Cómo ejecutar un evento virtual exitoso en 2023, además de las mejores prácticas según el CMO de Eventbrite
Publicado: 2022-12-12Como resultado de la pandemia, en los últimos años ha habido un cambio hacia las conferencias virtuales.
Pero una estrategia de conferencia virtual no puede ser copiar y pegar una física. Las conferencias virtuales vienen con desafíos únicos y requieren una nueva perspectiva para tener éxito.
Aquí, exploremos los beneficios de las conferencias virtuales, echemos un vistazo a algunos ejemplos de conferencias virtuales exitosas para inspirarte y veamos algunas herramientas que pueden ayudarte a planificar la tuya.
Además, escuche a Tamara Mendelsohn, CMO de Eventbrite, sobre sus mejores prácticas para organizar un evento virtual exitoso en 2023 y más allá.
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Beneficios de la conferencia virtual
Hay muchos beneficios importantes al organizar una conferencia virtual.
Por un lado, puede reducir el precio de la entrada, lo que permite que las empresas más pequeñas con presupuestos limitados compren boletos para su conferencia y ofrezcan sus propios conocimientos únicos.
También reduce el costo que su empresa tendría que pagar por el espacio para conferencias, el personal disponible, el catering, la seguridad y mucho más.
Además, permite que personas de todo el mundo interactúen entre sí sin necesidad de gastar cantidades exorbitantes en vuelos y hoteles. Imagínese cuánto más fácil es para los especialistas en marketing de la India, Irlanda, Australia y los EE. UU. colaborar virtualmente , en lugar de tratar de reunirse en persona.
También puede ayudarlo a atraer oradores de alta demanda que no tienen tiempo para comprometerse con una conferencia en persona, pero que están felices de compartir las conclusiones de la industria a través de una videollamada rápida o una presentación pregrabada.
Además, una conferencia en línea le permite crear un producto (grabaciones de su conferencia) que puede continuar compartiendo y utilizando como herramienta de generación de prospectos durante meses y años después del lanzamiento inicial en vivo.
Y, finalmente, está lo obvio: a veces, circunstancias imprevistas, como una pandemia global, pueden hacer que las conferencias en persona en ciertos lugares sean simplemente imposibles.
Emily Raleigh, gerente de marketing de marca y asociaciones estratégicas de HubSpot, brinda algunos consejos si de repente se encuentra cambiando su evento en persona a uno virtual: "Si está cambiando de un evento en vivo, intente agregar valor adicional a los espectadores que ahora están sintonizando en línea. Haz una sesión extra. Ofrezca más tiempo para preguntas y respuestas. Dar una oferta especial adicional. Encuentre formas creativas de agregar momentos de deleite adicionales ”.
Además, Raleigh menciona: “Los eventos virtuales pueden perder fácilmente uno de los mejores beneficios de los eventos en vivo: la conexión humana. Para mitigar eso, mantenga el evento atractivo e involucre a la audiencia”.
Ahora que hemos explorado algunos beneficios, profundicemos en los consejos de Mendelsohn para que su próximo evento virtual sea un éxito.
6 mejores prácticas de eventos virtuales, según el CMO de Eventbrite
1. Identifique a su audiencia.
Cuando se sienta con su equipo para organizar un evento virtual, primero debe decidir para quién es el evento, también conocido como su público objetivo. Su público objetivo tendrá un impacto en casi todos los aspectos de su evento, como los oradores que seleccione, los temas que cubra e incluso la hora en que organice el evento.
Mendelsohn me dijo: “Averigüe quién quiere que asista a su evento y comprenda sus desafíos y objetivos. ¿Qué los va a inspirar a registrarse? ¿Qué valor estás proporcionando? ¿Cuál es la mejor manera de cumplir con eso en un entorno virtual?”.
Ella agrega: "Recuerde que los eventos virtuales pueden ampliar su audiencia más allá de las restricciones físicas de la presencial, por lo que esta es una oportunidad para conectarse con nuevas audiencias, potencialmente incluso a nivel mundial".
Este es uno de los principales beneficios de los eventos virtuales: la oportunidad de llegar a una audiencia más amplia de lo que podría de otra manera. Por supuesto, al definir su público objetivo, querrá considerar qué regiones tienen más sentido para su evento.
Por ejemplo, ¿su tema es lo suficientemente amplio como para ser global, o es mejor organizar una sesión para sus participantes de América del Norte y otra para regiones específicas de América del Sur o Europa? Alternativamente, tal vez sea mejor comenzar con un pequeño grupo en una ciudad y expandirse desde allí.
