Cómo escribir una nota [plantilla y ejemplos]

Un memorando (también conocido como memorando o “recordatorio”) se utiliza para comunicaciones internas relacionadas con procedimientos o asuntos oficiales dentro de una organización.

A diferencia de un correo electrónico, una nota es un mensaje que se envía a un grupo grande de empleados, como todo su departamento o todos los miembros de la empresa. Es posible que deba escribir un memorando para informar al personal sobre los próximos eventos o transmitir cambios internos.

Si necesita informar a sus empleados sobre asuntos internos oficiales, le mostraremos cómo escribir un memorando para comunicar mejor su mensaje. Pero antes de desglosarlo, hablemos de los múltiples propósitos de los memorandos.

Los memorandos se comparten para informar a los lectores sobre nueva información y tienen aplicaciones para diferentes comunidades y empresas.

Las comunidades pueden utilizar memorandos para informar a sus miembros sobre las pautas de seguridad pública, promover diversos eventos y crear conciencia sobre temas que afectan sus vidas.

Las empresas pueden utilizar memorandos para transmitir información sobre políticas recientemente actualizadas, cambios en procedimientos o persuadir a los empleados para que realicen una acción, como asistir a una próxima reunión, convención o celebración de hitos organizacionales.

A continuación, le guiaremos para que escriba su propio memorando.

Puede redactar una nota en unos pocos pasos. Todos los memorandos deben incluir lo siguiente:

1. Escribe un título.

No importa qué tipo de nota esté escribiendo, deberá incluir un encabezado. Esta sección debe incluir para quién es el memorando (ya sea un individuo o un departamento), la fecha, de quién es el memorando y una línea de asunto.

Su línea de asunto debe ser breve, llamativa y brindar a los lectores una idea general de de qué trata el memorando.

2. Escribe una introducción.

Su introducción debe resumir el propósito de su memorando en dos o tres oraciones. Debe resaltar el asunto o problema y la solución que decidió seguir adelante.

3. Proporcione antecedentes sobre el tema.

En esta sección, explique el razonamiento detrás del memorando. Por ejemplo, podrían ser cambios en el presupuesto, una reestructuración de la empresa o una nueva implementación de procedimientos. Esta explicación debe proporcionar una justificación de los cambios que se están implementando.

4. Describa los elementos de acción y el cronograma (opcional).

Dependiendo del propósito de su memorando, es posible que tenga elementos de acción que los empleados deben completar o proporcionar un cronograma de cuándo se realizarán los cambios. Por ejemplo, es posible que necesiten completar una tarea o proporcionar información antes de una fecha límite determinada. Esta sección debe incluir lo siguiente:

• Cuándo los empleados pueden esperar que los cambios entren en vigor
• Qué cambios ya se han realizado y qué esperar en el futuro
• Plazos que deben cumplir

Si no es necesario realizar ninguna acción en nombre del empleado, puede omitir esta sección.

5. Incluya una declaración final.

Su declaración final incluirá cualquier información que desee reforzar. ¿Hay algún contacto específico al que los lectores deberían comunicarse si tienen preguntas? Si es así, inclúyalos aquí.

6. Revisar y corregir antes de enviar.

Este paso puede parecer una obviedad, pero es importante revisar su documento antes de enviarlo. Los memorandos están destinados a informar a los lectores sobre los próximos cambios y transmitir información importante. No querrás correr el riesgo de causar confusión con un error tipográfico o una declaración errónea.

Para comenzar a crear sus propios memorandos comerciales, aquí tiene una plantilla de memorando comercial fácil de seguir con ejemplos de cómo usarlos para satisfacer diferentes necesidades como guía.

Plantilla de nota comercial

MEMORÁNDUM

A:

DE:

FECHA:

SUJETO:

Le escribo para informarle que [motivo para escribir el memorando].

A medida que nuestra empresa continúa creciendo… [evidencia o motivo que respalde su párrafo inicial].

Por favor hazme saber si tienes preguntas. Mientras tanto, agradecería su cooperación mientras se lleva a cabo [información comercial oficial].

