Cómo aumentar sus competencias de comunicación en 5 simples pasos

En la oficina, cada miembro del personal puede tener sus propios deberes y objetivos, pero juntos, todos están trabajando para lograr exactamente la misma intención final.

Pero con tantas personas reunidas hoy en día, es probable que haya cierta fricción sobre cómo implementar mejor los consejos y métodos. Lo vital para ayudar a que su grupo tenga éxito es la interacción.

La conversación es un trabajo arduo de colaboración, y todos pueden soportar hacer el trabajo en sus competencias de comunicación. Si bien algunos empleados pueden llegar a sentirse tímidos y no compartirán sus conceptos destacados, otros usuarios del grupo pueden tener dificultades para ver o comprender diversos detalles de la mirada.

No importa dónde se encuentre con sus capacidades de conversación, puede mejorarlas con cinco pasos muy simples, principalmente para lograr un grupo más colaborativo y exitoso.

Cómo mejorar las técnicas de conversación en el lugar de trabajo

Mejorar las habilidades de conversación en el lugar de trabajo puede requerir muchos componentes únicos. Independientemente de si desea ser un mejor oyente o comunicarse con casi todos los empleados, existen varias formas de ayudar a su grupo a conversar mejor con casi todos los demás. A continuación se presentan cinco formas simples de comenzar a mejorar sus capacidades de comunicación.

1. Sea un oyente enérgico.

¿Estás sin duda escuchando a los miembros de tu grupo? Si está garabateando en una conferencia, escribiendo correos electrónicos a través de un teléfono Zoom o interrumpiendo con sus conceptos u opciones individuales, no está escuchando activamente. Afortunadamente, hay muchas formas de mejorar su experiencia auditiva para garantizar que su compañero de personal se sienta escuchado.

• Llama a los ojos cuando otras personas están hablando.
• Aparta las interrupciones. Puede tomar notas, pero no garabatear, enviar correos electrónicos ni clasificar mensajes de texto cuando otra persona intenta comunicarse con usted.
• Preste atención al tono de la otra persona y al idioma del sistema.
• Mantenga sus puntos de vista hasta que el ser humano haya terminado de hablar. Cuando sea su turno, responda adecuadamente y refleje nuevamente los hechos que acaba de compartir con usted para mostrar claramente su atención.
• Asiente y sonríe de forma aceptable cuando la otra persona esté charlando. Si es posible, trate de evitar tirar de su cabello, dedos u otros objetos cercanos.
• Realmente no planee qué decir en el futuro en su cabeza. Inmediatamente puede convertirse en consumido por estas ideas y pasar por alto lo que dice la otra persona.
• Mantenga juicios y pensamientos por su cuenta. Evita sacar conclusiones precipitadas y, en cambio, deja que la persona comparta todo lo que tenga que decir.
• Una vez que la persona haya terminado de hablar, hable con las preguntas para aclarar cualquier punto sobre el que tenga dudas.

2. Organice conferencias útiles.

Si acaba de comenzar a incluir conferencias en el calendario cada dos días, probablemente tendrá un montón de empleados quejándose y quejándose. Mejorar la interacción no significa alojar conferencias adicionales en la web. El truco es organizar conferencias exitosas y significativas.

• Lo primero es inicialmente. Determine qué reuniones son necesarias y cuáles serían mucho mejores como mensajes de correo electrónico. Desperdiciar tiempo en conferencias improductivas deja a los miembros del personal con mucho menos tiempo y energía para terminar sus tareas cruciales.
• Desarrolle esquemas para cada conferencia individual. Esto ayuda a mantener a todos en el tema, y ​​puede volver a la definición cada vez que el diálogo comienza a desviarse.
• Invite solo a las personas que definitivamente necesitan ir a la asamblea. Aunque la conversación en toda la empresa es esencial, es contraproducente invitar a una conferencia a personas que no tienen por qué estar allí. Si hay algunos detalles que pertenecen a alguien, pero realmente no es necesario que estén allí durante toda la asamblea, invítelos a asistir y comience con los factores de personas. Superior, sin embargo, envíelo por correo electrónico.
• Deje la asamblea con los bienes de movimiento descritos. Esto ayuda a que la reunión valga la pena.
• Observar con el personal después de la reunión. Envíe notas sobre lo que se alineó en la conferencia y finalice con los objetos de movimiento previstos para el grupo.

3. Revela el por qué.

Cuando le pregunte a un trabajador que comience a investigar para una nueva empresa o descargue informes, intente transmitirle por qué le está pidiendo que haga el trabajo. Puede pedirle a un trabajador que obtenga historias de algo en lo que trabajó en el período de treinta días anterior.

Sin aclaración, es posible que se preocupen de que su desempeño fue muy bajo y que están en problemas cuando en realidad solo desea implementar las cantidades para una nueva iniciativa empresarial hacia la que está trabajando.

Independientemente del trabajo y el propósito, comparta por qué está preguntando por ciertas cosas. Esto también puede ayudar a evitar malentendidos y falta de comunicación entre el personal.

4. Regístrese con los miembros del personal.

Incluso si tiene una política de puertas abiertas que invita a los trabajadores a que le digan lo que piensan en cualquier momento, no todas las personas optarán por ganar esta línea de interacción abierta. Algunos miembros del personal pueden llegar a sentirse nerviosos por compartir sus pensamientos o favores para reservarse para sí mismos.

Organice reuniones personales individuales periódicamente, probablemente una vez al mes o cada trimestre, para consultar con todos los miembros del grupo. Pregúnteles sobre el desarrollo de sus tareas, verifique si se sienten confundidos e invítelos a compartir sus sugerencias y objetivos.

5. Solicite sugerencias.

La interacción es un camino de dos vías. Además de las conferencias exitosas primarias y las entrevistas con los trabajadores sobre sus trabajos y el progreso de sus tareas, también debería recibir comentarios sobre su propio rendimiento y la organización en general.

Esto puede ocurrir durante reuniones uno a uno, o presentar encuestas periódicas para que las llene el personal. Ofrezca una opción para enviar comentarios de forma anónima también, lo que puede permitir que algunos trabajadores se sientan mucho más cómodos hablando.

Cuando reciba comentarios, no los fuerce a un lado y se olvide de ellos. Haga un sistema de movimiento para trabajar en el fortalecimiento de sus propias debilidades. Si obtiene comentarios que se aplican a la corporación, asegúrese de compartir esa información con su gerencia también.

Selecciones suplementarias para mejorar las habilidades de comunicación

Si bien estas cinco acciones son un excelente lugar para comenzar, existen otros medios para mejorar las habilidades de interacción en la oficina. Emplear tecnología, como Google Chat o Slack, para generar canales de conversación.

Si usa una aplicación u otros recursos de comunicación, considere aplicar límites a la apertura de líneas individuales. Los mensajes regulares a las 3 a.m. sobre un desafío de hacer el trabajo pueden hacer que muchos empleados se sientan agotados si nunca pueden cambiar el modo de hacer el trabajo.

Pregunte también a sus compañeros de trabajo sobre sus gustos de interacción. Definitivamente, habrá momentos en los que necesite tener una conferencia para alguien, pero mantenga las preferencias de comunicación en su mente cuando necesite comunicarse con solo una o dos personas. Algunos hombres y mujeres mantienen la información y los hechos de manera más efectiva cuando pueden leerlos en un correo electrónico, mientras que otros prefieren comunicar los consejos en persona.

Cuando establezca una conversación útil entre su equipo, asegúrese de involucrar a todos. Por supuesto, solo desea incluir a hombres y mujeres en un correo electrónico cuando sea pertinente para ellos, pero como un todo, incluya absolutamente a todos, incluso si no están en su sección de la oficina o incluso en la misma metrópolis. en sus pautas de interacción.

Eventualmente, considere establecer un plan de puerta abierta para permitir que el personal pase por su oficina comercial para hablar sobre problemas o sentimientos en cualquier momento.

Beneficios de las Técnicas de Comunicación Robustas

Los beneficios de mejorar sus capacidades de conversación son aparentemente infinitos. Cuando alguien se siente escuchado, hay menos probabilidades de confrontaciones tensas. Además, su equipo dedicará mucho menos tiempo a corregir los malentendidos que ocurrieron debido al hecho de que un hombre o una mujer en particular no estaba escuchando activamente o alguien más estaba interrumpiendo una conferencia. Eso implica mayor productividad y tiempo adicional invertido en tareas importantes.

Cuando su grupo se comunica correctamente en todos los ámbitos, también puede mejorar la experiencia de trabajo del comprador. Los trabajadores pueden satisfacer las necesidades de los consumidores de manera mucho más eficiente cuando pueden trabajar juntos como resultado de los desafíos, y pueden asegurarse de que hay pequeños errores de comunicación que hacen que las tareas se pierdan.

Las mejores habilidades de comunicación indican que casi todos los empleados se sienten escuchados y más cómodos compartiendo sus ideas. Eso significa que su personal puede proporcionar muchas más ideas a la mesa, lo que ayudará a su empresa a establecerse y alcanzar nuevos objetivos.

La comunicación es clave en el lugar de trabajo

Su grupo es tan fuerte como su experiencia en interacción. Tomarse el tiempo para aprovechar al máximo las aplicaciones de interacción, revisar los comentarios, establecer las agendas de las conferencias y llevar a cabo sesiones individuales con el personal dará como resultado una mayor participación y eficiencia del personal en todos los ámbitos.

La interacción funcionará de ambas maneras, así que asegúrese de trabajar en sus técnicas de comunicación y ayude a su equipo a mejorar su conversación. Al final, su organización será mucho mejor por ello.