Cómo administrar eficazmente los clientes potenciales en cada etapa de su embudo de ventas

La gestión eficaz de oportunidades de ventas es uno de los principios básicos de cualquier negocio exitoso. Ayuda a las personas adecuadas a convertirse en sus clientes y les facilita volver a comprarle en el futuro.

Cuando obtiene una gestión de clientes potenciales correcta, puede convertir más prospectos en clientes, agilizar las operaciones y mejorar la experiencia de ventas. Pero no siempre está claro cómo crear un proceso eficaz de gestión de clientes potenciales. ¿Se trata de responder rápidamente a los clientes potenciales, mantener su CRM limpio y ordenado o usar las etiquetas y listas adecuadas?

La respuesta corta es que se trata de todo lo anterior. Exploraremos más a continuación.

• ¿Qué es la gestión de leads de ventas?
• Las 5 Etapas del Sistema de Gestión de Leads
• Mejores prácticas para una gestión eficaz de oportunidades de ventas

Las 5 Etapas del Sistema de Gestión de Leads

La gestión de oportunidades de ventas se trata, en última instancia, de la gestión de datos más la creación de relaciones. Una de las mejores formas de ver su estrategia de gestión de clientes potenciales es a través de la lente de la gestión del ciclo de vida de los datos (DLM).

DLM consta de cinco etapas:

• Recopilación de datos.
• Almacenamiento de datos.
• Mantenimiento de datos.
• Uso de datos.
• Limpieza de datos.

Cada cliente potencial (y sus datos asociados) pasa por etapas similares con su negocio, por lo que es crucial que cada uno de ellos sea correcto para una gestión eficaz de clientes potenciales.

Sin más preámbulos, aquí están las cinco etapas del sistema de gestión de leads.

1. Colección de plomo

Un sistema de gestión de clientes potenciales exitoso comienza con tener un flujo constante de clientes potenciales. Esta es la base sobre la que se construyen todas las demás etapas. Sin clientes potenciales, no hay nadie a quien comercializar y vender.

Este paso consiste en atraer a las personas que visitan su sitio web, hacen clic en un anuncio o asisten a eventos de la empresa para que completen sus datos de contacto. Luego, la persona puede recibir un lead magnet, una prueba gratuita, una demostración del producto, una llamada de ventas o registrarse en su lista de correo electrónico.

2. Almacenamiento de plomo

Una vez que un cliente potencial proporciona sus datos de contacto, la mejor práctica es almacenarlos en un sistema CRM (gestión de relaciones con el cliente). Esto permite que los equipos multifuncionales organicen y optimicen la información de los clientes potenciales para facilitar el acceso.

Sin un almacenamiento de clientes potenciales adecuado, es posible que pase por alto a los clientes potenciales o que dependa de datos inconsistentes.

¿La consecuencia? Los ingresos potenciales se van por el desagüe.

3. Mantenimiento de datos de clientes potenciales

Cada cliente potencial no se va a convertir en un cliente. Entonces, ¿cómo se asegura de filtrar y dirigirse a los clientes potenciales adecuados en el momento adecuado? Manteniendo activamente los datos de los clientes potenciales.

Esta etapa consiste en complementar los datos de clientes potenciales almacenados en un CRM para obtener una mejor comprensión de cada individuo, descalificando a los clientes potenciales que no son los adecuados y también clasificando a los clientes potenciales en función de su probabilidad de compra.

El tiempo es dinero, y esto sienta las bases para que los equipos de ventas presten atención a los clientes potenciales correctos. aumentar la eficiencia de las ventas.

4. Uso de datos de clientes potenciales

¿Comprarías un producto de un anuncio aleatorio que aparece en tu feed de Facebook por primera vez? Lo más probable es que probablemente no.

Pero después de registrarse en su lista de correo electrónico y recibir correos electrónicos valiosos, leer el blog de la empresa, ver anuncios más relevantes, consultar testimonios y aclarar cualquier consulta a través del chat de Instagram, es posible que esté más inclinado a hacer clic en el botón "comprar". o reservar una llamada de ventas.

De esto se trata esta etapa: comunicarse, cultivar una relación y nutrir clientes potenciales a través de puntos de contacto frecuentes. En pocas palabras, esta etapa es donde los datos se ponen en acción.

5. Limpieza de datos de plomo

Es esencial limpiar y actualizar periódicamente sus datos para mantener una base de datos de clientes potenciales confiable y precisa. Puedes hacer esto por:

• Verificando todas las entradas.
• Eliminación de datos obsoletos.
• Corrección de errores e inconsistencias.

