Los trabajadores modernos tienen que lidiar con un montón de interrupciones a diario, desde mensajes y notificaciones por correo electrónico hasta redes sociales y otras distracciones personales.

Los trabajadores estadounidenses, por ejemplo, revisan su correo electrónico cada 37 minutos en promedio. Esto equivale a 15 veces al día.

Para los trabajadores remotos, las reuniones innecesarias son otra distracción importante. Según Zippia, tareas de bajo valor como estas ocupan el 51% de la jornada laboral de un empleado corporativo. La Asociación Estadounidense de Psicología descubrió que si estas pequeñas tareas siguen interrumpiendo otras tareas más importantes, se produce una caída del 40% en la productividad de un empleado.

Para evitar pérdidas financieras debido a la caída de la productividad causada por interrupciones en el trabajo, debe concentrarse en ayudar a sus empleados a adoptar mejores habilidades de gestión del tiempo.

Este artículo describe los métodos más eficaces para gestionar adecuadamente el tiempo de trabajo y mejorar la productividad. También aprenderá cómo monitorear a los empleados que trabajan desde casa para respaldar aún más los efectos positivos de las prácticas de administración del tiempo.

Beneficios de la gestión eficiente del tiempo en entornos de trabajo remoto

Implementar y adaptar estrategias de gestión del tiempo en la rutina diaria de su equipo remoto puede ayudar de diferentes maneras:

1. Manejo de distracciones: los entornos de trabajo remotos a veces pueden obstaculizar la disciplina. Ayudar a sus empleados a implementar un método eficaz de gestión del tiempo puede hacer que les resulte más fácil ignorar las distracciones y concentrarse en sus tareas.
2. Productividad mejorada: la gestión hábil del tiempo mejora la concentración y la productividad. Una vez que sus empleados dominen la gestión eficiente del tiempo, podrán realizar más trabajo de calidad en menos tiempo.
3. Confiabilidad mejorada: se puede confiar en que los empleados enfocados y productivos terminarán todas sus tareas a tiempo, independientemente de su ubicación. En otras palabras, para tener una fuerza laboral confiable y eficiente, asegúrese de que sus empleados remotos tengan las habilidades necesarias para administrar el tiempo.
4. Mejor calidad de trabajo: reservar tiempo para tareas exigentes les brinda a sus empleados la oportunidad de ingresar al estado de trabajo profundo. Esto garantiza una mejor calidad del trabajo, mejora la satisfacción de los empleados y reduce el estrés.
5. Equilibrio entre la vida personal y laboral: una mala gestión del tiempo en el trabajo a menudo significa que el trabajo se traslada al tiempo personal. Cuando ayuda a sus empleados a gestionar sus tareas de manera eficiente, podrán lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal más fácilmente.

Estrategias y herramientas para una mejor gestión del tiempo

Estas son las estrategias y herramientas comprobadas que pueden ayudar a su personal a administrar su tiempo y tareas de manera más eficiente:

1. Configura una rutina

Trabajar desde casa puede causar estragos en la disciplina de una persona. A pesar de tener horarios de trabajo flexibles, sugiera a sus empleados que creen un horario diario y hagan todo lo posible para cumplirlo.

Pueden incluir en este horario el tiempo para sus diligencias personales y sus descansos. Resalte que los miembros de su hogar deben estar familiarizados con sus horarios.

Aconséjeles que también establezcan un espacio de trabajo exclusivo. De esta manera reducen la posibilidad de interrupciones en persona y crean una mentalidad de jornada laboral estructurada que mejora la disciplina.

2. Resista las distracciones

Resistir las distracciones puede ser aún más difícil en casa, donde sus empleados son sus propios supervisores principales.

Hable con sus empleados y señale las pérdidas de tiempo más frecuentes cuando se trabaja de forma remota. Suelen ser la televisión, las tareas domésticas, el teléfono móvil personal y el acceso a contenidos de entretenimiento.

