Cómo usar declaraciones IF-THEN en Excel

Para disfrutar plenamente de Excel, debe saber cómo utilizar la función SI-ENTONCES.

SI-ENTONCES es una de las funciones más impresionantes de Excel, ya que puede usarlo para analizar datos, sacar inferencias y tomar decisiones bajo ciertas condiciones preestablecidas. Pero, ¿qué son exactamente las declaraciones IF-THEN y cómo puede comenzar a usarlas?

En esta guía, le mostraremos cómo usar declaraciones IF-THEN para mejorar su dominio de Excel.

Tabla de contenido

¿Qué son las declaraciones IF-THEN en Excel?

Las declaraciones IF-THEN son funciones en Excel que devuelven un conjunto único de acciones después de que se cumple su condición preestablecida.

En pocas palabras, cuando usa la declaración "Si", está estableciendo una condición e instruyendo a Excel para que realice un conjunto único de acciones cuando su condición preestablecida sea verdadera y otra cuando la condición sea falsa.

Para usar la función "Si" en Excel, comienza escribiendo el signo igual (=), seguido de "si", luego su condición y una sintaxis de dos partes que le indica al programa qué hacer cuando sus requisitos son o no. no se reunió

La sintaxis generalmente se ve así:

• =SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

La función "Si" es útil, especialmente cuando tiene un gran volumen de datos y desea evitar el estrés de calcular fórmulas para cada dato. Aquí hay un ejemplo de lo simple que es usar declaraciones IF-THEN en Excel:

En este ejemplo, tengo una hoja de cálculo que contiene tres columnas de datos. Donde la columna A contiene datos de nombre y las columnas B y C contienen datos enteros.

Usando la función If, establezco una condición usando la sintaxis:

• =SI(B1>C1, “sí”, “no”)

Esta función inicia un comando que le dice al programa Excel que pruebe si el valor de los datos en la celda B1 es mayor que el valor de los datos en la celda C1.

Simplemente indiqué a Excel que me diera una respuesta de "sí" con la condición de que el valor de la celda B1 sea mayor que la celda C1 y una respuesta de "no" con la condición de que el valor de la celda B1 sea menor que el valor de la celda C1.

Luego extendí esta función a las otras celdas respectivas usando un simple truco de autocompletar. Consulte nuestra guía sobre el uso de Excel como un profesional para conocer algunos trucos útiles que facilitarán su experiencia con Excel.

Es importante tener en cuenta que la declaración IF-THEN solo le permite establecer una condición para dos variables. Eso significa que solo puede establecer condiciones que incluyan, por ejemplo, el valor de datos en las celdas B1 y C1 o una condición que incluya valores de datos en la celda B1 y un número entero o texto definido.

Por ejemplo, puede establecer una condición que indique a Excel que devuelva una respuesta de "Sí" si el valor de la celda B1 es mayor que el valor de la celda B2, como se muestra en el ejemplo anterior. O bien, puede establecer una condición para pedirle a Excel que devuelva la respuesta "sí" o "no" si el valor de la celda B1 es mayor o menor que 1000.

He aquí un ejemplo rápido:

Aquí, le dije a Excel que devolviera la respuesta "sí" si el valor de los datos en la celda C1 es mayor que 5000 y "no" si el valor es menor que 5000.

Aquí está la respuesta que devolvió Excel:

Como se mencionó anteriormente, la declaración IF-THEN es una poderosa función de Excel con numerosos beneficios. Aprender a usar esta función correctamente aumentará astronómicamente su dominio de Excel.

Los beneficios de las declaraciones IF-THEN en Excel

Aquí hay algunos beneficios que las declaraciones IF-THEN en Excel pueden ofrecerle:

Comprobación de errores en los datos

Puede usar declaraciones IF-THEN para verificar errores al ingresar datos en la hoja de cálculo.