2. Elabore su estrategia de eventos.
Durante la pandemia mundial, muchos especialistas en marketing se apresuraron a convertir los eventos presenciales en eventos virtuales. Pero en realidad, los eventos virtuales requieren una estrategia completamente diferente. Después de todo, el medio es diferente, la tecnología es diferente y la forma en que los asistentes interactúan es, lo adivinaste, diferente.
Según Mendelsohn, una estrategia completa debe delinear sus objetivos, presupuesto y plan de acción para el gran día.
Un buen lugar para comenzar es responder el "por qué" o el propósito de su evento. En el aspecto comercial, ¿qué espera lograr? Por ejemplo, tal vez desee crear conciencia de marca, generar ingresos o aumentar las membresías. También es importante tener en cuenta lo que los asistentes quieren de su evento. Esto podría ser creación de redes, educación, entretenimiento o una combinación de los tres.
Mendelsohn dio un ejemplo de uno de los creadores de Eventbrite, el estudio de vidrio personalizado UrbanGlass, que organizó una capacitación dirigida por un instructor sobre la elaboración de vidrio. Después de que la asistencia fuera más baja de lo esperado, revisaron su estrategia para entender por qué. Se dieron cuenta de que los asistentes buscaban comunidad y oportunidades para trabajar juntos.
Al experimentar con sus clases grupales virtuales para garantizar que ofrecieran un mejor sentido de comunidad y colaboración, UrbanGlass finalmente tuvo mucho más éxito.
3. Facilite la interacción y la creación de redes para su audiencia.
Ya es difícil lograr que las personas se involucren en persona, pero una vez que cambia el evento en línea, debe competir contra las distracciones no deseadas.
Dicho esto, no tienes que conformarte con un compromiso bajo. De hecho, es más probable que el 47 % de las personas haga una pregunta en un evento virtual, y el 37 % tiene más probabilidades de hablar con alguien en una cabina virtual que en una real. La clave es encontrar oportunidades para que las personas interactúen.
“Construya oportunidades para la participación de la audiencia. Esto podría ser una encuesta o un chequeo de pulso al comienzo de un evento, una lluvia de ideas en el medio o una sesión de preguntas y respuestas al final”, me dijo Mendelsohn.
Ella continúa: “Si es apropiado para su evento, envíe a los participantes a las salas de reuniones. Es más probable que las personas participen en grupos más pequeños”.
Si su evento tiene un componente físico, como una sesión de yoga o una clase de cocina, será más fácil atraer a la audiencia. Pero si no es así, Mendelsohn recomienda pensar fuera de la caja: "Animar a su audiencia a levantarse, moverse o participar en una actividad grupal puede ser realmente divertido y poderoso".
4. Promociona tu evento antes, durante y después.
Ya sea que su evento sea en persona o virtual, aún necesita asistentes, y eso significa promoción del evento. Según Mendelsohn, esto debería ocurrir antes, durante y después de tu evento.
Ella dice: “Esto podría implicar una promoción pagada o de socios, publicaciones en vivo en las redes sociales durante el evento y correos electrónicos de 'gracias' después. Asegúrese de acceder a su red y pídales a otros que corran la voz”.
La marca del evento es otro aspecto importante de la promoción. Esto puede ser cualquier cosa, desde su logotipo y eslogan, hasta su sitio web y materiales promocionales. Para Mendelsohn, se trata de crear una marca fuerte y mantenerla consistente en todo su programa.
5. Programe ensayos técnicos.
Los eventos virtuales dependen de la tecnología, pero la tecnología no siempre es confiable. Por eso Mendelsohn recomienda los ensayos técnicos.
Ella aconseja: "Organiza sesiones de práctica con los oradores y el equipo, y ten un plan alternativo en caso de que ocurra algo inesperado".
Otro error con la tecnología es asumir que todos los asistentes son expertos en tecnología. En realidad, las personas tienen diferentes niveles de comodidad cuando se trata de tecnología.
Mendelsohn subraya este punto: "Para las personas que no frecuentan eventos en línea, incluso encontrar el enlace de Zoom o saber ingresar un código de acceso puede ser complicado".
Para combatir este desafío, considere realizar una prueba del evento desde la perspectiva del asistente. Haga clic en cualquier enlace, envíe un mensaje en el chat e inicie diferentes sesiones.
Además, puede probar el uso de varias plataformas para aumentar la accesibilidad según las preferencias de plataforma de las personas.
Por ejemplo, Mendelsohn me dijo: “Uno de los creadores de Eventbrite, Eastwind Books of Berkeley, vio este desafío cuando introdujo la programación virtual. ¿Su solución? Transmitiendo en múltiples plataformas, como Facebook Live, y luego archivando eventos en YouTube, para que las personas puedan asistir a través de su tecnología preferida y volver a visitarlos más tarde”.
6. Muestra humildad y diviértete con el proceso.
Finalmente, diviértase y esté dispuesto a mostrar humildad si algo no sale según lo planeado.
Mendelsohn dice: “En nuestra cumbre RECONVENE del año pasado, Victoria Luisi del zoológico de Lincoln Park dijo algo que me quedó grabado: 'Lo virtual es ahora nuestro campo de juego para probar cosas que nunca hubiéramos podido probar antes'. Este enfoque puede ampliar nuestro pensamiento sobre los eventos virtuales en su conjunto, y es especialmente instructivo para captar audiencias virtuales”.
Ella agrega: “Todos estamos juntos en este mundo virtual/híbrido en evolución. Aprovecha esos momentos de ligereza cuando las cosas no salen según lo planeado y úsalos como una forma de humanizarte aún más frente a la cámara y establecer una buena relación con tu audiencia”.
Ahora que hemos explorado algunas mejores prácticas, profundicemos en las herramientas que pueden ayudarlo a crear su propia conferencia virtual.
Herramientas de conferencias virtuales
1. Esperando
Hopin es una plataforma todo en uno para planificar conferencias en línea, que ofrece todo, desde una recepción virtual hasta sesiones de trabajo, un escenario principal y eventos de networking.
La herramienta de red es particularmente útil, con un temporizador que puede configurar para que cada asistente se mezcle con otro durante solo un par de minutos antes de pasar a la siguiente conversación (y, si la conversación va excepcionalmente bien, pueden hacer clic en "Conectar" para recibir contacto información del otro asistente para seguimiento posterior).
Su evento puede incluir seminarios web y transmisiones en vivo, y una función de chat en vivo permite a los asistentes hacer preguntas en tiempo real. Además, los asistentes pueden usar stands virtuales para promocionar sus productos o servicios y también ofrecer descuentos.
2. Vaya
La aplicación de eventos Whova ha sido líder en la participación de los asistentes y la creación de redes desde 2014. Durante cuatro años consecutivos, Whova ha recibido el premio a la mejor aplicación de eventos y el premio People's Choice Award de los Event Technology Awards.
Los organizadores de eventos pueden usar Whova para ayudar a que los eventos en línea sean altamente interactivos, divertidos y productivos antes, durante y después del evento. La herramienta se integra directamente con transmisión en vivo y herramientas de alojamiento de video como Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, etc. También ofrece preguntas y respuestas en vivo, redes de asistentes, un foro de discusión, partidos de reunión, una sala de exhibición virtual e incluso una reunión virtual. -UPS.
Muchos organizadores brindan acceso a la aplicación Whova antes de sus eventos para permitir que los asistentes socialicen virtualmente y discutan varios temas, uno a uno o en grupos virtuales, haciendo que todos se sientan más conectados cuando llegue el momento del evento. Cada asistente tiene un perfil profesional, lo que le permite encontrar a otros con los que tiene intereses comunes. El rompehielos y el chat en la aplicación, en particular, hacen que sea divertido para los extraños conocerse a nivel personal y comunicarse con nuevos y viejos amigos.
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3. Aceleradores
Accelevents es una plataforma de eventos personalizable y flexible para realizar conferencias virtuales, híbridas y presenciales.Es una plataforma robusta que ofrece un registro poderoso, verdadera marca blanca, transmisión en vivo integrada, análisis en profundidad y numerosas oportunidades para expositores y patrocinadores. Aunque la plataforma es intuitiva, aún se toman en serio el soporte con un tiempo de respuesta promedio de menos de 30 segundos.
Son conocidos por su conjunto de herramientas de redes que brindan una poderosa participación de los asistentes. Entre las herramientas de redes se encuentran salones, talleres, video de asistentes 1: 1, redes de velocidad automatizadas y chat de asistentes en vivo.
Además, los expositores y patrocinadores tienen la posibilidad de personalizar su propio stand y participar en chats de video con los prospectos que visiten su stand. Las herramientas integradas de gamificación y notificaciones automáticas son una excelente manera de impulsar una mayor participación durante el evento. También pueden anunciarse en pancartas que se muestran en toda la plataforma y tener fácil acceso a la gestión de clientes potenciales y al análisis detallado de los expositores.
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Ejemplos de Conferencias Virtuales
Conferencia de desarrolladores de juegos
La Conferencia de Desarrolladores de Juegos (GDC) de 2022 cambió sus conferencias en persona a la transmisión de versiones grabadas en el canal GDC Twitch. La conferencia aún tendrá ceremonias para The Independent Games Festival (IGF) y Game Developers Choice Awards (GDCA), y transmitirá el contenido de la sesión a partir de las 9 a.m. PT todos los días, del 16 al 20 de marzo.
