Los 5 mejores software de colaboración de documentos para empoderar a su equipo

“El trabajo en equipo hace que los sueños funcionen”. Juan Maxwell

Nadie puede negar la importancia del trabajo en equipo en todas las organizaciones, desde corporaciones tecnológicas gigantes como Apple o Microsoft hasta pequeñas y medianas empresas.

No es exagerado decir que el trabajo en equipo y la colaboración son la base que puede hacer o deshacer su negocio. Esto se conoce como una de las 4 habilidades más vitales para el éxito de los empleados. Investigaciones recientes demuestran que la colaboración es considerada importante por el 75% de los empleados.

Para construir un equipo que coopere de manera adecuada y productiva, además del espíritu colectivo, también necesita la ayuda de las herramientas adecuadas para que todos los miembros puedan trabajar juntos de manera efectiva. Por lo tanto, el software de colaboración de documentos es algo que no debe perderse.

En este artículo, definiremos brevemente qué es el software de colaboración de documentos y por qué es beneficioso para su empresa. Luego, le proporcionaremos una lista cuidadosamente seleccionada de las 5 mejores herramientas de colaboración de documentos. Sus características, pros y contras se cubrirán cuidadosamente en esta publicación.

• ¿Qué es el software de colaboración de documentación?
• Características clave del software de colaboración de documentación
• #1 Documentos de Google
• #2 lunes
• #3 Documentos360
• #4 Reescribir
• #5 Zoho

¿Qué es el software de colaboración de documentación?

Una herramienta de colaboración de documentos le brinda a su equipo una oportunidad ideal para trabajar juntos en el mismo documento. Puede ser un archivo de texto, una hoja de cálculo o incluso un documento PDF.

Los miembros del equipo pueden editar, actualizar y dejar comentarios en este documento mientras ven lo que hacen los demás. Esto no solo los libera de tener que guardar varios archivos a la vez, sino que también evita conflictos de versión.

Beneficios del software de colaboración de documentación

Una plataforma de colaboración de documentación es ventajosa para su negocio de varias maneras. Ayuda a mejorar la productividad del equipo, especialmente los equipos remotos y, al mismo tiempo, hace que su negocio esté mejor organizado.

• Mejore la productividad de los empleados

Se estima que las herramientas de colaboración aumentan la productividad del equipo hasta en un 30 %.

Hacer que todos los miembros trabajen en el mismo documento le permite realizar un seguimiento del flujo de trabajo del equipo. Nunca ocurriría malinterpretar las tareas asignadas o el trabajo de otros.

Además, cada persona puede manejar una determinada sección y conocer el progreso del equipo. Son capaces de intervenir cuando sea necesario para asegurar el resultado.

• Habilitar comentarios rápidos

Sin una herramienta de colaboración en línea, su bandeja de entrada será un caos de correos electrónicos de ida y vuelta. Tanto los empleadores como los empleados no pueden evitar enviar y recibir toneladas de correos electrónicos por día, lo que da como resultado múltiples versiones del documento.

Afortunadamente, la mayoría del software de colaboración brinda a los usuarios el poder de agregar comentarios. Esto permite que el líder del equipo o los empleadores proporcionen comentarios rápidamente. Desde entonces, el equipo también puede hacer modificaciones en el documento rápidamente.

• Apoyar el trabajo remoto

El trabajo remoto ha sido cada vez más popular en estos días, especialmente durante este tiempo de pandemia. La opción de colaboración adecuada permite que el equipo visite ubicaciones físicas o se quede en casa para realizar proyectos de manera flexible. Un dispositivo conectado a Internet para acceder a los archivos del equipo es la condición sine qua non.

Este modelo de trabajo aún alienta al equipo a compartir sus pensamientos e ideas. Todos pueden tener conversaciones abiertas de la misma manera que si estuvieran en la oficina.

Características clave del software de colaboración de documentación

Cada herramienta viene con un conjunto de características útiles para cumplir propósitos específicos. Es difícil encontrar una solución todo en uno para las necesidades de cada persona. Antes de elegir una plataforma a medida, veamos las funcionalidades imprescindibles de una herramienta de colaboración de documentos.

• Editor en tiempo real : por supuesto, su documento está "en vivo", por lo que las ediciones y los comentarios de los usuarios se actualizan en tiempo real.
• Archivos guardados automáticamente : guarde el progreso del equipo automáticamente cuando haya actualizaciones en el documento.
• Versiones del documento : le permite mantener diferentes versiones de un archivo, lo que le brinda la oportunidad de restaurar una versión anterior.
• Comentarios : le permite proporcionar comentarios y hacer preguntas en los comentarios. Esto no afecta el trabajo actual del equipo y, al mismo tiempo, hace que el proceso de edición sea más perspicaz.
• Almacenamiento en la nube : otorgue un gran almacenamiento para que todos los miembros de su equipo puedan acceder y guardar su trabajo fácilmente.
• Notificaciones : realice un seguimiento de todos los cambios en el documento. Actualice a los miembros del equipo sobre cualquier ajuste allí.

Las 5 mejores herramientas de colaboración de documentos

Estas son las 5 herramientas principales que puede considerar para el almacenamiento y la administración de archivos en línea.

#1 Documentos de Google

La primera opción en esta lista es Google Docs.

