus proyectos. Además, de principio a fin, lo ayuda a lograr todos los factores como liderazgo, motivación, organización, productividad y más al brindarle un lugar dedicado para recopilar ideas, asignar tareas a los miembros del equipo, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso de múltiples proyectos.

Algunas de sus características que más me gustan son:

• Integración fácil del equipo
• Una plataforma para cada proyecto
• Haz que los proyectos sean más colaborativos
• Actualizaciones instantáneas sobre el progreso de la tarea
• Comunicación productiva del equipo
• Diferentes vistas para diferentes proyectos.

Lo más importante es que puede comenzar a trabajar en él de forma gratuita cuando lo desee. ¿Entonces, Qué esperas? ¡Súbete!