El mejor software de seguimiento de tiempo que debería considerar usar

¿Por qué el seguimiento del tiempo sigue siendo una fuente de estrés para los empleados, los supervisores y la gerencia?

Solo hay dos razones, en realidad. No están usando software de seguimiento de tiempo. O bien, están usando una solución que no encaja con su negocio.

No hay una tercera razón.

Puedo decir eso con total confianza porque hay muchos buenos rastreadores de tiempo por ahí.

Como nadie debería sufrir más, voy a compartir las seis mejores opciones de software de seguimiento del tiempo que hay en el mercado hoy en día.

N.º 1: Time Doctor : lo mejor para controlar a los empleados remotos

Time Doctor tiene ricas funciones de monitoreo para los empleados que están en su computadora todo el día. Es un rastreador de tiempo de servicio completo que puede usar para el software de gestión de proyectos y nómina, pero realmente se aleja de la competencia al brindar a los gerentes información sobre lo que están haciendo sus empleados.

Una vez que los empleados descargan Time Doctor, crean tareas y comienzan a controlar el tiempo. Los supervisores pueden ver en qué tareas están trabajando las personas, así como obtener información sobre la actividad del mouse y el teclado.

También pueden habilitar capturas de pantalla tomadas a intervalos aleatorios para confirmar que las personas se mantienen concentradas en la tarea.

El monitoreo de sitios web y aplicaciones es otra faceta realmente útil de Time Doctor tanto para usuarios como para supervisores. Puede generar rápidamente informes que muestren exactamente cuánto tiempo pasa cada persona en un sitio web o aplicación.

Para los supervisores, los informes revelan comportamientos improductivos. Con Time Doctor, puede configurar alertas automáticas cuando los usuarios pasan demasiado tiempo en sitios web y aplicaciones problemáticos, o bloquearlos por completo.

Además, los usuarios pueden comprender mejor sus hábitos de trabajo y dónde están perdiendo el tiempo.

Time Doctor incluye mucho más que solo funciones de monitoreo, ya que puede manejar:

• Hojas de tiempo y nómina
• Gestión de proyectos y elaboración de presupuestos
• Seguimiento del tiempo sin conexión
• Análisis de productividad
• Reportes diarios, semanales, mensuales

El precio de Time Doctor se desglosa de la siguiente manera:

• Básico: desde $6/mes por usuario
• Estándar: desde $9/mes por usuario
• Premium: desde $17/mes por usuario
• Empresa: póngase en contacto con ventas

Con personas trabajando en la oficina, de forma remota y en movimiento, los gerentes pierden gran parte del contexto que se relaciona con la forma en que los empleados pasan su tiempo. El número de minutos trabajados no cuenta toda la historia. Time Doctor puede ayudarlo a llenar los vacíos, incluso si toda la oficina trabaja a distancia.

No hay una versión gratuita de Time Doctor, pero puede registrarse para una prueba gratuita de 14 días.

#2 - Clockify - Las mejores funciones de informes

Clockify es una solución maravillosamente simple para el seguimiento del tiempo y la gestión de proyectos. La versión gratuita es generosa y sus planes pagos son muy razonables.

Lo que realmente me gusta de Clockify es lo fácil que es para los usuarios obtener una vista panorámica de sus entradas de tiempo para el día, la semana o el mes.

Una vez que ingresan, lo que pueden hacer desde cualquier lugar, ven una lista completa de sus entradas de tiempo.

A partir de ahí, pueden verificar fácilmente si falta algo o si es incorrecto. Sin tener que abrir una nueva ventana, pueden editar tiempos y agregar información o etiquetas a los proyectos. También pueden usar la hoja de tiempo para confirmar rápidamente que todo es correcto cada semana.

Las funciones de generación de informes en Clockify son bastante buenas, reforzadas por la capacidad de los usuarios de incluir tanta información en sus hojas de tiempo.

Los administradores pueden obtener una vista en tiempo real de los presupuestos del proyecto y ver exactamente en qué está trabajando cada persona.

Hay muchos filtros de informes diferentes disponibles para dividir los datos como quieras. Obtenga una lectura rápida de cómo están progresando las cosas para cada individuo, equipo y cliente.