Vale la pena mencionar que Google Docs no cuesta una fortuna para comenzar. Solo requiere que tenga una ID de Google o una cuenta de Gmail para utilizar la aplicación.

Es como la versión basada en la nube de Microsoft Word, pero permite que las personas accedan a sus archivos a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, desde computadoras hasta teléfonos móviles y tabletas. Puede editar el archivo de forma similar a Word con las opciones de la barra superior.

Compartir un archivo de Google nunca ha sido tan sencillo gracias a su capacidad para compartir mediante enlace. Puede invitar a personas específicas a acceder al documento o dejar la puerta abierta para cualquiera. Para restringir los permisos, puede dejar que editen, comenten o simplemente vean el archivo.

Google ofrece 15 GB de almacenamiento en la nube de forma gratuita. Aún así, puede actualizar a una cuenta premium para obtener más almacenamiento, especialmente para equipos grandes. El precio mensual es de $10 por 100 GB para cada usuario.

ventajas

• Elimina el proceso de registro.
• Envíe notificaciones por correo electrónico cuando haya compartido un documento o cuando alguien comente su archivo.
• Ver versiones de documentos y revertir las anteriores.
• Viene con una interfaz fácil de usar.

Contras

• Forzar la conectividad a Internet para editar archivos.
• Limite estilos y temas.
• Falta de funciones avanzadas de Word.

#2 lunes

Monday.com está a cargo de la gestión de proyectos para adaptarse a cualquier tamaño de equipo. Brinda todas las características necesarias que debe tener una plataforma de colaboración de documentos.

Puede asignar tareas, seguir el progreso de los miembros y etiquetar a un miembro con @. Además de eso, puede editar archivos en tiempo real, guardar automáticamente, compartir comentarios y arrastrar y soltar texto sin afectar a otros compañeros de equipo.

Notablemente, Monday.com se integra a la perfección con muchas aplicaciones para que pueda traer archivos de esas aplicaciones a la plataforma, por ejemplo, Google Drive y Dropbox.

ventajas

• Interfaz de usuario fresca, limpia e intuitiva.
• Disponible en Web, Android, iPhones y iPads.
• Ofrecer una versión gratuita.

#3 Documentos360

Document360 ayuda a su equipo a capturar y almacenar información importante en una ubicación. Todos los miembros pueden trabajar en el mismo documento a la vez y sus actualizaciones se guardarán automáticamente. También es posible restaurar versiones.

Algunas otras funciones clave de Document360 incluyen historial de versiones, comentarios, etiquetado y recordatorios de revisión.

Además de eso, el software admite el acceso a la función de usuario, lo que le permite controlar quién puede ver o editar qué documento.

ventajas

• Tener una interfaz de usuario limpia.
• Integre con aplicaciones populares como Slack, Microsoft Teams y Chrome.
• Habilite las copias de seguridad automáticas y manuales.

Contras

• Difícil de poner en marcha debido a las limitaciones en la documentación y los materiales de aprendizaje.

#4 Reescribir

ReSkript resulta ser uno de los software de colaboración de documentos y administración de archivos en línea más comunes gracias a su amplia gama de funcionalidades útiles. La plataforma está diseñada para administrar el flujo de trabajo del equipo de manera más eficiente.

La herramienta le brinda una visión general de quién accede a su archivo, su frecuencia, cuánto tiempo han pasado en él e incluso a qué sección se desplazaron hacia abajo. Aparte de eso, puede organizar archivos, etiquetar y comentar documentos.

ventajas

• Tener un diseño estético y una interfaz de usuario fácil de usar.
• Permitir videollamadas y chatear.
• Trabaja en cualquier tamaño de equipo.

#5 Zoho

Al igual que Google Docs, Zoho se encarga de la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Puede colaborar con otros para agregar, almacenar, editar y compartir archivos en un abrir y cerrar de ojos.

Fortalece los lazos entre equipos y mantiene conexiones cercanas al clasificar archivos según equipos, proyectos, tipos de archivos y autores. Los colaboradores también pueden chatear con otros en tiempo real para acelerar la revisión o la discusión.

Lo que más impresiona a los usuarios es su capacidad para establecer permisos, proteger con contraseña y hacer caducar archivos para bloquear el acceso no autorizado.

ventajas

• Cargue música, películas y otros tipos de archivos en Zoho.
• Cree carpetas para una mejor organización de los documentos.
• Sincronizar con escritorios.
• Tener estricta seguridad.

Contras

• Sin versión gratuita. El plan de inicio comienza en $ 2.00 por usuario mensual.

¿Cuál es su software de colaboración de documentos ideal?

Una herramienta de administración de archivos en línea le permite a su equipo procesar el trabajo en el mismo documento. Ayuda a facilitar el proyecto de colaboración del equipo y cumplir con los plazos.

Le presentamos los 5 mejores software de colaboración de documentos. Si busca una solución simple con funciones básicas de gestión y uso compartido de archivos, Google Docs es justo lo que necesita. En caso de que busque una plataforma poderosa con fuertes opciones de seguridad, opte por Zoho.

Si bien Google Doc y Zoho no le cuestan nada para comenzar y otorgan hasta 5 GB, otros requieren que se registre en un plan premium.

¿Cuál es tu solución favorita? ¡Comparte con nosotros tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación!