Cómo crear plantillas de hojas de cálculo personalizadas para su empresa

Muchas empresas prefieren usar plantillas de hojas de cálculo porque ahorran tiempo y son fáciles de usar. Cuando usa una plantilla de hoja de cálculo, puede reutilizarla varias veces y hacer ajustes menores cuando sea necesario.

Este artículo trata sobre cómo crear plantillas de hojas de cálculo personalizadas para su empresa. Puede crear plantillas desde cero o modificar una plantilla existente para que se ajuste a sus necesidades. Este artículo también comparte algunas plantillas de hoja de cálculo de uso común que muchas empresas usan regularmente.

¿Por qué crear tus propias plantillas?

Una plantilla de hoja de cálculo está diseñada profesionalmente y prefabricada con el mismo diseño, formato y fórmulas. Las plantillas de hojas de cálculo se crean para que no tenga que volver a crear los elementos básicos de su hoja de cálculo.

Simple Sheets es un gran lugar para obtener plantillas de hojas de cálculo hechas profesionalmente para su negocio. Ofrecen paquetes de plantillas para pequeñas empresas, contabilidad y finanzas, gestión empresarial, ventas y marketing y gestión de proyectos.

Una plantilla de hoja de cálculo de Excel puede almacenar y guardar las siguientes configuraciones:

• Formato y estilo de celda
• Diseño de página y configuración de impresión
• Gráficos, tablas, imágenes, hipervínculos y fórmulas
• Validación de datos: alertas, lista desplegable, etc.
• Columnas y filas congeladas

La creación de plantillas de hojas de cálculo es una buena manera para que los usuarios realicen un seguimiento de sus actividades comerciales, ya sea con fines presupuestarios, de marketing, informes, inventario o contabilidad. Las hojas de cálculo se pueden utilizar para diferentes propósitos, y existen plantillas adecuadas para ellas que puede descargar de forma gratuita o pagando una suscripción.

Creación de una plantilla de Excel personalizada

Puede hacer plantillas de oficina personalizadas fácilmente, pero requerirá que invierta tiempo y esfuerzo en diseñar y organizar los contenidos. Una plantilla debe tener un contenido consistente. Deberá formatear el estilo, la fuente y los gráficos para que esto aparezca en todos los libros de trabajo.

Crear una plantilla desde cero requiere mucho tiempo. La forma más rápida y eficaz de crear una plantilla es utilizar una existente revisando su contenido para adaptarla mejor a sus necesidades.

A continuación se muestran los pasos para crear plantillas de Excel personalizadas desde cero y crear un libro de trabajo a partir de una plantilla existente.

Pasos para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla existente

No tienes que complicarte la vida. Puede crear un nuevo libro de trabajo basado en plantillas existentes. Excel tiene varias características o funcionalidades que quizás no conozcas. El uso de plantillas le permite familiarizarse con estas funcionalidades y hacer su trabajo mucho más fácil.

Si no tiene tiempo para crear sus propias plantillas en Excel, puede usar una plantilla personalizada existente en su lugar. Puede elegir fácilmente una plantilla existente para Excel 2010 y versiones anteriores. Haga clic en la pestaña Archivo > Nuevo > Mis plantillas.

Varias plantillas gratuitas están disponibles para su uso. Puede crear un nuevo libro de trabajo usando plantillas siguiendo los pasos a continuación:

1. Para usuarios de Excel 2013 y versiones posteriores, haga clic en Archivo > Nuevo para ver todas las plantillas que puede usar. Puede escribir en la barra de búsqueda las plantillas específicas que está buscando.
2. Puede obtener una vista previa de la plantilla haciendo clic en ella. La vista previa incluye el nombre del editor y otros detalles importantes. Seleccione la plantilla de Excel que desee.
3. Si ha elegido la plantilla deseada, haga clic en Crear para descargarla.
4. Una vez que haya descargado la plantilla y creado un nuevo libro de trabajo, ¡habrá terminado!