Clockify está repleto de funciones para ayudar a los usuarios a mantenerse al día, como:

• Detección de inactividad
• Auditoría de tiempo
• Campos requeridos
• Alertas
• Edición masiva
• Modo offline

La versión gratuita de Clockify permite un seguimiento, usuarios, proyectos e informes ilimitados. Tiene todas las excelentes capacidades de visualización y edición que hacen que Clockify sea fácil de usar.

Los planes pagos, que siguen siendo una ganga, vienen con funciones que brindan a los administradores más control sobre quién puede ver qué, así como funciones avanzadas de alertas e informes.

Aquí hay un desglose de los precios de Clockify:

• Básico: $3.99/mes
• Estándar: $5.49/mes
• Pro: $7.99/mes
• Empresa: $11.99/mes por usuario

Las integraciones con Salesforce, G Suite, Freshbooks y más de otras 50 aplicaciones web facilitan el uso de Clockify para la programación y la nómina.

Preseleccione a Clockify si necesita una solución de seguimiento de tiempo económica con funciones de informes realmente útiles.

No está al nivel del software ERP, seguro, pero en comparación con otro software de seguimiento de tiempo, Clockify es bastante robusto y realmente fácil de navegar.

#3 – Toggl Track — Lo mejor para responsabilizar a todos

Toggl Track tiene una versión gratuita para siempre sorprendentemente rica en funciones. Para un profesional independiente o un consultor, este software de reloj de tiempo gratuito se puede utilizar para realizar un seguimiento y facturar todas sus horas facturables.

Es una excelente aplicación para la responsabilidad personal. Para mantener el enfoque, hay un detector de inactividad, recordatorios automáticos y un temporizador Pomodoro, que puede cambiar su forma de trabajar para siempre.

Para los equipos, los planes pagos son un poco más caros, pero eso se debe a que puede recopilar y reportar mucha información. Me gusta especialmente Timeline, la función de seguimiento en segundo plano de Toggl Track, que registra entradas de tiempo para cualquier aplicación o sitio web que utilice durante más de 10 segundos.

Es una manera fácil de ver cómo está gastando realmente su tiempo, y puede configurar alertas para sugerir el seguimiento de acciones específicas, como cada vez que se une a una determinada llamada.

Las alertas automáticas le permiten saber cuándo los proyectos están cerca de su finalización estimada o están en peligro de sobrepasar el presupuesto.

También puede automatizar los recordatorios por correo electrónico para los usuarios que no controlan sus horas.

Toggl también tiene una capacidad de auditoría de tiempo realmente útil que lo ayuda a detectar entradas de tiempo incorrectas o no asignadas.

Algunas de las otras características que ayudan a los usuarios a ahorrar tiempo incluyen:

• Seguimiento del tiempo en todos los dispositivos
• Extensiones de navegador Chrome y Firefox
• Niveles de acceso del equipo
• Plantillas de proyecto
• Integración de Google Calendar

Algunas características interesantes, como las auditorías de tiempo y la posibilidad de establecer campos obligatorios, solo están disponibles con suscripciones pagas de Toggl Track.

Además del plan gratuito, que es bueno para hasta cinco usuarios, hay tres niveles para elegir:

• Básico: $9/mes por usuario
• Premium: $18/mes por usuario
• Empresa: póngase en contacto con el departamento de ventas de Toggl para obtener un plan de precios personalizado

El atractivo de Toggl es que realmente ayuda a las personas a hacerse responsables. Entre la automatización y el monitoreo robusto, a todos se les recuerda cómo están gastando su tiempo.

#4 - QuickBooks Time: lo mejor para el seguimiento del tiempo por GPS

QuickBooks Time es un cambio de marca de un software de seguimiento de tiempo súper popular llamado TSheets. Solía ​​​​ser que TSheets era un software separado que tenía una integración realmente excelente con la pila de QuickBooks; ahora son lo mismo.

Nada fundamental ha cambiado sobre TSheets ahora que es QuickBooks Time. Sigue siendo una excelente opción para el seguimiento del tiempo de los empleados, especialmente si tiene muchas personas trabajando en el campo.

Es por eso que es el favorito de los promotores inmobiliarios, las empresas de construcción y otras empresas orientadas a los servicios de campo. Está totalmente bien para el trabajo por turnos y los salarios, pero las funciones de rastreo GPS son donde brilla QuickBooks Time.

Los empleados ingresan desde la aplicación móvil y los gerentes pueden ver exactamente dónde están en la ventana Quién está trabajando.

Puede usar geofencing para establecer áreas específicas para el registro de entrada de los empleados y pueden cargar imágenes y una firma digital para confirmar que todo está hecho.

Los datos de GPS en tiempo real también son una gran ayuda para la coordinación de la empresa.

Averigüe rápidamente quién está más cerca del lugar de trabajo para implementaciones óptimas. Cualquier cambio en el cronograma activará alertas para que todos los involucrados sepan sobre el nuevo plan.

Algunas de las otras características realmente útiles incluyen:

• Herramienta de programación de arrastrar y soltar
• Quiosco de reloj de tiempo
• Reloj de tiempo de reconocimiento facial
• Seguimiento de horas extras
• Informes y pronósticos
• Alerta por mensaje de texto, correo electrónico o notificaciones automáticas

QuickBooks Time tiene docenas de integraciones en su App Marketplace. Esto facilitará la incorporación de su solución de seguimiento de tiempo con otras herramientas, incluso si no está utilizando productos puramente de QuickBooks.

El precio de QuickBooks Time es muy razonable:

• Premium: $8/mes por usuario, más tarifa base de $20
• Elite: $10/mes por usuario, más tarifa base de $40

Premium no tiene geofencing, firmas digitales y funciones avanzadas de generación de informes, pero tiene literalmente todo lo demás.

En términos de una aplicación de gestión de proyectos, QuickBooks Time no le permite ser demasiado granular, pero dominará toda la plataforma en una semana. Para los trabajadores, no se necesita mucha educación para usarlo, lo que facilita mucho la aceptación.

Obtenga una demostración gratuita de QuickBooks Time.

N.º 5: Tick: lo mejor para la gestión del tiempo de las PYMES

Tick ​​es un software de seguimiento de tiempo basado en proyectos. Se integra muy bien con herramientas como Trello, Asana y Basecamp, lo que ayuda a los gerentes a mantener los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

En Tick, creas proyectos compuestos por tareas. Luego, los empleados seleccionan el proyecto y la tarea apropiados, ingresando el tiempo desde su computadora de escritorio, dispositivo móvil o incluso su Apple Watch.

Puede establecer presupuestos para tareas individuales dentro de Tick, para que los gerentes tengan una mejor idea de dónde se pierde el tiempo dentro del proyecto más grande.

También puede crear proyectos recurrentes, que pueden cerrarse a fin de mes y duplicarse automáticamente para el siguiente. Esto es excelente para personas y empresas que usan retenedores o brindan servicios de rutina para sus clientes.

Las capacidades de generación de informes de Tick son útiles para el análisis y la previsión de presupuestos. La búsqueda a través de los datos es realmente fácil, por cliente, empleado, proyecto o facturable versus no facturable.

A muchos usuarios les gusta la búsqueda de relleno automático de Tick, porque no tienen que buscar lo que necesitan.

Sencillamente, Tick simplifica la gestión del tiempo. Con muy poco trabajo por parte del usuario, quienes controlan el presupuesto pueden tomar decisiones basadas en información precisa y en tiempo real.

Otras características clave de Tick incluyen:

• Establecer temporizadores de ejecución
• Asignar personas a proyectos
• extensión de cromo
• Integraciones de facturación y nómina
• Entrada de tiempo fácil de editar
• Entrada de tiempo de movimiento masivo

Unas palabras sobre estas dos últimas características: Solía ​​​​ser que editar entradas de tiempo en Tick era un verdadero dolor de cabeza. Desde entonces, lo actualizaron para que pueda editar el tiempo directamente en los informes, así como mover todas las entradas de una tarea o proyecto a otro.

El precio de los ticks se basa en la cantidad de proyectos que puede crear:

• 1 Proyecto: Gratis
• 10 Proyectos: $19/mes
• 30 Proyectos: $49/mes
• 60 Proyectos: $79/mes
• Proyectos ilimitados: $149/mes

Con cada nivel, obtiene usuarios, clientes y tareas ilimitados. Es súper asequible para cualquier negocio.

Es decir, si Tick te ahorra 2 horas, ya está pagado por varios meses de servicio.

Realmente recomiendo este producto a los equipos que usan Trello, Asana y especialmente Basecamp, que tiene una integración muy estrecha. También se integra con Zapier y más de 750 otras aplicaciones web.

Hay una prueba gratuita de 30 días de Tick. Si cree que podría funcionar para su negocio, debe intentarlo.

#6 Lathem: el mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados

Lathem es una plataforma de software de seguimiento del tiempo de los empleados. El seguimiento del tiempo de los empleados se hace más fácil incluso con compañeros de equipo remotos. Puede administrar las horas y la asistencia de los empleados desde cualquier lugar, en cualquier momento.

En Lathem, los empleados pueden usar el reloj registrador digital, su teléfono inteligente o el reloj registrador en línea para registrar el tiempo y acceder a los datos de su tarjeta de tiempo cuando lo deseen.

El procesamiento de nómina se ve facilitado por la integración simple de todos los datos de la tarjeta de tiempo de los empleados con software de nómina como Intuit QuickBooks, ADP, Paychex y otros. Con la ayuda de nuestra tecnología, puede detener el robo de tiempo de los empleados, reducir las horas extra no autorizadas y garantizar el cumplimiento de las leyes de salarios/horas y la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio.

Otras características clave de Lathem incluyen:

• Reloj de tiempo basado en la nube y seguimiento de asistencia
• Relojes registradores de reconocimiento facial, escáner de huellas dactilares o distintivos
• Integraciones de nómina y fácil exportación
• Entrada de tiempo fácil de editar
• rastreo gps

El precio de Lathem se basa en la cantidad de proyectos que puede crear:

• Paquete estándar: desde $35/mes para 10 empleados o menos
• Paquete Enterprise: comienza en $3/empleado por mes con un mínimo de $50

Por ser cliente tienes a tu disposición descuentos por fidelidad. Entonces, en realidad vale la pena ser leal a Lathem. Con cada nivel, obtiene asistencia gratuita para la configuración y la instalación, así como una garantía de devolución de dinero de 30 días.

Realmente puede aprovechar al máximo este producto, desde opciones de software en línea hasta físicas en el sitio. Lathem da en el blanco para lo que su negocio necesita en el software de seguimiento del tiempo de los empleados.

Lo que miré para encontrar el mejor software de seguimiento de tiempo

Si ha buscado software de seguimiento de tiempo antes, hay una cosa que notará de inmediato.

Todos los productos populares ofrecen mucho más que un simple seguimiento del tiempo .

Tratar de realizar un seguimiento de todas estas características adicionales sería difícil, pero se dividen en cuatro áreas altamente reconocibles:

• Planificación
• Informes
• Contabilidad
• Vigilancia

¿Su rastreador de tiempo necesita estar conectado a algunas o todas estas áreas?

Encontrar el mejor software de seguimiento de tiempo se trata de saber cómo desea que se sincronice con su negocio. Profundicemos en las características principales de cada área.

Planificación

Para realizar un seguimiento del registro de entrada de su empleado, el software de seguimiento de tiempo registra automáticamente sus horas. En la mayoría de los casos, los usuarios completan una tarjeta de tiempo que indica para qué proyecto o cliente están trabajando.

Toda esa información se rastrea en una hoja de tiempo.

En esta hoja de tiempo de ejemplo de Clockify, puede ver cómo todas las entradas de tiempo se asignan automáticamente durante la semana.

Algunos programas de seguimiento del tiempo vienen con herramientas de programación integradas que le permiten asignar turnos y alertar a los usuarios cuando hay un cambio en los planes.

El software de seguimiento de tiempo que es ligero en funciones de programación nativas generalmente tiene una estrecha integración con las mejores soluciones de gestión de proyectos.

Busque el producto que tiene lo que necesita listo para usar o se conecta con las herramientas que ya usa para administrar su agenda.

Informes

El software de seguimiento de tiempo le permitirá monitorear la productividad y pronosticar problemas de presupuesto con mucha anticipación.

Los productos que me gustan extraen todos sus datos en visualizaciones claras.

En este ejemplo de Toggl Track, es fácil ver cómo progresa el trabajo y el impacto que tiene en los ingresos:

Las buenas plataformas de seguimiento también le permiten profundizar en los detalles de cada cliente, empleado y proyecto.

