Detener la espiral: cómo controlar los precios de sus servicios en línea
Publicado: 2022-01-28El trabajo remoto e híbrido popular ha llevado a muchas empresas a depender mucho más de los servicios en línea. Ya sea mediante la adquisición de sus soluciones electrónicas personales o soluciones de subcontratación, las organizaciones se han visto presionadas a obtener nuevas técnicas para llevar a cabo las operaciones básicas del día a día.
Y la aceptación sigue en aumento, incluso cuando muchas organizaciones apuntan a cambiar nuevamente a algún grado de trabajo centrado en la oficina. De hecho, el rendimiento híbrido ahora se ha vuelto tan popular entre los empleados que una última encuesta de YouGov, encargada por Microsoft, descubrió que el 51% del personal afirma que dejaría de funcionar si se eliminara el funcionamiento híbrido.
Desde la simplificación de recursos humanos y contratación hasta la reducción de la huella de carbono de una organización, existe una solución de soporte en línea para casi todas las necesidades empresariales. Aun así, si bien todas estas opciones pueden ser ventajosas, los supervisores de TI deben estar atentos al explorar las tarifas y los beneficios adicionales relacionados con casi todos los soportes antes de comprometerse con contratos prolongados y generalmente costosos.
Pero con tantas posibilidades diferentes disponibles, ¿dónde comienzan los expertos en TI al seleccionar los servicios en línea más adecuados para las necesidades comerciales? Además, ¿cuáles son las mejores estrategias para controlar los costos y evitar inversiones innecesarias?
Éstos son algunos de los problemas más comunes relacionados con las tarifas de las empresas en línea que las empresas deben tener en cuenta para evitar pagar más de lo normal por algo que no es proporcionalmente valioso para las funciones de la pequeña empresa.
Examinar adecuadamente la utilización de datos
Una de las acciones más sensatas, pero a menudo ignoradas, que una empresa puede tomar para reducir las tarifas netas de la empresa es evaluar de manera precisa y realista el uso de la información. Bien puede parecer una tarea fácil: determine cuánta información usa y luego pague por esa suma. Pero, ¿cómo evalúa con precisión los requisitos de información de su negocio?
Bastantes organizaciones tienen que pagar cantidades excesivas por detalles no utilizados, ya sea porque no son conscientes de lo que se desea o debido a cálculos inexactos del uso de la información. Por lo general, a las empresas les resulta difícil estimar de manera realista el número de usuarios y las necesidades de información, simplemente porque el uso de los datos casi nunca es regular: está sujeto tanto a picos como a períodos de actividad reducida.
Una de las primeras técnicas para reducir los precios de los servicios en línea es establecer cómo su acuerdo representa aumentos repentinos en los detalles. Uno de los grandes factores que ofrecen las empresas de la nube suelen enfatizar es su capacidad para aumentar y reducir la capacidad de cumplir con las llamadas de información cambiantes, pero esto generalmente tendrá un costo. Los administradores de TI deben analizar si este es un gasto que desean pagar o si es un soporte que incluso necesitarán. Podría ser más rentable contratar a los proveedores de una empresa en la nube dependiendo de un cálculo correcto de la utilización del conocimiento.
Algunas otras preocupaciones a tener en cuenta incluyen: ¿su proveedor le ofrece una buena escalabilidad para el desarrollo futuro? ¿Es su acuerdo adaptable para adaptarse a los requisitos y prioridades de la empresa comercial en transformación? Y, ¿el precio que está pagando por sus soluciones es proporcional a los servicios expertos que está recibiendo?
En resumen, sea realista cuando evalúe sus necesidades de datos y evalúe soluciones: ¡podría ahorrar dinero a largo plazo!
¿Estás obteniendo el apoyo ideal?
Próximamente, es fundamental evaluar las necesidades logísticas de una organización y asegurarse del nivel correcto de apoyo. Al elegir un proveedor de servicios de proveedores en línea, está pagando por mucho más que solo la infraestructura física real: también tiene que pagar por la administración de esos productos y una importante ayuda tecnológica.
