8 consejos para escribir un correo electrónico efectivo y convincente

¿Alguna vez ha tenido que exagerar para enviar un correo electrónico? Porque igual.

Hay algo que se siente monumental en el envío de un correo electrónico que no siempre se obtiene con otras formas de comunicación. Y si no eres un hablante nativo de inglés, esa tarea puede parecer aún más desalentadora.

Este artículo proporcionará algunos consejos útiles para ayudarlo a mejorar la calidad general de sus correos electrónicos, sin importar su perspectiva. Una vez que haya aplicado estas estrategias simples a su escritura, debería poder enviar correos electrónicos con confianza a cualquier persona y deshacerse de esa ansiedad posterior al envío.

Empecemos.

1. Tenga una línea de asunto convincente.

Las líneas de asunto pueden hacer o deshacer el éxito de su correo electrónico. A menudo es el factor decisivo para que alguien abra su correo electrónico.

Desafortunadamente, muchas personas luchan con esta parte.

Echale un vistazo a éste ejemplo:

Esta línea de asunto en particular (por cierto, un ejemplo de la vida real) es vaga, indirecta y no me sugiere en absoluto de qué se tratará el contenido del correo electrónico.

¿El resultado? Podría eliminarlo o ignorarlo por completo.

Aquí hay una mejor opción:

Es descriptivo, específico y me dice que esto es una introducción.

Las líneas de asunto son especialmente importantes si se comunica con alguien por primera vez. El destinatario no sabe quién eres y solo puede juzgarte por tu línea de asunto.

Incluso si está enviando correos electrónicos internamente en su empresa, vale la pena escribir una excelente línea de asunto para que su destinatario tenga una idea de qué esperar. Como cualquier persona ocupada, sus compañeros de equipo reciben una tonelada de correos electrónicos todos los días y sin duda apreciarían el esfuerzo adicional de una línea de asunto descriptiva.

Entonces, ¿cómo se escribe una buena línea de asunto?

Sea claro, directo y describa el contenido de su correo electrónico. No tenga miedo de tomar toda la línea de asunto. Estos son algunos buenos ejemplos de líneas de asunto:

• [Acción requerida] Reunión de marketing mensual
• FYI/Informativo
• Solicitud de [Insertar aquí]
• [Recordatorio] Encuesta para completar | Tomará 2 minutos
• [Nombre] sugirió que me comunique contigo
• Voy a estar en la ciudad el próximo martes, ¿estás disponible?

Si está enviando un correo electrónico promocional, evite las líneas de asunto engañosas como:

• RE:
• ADELANTE:
• Urgente
• Confirmación del pedido
• estado de la cuenta

No hay necesidad de recurrir a trucos furtivos o títulos clickbait solo para inducir una apertura. Hacen que los destinatarios se sientan estafados y estafados, según una encuesta de Litmus de 2019. Perderás la confianza y, como resultado, puedes terminar en su correo no deseado.

Desea asociar sentimientos positivos con su correo electrónico, no enojo y decepción.

2. Comience con un saludo apropiado.

Para iniciar el correo electrónico, debe comenzar con un saludo apropiado. Hay dos componentes en el saludo: el saludo y la oración de apertura.

El saludo apropiado en realidad depende de la situación. Si está escribiendo un correo electrónico formal a un banco o institución gubernamental, sería mejor comenzar con "Estimado [X]".

Si estás enviando un correo electrónico a alguien que conoces, o trabajas en un ambiente casual, entonces está perfectamente bien ir con un "Hola [nombre]" o "Hola [Nombre]".

También está "A quien corresponda", cuando envía un correo electrónico a un correo electrónico grupal y no está seguro de quién lo leerá.

Una cosa que desea evitar es usar términos de género y no inclusivos como "Hola chicos" y "Sr./Sra./Sra." en tu saludo.

Para ayudarte, aquí hay una lista de saludos que puedes abrir en tus correos electrónicos:

• Estimado [Nombre]
• [Nombre]
• Buenos días tarde
• Hola, equipo
• Oye
• hola

3. Tener un fuerte captador de atención.

Una vez que haya eliminado el saludo, es hora de comenzar su correo electrónico.

Mientras que la línea de asunto determina si su correo electrónico se abre, su oración de apertura determina si su correo electrónico se lee hasta el final.

Si se trata de una introducción, puede comenzar con algo que sepa que le interesará a su destinatario. Puede averiguarlo a través de una pequeña investigación en sus perfiles de redes sociales. Tal vez tuitearon algo interesante o publicaron recientemente algo en LinkedIn que puedas consultar.

Esto lo ayudará a establecer una buena relación y demostrar que no está enviando un correo electrónico genérico a varias personas.

Por supuesto, esto no es necesario si está enviando un correo electrónico a un colega o a alguien que conoce, pero aún así es importante establecer algún tipo de contexto para que sepan lo que está sucediendo.

Con un colega, comience con el “por qué”.

Nadie tiene el tiempo (y la paciencia) para adivinar de qué se trata un correo electrónico. Cuanto antes responda el "por qué", más rápido captará su atención.

Sugerencia rápida: si estás enviando correos electrónicos de ventas y necesitas inspiración para saber exactamente qué decir, echa un vistazo a las plantillas de correo electrónico gratuitas de HubSpot . Con esta herramienta, puede acceder a una biblioteca de plantillas integradas diseñadas para cada etapa del recorrido del cliente.

4. Mantenga su mensaje breve y conciso.

Según Statista, enviamos y recibimos aproximadamente 319 mil millones de correos electrónicos al día en todo el mundo.

Esta estadística deja una cosa muy clara: pasamos mucho tiempo leyendo correos electrónicos. Y debido a esto, muchas personas simplemente escanean los correos electrónicos para captar la esencia del mensaje y pasar al siguiente.

Con esto en mente, desea optimizar su correo electrónico para que sea legible y escaneable. Esto se verá como:

• Mantener los párrafos cortos.
• Adición de viñetas.
• Uso de elementos visuales para dividir el texto.

Si bien puede sentir que necesita decirles todo en un correo electrónico, no lo haga.

Nadie está esperando ansiosamente que un ensayo de tres páginas llegue a su bandeja de entrada. Piénselo de esta manera: ¿Cuál es la conclusión principal de su correo electrónico? ¿Hay alguna acción en particular que desee que realice su destinatario?

A partir de ahí, redacte su correo electrónico y cuando lo vuelva a leer, asegúrese de que cada línea que agregue lo ayude a cumplir este objetivo. Si no es así, quítelo.

Cuando necesite incluir mucha información en un correo electrónico, probablemente sea mejor sugerir una llamada telefónica o una reunión. Puede usar esta herramienta de reuniones gratuita para programar sus reuniones más rápido y evitar correos electrónicos de ida y vuelta.

5. Sea coherente con su fuente.

Si recibo un correo electrónico como este, lo borro inmediatamente o asumo que es una estafa.

Los correos electrónicos pueden ser divertidos. Puede agregar imágenes, GIF y colores. Sin embargo, hay una manera de hacerlo que no es demasiado discordante ni distrae.

Este es un ejemplo de lo que no se debe hacer. Hay varias fuentes utilizadas en el correo electrónico, diferentes tamaños de fuente junto con diferentes colores. Como resultado, el ojo no sabe a dónde ir y es un poco abrumador.

Además, el mensaje se pierde, ya que tu destinatario está demasiado distraído con todos estos elementos que luchan por su atención.

Entonces, como regla general: apéguese a una fuente. Si quieres usar uno secundario, úsalo con moderación. Sigue la misma regla para el color.

Si está utilizando un teclado que no está en inglés, es posible que sus fuentes no se muestren correctamente en el dispositivo de la otra persona. En su lugar, utilice fuentes de correo electrónico seguras para la web como:

• Arial
• mensajero
• Georgia
• Helvética
• Lúcida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trabuquete MS
• verdana

De hecho, esta es la lista exacta que da Gmail:

Esto asegurará que su destinatario reciba su mensaje en una fuente normal, independientemente del dispositivo o sistema operativo.

6. Escriba un cierre simple.

Una vez que haya terminado con el contenido de su correo electrónico, es hora de cerrarlo.

No tiene que hacerlo elegante, solo mantenga su cierre simple y directo.

Entonces, nada como esto:

En su lugar, adhiérase a las líneas de cierre seguras y probadas y debería ser bueno.

Puede elegir entre algunas de las líneas de cierre más comunes a continuación:

• Sinceramente
• Saludos
• Mejor
• Un cordial saludo
• Cálidos deseos
• Atentamente
• Deseos amables
• Gracias
• Cuídate

7. Programe sus correos electrónicos.

Una encuesta de 2020 realizada por Sleep Advisor encontró que alrededor del 54% de los estadounidenses revisan su correo electrónico de trabajo inmediatamente después o dentro de una hora después de despertarse.

Otro estudio de Litmus sobre el estado del compromiso por correo electrónico en los Estados Unidos en 2021 lo respalda. Revela que el momento más popular para leer correos electrónicos es por la mañana. Las tasas de apertura comienzan alrededor de las 6 a. m., pero generalmente alcanzan su punto máximo entre las 9 a. m. y el mediodía, hora local.

Dada esta información, puede seguir una de dos estrategias: envíe su correo electrónico por la mañana cuando sepa que se están desplazando o espere un momento menos ocupado.

Por un lado, tu correo electrónico corre el riesgo de quedar enterrado si lo envías por la mañana. Sin embargo, si espera más tarde, es posible que su correo electrónico nunca se abra.

Se necesita prueba y error para descubrir qué funciona mejor al enviar correos electrónicos con su equipo.

Si está escribiendo un correo electrónico a alguien en otro estado o país, también debe tener en cuenta las zonas horarias. El mediodía para ti puede ser las 7 pm para otra persona. Como tal, tenga en cuenta quién es su destinatario y cuándo sería más receptivo a su correo electrónico.

Consejo profesional: puede usar nuestra herramienta gratuita de programación de correo electrónico para asegurarse de que sus correos electrónicos se envíen en el momento adecuado.

8. Realice una revisión final de ortografía y gramática.

Ya casi llega, no se equivoque en el último tramo.

Imagine pasar tiempo elaborando un mensaje perfecto, solo para ser ignorado porque el correo electrónico está plagado de errores ortográficos y gramaticales.

Así es como puede evitar esto: una vez que termine de redactar su correo electrónico, cópielo y péguelo en Microsoft Word o Google Docs para revisar rápidamente la gramática, la redacción y la ortografía.

Alternativamente, también puede usar verificadores gratuitos como Grammarly para automatizar el proceso mientras está redactando.

Fuente de imagen

Además, lea el mensaje en voz alta para asegurarse de que las oraciones no sean demasiado largas, suenen torpes o robóticas. Quiere que su texto de correo electrónico suene humano .

Todos estos consejos ayudan al lector a concentrarse en su mensaje, no en los otros elementos de su correo electrónico.

Consejos para escribir correos electrónicos para equipos internacionales

La mayoría de la gente no le dirá esto, pero la elaboración de un buen correo electrónico comienza incluso antes de escribir una sola palabra. Comienza con tu mentalidad.

Cuando esté en el estado de ánimo correcto, podrá escribir correos electrónicos efectivos que comuniquen y persuadan.

Suena lógico… pero ¿cómo se entra en el “estado de ánimo correcto”? Bueno, hay dos formas: ponte en el lugar del destinatario y escribe como hablas.

Más sobre eso a continuación.

Imagina recibir el correo electrónico que estás escribiendo.

¿Alguna vez recibió un correo electrónico que era tan incoherente que ni siquiera pudo terminar de leerlo, y mucho menos considerar responder? ¿O incluyó una proposición completamente irrelevante?

Fuente de imagen

Ahrefs es una herramienta de SEO, pero recibieron un correo electrónico de una empresa pesquera.

Uno de los mayores problemas cuando se trata de escribir correos electrónicos es la falta de empatía por el destinatario. Hazte estas preguntas:

• ¿Por qué estoy enviando un correo electrónico a esta persona?
• ¿Es esta la persona adecuada para contactar, considerando lo que estoy tratando de lograr?
• ¿Mi mensaje es claro y va al grano?
• ¿Sería mejor discutir esto en una reunión?
• ¿Cada línea ayuda o perjudica mi objetivo?

Esto es especialmente importante cuando se envía un correo electrónico a alguien nuevo pero sigue siendo valioso cuando se contacta con un colega.

Escribe como hablas.

Si no es un hablante nativo de inglés, es normal sentir que debe ser más formal cuando se trata de escribir su correo electrónico.

Sin embargo, esto da como resultado correos electrónicos que son demasiado formales y parecen incómodos o rígidos. Por ejemplo:

Los hablantes nativos de inglés escriben de manera más informal: su escritura suena como una persona hablando con otra.

Aquí hay un consejo rápido de gramática que siempre te ayudará a sonar más nativo: escribe en voz activa y evita la voz pasiva .

Una "voz activa" muestra que un sujeto está realizando la acción del verbo, por ejemplo: "Marilyn envió la carta por correo".

Por el contrario, la "voz pasiva" muestra que el sujeto actúa sobre el verbo, por ejemplo: "La carta fue enviada por Marilyn".

En lugar de escribir "agradecería mucho sus comentarios", intente decir "Apreciaría sus comentarios". En lugar de escribir "su solicitud ha sido recibida", intente "Recibí su solicitud".

Observe cómo escribir en voz activa suena más humano.

Escribir un correo electrónico no debería ser desalentador. Con estos simples consejos, se asegurará de que su correo electrónico sea efectivo en todo momento.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en julio de 2018 y se actualizó para que sea más completa.