Todo lo que necesitas saber sobre Slack

Si trabaja en una oficina, es probable que haya oído hablar de Slack o que incluso lo esté usando en este momento.

Slack es una herramienta de mensajería basada en la nube que revoluciona el mundo de los negocios. De hecho, ahora tiene más de 10 millones de usuarios diarios. en todo el mundo, impulsando a decenas de miles de empresas.

Si recientemente comenzó a usar Slack y solo está descubriendo la plataforma, o si todavía está tratando de decidir si debe implementarla para su negocio, lo tenemos cubierto. En esta guía, compartiremos los mejores consejos y trucos de Slack para que comiences.

Tabla de contenido

¿Qué es Slack?

¿Cuánto cuesta Slack?

¿Quién necesita Slack?

¿Cómo funciona Slack?

Automatizaciones e Integraciones

¿Qué es Slack?

En esencia, Slack es una herramienta de mensajería que permite a los equipos comunicarse internamente (y, a veces, externamente, como con socios). Se usa ampliamente para simplificar los flujos de comunicación, pero es mucho más que una herramienta de mensajería instantánea.

Con sus más de 1500 integraciones, incluidas Google Docs y Trello, Slack también es una herramienta poderosa para compartir documentos y archivos, administrar proyectos, realizar un seguimiento del progreso del equipo y compartir información importante en toda la empresa.

Con su interfaz fácil de usar, los equipos pueden comunicarse rápidamente y compartir documentos importantes sin problemas, eliminando efectivamente los correos electrónicos internos. De hecho, los usuarios de Slack ven una reducción del 32 % en los correos electrónicos internos.

También registra todo tipo de interacciones entre los miembros del equipo. Y, con sus amplias funciones de búsqueda y estrella, es posible encontrar cualquier hilo, foto, enlace o archivo sin importar hace cuánto tiempo se compartió el documento. Esto hace que Slack sea una herramienta muy útil para usar como base de conocimiento interna.

Por ejemplo, si alguien de su equipo tiene una pregunta, puede buscarla fácilmente en Slack para ver si ya se ha respondido.

Además de eso, se puede acceder a Slack a través de la aplicación móvil, de escritorio y web, lo que le permite mantenerse en contacto con las comunicaciones importantes de la empresa mientras está en movimiento.

¿Cuánto cuesta Slack?

Slack ofrece tres tipos de planes: Standard, Plus y Enterprise Grid.

Plan profesional

Precio : $7.25 USD por persona por mes, facturado anualmente

• Orientado a pequeñas y medianas empresas
• Historial de mensajes ilimitado
• Aplicaciones e integraciones ilimitadas
• Reuniones ilimitadas, ligeras y con prioridad para la voz

Plan Empresa+

Precio : $12.50 USD por persona por mes, facturado anualmente

• Para empresas más grandes o para aquellos que buscan herramientas de administración avanzadas
• SLA de tiempo de actividad garantizado del 99,9 %
• Aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios
• Inicio de sesión único (SSO) basado en SAML
• Exportaciones de datos para todos los mensajes

Plan de red empresarial

Precios : los usuarios deben ponerse en contacto con el equipo de ventas de Slack para obtener un presupuesto.

• Espacios de trabajo ilimitados
• Admite prevención de pérdida de datos (DLP), e-Discovery y proveedores de copias de seguridad fuera de línea
• Equipos de éxito del cliente designados
• Colaboración de archivos y mensajes conforme a HIPAA
• Acceder al historial de mensajes completo

¿Quién necesita Slack?

Muchas empresas sufren una sobrecarga de software, lo que significa que la organización está utilizando muchas aplicaciones que probablemente no necesita.

Esto puede afectar las comunicaciones internas. Después de todo, si hay demasiadas herramientas y canales de comunicación, la información puede fragmentarse y desorganizarse fácilmente.

Ahí es donde entra Slack. Centraliza y agiliza las comunicaciones en toda la empresa. Obviamente, Slack es excelente para equipos remotos, pero también para equipos que trabajan físicamente en el mismo espacio.