Las herramientas más avanzadas permitirán a los usuarios y administradores agregar más detalles, pero todos los productos de esta lista vienen con herramientas que lo ayudarán a mantenerse dentro del presupuesto.

Contabilidad

Muchas empresas utilizan software de seguimiento de tiempo para optimizar la nómina y la facturación. Al integrarse con servicios como Quickbooks y PayPal, estas herramientas pueden manejar el trabajo con unos pocos clics.

Puede olvidarse de las largas hojas de cálculo y del buen error humano. Cada vez que genera una factura o realiza un pago, hay un registro claro del trabajo realizado.

Vigilancia

Algunos software de seguimiento de tiempo vienen con funciones de monitoreo que le permiten verificar la productividad de los empleados.

Estos incluyen el monitoreo basado en la ubicación, como el seguimiento por GPS, que garantiza que los empleados estén donde se supone que deben estar.

El software de seguimiento de tiempo también se puede descargar a una tableta o computadora de escritorio específica que sirva como un quiosco de reloj de tiempo.

Al igual que un antiguo sistema de tarjetas perforadas, el quiosco les permite a los empleados ingresar un PIN o tomar una fotografía para demostrar que llegaron a tiempo.

También hay aspectos de monitoreo digital en el software de seguimiento de tiempo, que puede registrar los sitios web y las aplicaciones que visita un usuario mientras está registrado.

Algunos software específicos de administración de tareas también pueden tomar capturas de pantalla a intervalos aleatorios, para garantizar que las personas se mantengan concentradas en la tarea.

Una palabra rápida e importante sobre el software de monitoreo y seguimiento.

Antes de implementar su nueva solución, tenga una conversación abierta con los empleados sobre lo que está sucediendo y por qué. Encuentre la alineación en el hecho de que el seguimiento y la supervisión protegerán a los empleados tanto como a la empresa.

Preguntas frecuentes

Conclusión

No me gusta simplemente alcanzar las expectativas; Siempre quiero sobre-entregar.

Pero mi trabajo tiene que ser a tiempo y dentro del presupuesto. No es posible mantener un nivel constante de servicio sin una idea clara de cómo invierto mi tiempo.

Lo mismo es cierto tanto para las empresas de mudanzas de cuello azul como para los bufetes de abogados de zapatos blancos. El tiempo es dinero.

Tome el control con el software de seguimiento del tiempo. Aquí hay una lista completa de mis mejores recomendaciones:

1. Time Doctor: lo mejor para controlar a los empleados remotos
2. Clockify: las mejores funciones de informes
3. Toggl Track: lo mejor para responsabilizar a todos
4. QuickBooks Time (anteriormente TSheets): lo mejor para el monitoreo de GPS
5. Tick: lo mejor para la gestión del tiempo de las PYMES
6. Lathem: lo mejor para el seguimiento del tiempo de los empleados

Las personas y las pequeñas empresas deben consultar Clockify, Tick y Toggl para ver hasta dónde pueden llegar con un producto gratuito para siempre.

Mirando esas tres opciones y pensando en equipos más grandes y planes pagos, Clockify ofrecerá las mejores funciones de informes internos. Esto puede ser realmente útil para los equipos que intentan realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos en muchos proyectos.

Para la gestión del tiempo, las PYMES encontrarán que Tick tiene todo lo que necesitan dentro de una interfaz intuitiva. Ofrece una experiencia similar a Toggl a un costo menor. Elija Toggl si desea funciones de monitoreo de empleados, que no obtendrá con Tick. Tampoco puede equivocarse con Lathem; además, ofrecen acceso en línea y de hardware que se puede usar para controlar el tiempo en su ubicación en el sitio con soporte 24/7.

Si realmente necesita funciones sólidas de monitoreo de empleados, Time Doctor es el producto para usted. Obtiene mucha más información sobre cómo los usuarios pasan su tiempo que con otro software de seguimiento del tiempo.

En el campo, QuickBooks Time supera a la competencia. Las funciones de seguimiento por GPS funcionan a la perfección y la aplicación móvil mantiene actualizados a los trabajadores remotos.

¿Qué funciones de software de seguimiento de tiempo necesita para usted y sus empleados?

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