Pasos para crear una plantilla personalizada

1. Abra un nuevo archivo o libro de Excel

2. Guardar archivo como plantilla de Excel

Debe guardar el libro de trabajo como una plantilla de Excel (formatos .xltx o .xlt). Haga clic en Archivo > Guardar como para guardar el archivo de plantilla y proporcione un nombre de plantilla en el cuadro Nombre de archivo. Si el libro de Excel contiene una macro, elija Plantilla habilitada para macros (.xltm).

○ Creación de una carpeta de plantillas personalizadas: ubicación predeterminada de plantillas personales

La carpeta de destino cambia automáticamente cuando configura su libro de trabajo como una plantilla de Excel. Todas las plantillas se guardan en la carpeta Mis plantillas automáticamente. Estos se encuentran en Ubicación de plantilla personal predeterminada. La ruta es: C:\Users\[UserName]\Documents\Custom Office Templates.

3. Usar y compartir

Ha guardado una plantilla de Excel personalizada. Puede crear más plantillas basadas en la plantilla inicial que creó. Puede compartir esta plantilla en una carpeta compartida o en una red local. También puede guardarlo en OneDrive o como archivo adjunto de correo electrónico.

Crear una plantilla predeterminada para Excel

Una plantilla predeterminada es una plantilla que abre y usa constantemente. Se carga automáticamente en su hoja de cálculo cuando abre el programa Excel. Hay dos tipos de plantillas especiales de Excel. Estos son Book.xltx y Sheet.xltx.

Una plantilla de libro de Excel (book.xltx) incluye varias hojas de cálculo. Esta plantilla tiene marcadores de posición y texto predeterminado para cada hoja. También puede agregar fórmulas y macros. Una plantilla de hoja de cálculo de Excel (sheet.xltx), por otro lado, es una plantilla para una sola hoja. Personalice la hoja al formato y estilo que desee.

Una vez que haya decidido qué plantilla de Excel le gusta como plantilla predeterminada, siga los pasos a continuación:

1. Abra la plantilla predeterminada y guárdela haciendo clic en Archivo > Guardar como. En la lista desplegable, elija Plantilla de Excel (.xltx).
2. Configure la carpeta de destino como la carpeta XLStart con la ruta (aplicable para Vista y Windows 7-8): C:\Users\<User name>\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Para usuarios de Windows XP, la ruta es C:\Documents and Settings\<Nombre de usuario>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart.
3. Proporcione el nombre de archivo adecuado para su plantilla predeterminada. Se recomienda agregar las palabras Libro para plantillas de libros de trabajo y Hoja para plantillas de hojas de trabajo.
4. Haga clic en Guardar y cierre la ventana. Para verificar si el proceso funciona, reinicie su programa Excel y verifique si se abre usando su plantilla predeterminada.

Muestras de plantillas de Excel gratuitas para empresas

A continuación se muestran tres plantillas de muestra de uso común para empresas.

1. Plantillas de gestión de proyectos

Esta plantilla es una gran herramienta que las empresas pueden usar para administrar varios proyectos. Una plantilla de gestión de proyectos describe el trabajo que debe realizarse. Esta plantilla le permite asignar tareas a cada miembro del equipo, crear informes y administrar los plazos de manera conveniente.

2. Plantillas de presupuesto

Una plantilla de presupuesto ayuda a realizar un seguimiento de sus ingresos, gastos y presupuesto mensuales. Esta plantilla se puede utilizar para la toma de decisiones en función de los ingresos y gastos proyectados. Las fórmulas ya están configuradas en la plantilla para evitar errores.

3. Diagrama de Gantt

Una plantilla de diagrama de Gantt es una representación gráfica de todas las tareas y actividades comerciales de un proyecto en curso. Se representa visualmente mediante una barra horizontal que indica la fecha de inicio y finalización de cada tarea. Esta plantilla es una herramienta perfecta para usar en proyectos y actividades de la empresa.

Conclusión

Puede ver una plantilla de Excel como una primera copia perfecta que puede duplicar cuando lo desee. Si crea plantillas desde cero, debe invertir mucho tiempo y esfuerzo en perfeccionar su primera copia.

Si usa la misma hoja de cálculo regularmente, cree una plantilla para ahorrarle tiempo y la molestia de volver a crear la hoja de cálculo cada vez.