Hay muchas herramientas de comunicación que sirven como alternativas a Slack, como Microsoft Teams, Google Hangouts, Chanty y RocketChat, y cada una tiene diferentes funciones que pueden adaptarse a diferentes tipos de negocios.

Debería considerar usar Slack si:

Si eso le suena familiar, implementar una herramienta como Slack definitivamente puede ayudar a mejorar la colaboración y la comunicación en toda la empresa.

Los beneficios de usar Slack incluyen:

• Crea comunicaciones de equipo optimizadas y transparencia en los proyectos en los que las personas están trabajando.
• Mejora los procesos de toma de decisiones.
• Puede buscar y encontrar fácilmente documentos y conversaciones, mucho mejor que revisar sus correos electrónicos o varias herramientas separadas.
• Puede servir como un centro de notificaciones central: puede integrar otras aplicaciones de trabajo y traer notificaciones a Slack, por lo que ya no necesita cambiar entre aplicaciones para obtener actualizaciones.

¿Cómo funciona Slack?

Empezando

Creación de canales de Slack

Mensajes directos

Notificaciones de holgura

Reacciones y Emojis

Barra de búsqueda

Subir y compartir archivos

Empezando

Ahora es el momento de configurar la herramienta, lo cual es bastante sencillo. En la página de inicio de Slack, puede registrarse a través de su dirección de correo electrónico o cuenta de Google.

Si se registra con su dirección de correo electrónico, deberá confirmar su correo electrónico para completar el proceso de registro. Slack te enviará un código a tu correo electrónico que deberás verificar.

Creación de canales de Slack

Una vez que haya creado un espacio de trabajo para su empresa, puede crear diferentes canales para cada área del negocio, como #contabilidad, #marketing, #ventas, #operaciones, #general y cualquier otro que se adapte a sus necesidades. También puede crear canales divertidos, como #comida, #películas o #aleatorio.

Los canales le permiten profundizar en la información y ser específico sobre dónde discutir ciertos temas. Por ejemplo, podría tener varios canales separados para diferentes áreas de marketing, como #marketing-content, #marketing-seo, #marketing-growth, etc.

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Una vez que otros miembros del equipo se hayan unido a Slack, puede invitarlos a los canales que sean relevantes para ellos. Serán alertados de la actividad en estos canales y recibirán una notificación si se los menciona personalmente.

Mensajes directos

También puede enviar mensajes directos a todos los compañeros de equipo en su espacio de trabajo. Los mensajes directos son mensajes privados, uno a uno, casi como un mensajero instantáneo. Aquí, también puede enviar documentos y buscar mensajes específicos en todo el archivo.

Tus conversaciones más recientes aparecerán de forma predeterminada en la barra lateral izquierda. Si desea iniciar una conversación con una nueva persona, simplemente haga clic en el signo más junto a "Mensajes directos" en la barra lateral y escriba el nombre de la persona con la que desea hablar.

La nueva interfaz de Slack también facilita tener una visión general de todas las personas en el espacio de trabajo de su empresa. Simplemente haga clic en "Personas" en la barra lateral izquierda y podrá buscar a todos los miembros de Slack en su espacio de trabajo. Al hacer clic en sus nombres, obtendrá su perfil y opciones para llamarlos o enviarles mensajes.

Notificaciones de holgura

Slack puede avisarte cada vez que hay un mensaje en uno de tus canales o cuando recibes un mensaje directo.

De manera predeterminada, los canales con mensajes no leídos aparecerán en negrita en la barra lateral. También verá una insignia de notificación roja cuando alguien mencione su nombre.

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Puede recibir una alerta por computadora, correo electrónico o dispositivo móvil, pero esto es completamente personalizable. Puede decidir dónde, cómo y si desea recibir notificaciones de Slack haciendo clic en su nombre en la parte superior izquierda de la aplicación y luego seleccionando 'Preferencias'.

