Cómo organizar un evento virtual en WordPress (paso a paso)

¿Está buscando la mejor manera de organizar y gestionar un evento virtual?

Tal vez le gustaría realizar su próxima conferencia en línea o realizar un seminario web sobre sus productos y servicios. Es posible que le preocupe que sea demasiado costoso o que no tenga los conocimientos técnicos para lograrlo.

En este artículo, enumeraremos todo el equipo de servicios en línea que necesitará y le enseñaremos todo lo que necesita para organizar un evento virtual en WordPress. Además, si su empresa no tiene un sitio web, también lo cubriremos.

¿Por qué organizar eventos virtuales?

¿Está buscando organizar una conferencia para desarrollar su autoridad en su nicho o invitar a los usuarios a un seminario web donde pueda demostrar sus productos y servicios? Puede utilizar su sitio web de WordPress como plataforma de lanzamiento para eventos virtuales.

Un evento virtual es una reunión en línea donde las personas se conectan mediante computadoras y dispositivos móviles en lugar de reunirse en el mismo lugar físico. Estos eventos pueden variar desde pequeñas reuniones hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes.

Son una buena manera de generar clientes potenciales, impulsar la participación de los usuarios e incluso ganar dinero mediante oportunidades de patrocinio, venta de entradas premium y oferta de membresía paga.

Existen muchos beneficios al realizar estos eventos en línea. No tendrás que preocuparte por pagar el lugar y tus usuarios no tendrán que preocuparse por el transporte. Tampoco te afectarán tanto las diferencias de zona horaria.

Estos beneficios significan que probablemente tendrá una mayor asistencia al evento. Sin embargo, los eventos virtuales también son más propensos a sufrir problemas y dificultades técnicas. Organizar un evento siempre requerirá esfuerzo, planificación y recursos adecuados, incluso cuando lo realices online.

¿Estás listo para aprender cómo organizar un evento virtual usando tu sitio web de WordPress? Lo guiaremos en cada paso.

Aquí hay un resumen rápido que puede utilizar para navegar fácilmente por el artículo:

Configurar el sitio web de su evento

Si ya tiene un sitio web de WordPress configurado, puede hacer clic en omitir esta sección. Si lo desea, simplemente puede utilizar el sitio web de su empresa. Para eventos grandes, es posible que desees crear una página de destino en un sitio web independiente.

Puede ver este video tutorial o leer nuestra guía paso a paso sobre cómo crear un sitio web de WordPress para comenzar.

Si tiene un presupuesto limitado, encontrará algunas ideas sobre cómo mantener el costo bajo en nuestra guía sobre cuánto cuesta realmente crear un sitio web de WordPress, como alternativas gratuitas a los complementos populares.

Si recién está comenzando, le recomendamos encarecidamente utilizar Bluehost para alojar su sitio web.

Ofrecen a los lectores de WPBeginner un nombre de dominio gratuito y un 60% de descuento en alojamiento web. Básicamente, puedes empezar por $2,75 al mes.

Es posible que también desee ver nuestro resumen de los mejores temas de WordPress para eventos y conferencias para que pueda personalizar el diseño de su sitio.

Una vez que su sitio web esté configurado, el siguiente paso es elegir e instalar un complemento de evento.

Elegir e instalar un complemento de eventos de WordPress

Puede agregar las funciones que necesita para organizar un evento en su sitio de WordPress instalando un complemento de eventos de WordPress. El complemento que elija dependerá de sus necesidades, como por ejemplo si sus usuarios necesitan comprar una entrada o simplemente registrarse o confirmar su asistencia para asistir al evento.

Debe comenzar por decidir si desea mostrar un formulario de confirmación de asistencia, un calendario de eventos o una página de registro de eventos en su sitio web.

Crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress

Si simplemente desea que sus usuarios confirmen su asistencia a su evento, puede utilizar el complemento gratuito WPForms Lite para crear un formulario de confirmación de asistencia simple en su sitio web.

Esto le permitirá realizar un seguimiento de quién asistirá y le dará una idea de la cantidad de participantes que tendrá.

Le mostramos cómo usar WPForms para crear el formulario, agregarlo a su sitio web y verificar las respuestas en nuestra guía sobre cómo crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress.

Para conocer otras opciones, consulte nuestra lista de los mejores complementos de RSVP de WordPress para su sitio web.