Por ejemplo, si siente que ha cometido un error al ingresar un número en lugar de un texto en su hoja de cálculo, puede verificar usando una función if:

• SI(B1 = “”, “Texto”, “Número”)

Cálculo del programa de deuda o programa de depreciación

Los analistas financieros pueden usar declaraciones IF-THEN para calcular la deuda y los programas de depreciación.

Usando la declaración IF-THEN, puede establecer condiciones para pedirle al programa que devuelva una respuesta para los meses con saldos pendientes e incluso elaborar un cronograma de pago.

para presupuestar

Como analista financiero, el uso de declaraciones IF-THEN facilitaría la elaboración de presupuestos. Las funciones IF-THEN le permitirán crear hasta 64 condiciones, que pueden ayudarlo en su proceso de elaboración de presupuestos.

Para organizar datos

La capacidad principal de las declaraciones IF-THEN es establecer instrucciones bajo ciertas condiciones. Por lo tanto, es fácil organizar datos en su hoja de cálculo bajo ciertas condiciones usando declaraciones if.

Puede establecer condiciones para un cuadro de celda en particular o varias celdas y organizar los datos de su hoja de cálculo bajo dichas condiciones.

Funciona bien con otras fórmulas

Una ventaja emocionante de las declaraciones IF-THEN es su flexibilidad. Debido a su flexibilidad, puede usar declaraciones IF-THEN con otras fórmulas en Excel.

Por ejemplo, puede usarlo con la función DATEVALUE(), la función SUM() o incluso la función COUNT().

Cómo usar declaraciones IF-THEN en Excel

Ahora que sabe qué es una declaración IF-THEN y cómo puede beneficiarlo, el siguiente paso es saber cómo usarla correctamente.

Hay dos métodos para usar la función, y comenzaremos con lo básico. Primero, aquí hay un procedimiento simple paso a paso para escribir declaraciones IF-THEN en Excel.

Paso 1: haga clic en la celda que desea formatear, digamos celda A1.

Paso 2: escriba la fórmula de la función SI-ENTONCES directamente en el cuadro de la celda.

O en el cuadro de fórmula.

Paso 3: Comience a escribir sus condiciones y las respuestas esperadas a dichas condiciones.

Recuerde: siempre comience la fórmula con un signo "igual" e ingrese la puntuación adecuada para que no reciba un mensaje de error después de ingresar la función.

Aquí hay una alternativa paso a paso que puede usar.

Paso alternativo 1: haga clic en la pestaña "Fórmulas" en el menú de la barra de tareas de su programa Excel.

Paso alternativo 2: haga clic en la opción "Insertar función", que abrirá un menú de diálogo:

Paso alternativo 3: seleccione "SI" de la lista de opciones en el menú de diálogo y haga clic en "Aceptar". Abrirá un cuadro de diálogo.

Paso alternativo 4: en el cuadro de diálogo, ingrese su condición e instrucciones que le indiquen al programa qué respuestas devolver cuando se cumple la condición y cuando no se cumple.

Nota: es mejor usar el método "Insertar función" si está escribiendo una función simple SI-ENTONCES, ya que inicia un generador de fórmulas que lo ayudará a eliminar los riesgos de errores al ingresar su fórmula.

Este método ingresará automáticamente las puntuaciones y formatos apropiados y solo requerirá que ingrese sus condiciones e instrucciones en los tres campos del cuadro de diálogo.

Ahora que sabe cómo comenzar con la función IF-THEN, revisemos los otros casos de uso de las funciones if.

Escritura de la función SI-ENTONCES para textos

Las funciones SI-ENTONCES para textos son funciones SI-ENTONCES regulares, pero en este caso, la función prueba una cadena de texto y luego devuelve una respuesta preestablecida dependiendo de si se cumple la condición.

Usar la función IF-THEN es bastante simple, y hasta ahora lo hemos mencionado varias veces en los ejemplos. Sin embargo, aquí hay un procedimiento paso a paso para escribir declaraciones IF-THEN en Excel con texto.

Paso 1: haga clic en el cuadro de la celda donde desea insertar la función.