Los datos impulsan las decisiones y los datos incorrectos lo perjudicarán a largo plazo. Según una encuesta de 300 ingenieros de datos, el 47 % estimó que la mala calidad de los datos afecta a una cuarta parte o más de los ingresos de su empresa.

En resumen, limpiar los datos de clientes potenciales es muy parecido a visitar al dentista. No es una tarea divertida, pero debe realizarse con regularidad para garantizar la salud de su base de datos.

Cada una de las etapas anteriores juega un papel crucial en la gestión de oportunidades de ventas. Para ayudarlo a maximizar su eficiencia en cada etapa, aquí hay algunas mejores prácticas para implementar en su negocio.

Mejores prácticas para una gestión eficaz de oportunidades de ventas

Mejores prácticas para la recolección de prospectos

1. Diversificar las fuentes de plomo.

Como se mencionó anteriormente, un flujo continuo de clientes potenciales es esencial para el crecimiento de la empresa. Pero, ¿qué fuentes de prospectos funcionan mejor?

Una encuesta de más de 1000 profesionales de ventas reveló que las referencias de clientes existentes generan clientes potenciales de la más alta calidad. Eso no es una sorpresa : el boca a boca es una potente herramienta de marketing.

Otras fuentes de clientes potenciales valiosos según la encuesta incluyen las redes sociales, el telemercadeo, las ferias comerciales y los eventos, el marketing entrante, los blogs y el SEO.

¿Quiere ser más creativo con sus métodos de recopilación de clientes potenciales? Aquí hay algunas otras ideas para probar.

2. Optimice los formularios para capturar clientes potenciales y la entrada precisa de datos.

Imagínese esto: una persona lee su blog en su teléfono y finalmente hace clic en una ventana emergente que ofrece un libro electrónico, lista para registrarse para acceder a su contenido.

Pero son recibidos con un formulario desordenado con 25 campos de entrada obligatorios que aparecen desalineados en el móvil. ¿Crees que se apuntarán? Probablemente no.

Esa es una ventaja potencial perdida. Por lo tanto, es importante optimizar sus formularios para mejorar la captura de clientes potenciales. Por ejemplo, el siguiente formulario es claro y directo. Tiene espacios en blanco adecuados y solicita solo los detalles necesarios.

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La forma en que recopila clientes potenciales también determina qué tan organizadas estarán las cosas más adelante. Hágase un favor a su futuro yo y a sus colegas recopilando clientes potenciales de una manera estandarizada, organizada y precisa. Esto incluye ajustar los campos del formulario para recopilar los datos correctos de la mejor manera.

3. Recuerda la normativa de protección de datos.

Se han promulgado leyes de privacidad y protección de datos en 137 países de todo el mundo.

Entre los más famosos está el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) en Europa. Una parte fundamental de esta legislación es la protección de datos desde el diseño. Esto significa incorporar la seguridad de los datos y el uso ético en los cimientos de su negocio.

Es vital asegurarse de que cada cliente potencial que agregue a su base de datos haya dado su consentimiento claro para que se almacenen sus datos. Almacénelo solo por el tiempo y el propósito que defina en sus términos y condiciones.

Consulte el formulario de registro de demostración del producto a continuación para ver algunas prácticas recomendadas en acción.

El formulario solicita su consentimiento para suscribirse al blog de marketing (no lo suscribe automáticamente) y brinda fácil acceso a la política de privacidad.

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Almacenamiento de plomo

4. Centralice todos los clientes potenciales en su CRM.

No puede administrar sus clientes potenciales de manera efectiva si están dispersos entre múltiples plataformas o en un sistema obsoleto que no está diseñado para la administración de contactos.

Para mantenerse al tanto de todos los clientes potenciales, elija un sistema CRM que ayude a su equipo a brindar excelentes experiencias al cliente. Marketing Hub y Sales Hub de HubSpot son dos opciones.

Entonces, ¿cuáles son los principales beneficios de un CRM? Esto es lo que los vendedores tienen que decir:

• Los CRM actúan como una base de datos organizada y centralizada.
• Los CRM ayudan a identificar oportunidades valiosas.
• Agilizan el ciclo de ventas.
• Los CRM facilitan el intercambio de datos en toda la organización.
• Puede aumentar la productividad.
• Los CRM lo ayudan a comprender a los clientes y sus necesidades.