Allí podrá configurar sus preferencias de notificaciones, incluidas las preferencias específicas del canal. También puede recibir notificaciones de hilos que está siguiendo o en los que ha sido mencionado.

También puede decidir si desea notificaciones de sonido y qué sonido le gustaría usar. Incluso es posible silenciar canales que no necesita seguir de cerca.

Si desea concentrarse en el trabajo y pausar las notificaciones por un tiempo, hay una función "No molestar" que pone todas las notificaciones de Slack en espera. Puede configurarlo durante unos minutos, horas o incluso unos pocos días. Simplemente haga clic en 'Pausar notificaciones' debajo de su nombre en la parte superior izquierda y seleccione su marco de tiempo preferido en el menú desplegable.

Tus compañeros de equipo podrán ver que has pausado las notificaciones, aunque tienen la opción de enviar notificaciones urgentes cuando corresponda.

Reacciones y Emojis

En las redes sociales, puede gustar y reaccionar a las publicaciones de cualquier persona. La misma lógica se aplica a Slack.

Siempre que alguien publique algo en un canal o te envíe un mensaje directo, tendrás la opción de reaccionar con un emoji. Todo lo que tiene que hacer es colocar el cursor sobre un mensaje y hacer clic en el ícono 'Agregar una reacción', luego elegir un emoji.

En el dispositivo móvil, toque y mantenga presionado un mensaje, luego elija entre los emojis que usa con más frecuencia en la parte superior del menú. O, para agregar una reacción diferente, toque el ícono 'Agregar una reacción'.

En la pestaña 'Menciones' en la barra lateral izquierda, también puedes ver las reacciones de tus compañeros de equipo a tus mensajes.

Barra de búsqueda

La barra de búsqueda de Slack es una poderosa herramienta que te permite encontrar mensajes, archivos, canales y personas en tu espacio de trabajo.

Para usar la barra de búsqueda, comience haciendo clic en la barra en la parte superior de la aplicación Slack. Luego, ingrese la palabra clave o frase que desea buscar. Slack mostrará los resultados más relevantes.

Para buscar un tipo específico de contenido, utilice los siguientes operadores de búsqueda en la barra de búsqueda:

• from:@username – para buscar mensajes de una persona específica
• in:#channel – para buscar mensajes en un canal específico
• after:yyyy-mm-dd – para buscar mensajes después de una fecha específica
• before:yyyy-mm-dd – para buscar mensajes antes de una fecha específica

Por ejemplo, si está buscando un mensaje de un colega sobre un proyecto en particular, puede ingresar lo siguiente en la barra de búsqueda:

de:@EmilyFrost en:#redesignproject

Subir y compartir archivos

Slack ofrece algunas formas diferentes de compartir archivos con los miembros de su equipo, según sus necesidades.

Puede compartir un archivo en un canal o mediante mensajes directos seleccionando el ícono (+) ubicado en el cuadro de mensaje. Luego, seleccione "Cargar desde su computadora".

Esto abrirá una nueva ventana donde podrá ubicar y seleccionar el archivo de su computadora. O bien, puede arrastrar y soltar el archivo en la ventana de carga. Una vez que se carga el archivo, puede agregar un comentario o mensaje para acompañarlo.

Tenga en cuenta que Slack tiene un límite en el tamaño de los archivos que se pueden cargar. El límite depende de su plan de Slack, pero normalmente oscila entre 1 GB y 2 GB. Si el archivo que desea cargar es demasiado grande, es posible que deba usar un servicio externo para compartir archivos como Dropbox o Google Drive.

Automatizaciones e Integraciones

Una de las cosas que hace de Slack una gran herramienta empresarial es su gama de automatización e integraciones. Estos le permiten compartir documentos y archivos, administrar y rastrear proyectos, compartir información importante con la audiencia adecuada y automatizar varios flujos de trabajo.

Aquí hay un resumen de las principales opciones de automatización e integraciones en Slack.

Slackbot

Slack tiene una multitud de opciones de automatización en su lista, incluido su asistente virtual, Slackbot.