Cree un calendario de eventos simple en WordPress

Un calendario de eventos es una manera fácil de informar a sus usuarios sobre los eventos que está ejecutando. Dependiendo del complemento que elija, podrá mostrar sus eventos, permitir que los usuarios confirmen su asistencia a los eventos, vender entradas, agregar y administrar lugares y mucho más.

Por ejemplo, The Events Calendar es un sistema de gestión de eventos rico en funciones que facilita agregar todos los detalles de su evento, incluida una página separada para lugares y organizadores.

Tiene varias vistas diferentes para mostrar su calendario de eventos en la interfaz, incluido el día, la semana o el mes. Incluso puedes destacar eventos para aumentar la participación en los eventos que deseas recibir más atención.

Además, puede agregar filtros para que sus usuarios puedan encontrar los eventos exactos que buscan y ofrecen varios complementos para vender entradas.

Cree una página de registro de eventos en WordPress

Si decide vender entradas para su evento, descubrirá rápidamente que muchos servicios de venta de entradas y registro de eventos de terceros le cobrarán una pequeña tarifa por cada entrada que venda.

Puedes evitar algunos de estos problemas creando tu propia página de registro de eventos en WordPress. Esto le permitirá cobrar pagos en línea directamente, almacenar información de los asistentes en su sitio web y utilizar su propia marca al promocionar el evento.

Puede crear fácilmente una página de registro de eventos utilizando WPForms.

La versión Lite gratuita admite pagos con tarjeta de crédito Stripe y puede desbloquear métodos de pago adicionales como PayPal, Square y Authorize.net actualizando al plan Pro.

Para comenzar, consulte nuestra guía sobre cómo crear una página de registro de eventos en WordPress.

Crear una página de destino para su evento

Ahora que tiene una manera de que los usuarios puedan informarle que asistirán a su evento, debe crear una página de destino. Esta es una página cuidadosamente diseñada que permite a sus visitantes conocer su evento y los anima a registrarse.

Debe contener un llamado a la acción claro vinculado al formulario de confirmación de asistencia, al calendario de eventos o a la página de registro de eventos que creó.

Hay muchos complementos de páginas de destino de WordPress disponibles. Si está buscando una opción gratuita, le recomendamos la versión gratuita de SeedProd. A medida que crezcan sus necesidades, puede actualizar al SeedProd Pro, mucho más potente, para tener muchas más opciones.

En nuestra guía sobre cómo crear una página de destino con WordPress, le mostramos cómo utilizar las tres mejores soluciones para crear páginas de destino en WordPress. Estos creadores de páginas de destino son fáciles de usar, optimizados para la velocidad y asequibles para las pequeñas empresas. Podrás elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

También encontrará consejos útiles para hacer que su página de destino sea más efectiva en nuestra guía sobre cómo aumentar las conversiones de su página de destino en un 300%.

Una vez que tenga una página de destino para su evento, puede comenzar a promocionarlo. Puede comenzar vinculando a la página de inicio de su evento en su boletín informativo por correo electrónico y en sus redes sociales.

Obtener el equipo de audio y vídeo adecuado

A menos que esté comenzando con un presupuesto muy ajustado, usted y los oradores del evento no deberían usar la cámara web y el micrófono integrados en su computadora. Sus usuarios notarán instantáneamente la baja calidad de audio y video y pueden decidir no asistir a eventos futuros.

Su elección de equipo más importante será su micrófono. Le recomendamos que elija un micrófono USB para poder conectarlo directamente a su computadora sin necesidad de equipo adicional. Aquí hay tres opciones de micrófonos populares:

• El Samson C01U es un buen micrófono USB básico.
• El Rode NT-USB es un micrófono USB de alta calidad que viene con un soporte de escritorio y un filtro pop.
• El Heil PR-40 es lo que usan los profesionales. Tiene la conexión XLR estándar en lugar de USB, por lo que también necesitarás comprar un cable de 3,5 mm a XLR, una interfaz de audio o un mezclador.

Su micrófono sonará mejor si compra algunos artículos más, como un brazo de micrófono, un soporte antivibración y un filtro pop. Por ejemplo, si está utilizando el micrófono Rode NT-USB, necesitará el soporte antivibración Rode SM6 con un filtro pop incorporado y el brazo articulado Rode PSA1.

El kit Rode Podcaster tiene una buena relación calidad-precio y viene con un brazo de micrófono y un soporte amortiguador, y lo usamos en WPBeginner.