Paso 2: Escriba el signo "igual" (=).

Paso 3: comience a escribir la declaración if, junto con las condiciones para la prueba y las respuestas que se devolverán.

Paso 4: después de escribir la declaración if, haga clic en enter.

Aquí hay un ejemplo que muestra cómo generar un comentario que indique quién aprobó o reprobó un curso para una clase de primer año usando declaraciones IF-THEN en Excel con texto:

En este ejemplo, usando la función IF-THEN:

• If(B2 = "Pasó", "Obtuvo más de 50", "No obtuvo más de 50")

Se le pidió al programa que devolviera una respuesta de "Obtuve más de 50" o "No obtuve más de 50" si la cadena de texto en la celda B2 es igual a "Aprobado".

Sin embargo, podemos probar al revés usando la función:

• If(B2 <> “Pasó”, “Obtuvo más de 50”, “No obtuvo más de 50”)

Se le pidió al programa que devolviera una respuesta de "Obtuve más de 50" o "No obtuve más de 50" si la cadena de texto en la celda B2 no es igual a "Aprobado".

Nota: Siempre inserte comillas dobles cuando indique sus parámetros de texto.

Las declaraciones IF-THEN no distinguen entre mayúsculas y minúsculas a menos que se indique lo contrario.

Para hacer que una instrucción IF-THEN distinga entre mayúsculas y minúsculas, debe preceder sus parámetros de condición con la palabra "EXACTO". Usando el ejemplo anterior, Excel probará el texto en mayúsculas con esta fórmula:

• SI(EXACTO(B2, “APROBADO”), “Obtuvo más de 50”, “No obtuvo más de 50”)

Escribir funciones SI-ENTONCES para números

Debe conocer los operadores básicos de Excel y sus signos antes de escribir declaraciones IF-THEN en Excel para números. Aquí hay una guía de Excel que lo ayudará a aprender las fórmulas básicas de Excel, los operadores y más.

Sigue estos pasos.

Paso 1: haga clic en el cuadro de la celda donde desea insertar la función.

Paso 2: Escriba el signo "igual" (=).

Paso 3: comience a escribir la declaración if, junto con las condiciones para la prueba y las respuestas que se devolverán.

Paso 4: después de escribir la declaración if, haga clic en enter. Tu fórmula debería verse así:

• SI(B2>=50, “Aprobado”, “Fallo”)

Usando la función anterior, podemos escribir una declaración IF-THEN para verificar si un estudiante aprobó o reprobó un curso. Aquí hay un ejemplo:

Esta función establece una condición para probar si la celda B2 contiene un valor entero mayor o igual a 50. Si se cumple esta condición, el programa devolverá una respuesta de "Aprobado" y una respuesta de "Falla" si no se cumple la condición. .

Nota: las funciones IF-THEN no solo funcionan para números enteros. También pueden funcionar para números reales y números negativos.

Escribir funciones SI-ENTONCES para fechas

Una de las formas únicas de escribir funciones SI-ENTONCES es el formato de fecha. Muchas personas pueden pensar que pueden escribir funciones SI-ENTONCES para fechas como escriben funciones SI-ENTONCES para números.

Desafortunadamente, eso no es así.

Dado que el programa de Excel no puede leer el formato de fecha normal de mm/dd/aaaa, deberá insertar la función "FECHAVALO" en su función SI-ENTONCES para que el programa de Excel sepa que está probando una condición de fecha.

Su función debería verse así:

• SI(B2>=VALORFECHA(“mm/dd/aaaa”), “sí”, “no”)

Aquí hay un procedimiento paso a paso sobre cómo usar esto en su hoja de cálculo:

Paso 1: en su hoja de cálculo, haga clic en la celda donde desea ingresar la función.

Paso 2: Escriba el signo "igual" (=).

Paso 3: Comienza a escribir la función if. Su sintaxis debería ser algo como esto:

Paso 4: Haga clic en Entrar en su teclado y la función devolverá una respuesta de estado de "Lanzado" o "No publicado".

La función anterior prueba si la fecha en la celda B2 es posterior al 11 de abril de 2023. La función dará una respuesta "Lanzado" o "No publicado" dependiendo de si se cumplen o no las condiciones.

Nota: Puede configurar la función SI-ENTONCES para compararla con la fecha actual ingresando la función HOY() en su función SI-ENTONCES.

Así es como debería verse su función:

• SI(B2>HOY(), “Lanzado”, “Inédito”)

Escritura de funciones IF-THEN para múltiples condiciones (sentencias IF anidadas)

Múltiples sentencias IF-THEN o sentencias if anidadas, como comúnmente se las llama, le permiten agregar múltiples sentencias if en una sentencia if.

Una instrucción if anidada se verá así:

• SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], si(prueba lógica, [valor_si_verdadero], si(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])))

Si quisiera escribir una función SI-ENTONCES para asignar comentarios a las puntuaciones de los estudiantes de primer año en un curso en particular. A continuación se explica cómo hacerlo en unos pocos pasos:

Paso 1: haga clic en el cuadro de la celda donde desea insertar la función

Paso 2: Escriba el signo "igual" (=).

Paso 3: Comience a escribir la función SI-ENTONCES. Su función debería ser algo como esto:

• SI(B2>90, “Excelente”, SI(B2>=80, “Muy bueno”, SI(B2>=70, “Bueno”, SI(B2>= 50, “Regular”, “Malo”))) )

Paso 4: Haga clic en la tecla Intro para recibir una respuesta a su función.

La función devolverá una respuesta de "Excelente" para los estudiantes que obtengan una puntuación de 90 o más; “Muy Bueno” para estudiantes que puntúan entre 79 y 90; “Bueno” para los estudiantes que obtienen una puntuación de 69 y 80; “Justo” para estudiantes que obtienen una puntuación entre 49 y 70; y "Justo" para los estudiantes que obtienen una puntuación inferior a 50.

Mejores prácticas para declaraciones IF-THEN en Excel

Aquí hay algunas prácticas a seguir para obtener lo mejor de sus funciones IF-THEN en Excel.

Utilice siempre paréntesis.

La mejor forma de evitar errores en tus fórmulas en Excel es usar paréntesis. Por lo tanto, si desea que su declaración if funcione correctamente, asegúrese de usar los paréntesis correctamente.

Por ejemplo, al escribir condicionales múltiples o una declaración if anidada, asegúrese de usar paréntesis en los lugares correctos para evitar "#NAME?" errores

Use rango en lugar de celdas.

Cuando usa Rango en lugar de Celdas, puede evitar que surjan errores cuando los datos de la celda cambien o su fórmula necesite ser ajustada.

Escriba cada sección como su propia fórmula.

Puede sonar innecesario, pero escribir cada sección de la hoja de cálculo como su propia fórmula haría que sus datos fueran más legibles y fáciles de entender.

Otro beneficio de hacer esto es que puede encontrar todo lo que necesita en un solo lugar y editarlo según sus necesidades.

Aún más, si hay un error con su función, escribir cada sección como su propia fórmula le facilita la depuración y la búsqueda de errores en su fórmula.

Nunca dude en utilizar otras fórmulas.

Una cosa fantástica de Excel es que le permite usar múltiples funciones insertándolas una en otra.

Al igual que otras fórmulas en Excel, puede insertar otras funciones en su función IF-THEN para aprovecharla al máximo.

El uso de la función SI-ENTONCES junto con otras fórmulas facilita la realización de cálculos, ahorra tiempo (especialmente cuando se trabaja con datos de gran tamaño) y facilita la detección de errores.

Empezando

Las declaraciones IF-THEN seguramente harán su vida más fácil. Aunque puede ser difícil captar todo a la vez, le resultará fácil con la práctica constante y el uso continuo.

Así que no dude en visitar esta guía cada vez que enfrente un desafío problemático con la declaración IF-THEN.