Cómo organizar una reunión inicial perfecta

Iniciar su proyecto sin una reunión inicial es como caminar sin un mapa. Claro, es posible que disfrutes de algunos senderos interesantes, pero probablemente te perderás sin un mapa y un plan claro.

Lo mismo ocurre cuando se lanzan proyectos sin reunión inicial. Sólo con una comunicación sólida y un plan podrás mantener tu proyecto encaminado. Es como un GPS que te ayuda a llegar a tu destino.

Aprendamos más al respecto.

Tabla de contenido

¿Qué es una reunión inicial?

Una reunión inicial prepara el escenario para el éxito al aclarar los objetivos del proyecto, definir roles y responsabilidades y delinear el cronograma del proyecto.

En conjunto, esto da como resultado una ejecución fluida del proyecto. Piense en ello como el inicio oficial de su proyecto, como la ceremonia de apertura de los Juegos Olímpicos.

Hay dos tipos de saques de salida: internos y externos . Los lanzamientos internos se centran en alinear el equipo interno, mientras que los lanzamientos externos reúnen a las partes interesadas o socios externos involucrados en el proyecto.

Los beneficios de las reuniones iniciales

1. Mejora de la alineación y la comunicación

¿La belleza de las reuniones iniciales? Permiten que todos compartan sus prioridades, ideas y planes. Esto significa que su equipo puede alinearse y acordar elementos críticos desde el principio.

Sage Journals realizó un estudio comunitario que destaca la importancia de los eventos de inicio para proyectos de investigación.

Estos eventos implican colaborar en cada etapa de la reunión, construir relaciones desafiando las perspectivas de los demás y compartir experiencias.

Se sugieren reuniones iniciales para facilitar el diálogo entre los miembros del equipo y promover asociaciones equitativas.

Consejo profesional: abra un diálogo para aprovechar la experiencia colectiva de su equipo, generar ideas valiosas y fomentar un sentido de propiedad compartida.

2. Planificación y ejecución de proyectos simplificadas

Los saques de salida son como el pitido inicial de un juego: asignas roles y reconoces conflictos potenciales.

Esto ayuda al equipo a ahorrar una inmensa cantidad de energía y tiempo, lo que le permite comenzar a trabajar con un sólido plan de gestión de proyectos implementado.

Heather Negley refuerza este punto en su libro titulado La guía del consultor de Salesforce: herramientas para implementar o mejorar la solución Salesforce de su cliente:

“La reunión inicial es una de las reuniones más importantes de un proyecto.

Es el momento en que el equipo da la importante primera impresión y habla con el cliente sobre sus objetivos para el proyecto. También se enseña al cliente la metodología del proyecto.

“Durante el descubrimiento, el equipo del proyecto realiza análisis de negocios utilizando una variedad de técnicas para comprender los procesos actuales y futuros. Los miembros del proyecto escriben historias de usuarios para prepararse para la fase de construcción”.

3. Limpiar hitos y plazos

Imagínese un grupo de personas altamente motivadas que se unen para convertir un plan en realidad.

Ejecutan meticulosamente cada hito desde la etapa de planificación hasta las pruebas finales, vigilando el reloj y comunicando abiertamente su progreso.

Este nivel de colaboración garantiza un proceso fluido y la entrega oportuna del producto terminado. Jean Kang, director de programas estratégicos de Figma, dice:

“Lanza tu programa con fuerza organizando una reunión inicial de 30 minutos.

• Establezca objetivos, presente a los miembros del equipo y establezca un plan de ejecución.
• Defina fuentes de confianza para los recursos, a quién acudir para qué y los canales de comunicación adecuados (Slack, formulario de admisión, micrositio).
• Comparta el marco de toma de decisiones como DACI, RACI o RAPID”.

4. Comentarios tempranos

Las cinco herramientas y técnicas de gestión de proyectos más utilizadas son la “reunión inicial”, las “reuniones de progreso”, los “informes de progreso”, el “análisis de requisitos” y la “lista de actividades”, según Joao Varajao, Gabriela Fernandes y Helio Silva. .

Estos métodos son vitales para el éxito del proyecto, ya que permiten a los equipos recibir comentarios tempranos y realizar los ajustes necesarios en tiempo real , lo que lleva a una finalización del proyecto más precisa y eficiente.

Consejo profesional: utilice la nube de emojis de Slido para plantear preguntas sencillas y obtener comentarios mediante el uso de emojis. Con esta gamificación, puedes recopilar comentarios cualitativos y cuantitativos y mitigar cualquier sentimiento tenso e incómodo.

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4 tipos de reuniones iniciales

Reunión de lanzamiento interna

Ideal para: equipo del proyecto

El inicio interno es una reunión fundamental que reúne a un equipo de proyecto y establece el tono para el proyecto más grande o futuro. Comúnmente se denomina inicio del proyecto y permite que los miembros del equipo se conozcan entre sí.

Objetivos de una reunión inicial interna:

• Establezca canales de comunicación claros, frecuencia de reuniones y flujos de trabajo.
• Identifique posibles obstáculos y desarrolle un cronograma para mitigarlos.
• Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan la misma comprensión de la información del proyecto.
• Alinear prioridades y expectativas para el proyecto.

Idealmente, un lanzamiento interno debería cubrir los roles de los miembros del equipo, los antecedentes del proyecto, el marco del proyecto y el propósito.

Reunión de inicio de temporada

Ideal para: la próxima temporada

Un inicio de temporada ayuda a energizar a la empresa para la próxima temporada o año y también celebra los logros del año/temporada anterior.

Las grandes empresas suelen celebrar una reunión de inicio de temporada al comienzo del ejercicio financiero, de una nueva temporada o de un nuevo año.

Este evento interno puede ser específico de un departamento o para toda la empresa. Normalmente dura un día, aunque se puede completar en unas pocas horas.

Objetivos de la reunión inicial de temporada:

• Fortalecer la cultura empresarial y la confianza del equipo.
• Establece prioridades y objetivos para la nueva temporada.
• Resolver algunos problemas pasados.
• Motivar a todos para el trabajo por delante.

Reunión inicial del nuevo equipo

Ideal para: generar confianza en los nuevos miembros del equipo

Una reunión inicial del nuevo equipo, también conocida como reunión de “llegar a conocerte”, garantiza presentaciones y alineación adecuadas entre los miembros nuevos y actuales del equipo.

Esta reunión, que normalmente se lleva a cabo fuera del sitio, ofrece una oportunidad para establecer contactos, discursos inspiradores, intercambio de ideas colaborativo y sesiones de trabajo productivas.

Al final del día, los miembros del equipo se van con una comprensión clara de cómo trabajar juntos de manera efectiva y lograr sus objetivos.

Objetivos de la reunión inicial del nuevo equipo:

• Infundir una actitud positiva.
• Demuestre los roles de todos.
• Decida la frecuencia de las reuniones, los canales de comunicación y más.
• Genere confianza y conozca a todos.

Reunión inicial externa

Ideal para: unirse con los clientes

Imagínese conocer a un nuevo cliente por primera vez. No conoces su estilo de trabajo, sus preferencias ni sus expectativas. Ahí es donde entra en juego un saque inicial externo.

Esta reunión reúne a la empresa y al cliente para alinear sus objetivos, definir el alcance del proyecto y establecer una línea clara de comunicación.

Durante el inicio externo, establezca expectativas para las revisiones del trabajo y determine la mejor manera de colaborar. Una terraza formal también será una buena adición. Explore las plantillas de presentación de reuniones iniciales.

Objetivos de la reunión inicial externa:

• Definir el alcance del proyecto.
• Crear una hoja de ruta del proyecto.
• Identificar e interactuar con las partes interesadas del proyecto.
• Establecer protocolos para informes periódicos de estado.

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Cómo llevar a cabo una reunión inicial exitosa

Si nunca ha planificado un inicio, la siguiente guía paso a paso le mostrará exactamente cómo hacerlo.

1. preparación

Decida los asistentes a la reunión y la duración del saque inicial. Los detalles esenciales dependen de la formalidad y el propósito de una reunión inicial . Aquí hay algunos factores básicos a considerar durante la preparación:

• Finaliza la lista de invitados.
• Programe la duración y el horario, y deje algo de tiempo para preguntas.
• Elabora una agenda.

Puede utilizar esta lista de verificación inicial previa al proyecto.

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Consejo profesional: asigne una persona que tome notas para que los asistentes ausentes puedan recibir un resumen. Además, si el saque inicial se realiza de forma virtual, regístrelo.

2. Introducciones

¿Presentar a un nuevo miembro del equipo o reunirse con un cliente por primera vez? No subestimes el valor de una cálida presentación. Comenzar con una nota positiva puede marcar la pauta para una reunión productiva y exitosa.

Ejemplo:

“¡HubSpoters, demos la bienvenida a nuestra nueva integrante del equipo, Sarah! Sarah es una experta en marketing que está ansiosa por compartir su sabiduría con nosotros. ¡Estamos felices de tenerte aquí!

"Sarah, ¿te gustaría contarnos un poco más sobre ti?"

Consejo profesional: considere preguntas divertidas para romper el hielo para alegrar el ambiente. Por ejemplo, "Cuéntanos sobre tu peor día con el cabello". Pero asegúrese de que la persona que responde se sienta cómoda con este tipo de preguntas.

3. Propósito del proyecto

Asegúrese de que todos los miembros del equipo estén en sintonía. Todos deben saber por qué es importante el proyecto y qué resultado pueden esperar.

Desafortunadamente, un sorprendente 74% de los empleados se sienten desconectados de los objetivos de su empresa. En realidad, ni siquiera entienden cómo encaja su trabajo en el panorama general, lo cual es bastante triste. No dejes que tu equipo caiga en esa estadística.

En su lugar, tómate el tiempo para explicar tus objetivos a cada miembro del equipo. Y lo más importante, muéstreles por qué su papel es importante para lograr el éxito.

Consejo profesional: asegúrese de tener una charla individual con todos (si es posible).

4. Plan del proyecto

Incluya este componente súper importante en la agenda de la reunión para permitir que los asistentes profundicen en los detalles antes del evento.

Durante el inicio, concéntrese en la información principal que realmente importa: los entregables principales, los hitos clave y el cronograma del proyecto.

Consejo profesional: fomente las preguntas durante esta fase.

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5. Alcance del proyecto

Una vez que haya delineado el plan central del proyecto, aclare qué está dentro del alcance y qué no.

Esto hace que todos estén en sintonía y evita cualquier confusión sobre los resultados y sorpresas inesperadas en el futuro. Luego, defina claramente los límites del proyecto.

Consejo profesional: incluya páginas de destino, recursos, objetivos y demandas creativas en el alcance de su proyecto.

6. Funciones del proyecto

Decida las funciones de su proyecto: ¿quién será el patrocinador ejecutivo y el principal punto de contacto? ¿Habrá un aprobador para el proyecto?

Esto proporcionará claridad y dirección al equipo. Recuerde, un poco de planificación por adelantado puede ahorrarle muchos dolores de cabeza más adelante.

Consejo profesional: comparta un gráfico RACI como elemento de acción. Es un marco de gestión de proyectos útil para aclarar roles y responsabilidades para tareas y entregables específicos.

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7. Actualizaciones y datos del proyecto

Todos somos propensos a perder mucho tiempo revisando documentos y recopilando información. ¿El resultado? Menos tiempo para centrarse en trabajos de alto impacto.

Por lo tanto, establezca una fuente central de verdad para la información relacionada con el proyecto. Cuando los miembros del equipo saben dónde buscar para obtener la información que necesitan, puede esperar una mayor productividad.

Consejo profesional: asegúrese de que las actualizaciones, los entregables, los hitos y los documentos estén accesibles en tiempo real en un lugar fácil de localizar. Utilice Notion, por ejemplo, como su centro central de conocimientos.

8. Preguntas

Una vez finalizada la reunión, no dejes a tu equipo a oscuras. Permítales hacer preguntas sobre el proyecto. Este paso adicional puede conducir a una mayor alineación y conocimientos.

Consejo profesional: fomente la participación activa dedicando suficiente tiempo a las preguntas.

9. Agenda de la reunión inicial

Para que todo esto le resulte más fácil de entender, hemos elaborado un ejemplo de agenda de reunión inicial .

Introducción

Permita que los asistentes a la reunión se presenten. Aligere las cosas haciendo algunas preguntas divertidas e inventivas que seguramente provocarán una sonrisa o dos.

Información de contexto

• Explique por qué este proyecto es esencial para los objetivos de su equipo y el éxito de la empresa.
• Comparta información adecuada sobre proyectos y clientes anteriores para ayudar al equipo a comprender el alcance del proyecto y lo que está en juego.

Objetivos del proyecto

• Discuta el alcance y los objetivos del proyecto en detalle.
• Definir las métricas para medir el éxito del proyecto.

Tareas destacadas y cronograma

• Mantenga su proyecto encaminado delineando un cronograma claro con hitos clave.
• Defina los roles de cada miembro del equipo para asegurarse de que todos sepan lo que se espera de ellos.
• Analice el cronograma y los hitos en detalle y aclare las responsabilidades de cada miembro del equipo.

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Logística

• Establecer canales y protocolos de comunicación claros para garantizar una colaboración efectiva.
• Comparta información de contacto de todos los miembros del equipo para facilitar la comunicación y la colaboración.
• Acuerde las tácticas y la frecuencia de los informes para mantener a todos informados y encaminados.

Posibles activos y desafíos

• Analice las posibles oportunidades que puedan surgir durante el proyecto y piense en formas de aprovecharlas.
• Evaluar los recursos existentes y determinar si se necesitan recursos adicionales.

También puede utilizar la plantilla de Smartsheet para registrar la asistencia y las actas de la reunión inicial del proyecto.

Cubre elementos de la agenda, elementos de acción, planes de seguimiento, reglas de reuniones, objetivos del proyecto, roles y responsabilidades, y problemas potenciales.

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6 mejores prácticas para la reunión inicial

Dominar las reuniones requiere años de práctica. Afortunadamente, la última sección de nuestra guía compartirá conocimientos que le ayudarán a mejorar aún más sus habilidades de saque inicial.

