Una guía para principiantes sobre diagramas de flujo de datos

Pregúntele a cualquier atleta profesional o ejecutivo de negocios cómo llegó al éxito y le dirá que domina un proceso. Al descubrir qué hábitos condujeron al éxito y cuáles no, mejoraron su eficiencia y productividad.

Pero implementar un proceso en una empresa, departamento o incluso un equipo es algo completamente diferente a perfeccionar su proceso personal. Con tantas partes móviles, ¿cómo se puede realizar un seguimiento y perfeccionar cada aspecto de su proceso empresarial?

Los diagramas de flujo de datos proporcionan una forma sencilla y eficiente para que las organizaciones comprendan, perfeccionen e implementen nuevos procesos o sistemas. Son representaciones visuales de su sistema, lo que lo hace fácil de entender y podar.

Antes de profundizar en cómo los diagramas de flujo de datos pueden ayudar a perfeccionar cualquiera de sus sistemas o procesos comerciales, repasemos qué es exactamente.

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Los DFD se hicieron populares en la década de 1970 y han mantenido su uso generalizado por ser fáciles de entender.

Hay dos tipos de DFD: lógicos y físicos. Los diagramas lógicos muestran el proceso teórico de mover información a través de un sistema, como de dónde provienen los datos, adónde van, cómo cambian y dónde terminan.

Los diagramas físicos le muestran el proceso práctico de mover información a través de un sistema. Puede mostrar cómo el software, el hardware, los archivos, los empleados y los clientes específicos de su sistema influyen en el flujo de información.

Puede utilizar diagramas lógicos o físicos para describir ese flujo de información. También puede utilizarlos en conjunto para comprender un proceso o sistema en un nivel más granular.

Los beneficios de los diagramas de flujo de datos

Los DFD son representaciones visuales que pueden ayudar a casi cualquier persona a comprender la lógica y las funciones de un sistema o proceso. Además de ser accesibles, brindan la claridad que tanto se necesita y mejoran la productividad. Así es cómo.

Accesibilidad

Dado que la información visual es más fácil de digerir, los DFD suelen explicar conceptos complejos mejor que los bloques de texto.

Las presentaciones visuales de cómo funciona un proceso también pueden mantener la atención de las personas por más tiempo, lo que facilita la retención de la información.

Claridad

Los DFD aclaran los sistemas y procesos necesarios para que su equipo haga su mejor trabajo. Ya sea implementando un nuevo sistema para toda la empresa o perfeccionando el proceso existente de un departamento, un DFD los pone a usted y a su equipo en la misma página.

La creación de DFD también le brindará claridad sobre las operaciones comerciales. Una comprensión más clara le permite perfeccionar y realizar un seguimiento de sus procesos comerciales con menos fricción.

Productividad

La accesibilidad y claridad creadas con los DFD dejarán menos margen de error. Su equipo dominará mejor los sistemas y procesos porque los comprende.

Una mayor comprensión, combinada con un proceso repetible, probablemente aumentará la eficacia y la productividad del equipo.

En un nivel más amplio, los DFD pueden ayudarle a optimizar sus operaciones comerciales. Al trazar sus procesos, obtendrá información sobre lo que funciona y lo que no.

Estos conocimientos le ayudarán a aumentar su productividad y la de su equipo. Como beneficio adicional, puede compartir las mejores prácticas entre departamentos.

Símbolos del diagrama de flujo de datos

Antes de utilizar un DFD, es necesario conocer los símbolos utilizados para describirlo.

Los símbolos del diagrama de flujo de datos son notaciones estandarizadas, como rectángulos, círculos, flechas y etiquetas de texto breve. Estos símbolos representan la dirección del flujo de datos, las entradas, las salidas, los puntos de almacenamiento y los subprocesos de un sistema.

En los DFD se utilizan cuatro métodos comunes de notación: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM y Unified.

Todos utilizan las mismas etiquetas y formas similares para representar los cuatro elementos principales de un DFD: entidad externa, proceso, almacén de datos y flujo de datos.

1. Entidad Externa

Las entidades externas, que también se conocen como terminadores, fuentes, sumideros o actores, son sistemas externos que envían o reciben datos hacia y desde el sistema diagramado.

Son las fuentes o los destinos de la información, por lo que normalmente se colocan en los bordes del diagrama.

Los símbolos de entidades externas son similares en todos los modelos, excepto en Unified, que utiliza un dibujo de figura de palo en lugar de un rectángulo, círculo o cuadrado.

2. Proceso

Un proceso es un procedimiento que manipula los datos y su flujo tomando datos entrantes, cambiándolos y produciendo una salida. Un proceso puede hacer esto realizando cálculos y usando lógica para ordenar los datos o cambiar su flujo de dirección.

Los procesos normalmente comienzan desde la parte superior izquierda del DFD y terminan en la parte inferior derecha del diagrama.

3. Almacén de datos

Los almacenes de datos contienen información para uso posterior, como un archivo de documentos en espera de ser procesados. Las entradas de datos fluyen a través de un proceso y luego a través de un almacén de datos, mientras que las salidas de datos salen de un almacén de datos y luego a través de un proceso.

4. Flujo de datos

El flujo de datos es el camino que toma la información del sistema desde entidades externas a través de procesos y almacenes de datos. Con flechas y etiquetas concisas, el DFD puede mostrarle la dirección del flujo de datos.

Niveles DFD

Los DFD pueden variar desde descripciones generales simples hasta representaciones granulares complejas de un sistema o proceso con múltiples niveles, comenzando con el nivel 0.

Los DFD más comunes e intuitivos son los DFD de nivel 0, también llamados diagramas de contexto. Son descripciones generales digeribles y de alto nivel del flujo de información a través de un sistema o proceso, por lo que casi cualquiera puede entenderlo.