Si no desea comprar todo su equipo a la vez, puede usar su cámara web incorporada mientras comienza, pero probablemente obtendrá una mejor calidad de video con la cámara de su teléfono inteligente.

Necesitará montar su teléfono en un trípode y el GripTight GorillaPod Stand PRO es una buena opción para cualquier tipo de teléfono. Tiene patas ajustables que se pueden fijar a cualquier superficie.

Con el tiempo, podrá actualizar a una cámara web 4K como la cámara web Logitech BRIO. Esta cámara es perfecta para videoconferencias y se graba fácilmente en cualquier computadora. Tiene una excelente calidad de vídeo incluso con poca luz.

También necesitarás unos auriculares decentes para que el micrófono no capte el audio de los altavoces. Los auriculares que se enchufan son más fiables que los auriculares Bluetooth. Una buena opción es el Sony MDR7506.

Elegir e integrar un servicio de videoconferencia

Deberá elegir un servicio en línea que le permita realizar eventos virtuales. Puede consultar nuestra lista de las mejores plataformas de software de seminarios web y comparar sus características para que pueda elegir la mejor plataforma de seminarios web que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

Creemos que GoToWebinar, LiveStorm y EasyWebinar son buenas opciones porque ofrecen todas las potentes funciones de seminarios web que necesita con transmisión de video de alta calidad y planes de precios asequibles.

Si recién está comenzando, le recomendamos Zoom porque es fácil de usar, conocido y compatible con dispositivos móviles. Zoom le permite programar reuniones con anticipación y proporciona un enlace único para cada evento que puede compartir con los participantes e incluir en su sitio web.

También es fácil integrar Zoom con WordPress, pero para hacerlo necesita al menos la versión Pro de Zoom y el complemento de seminario web de Zoom. Existe una versión gratuita, pero necesitarás tener una cuenta paga para poder configurar la integración.

Deberá configurar Zoom correctamente y luego conectar su cuenta con su sitio web de WordPress. Una vez que haya hecho eso, puede configurar un flujo de trabajo usando Uncanny Automator para registrar automáticamente a sus usuarios con Zoom una vez que se registren o compren un boleto.

Para aprender cómo conectar Zoom con su sitio web paso a paso, consulte nuestra guía detallada sobre cómo integrar fácilmente reuniones y seminarios web de Zoom en WordPress.

Ejecutando el evento

Antes de que te des cuenta, llegará el momento de realizar tu evento. Si ha elegido la plataforma de software de seminarios web adecuada, tendrá todas las funciones que necesita, además de vídeo y audio fiables y de alta calidad.

Podrá presentar varios presentadores y anfitriones y compartir su pantalla con los participantes para las demostraciones.

Le recomendamos silenciar a todos de forma predeterminada. Sin embargo, al utilizar la función de chat integrada de su plataforma, los participantes podrán interactuar con usted y entre sí durante el evento.

También podrán hacer y responder preguntas, y usted podrá pedirles que completen encuestas para brindarle comentarios. Recomendamos UserFeedback de MonsterInsights para este tipo de interacción.

Seguimiento del evento

Una vez finalizado el evento, debe hacer un seguimiento con sus participantes lo antes posible, mientras estén más interesados ​​y el evento aún esté fresco en sus mentes.

Como tiene sus datos de contacto desde que se registraron, puede enviarles un correo electrónico de seguimiento. En ese correo electrónico, puede solicitar sus comentarios. Es posible que desee seguir nuestra guía sobre cómo crear un formulario de encuesta en WordPress.

Puede realizar un seguimiento con más correos electrónicos para informarles sobre los eventos que tiene próximos y medir su interés en diferentes temas mediante la creación de una encuesta interactiva.

La mayoría de los servicios de seminarios web le permitirán grabar el evento y algunos incluso pueden crear transcripciones. Esto permitirá que los usuarios que no pudieron asistir al evento en vivo vean el contenido.

Finalmente, la mayoría de los servicios de seminarios web incluyen análisis procesables para que pueda ver qué funciona y qué no. Le mostrarán quiénes asistieron, evaluarán el interés de la audiencia, enumerarán las preguntas que se hicieron y más. Esto le permitirá ajustar su evento en el futuro para obtener el máximo de conversiones.

Esperamos que este tutorial le haya ayudado a aprender cómo organizar un evento virtual en WordPress. Es posible que también desee ver nuestra guía sobre cómo agregar palabras clave y meta descripciones, o nuestra selección experta de los mejores complementos de redes sociales para WordPress.

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