Explíqueles que es mejor que elijan un rincón de trabajo donde no puedan ver ni oír ninguno de los distractores habituales. Además, recuérdeles que pongan sus teléfonos en silencio y designen varios descansos en el trabajo para comprobar si hay notificaciones perdidas.

3. Definir objetivos

Tener objetivos a corto y largo plazo mejora la motivación y el sentido de responsabilidad. Para ayudar a sus empleados a establecer sus propios objetivos de gestión del tiempo, piense en organizar una sesión de formación.

Seguir el marco SMART puede ser lo más eficaz para este propósito. Esto significa establecer objetivos que sean:

• Específico.
• Mensurable.
• Realizable.
• Realista.
• Oportuno.

Algunos buenos ejemplos de objetivos de gestión del tiempo son:

• Reducir el tiempo en las redes sociales a 15 minutos durante las pausas laborales.
• Agilizar la rutina matutina para empezar antes el día laboral

4. Establecer prioridades

Sea claro sobre el nivel de prioridad de cada proyecto. Esto ayudará a los gerentes a priorizar las tareas y brindar información relevante a los empleados.

Aconseje a sus empleados que hagan una lista de tareas pendientes basada en prioridades al comienzo de cada semana. Recomiendo que creen listas diarias similares. Luego, pueden crear cronogramas detallados y reservar tiempo para tareas particularmente exigentes.

Recuérdeles que también incluyan algo de tiempo libre en sus agendas. De esta forma podrán adaptar la lista si surge una nueva tarea urgente.

5. Esfuércese por lograr la máxima productividad

Para alcanzar la máxima productividad, existen varias prácticas de gestión del tiempo que sus empleados pueden implementar:

Utilice su conocimiento sobre usted mismo

Sugiera a sus empleados que programen sus tareas más exigentes durante sus horas de mayor concentración. Si se sienten inseguros acerca de algunas de sus tareas, anímelos a reservar períodos más largos para esas tareas.

Bloquear tiempo para trabajo ininterrumpido

Los bloques de trabajo ininterrumpido permiten la máxima productividad. Indique a sus empleados que programen tiempo de concentración para una tarea exigente y desactiven todas las fuentes de notificaciones personales y relacionadas con el trabajo.

Prueba la técnica Pomodoro

Algunas personas trabajan mejor cuando hacen descansos breves pero frecuentes. Pomodoro consiste en períodos de trabajo concentrado de 25 minutos, combinados con descansos de 5 minutos. La parte complicada aquí es ceñirse a los intervalos.

6. Confíe en el software de monitoreo

La implementación de un software de seguimiento ayuda principalmente a realizar un seguimiento del tiempo más fácilmente. Sin embargo, versiones más sólidas de estas herramientas pueden ayudar a su empresa y a sus empleados de muchas más maneras:

• Resistir las distracciones más fácilmente: saber que están siendo monitoreados ayuda a los empleados a ser más disciplinados.
• Seguimiento de qué tan bien los empleados cumplen con sus bloques de tiempo designados: el seguimiento del tiempo ayudará a sus empleados a ver mejor cuánto tiempo dedican realmente a una tarea.
• Medir mejor la disciplina de los trabajadores: un potente software de seguimiento mide cada minuto de tiempo inactivo, por lo que ofrece una imagen realista de la disciplina de un empleado.
• Proporcionar prueba de trabajo: las herramientas de monitoreo informático que rastrean los recursos que utilizan los empleados y permiten capturas de pantalla también proporcionan prueba de trabajo. Esto permite a los empleados desactivar las notificaciones durante sus períodos de trabajo concentrado y no responder mensajes sin preocuparse de que sus gerentes puedan pensar que están holgazaneando.

Conclusión

Ayudar a sus empleados a aprender y perfeccionar sus habilidades de gestión del tiempo beneficia tanto a la empresa como a los empleados. Gracias a una mejor organización, los empleados pueden alcanzar la máxima productividad sin trabajar más horas. De esta manera, garantiza la estabilidad financiera mientras su empresa sigue siendo competitiva y sus empleados se mantienen satisfechos y leales.