Nivel 0: Diagrama de contexto

Este nivel DFD se centra en procesos o funciones del sistema de alto nivel y las fuentes de datos que fluyen hacia o desde ellos. Los diagramas de nivel 0 están diseñados para ser descripciones generales simples y directas de un proceso o sistema.

Nivel 1: Descomposición del proceso

Si bien los DFD de nivel 1 siguen siendo descripciones generales amplias de un sistema o proceso, también son más detallados: dividen el nodo de proceso único del sistema en subprocesos.

Nivel 2: inmersiones más profundas

El siguiente nivel de DFD profundiza aún más en los detalles al dividir cada proceso de nivel 1 en subprocesos granulares.

Nivel 3: Complejidad creciente

Los DFD de nivel 3 y superiores son poco comunes. Esto se debe en gran medida a la cantidad de detalles requeridos, lo que contradice su propósito original de ser fácil de entender.

Ejemplos de diagramas de flujo de datos

Los profesionales de diversas industrias, como ingeniería de software, TI, comercio electrónico y gestión y diseño de productos, pueden utilizar los DFD para comprender, perfeccionar o implementar mejor un nuevo sistema o proceso.

Pero, ¿cómo es un diagrama de flujo de datos en la práctica y cómo ayuda a su empresa? Aquí hay tres ejemplos que le ayudarán a contextualizar el impacto de los DFD.

1. Nivel 0 DFD

Este DFD de nivel 0 proporciona un mapa contextual de una plataforma de negociación de valores.

Los datos fluyen en una dirección desde el asistente de servicio al cliente y el corredor hasta la plataforma. También fluye en dos direcciones desde los clientes a la plataforma y viceversa.

2. DFD de nivel 1

Este DFD de Nivel 1 desglosa el proceso del cliente con más detalle, ampliándolo para incluir la creación de cuentas, retiros de efectivo y eventuales transacciones de valores.

3. DFD de nivel 2

Este DFD de Nivel 2 descompone el proceso de “Realizar pedido” para contextualizar los pasos necesarios para realizar un pedido, ya sea por parte de un cliente o de un corredor.

Incluso cuenta con un centro de bolsa de valores de terceros donde se envían los detalles de la transacción después de realizar un pedido.

1. Conozca los conceptos básicos.

Antes de comenzar a trazar diagramas de flujo de datos, debe seguir cuatro prácticas recomendadas para crear un DFD válido.

1. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida.
2. Cada almacén de datos debe tener al menos un flujo de entrada y salida de datos.
3. Los datos almacenados de un sistema deben pasar por un proceso.
4. Todos los procesos en un DFD deben vincularse a otro proceso o almacén de datos.

2. Seleccione un sistema o proceso.

Comience seleccionando un sistema o proceso específico que desee analizar. Si bien cualquier sistema o proceso puede convertirse en un DFD, cuanto más grande sea el proceso, más complicado será el diagrama y más difícil será contextualizarlo.

Siempre que sea posible, comience con una pequeña función o proceso que desee mejorar.

3. Categorizar las actividades comerciales relacionadas.

A continuación, categorice todas las actividades relacionadas con este proceso en entidades externas, flujos de datos, procesos y almacenes de datos.

Considere el sistema de pedidos de comida de un restaurante. Los clientes son entidades externas, el sistema de pedidos de alimentos es un proceso y la interacción entre los clientes y el sistema (que va en ambas direcciones) es el flujo.

¿También vale la pena señalar? El sistema de pedidos también funciona como almacén de datos, por lo que, para un modelo SSADA, esto significa dibujarlo como un rectángulo con esquinas redondeadas con dos líneas horizontales en su interior para representar su doble función.

4. Dibuje un DFD de contexto.

Ahora es el momento de empezar a dibujar. Los DFD se pueden crear a mano, utilizando plantillas gratuitas disponibles en línea o mediante extensiones del navegador.

Comience con un DFD simple de nivel 0: comience con su proceso o sistema, luego asigne todas las conexiones y flujos básicos.

5. Revisa tu trabajo.

Antes de sumergirse en DFD más complejos, verifique el trabajo que ya ha realizado para asegurarse de que sea preciso y completo.

Si omitió (o agregó) un proceso, entidad o flujo, es posible que sus DFD del siguiente nivel no tengan sentido y es posible que se vea obligado a comenzar de nuevo.

6. Cree diagramas secundarios.

Para cada proceso o sistema descrito en su DFD de nivel 0, cree un nuevo diagrama secundario con sus propias entidades y flujos. Con el tiempo, puede utilizar estos diagramas secundarios para conectar procesos.

7. Ampliar los procesos a DFD de nivel 1.

Usando sus diagramas secundarios, debe mapear conexiones más profundas entre cada proceso.

En el caso de nuestro ejemplo de restaurante, esto podría significar profundizar en el sistema de pedidos de alimentos y su conexión con los proveedores, gerentes, clientes y personal de cocina.

8. Repita según sea necesario.

Cada proceso, sin importar cuán grande o pequeño sea, puede reinventarse como un diagrama de contexto de Nivel 0 y el ciclo puede comenzar de nuevo.

Repita estos pasos según sea necesario para crear tantos DFD como sea necesario, o desglose aún más los procesos para desarrollar DFD de nivel 2, 3, etc.

Perfeccionando su proceso

Si bien no existe un diagrama de flujo de datos "perfecto", la práctica continua puede ayudar a agilizar el proceso y ofrecer información crítica sobre lo que funciona, lo que no y dónde su empresa puede realizar mejoras impactantes.

¿Su mejor apuesta? Recuerde la regla: manténgalo simple. Comience con el contexto, desarrolle procesos conectados y repita según sea necesario para mapear conexiones, flujos y entidades clave en toda su organización.