Esta puede ser una faceta excepcionalmente valiosa de los productos y servicios en línea, pero también es donde los gastos pueden comenzar a dispararse. Al igual que estar al tanto de los requisitos de uso de detalles, es importante evaluar regularmente los requisitos del servicio y examinar eso para lo que tiene que pagar. Es tan beneficioso reconocer una asistencia por la que está gastando pero que no necesita, como lo es detectar un servicio que se está perdiendo.
Una vez que tenga una comprensión completa de los deseos de asistencia de la empresa, evalúelos a partir del acuerdo con la empresa; no es raro encontrar que los niveles del proveedor se establecen demasiado altos para lo que realmente necesita. Si está pagando por algo que simplemente no usa, piense en poseerlo de su SLA.
¿Has considerado híbrido?
Cuando golpeó la pandemia y muchas empresas se alejaron rápidamente, el almacenamiento local no era una opción y la mayor parte de las operaciones se vieron obligadas a cambiar a la nube para permitir la continuidad. Sin embargo, ahora que la gente está volviendo al entorno de oficina, o al menos tiene la preferencia de operar en las instalaciones, la nube ya no es la única solución viable de almacenamiento de información.
Si bien la computación en la nube puede ser un dispositivo increíblemente conveniente, puede tener un precio bastante alto y no es un entorno óptimo para almacenar algunos tipos de documentos. Por ejemplo, los archivos de datos grandes, como AutoCAD, son sustancialmente mejores para el almacenamiento en las instalaciones y pueden acumular innecesariamente tarifas de almacenamiento en la nube si se guardan fuera de las instalaciones.
El uso de alternativas híbridas también puede permitir administrar la soberanía de los datos si las empresas se aseguran de que sus datos más importantes y confidenciales se guarden en las instalaciones, donde tiene un control aún más estricto y granular sobre su protección y continuidad.
¿Es 'siempre activo' normalmente necesario?
Cuando se trata de la nube, solo una frase que verá una y otra vez es 'siempre activo', lo que significa que los proveedores están disponibles en todo momento. Es uno de los proveedores de centros de conocimiento de detalles de marketing clave que utilizan para impulsar sus empresas. Sin embargo, es importante elegir un movimiento hacia atrás nuevamente y tener en cuenta, ¿su organización realmente quiere una entrada 24/7?
'Siempre activo' puede tener un precio muy alto si no está optimizado, y la mayoría de las organizaciones nunca tienen la necesidad de hacerlo. Muchos empleados solo están en línea durante las horas de trabajo, pero las empresas tienen que pagar por estar en espera poco después del cierre de la empresa. Y estas tarifas realmente incluyen. Realmente vale la pena analizar sus demandas de información y considerar seriamente si 'siempre activo' es un requisito previo principal de la empresa. Si no es así, revise las opciones con su proveedor de servicios en la nube sobre cuáles serían los ahorros si optara por no gastar en horas de espera.
Hablar es asequible
Y finalmente, comuníquese de manera consistente con sus empresas de servicios. Realmente paga a los expertos en TI que se quedan con los fondos para abrir un diálogo sincero sobre las expectativas y los deseos. De esta manera, un proveedor puede ser directo y transparente sobre los cargos y estar mucho más en sintonía con los requisitos de su empresa para cambiar los servicios de expertos para respaldarlos. Si su proveedor de asistencia no está satisfecho con ser versátil para cumplir con las necesidades y las finanzas, podría ser el momento de buscar en otro lugar.
Cualquier proveedor de servicios de buena reputación debe estar preparado para tomarse el tiempo de comprender su infraestructura y sus necesidades de ayuda y, si previamente se ha familiarizado con el uso esperado de los conocimientos y las necesidades de servicio, verá la variación en el resultado final.
Terry Storrar se ocupa del Director Reino Unido en Leaseweb .