Consejos de expertos de los consultores de migración de Office 365 para una transición sin problemas

La tasa de adopción de Office 365 está aumentando junto con su popularidad y utilidad a medida que Microsoft agrega aplicaciones comerciales adicionales a la suite. La introducción de nuevas herramientas de productividad y colaboración, como Microsoft Teams, Groups y Planner, simplifica y agiliza la comunicación empresarial, lo que aumenta el atractivo de cambiar de otra plataforma a Office 365. Aquí hay cinco consejos de expertos para facilitar la transición a Office 365 para su empresa, en caso de que esté pensando en ello o ya haya comenzado.

¿Qué es Office 365 y por qué necesita una transición sin problemas?

Office 365, una colección versátil de software y servicios disponibles a través de planes basados ​​en suscripción, ofrece una variedad de beneficios adaptados a las necesidades individuales y organizacionales. Esta suite incluye aplicaciones conocidas como Word y Excel, y una ventaja importante de utilizar Office 365 es tener acceso a las últimas versiones de estas aplicaciones. La variedad de características y beneficios de la suite simplifica varios aspectos del trabajo profesional.

Un aspecto clave de la transición a Office 365 es la capacidad de almacenar todos los archivos de la empresa en la nube, haciéndolos accesibles desde cualquier ubicación con conexión a Internet y en una variedad de dispositivos. Esta accesibilidad basada en la nube es especialmente crucial para las empresas donde la movilidad y el acceso remoto son esenciales. Office 365 no solo facilita el acceso a las aplicaciones y archivos necesarios cuando los empleados están fuera de la oficina, sino que también garantiza una seguridad sólida a través de medidas como la autenticación de dos factores. Esta característica de seguridad es vital para evitar el acceso no autorizado a los datos, incluso en caso de que el dispositivo se vea comprometido.

Para garantizar una transición fluida y eficiente a Office 365, el papel del equipo de expertos en migración a Office 365 del Grupo EPC es indispensable. Su experiencia abarca una gama de servicios, incluido el asesoramiento sobre la implementación de Office 365, la facilitación de la adopción por parte de los usuarios y la orientación de la evolución de Office 365 dentro de una empresa específica. Al aprovechar el conocimiento y la experiencia de los expertos, las empresas pueden integrar eficazmente Office 365 en sus operaciones, garantizando un espacio de trabajo digital seguro, accesible y actualizado que se alinee con sus necesidades y objetivos únicos.

Estos son los consejos de los expertos:

Consejo 1: evalúe el estado de su infraestructura de TI

Examine su infraestructura de TI actual para ver si puede admitir una migración a Office 365 antes de comenzar el proceso de migración. Obtenga una instantánea precisa y actualizada de su arquitectura de red, DNS, correo y otras aplicaciones cliente, soluciones de seguridad y cumplimiento, diseño de directorios, servidores y conectividad. Microsoft ofrece una útil herramienta automatizada de verificación de preparación.

Consejo 2: presta atención a la planificación

Haga un plan y combine su migración a Office 365 para la transformación digital de su negocio. La clave para una mudanza exitosa es la preparación. Una lista de verificación mental para recordar:

• Forme un equipo multidisciplinario: para identificar las necesidades y los elementos imprescindibles del servicio, el equipo debe incluir miembros de los departamentos de negocios, ingeniería, marketing, ventas y soporte.
• Seleccione las funciones que necesita: elija las funciones que desea utilizar, la secuencia en la que crearlas y base estas necesidades en el valor para el negocio.
• Seleccione un tipo de migración apropiado: consisten en una migración IMAP, una migración por etapas, una implementación híbrida y una migración de transición simple. Piense en implementar un programa de prueba sin consumidores de alto contacto.
• Establece un plan integral: Describe tus requerimientos y los datos que deseas transferir en función de los objetivos de tu empresa.

Consejo 3: habla con un experto

Hable con otras personas que hayan migrado exitosamente a Office 365 para evitar cometer errores evitables durante su propia migración. Sus consejos pueden resultar útiles. Además, piense en contratar a un integrador o consultor en la nube para una transición más fluida. Al colaborar con su equipo, realmente alivian la tensión.

Cuando se trata de seguridad, Office 365 no tiene comparación. Protege de manera experta sus datos contra contratiempos y pérdidas que están bajo su control, como mal funcionamiento provocado por un desastre natural. Sin embargo, no puede protegerlo de accidentes que ocurran por su parte. Como resultado, usted permanece expuesto a la pérdida de datos debido a varios factores de riesgo, incluidos virus, piratería informática, fallas de sincronización y eliminaciones involuntarias o intencionales. La pérdida de datos también puede ocurrir en los sistemas locales, si no más, en la nube. Dado que, en última instancia, usted es el responsable de sus datos, debe salvaguardarlos en la nube. La disponibilidad y seguridad de sus datos se pueden garantizar con el uso de un programa de copia de seguridad y restauración de terceros como Spanning Backup para Office 365. Spanning ofrece una funcionalidad de recuperación granular completa y puntual junto con una copia de seguridad integral y automatizada para correo y calendarios. , OneDrive y SharePoint. En el caso de un incidente que pueda poner en peligro la continuidad del negocio, podrá recuperarse rápida y sin problemas.

Consejo 4: prepare a su personal

Hay un cambio con respecto a los procedimientos y estándares establecidos al pasar a una nueva plataforma o a la nube. Al enseñar a su personal cómo utilizar las nuevas herramientas y disipar sus miedos, puede ayudarlos a prepararse para el cambio. Varias recomendaciones son las siguientes:

• Comience con un defensor interno: Tener un defensor interno para el cambio ayudará a obtener el apoyo de todos los departamentos e implementar programas de capacitación para toda la organización para facilitar el cambio.
• Presentación de los trabajadores con delicadeza: capacite a los miembros del personal mediante tutoriales breves, hojas de referencia, preguntas frecuentes y referencias al Centro de ayuda. Sobre todo, haz pequeñas modificaciones graduales y potencia sus ventajas. Como resultado, el apoyo de los empleados para la transición aumentará considerablemente y podrán utilizar mejor las nuevas características y capacidades. Establezca una dirección de correo electrónico específica a la que los miembros del personal puedan enviar preguntas sobre migración.
• Promover la investigación: Office 365 ofrece una gran cantidad de funciones y oportunidades fascinantes. Va mucho más allá del correo electrónico. Anime a los miembros del personal a utilizar las nuevas capacidades de Microsoft Teams y a discutir sus ventajas.

Cientos de empresas se han beneficiado de los exitosos proyectos de migración liderados por profesionales de migración de Microsoft 365. Proporcionarán una solución personalizada para reducir el impacto en su empresa utilizando métodos probados y una gran experiencia.