Slackbot lo ayuda a encontrar respuestas a preguntas sobre Slack, establece tareas y recordatorios para usted y sus compañeros de equipo, agrega respuestas automáticas personalizadas y más. Puede acceder a Slackbot enviándole un mensaje directo o en un canal.

Una buena regla general para Slack es, en caso de duda, preguntarle a Slackbot: puede hacerle una pregunta enviándole un mensaje directo. También puede usarlo para configurar respuestas automáticas a preguntas comunes.

Para configurar recordatorios y tareas personales, simplemente escriba /recordatorio en cualquier lugar de Slack. Esto también funciona para establecer recordatorios para otros compañeros de equipo.

Generador de flujos de trabajo

En octubre de 2019, Slack presentó Workflow Builder, que es una automatización utilizada para agilizar las tareas. Esta herramienta se puede usar para estandarizar la forma en que recopila solicitudes del equipo, informa interrupciones o fallas en tiempo real, comparte mensajes de bienvenida y documentos relevantes con nuevos miembros del equipo, y más.

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También puede ayudarlo a optimizar la forma en que recopila formularios de su equipo en un solo canal de Slack, como solicitudes de viaje, y centralizar la recopilación de informes de incidentes o errores.

Integraciones de Slack

Las integraciones de Slack con aplicaciones de terceros son verdaderamente formidables. Al hacer clic en el rayo en la esquina inferior izquierda de su cuadro de texto, puede acceder a accesos directos a muchas aplicaciones útiles.

Estas son algunas de las integraciones más útiles para usar en su espacio de trabajo de Slack.

Google Drive

Con la integración de Google Drive, puede:

• Cree nuevos archivos de Documentos, Presentaciones y Hojas de cálculo de Google directamente desde Slack.
• Comparta un archivo existente de Google Drive con un canal o mensaje directo.
• Busque archivos de Google Drive compartidos en Slack.
• Otorgue automáticamente acceso a los archivos que comparte con la audiencia adecuada.
• Recibe actualizaciones en Slack sobre cambios en Drive, como comentarios, solicitudes de acceso y nuevos archivos compartidos contigo.
• Responder a las notificaciones de comentarios desde Slack y hacer que se publiquen en el archivo,

calendario de Google

La integración de Google Calendar es otra práctica. Te permite:

• Cree eventos automáticamente directamente en Slack usando un atajo.
• Sincronice automáticamente su calendario con su estado de Slack para que se muestre cuando esté en una reunión.
• Recibe una notificación diaria de tu horario para el día.
• Reciba una notificación cuando un evento comience pronto, incluidos los enlaces relevantes a una videoconferencia.
• Responda directamente a las invitaciones a eventos.
• Recibe actualizaciones cuando cambien los detalles de un evento.

Trello

Una integración con la plataforma de gestión de proyectos, Trello, es realmente útil para colaborar en proyectos de equipo desde Slack. Sus características incluyen:

• Agrega nuevas tarjetas de Trello a los tableros directamente desde Slack con el comando "/trello add"
• Únase a las tarjetas y tableros de Trello, cambie las fechas de vencimiento, adjunte conversaciones y más.
• Invite a @trello a un canal para obtener vistas previas automáticas de tarjetas y tableros, incluidos miembros, descripciones y comentarios.
• Permita que los miembros del equipo de Slack se unan a sus tableros de Trello con un solo clic.

giphy

En el lado divertido de las cosas, la integración de Giphy permite compartir una amplia variedad de GIF en canales, hilos y mensajes directos. Simplemente escriba /giphy en un cuadro de texto seguido de una palabra clave, luego elija el GIF que desee:

Otras integraciones

Entre las otras integraciones de Slack, algunas de nuestras otras mejores opciones incluyen:

• Zoom : inicie fácilmente una reunión de Zoom directamente desde Slack.
• Polly : cree encuestas, sondeos, juegos y trivia.
• Jira Server : conecte los proyectos de Jira Server a los canales de Slack.
• GitHub : obtenga actualizaciones de la plataforma de desarrollo directamente en los canales de Slack.
• Asana : coordina y gestiona proyectos en Asana desde Slack.
• Stripe : publique automáticamente en un canal de Slack cuando se produzcan cambios en los cargos, suscripciones, transferencias y más.
• DoodleBot : crea una reunión o inicia una encuesta en Slack.
• Calendario de Outlook : crea eventos en tu calendario de Outlook desde Slack.
• HeyUpdate : analiza los informes de progreso de los equipos.
• Dropbox : implemente el almacenamiento y la sincronización de archivos en la nube.
• Mención : controle las menciones en los medios de su organización desde un canal de Slack exclusivo.
• Screenbot : comparta capturas de pantalla, anotaciones, grabaciones de pantalla y más.

Puede ver todas las opciones de integración de Slack haciendo clic en "Aplicaciones" en la barra lateral izquierda.

Accesos directos y comandos

Si desea ahorrar algo de tiempo en Slack, dominar sus atajos y comandos es una gran idea. Le permiten formatear rápidamente su texto, navegar hilos y canales, establecer su estado, establecer recordatorios y más. Cubriremos los comandos de barra inclinada, el formato de texto y los métodos abreviados de teclado generales para ayudarlo a comenzar.

Comandos de barra

Los comandos de barra actúan como accesos directos para acciones específicas en Slack. Aquí hay un resumen de algunos de los comandos más útiles para saber:

• /dnd + período de tiempo: configure "No molestar" para un período de tiempo personalizado.
• /recordar — Configure un recordatorio para usted o un compañero de equipo para una fecha y hora específicas.
• /status: establezca un estado o borre su estado actual.
• /invite @user — Invita a un nuevo usuario a un canal.
• /leave — Salir de un canal.
• /msg o /dm @user — Envía un mensaje directo a otro usuario.
• /buscar — Realiza una búsqueda.
• /apps: busque aplicaciones en el directorio de aplicaciones de Slack.
• /shortcuts: abre el cuadro de diálogo de métodos abreviados de teclado.
• /feed — Administrar suscripciones RSS.
• /poll — Crea una nueva encuesta.
• /collapse — Contrae todos los archivos en el canal actual.
• /expand — Expande todos los archivos en el canal actual.

Simplemente escribiendo "https://blog.hubspot.com/" en cualquier cuadro de chat en Slack, la aplicación ya le dará una lista de algunos de los comandos de Slack más utilizados para darle una idea de las acciones que podría tomar.

Métodos abreviados de teclado y formateo

Aquí hay una lista de algunos de los métodos abreviados de teclado más útiles para conocer en Slack. Puede encontrar un índice extenso aquí.

Atajos

• Presiona ⌘+Shift+M o Ctrl+Shift+M para ver tus menciones recientes.
• Presiona Ctrl (o Comando) + ↑ para saltar al último mensaje que publicaste en un canal.
• Presione Ctrl (o Comando) + J para saltar al mensaje más reciente en un canal.
• Presione Alt (u Opción) + ↑ o ↓ para desplazarse por sus conversaciones y canales.
• Presione Esc para marcar todos los mensajes no leídos como leídos.

Formateo

Slack usa Markdown para dar formato al texto, por lo que es un buen punto de partida para comprender cómo funciona el formato allí. Aquí hay unos ejemplos:

• Ingresar texto entre guiones bajos producirá texto en cursiva
• Ingresar texto entre asteriscos producirá texto en negrita
• Ingresar texto entre tildes (~) producirá texto tachado
• Agregar > antes de una línea para sangrar la línea
• Agregue >>> antes de un párrafo para sangrar el párrafo, conservando los saltos de línea
• Presione Shift + Enter para agregar saltos de línea en un mensaje

De nuevo a usted

Slack es una poderosa herramienta de colaboración que puede ayudar a los equipos a mantenerse conectados y productivos, sin importar dónde se encuentren. Esperamos que este blog le brinde una visión integral de Slack, cómo funciona y cómo puede potenciar la comunicación de su equipo.