1. Exuda energía positiva.

Deshazte de la vestimenta formal y deja tu exterior frío en la puerta. En su lugar, trae tu disposición alegre y calidez a la mesa.

Adrian Neumeyer, creador de Tactical Project Manager, comparte sus cinco mejores consejos personales para lograr un saque inicial fenomenal:

Según Neumeyer, la clave para un gran saque inicial es la energía positiva. Al aceptar los desafíos y los reveses con una actitud de "poder hacerlo", puede motivar a su equipo y sentar las bases para un proyecto exitoso.

2. Definir metas.

El éxito significa cosas diferentes para cada empresa y equipo, así que pregúntate cuál es la definición de éxito y compártela con todos. Establezca un objetivo medible para que los miembros del equipo puedan tomar medidas automáticamente y esforzarse para lograrlo.

Pregunte a los miembros del equipo cómo el proyecto puede tener éxito, analice los objetivos de cada métrica y determine cómo medir todo.

“Una gran parte de cualquier reunión inicial exitosa es definir objetivos para todo el proyecto. Debe tomarse este tiempo para explicar por qué este proyecto en particular es importante y cómo encaja en el objetivo o misión general de su empresa.

Al hacerlo, todos los miembros del equipo comprenderán por qué su trabajo es importante y estarán más motivados para completar sus tareas en consecuencia”, dice Thad Heiges, gerente de proyectos de contratos gubernamentales de EE. UU. en el Instituto ANDECO y asesor de PM.

3. Controle cómo se sienten todos.

A veces, algunos miembros pueden sentir que el proyecto se está desviando de su rumbo o pueden sentirse decepcionados por la falta de colaboración. Por supuesto, ningún director de proyecto quiere tener miembros del equipo desconectados o apáticos.

Consejo profesional: recomendamos compartir pensamientos y sentimientos después de la reunión para asegurarse de que todos estén alineados. Si nota que un miembro del equipo se comporta un poco mal, contáctelo 1:1 lo antes posible para escuchar y resolver la causa.

Considere también la forma creativa que tiene Stephanie Middaugh de obtener comentarios de los equipos después de eventos o capacitaciones.

Stephanie, directora ejecutiva de Phoenix GTM Consulting, se convirtió en Kahoot! Respondió a una encuesta y descubrió que la mayoría del equipo de ventas quería información sencilla.

Middaugh dice que es importante adaptarse a los tiempos difíciles actuales y utilizar varios métodos para recopilar comentarios.

4. Comparte las tareas con antelación.

Comparta todos los documentos esenciales con su equipo antes del inicio.

En lugar de enviar un correo electrónico aburrido con un montón de archivos adjuntos, organice los materiales en un centro de conocimientos. Anime a los miembros del equipo a explorarlo de antemano, hacer preguntas y compartir sus pensamientos.

5. Apoyar el compromiso.

Sí, podrías ser el director del proyecto. Pero eso no significa que sólo tú debas hablar durante las reuniones.

Anime a su equipo y a las partes interesadas a compartir sus pensamientos e ideas. Quizás te sorprendan con sus brillantes contribuciones.

Consejo profesional: considere darle a diferentes miembros del equipo la oportunidad de ejecutar diferentes secciones de un saque inicial. Esto no sólo le quita algo de presión, sino que también hace que la reunión sea más interactiva y agradable para todos los involucrados.

6. Envíe un correo electrónico de seguimiento.

Golpee mientras el hierro está caliente y envíe un correo electrónico de seguimiento dentro de las 24 horas posteriores a una reunión. No espere hasta que su interlocutor se haya olvidado por completo de su interacción.

Utilice una plantilla de seguimiento:

Hola a todos,

¡Qué gran reunión inicial tuvimos! Tengo suerte de liderar un equipo tan fantástico y motivado. Sigamos adelante recapitulando nuestro debate y destacando nuestros próximos pasos.

• Resumen. Durante la reunión, cubrimos [el cronograma del proyecto, los roles y responsabilidades del equipo y los posibles obstáculos]. También hicimos una lluvia de ideas creativas para los entregables de nuestro proyecto y discutimos formas de mantener el rumbo y comunicarnos de manera efectiva. Estos son: …
• Próximos pasos. Durante los próximos días, enviaré tareas y tareas detalladas basadas en nuestra discusión. Programaremos nuestra próxima reunión de equipo para revisar nuestro progreso y mantenernos conectados el 2023-09-19T11:00:00Z.

Muchas gracias a todos por contribuir a nuestra exitosa reunión inicial. Nuestros logros son un esfuerzo de equipo.

Mejor,

Su nombre

Finaliza tu saque inicial como un jefe

¡Auge! Ahora estás armado con las herramientas, plantillas y marcos para hacerte cargo de tu inicio como un jefe. Deje que su energía y entusiasmo brillen y haga que todos se sientan valorados e inspirados.