5. Cree copias de seguridad seguras.

Si todos sus datos de clientes potenciales están centralizados en una sola plataforma, es importante realizar copias de seguridad periódicas. Una forma efectiva de hacer esto es con una sincronización automática con otro sistema basado en la nube.

Las copias de seguridad seguras y confiables facilitan la protección de datos y la privacidad de sus contactos.

Mantenimiento de datos de clientes potenciales

6. Facilite la gestión de clientes potenciales para las ventas.

Un proceso de administración de clientes potenciales que se basa en la entrada manual no es eficiente. Es una receta para el error humano.

Para minimizar los errores, haga que la gestión de clientes potenciales sea lo más intuitiva posible para su equipo. Puedes hacer esto con:

• Procesos automatizados.
• Herramientas dedicadas de gestión de clientes potenciales. (El software de administración de prospectos de HubSpot es un excelente lugar para comenzar de forma gratuita).
• Restricciones de entrada de datos para garantizar que se utilice el formato correcto.

7. Enriquece tus datos.

Los datos de clientes potenciales de alta calidad son datos de clientes potenciales enriquecidos.

¿Qué quiere decir esto? Significa que sus representantes de ventas no solo reciben un nombre y una dirección de correo electrónico para trabajar, sino una vista completa y de alta definición de cada cliente potencial.

Esto puede incluir la industria de un cliente potencial, el tamaño de la empresa e incluso objetivos basados ​​en interacciones previas con contenido de marketing y formularios progresivos. Las aplicaciones de enriquecimiento de datos también son una forma práctica de incluir más información en cada registro de contacto.

8. Segmente sus clientes potenciales.

La segmentación es importante para todos los departamentos.

La segmentación permite a los especialistas en marketing enviar a los prospectos los mensajes y la publicidad más relevantes. Los vendedores pueden usarlo para crear un proceso de compra personalizado. Y los equipos de servicio pueden garantizar que los clientes conozcan las características más valiosas de su producto o servicio.

Con etiquetas, etiquetas, grupos y membresías de listas, puede organizar sus clientes potenciales en los segmentos más relevantes para todo el recorrido del cliente. Aquí hay un ejemplo de una lista segmentada en un CRM.

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9. Sincroniza prospectos entre aplicaciones.

La mayoría de las empresas utilizan varias aplicaciones para gestionar los datos de los clientes potenciales. Es estándar tener varias plataformas para diferentes propósitos dentro de un solo departamento.

Las sincronizaciones automatizadas entre sus aplicaciones pueden evitar dolores de cabeza y datos contradictorios. Con una herramienta como Operations Hub, puede asegurarse de que todos estén siempre consultando los datos de clientes potenciales más recientes y enriquecidos en cada aplicación.

10. Utilice la puntuación de clientes potenciales.

Una de las formas más rápidas de hacer que su gestión de oportunidades de ventas sea más efectiva es con la calificación de oportunidades de venta.

Esta es una característica común de los CRM avanzados, aunque a menudo se encuentra detrás de planes superiores. La puntuación de clientes potenciales asigna instantáneamente puntos positivos o negativos a un cliente potencial en función de la información que brindan y las interacciones que tienen con su empresa. Esto le permite a su equipo de ventas identificar instantáneamente los clientes potenciales más listos para la venta en cualquier momento.

Aquí hay algunos pasos prácticos que pueden ayudarlo a comenzar con la puntuación de clientes potenciales.

Uso de datos de clientes potenciales

11. Nutre a tus clientes potenciales.

La gestión efectiva de oportunidades de ventas mantiene a las oportunidades comprometidas y moviéndose a través del embudo. Aquí es donde entra en juego la crianza de clientes potenciales. Una forma de lograr esto es con secuencias de correo electrónico oportunas y relevantes que guíen a cada cliente potencial hacia un objetivo establecido, como solicitar una demostración de ventas.

12. Fomente también a los clientes existentes.

En la carrera por generar y convertir nuevos clientes potenciales, es fundamental no olvidar a sus clientes actuales. Fortalecer la relación con sus clientes puede aumentar la lealtad. Esto puede conducir a oportunidades de ventas adicionales y cruzadas.

Las ventas adicionales contribuyen entre el 11 % y el 30 % de los ingresos para el 47 % de las empresas, según el Informe de tendencias y estrategia de ventas de 2022 de HubSpot. Eso es un porcentaje considerable.

Además, el 86 % dice que recomendará una marca a la que es leal, según una encuesta de KPMG International a más de 18 000 personas.