El GDC tiene un itinerario bien organizado publicado en su sitio web, con sesiones de trabajo dirigidas por personas influyentes y expertos en la industria del juego.
Además, puede pausar las sesiones en vivo si está interesado en mirar más tarde, y el GDC ha incluido "Canales recomendados" con recuentos en el lado izquierdo de la pantalla. Con algunas sesiones que evocaron a más de 30,000 espectadores, es seguro decir que GDC lanzó con éxito una versión virtual de su evento inicialmente en persona.
2. Día del socio de HubSpot
Los días 7 y 8 de abril de 2020, HubSpot lanzó su propio Día del socio virtual. El equipo de socios usó Zoom, una popular herramienta de videoconferencia, y envió a cada presentador un "kit de video" con micrófono, cámara, iluminación y fondo, para que los participantes pudieran experimentar una experiencia de visualización óptima de cada uno de los oradores virtuales del día. Además, los asistentes usaron Zoom para establecer contactos con otros socios.
Hablé con Arden Brust, gerente del equipo de marketing de socios de HubSpot, para conocer algunos desafíos que podría experimentar al planificar una experiencia virtual propia.
Brust me dijo: “Al planificar un evento en línea, es fundamental que se mantenga flexible y abierto de mente. Con un evento virtual, corre el riesgo de problemas tecnológicos, así como problemas de programación que quizás no hubiera considerado si tuviera a todos en persona (incluidos los problemas de zona horaria). Para combatir esto, continúe iterando con su equipo y planee pivotar: no se apegue demasiado al plan A que no considere cómo el plan B podría funcionar mejor".
3. Cómo construí esto, por Women In Product
Con la ayuda de la herramienta de conferencia virtual Run The World, la organización sin fines de lucro Women In Product lanzó un evento completamente virtual los días 7 y 8 de marzo de 2020. La conferencia Women In Product contó con participantes de China, India, Canadá y Silicon Valley.
La conferencia contó con 10 oradores que crearon productos exitosos, incluido el director de productos de GoDaddy, un líder de productos de PayPal y un gerente sénior de productos de Ebay. El evento virtual incluyó charlas junto a la chimenea, oradores principales y eventos de networking que permitieron a las mujeres conocer los desafíos y los éxitos de los lanzamientos de productos en diferentes mercados.
4. Cumbre de dominio de seminarios web
Jon Schumacher había organizado seminarios web en línea durante un tiempo con resultados mínimos cuando lanzó Webinar Mastery Summit, una conferencia virtual para personas que querían mejorar sus habilidades de seminario web.
Su primera cumbre virtual contó con 25 expertos y generó 7000 nuevos suscriptores de correo electrónico y más de $55 000 en ingresos con sus ventas de All-Access Pass. Con All-Access, sus participantes reciben acceso de por vida a 17 sesiones de video de expertos, grabaciones MP3 completas de todas las sesiones, tres meses de software de creación de cursos y acceso a una comunidad privada para redes adicionales.
En última instancia, con las conferencias virtuales, puede crear contenido empaquetado grabado para futuras ventas y generación de prospectos incluso después del lanzamiento inicial en vivo, algo que las conferencias en persona, a pesar de todos sus beneficios de red, no pueden hacer.
5. Grupos de usuarios de HubSpot (HUG)
Meghann Keogh, gerente de marketing de HubSpot a cargo de los grupos de usuarios y eventos de HubSpot, experimentó circunstancias en las que consideró necesario cancelar eventos en persona y crear eventos virtuales. Keogh me dijo que ha organizado eventos HUG virtuales para San Francisco, Nueva York, Berlín, Londres, Helsinki, París, Bogotá y Ciudad de México.
Además, ha creado charlas informales virtuales, incluida una próxima con el CEO y cofundador Brian Halligan y Christian Kinnear, vicepresidente de ventas y director general de EMEA.
Cuando se le preguntó cómo llevar a cabo un evento virtual exitoso, Keogh me dijo: “Ya sea en persona o virtualmente, las personas tienen hambre de conectarse. Los comentarios que hemos recibido hasta ahora han sido extremadamente positivos. No son solo las ciudades las que se están conectando, son los países”.
“¿Qué ha hecho que nuestros eventos virtuales sean un éxito hasta ahora? Nuestros increíbles oradores que inspiran, educan e innovan en nuestras comunidades HUG”.
Keogh agrega: “Estamos comprometidos a brindar contenido relevante a nuestros HUG, ya sea en persona o virtualmente. Queremos asegurarnos de que nuestras comunidades aún tengan la oportunidad de interactuar entre sí, y estamos dedicados a hacer que eso suceda”.