¿Recuerda la estadística sobre referencias de clientes existentes que producen la mejor fuente de clientes potenciales de calidad? Todo esto combinado hace que el valor de nutrir a sus clientes existentes sea una obviedad.

13. Use la automatización para un alcance más rápido.

Gran parte del trabajo pesado de la gestión de clientes potenciales se puede aliviar con la automatización. Algunas de las mejores formas de automatizar la gestión de clientes potenciales incluyen la puntuación de clientes potenciales, la asignación de clientes potenciales y la sincronización de datos de clientes potenciales entre aplicaciones.

La automatización también es excelente para nutrir clientes potenciales a través del embudo de ventas y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia personalizada. De hecho, casi el 80 % de los líderes empresariales creen que los consumidores gastan más con una experiencia personalizada.

Esto se puede hacer a través de la segmentación, la publicidad dirigida, la personalización del correo electrónico y las recomendaciones personalizadas de productos o contenido basadas en el comportamiento de los clientes potenciales.

14. Cree paneles de informes perspicaces.

Al visualizar los datos de sus clientes potenciales, puede comprender exactamente cómo se está desempeñando su equipo. Para obtener la mejor información, cree informes que desglosen el rendimiento por etapa del embudo. Aquí, puede comprender dónde está prosperando su equipo o dónde se está desmoronando la eficiencia.

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15. Asigne automáticamente clientes potenciales al mejor propietario.

Otra forma práctica de usar la automatización es con el enrutamiento de clientes potenciales, que dirige cada nuevo cliente potencial listo para la venta al vendedor o agente de soporte adecuado.

Puede enrutar clientes potenciales en función de su ubicación, los requisitos del producto, el tamaño de la empresa u otros atributos.

16. Desarrollar contenido de habilitación de ventas.

Más de la mitad de los profesionales de ventas que usan contenido de habilitación de ventas dicen que desempeña un papel "muy a extremadamente importante" en la realización de ventas.

Entonces, ¿en qué tipo de contenido deberías invertir? datos dice:

• demostraciones de productos
• Investigación de mercado.
• Testimonios y reseñas de clientes.
• Contenido de las redes sociales.
• Guiones de llamadas y plantillas de correo electrónico.
• Análisis de la competencia.
• Estudios de caso.

17. Traiga ventas y marketing en la misma página.

La gestión de clientes potenciales se superpone entre los departamentos de marketing y ventas. Por lo tanto, es esencial que cada equipo no opere en silos.

El ochenta y cinco por ciento de los líderes de ventas y marketing creen que alinear los dos brinda la mayor oportunidad para mejorar el rendimiento comercial. Pero, ¿en qué deberían alinearse ambos equipos?

Los vendedores sienten que ciertos aspectos vitales incluyen la estrategia general de marketing, compartir información y comentarios de los clientes, compartir estudios de mercado, personajes de compradores, creación de contenido y marketing basado en cuentas.

Mira a Debbie McClure, vicepresidenta de ventas de Dropbox, compartir consejos sobre lo que los equipos de ventas quieren que sepa marketing.

Limpieza de datos de clientes potenciales

18. Realice limpiezas periódicas.

La limpieza frecuente es una parte esencial de la gestión de datos de clientes potenciales. Mantiene sus datos actualizados y confiables. Sin él, los datos en descomposición pueden volverse rápidamente inmanejables y costosos de reparar.

19. Establecer estándares y procesos de entrada de datos.

Tener estándares establecidos para la entrada de datos de CRM (ya sea manual o automatizado) aborda el problema de la información incoherente y faltante desde la raíz. Esto ayuda a garantizar que los datos correctos se puedan encontrar en el lugar correcto en el formato correcto.

20. Evite los duplicados.

Tener contactos duplicados en su base de datos es una barrera para la gestión eficaz de clientes potenciales. Para evitar duplicados, concéntrese en:

• Prevención de contactos duplicados con una sincronización de contactos bidireccional entre sus aplicaciones. Esto no elimina los duplicados, pero le permite sincronizar los datos más limpios para evitar duplicados y fusionar de manera inteligente los datos que podrían superponerse.
• Corrección de contactos duplicados con una función integrada que ofrecen sus aplicaciones o con una solución de terceros.

Aprovechar al máximo tus clientes potenciales

La gestión efectiva de clientes potenciales de ventas depende de cómo recopile, almacene, mantenga, use y limpie sus datos de clientes potenciales. Con la ayuda de un gran CRM, procesos sólidos para la nutrición y la automatización, y una limpieza regular, debería estar bien encaminado para optimizar su embudo.