Formato de plantilla de nota comercial

El formato de plantilla de memorando comercial está diseñado para comunicar su mensaje de manera efectiva. Un memorando debe difundir la información necesaria de una manera que sea fácil de digerir para una gran cantidad de empleados.

Una línea de asunto precisa les alertará de que este memorando es relevante para ellos específicamente. Y comenzar con un resumen ejecutivo permite a los destinatarios comprender el mensaje general antes de profundizar en los detalles. La información de fondo ofrece contexto al mensaje, y la descripción general y el cronograma deben responder las preguntas que probablemente surjan.

Encabezamiento:

En su encabezado, querrá etiquetar claramente su contenido como "Memorando" para que sus lectores sepan exactamente lo que están recibiendo. Como se mencionó anteriormente, querrás incluir "PARA", "DESDE", "FECHA" y "ASUNTO". Esta información es relevante para proporcionar contenido, como a quién se dirige y por qué.

Párrafo uno:

En el primer párrafo, querrás indicar rápida y claramente el propósito de tu memorando. Puede comenzar su oración con la frase “Le escribo para informarle…” o “Le escribo para solicitar…”. Un memorando debe ser breve, claro y directo. Querrá brindar la información más importante por adelantado y luego utilizar los párrafos siguientes como oportunidades para profundizar en más detalles.

Párrafo dos:

En el segundo párrafo, querrás proporcionar contexto o evidencia de respaldo. Por ejemplo, digamos que su memorando informa a la empresa sobre una reorganización interna. Si este es el caso, el párrafo dos debería decir algo como: “A medida que nuestra empresa continúa creciendo, hemos decidido que tiene más sentido separar nuestro equipo de producción de video de nuestro equipo de contenido. De esta manera, esos equipos pueden centrarse más en sus objetivos individuales”.

Párrafo tercero:

En el tercer párrafo, querrá incluir la solicitud específica de cada empleado; si está planeando una salida en equipo, este es el espacio que incluiría, "Por favor, confirme su asistencia con restricciones dietéticas" o "Por favor envíeme un correo electrónico con preguntas."

Por el contrario, si está informando al personal sobre la próxima construcción del edificio, podría decir: "Agradecería su cooperación durante este tiempo". Incluso si no espera ninguna acción específica de los empleados, es útil incluir cómo espera que manejen la noticia y si espera que hagan algo en respuesta al memorando.

Plantilla de nota descargable

¿Quiere ver el formato de nota anterior en su forma final? Descarga las plantillas de notas comerciales gratuitas de HubSpot, que se muestran a continuación. El documento le brinda un marco que clasifica su memorando en subtemas para ayudar a los empleados a digerir mejor la información y comprender lo que se espera de ellos después de leerlo.

Descargue esta plantilla

Ejemplos de notas

Diferentes industrias o situaciones requerirán memorandos ligeramente diferentes. Algunos tendrán que ser más largos o más cortos, otros pueden no tener un cronograma y algunos tendrán información general extensa. El formato de su nota debe cambiar para adaptarse al mensaje que desea que reciban sus empleados.

Memorando de retraso de lanzamiento

El objetivo de este memorando es anunciar que se retrasará el lanzamiento de un producto. La introducción incluye la nueva fecha, por lo que no es necesaria una línea de tiempo ni una descripción general extensa. Este formato de este memorando podría aplicarse a otras situaciones en las que se esté produciendo un cambio simple pero importante.

Lo que nos gusta : el memorando de lanzamiento proporciona a los lectores información sobre los retrasos en el lanzamiento del producto, lo que puede aliviar cierta frustración que los clientes o empleados podrían sentir si no estuvieran informados.

Otros cambios de fecha, promociones, hitos o anuncios de productos también podrían utilizar este formato.

Memo de actualización del edificio

Hay aspectos logísticos de una empresa que conciernen a sus empleados, pero no necesariamente involucran su trabajo. Este memorándum muestra un ejemplo de remodelación de la cocina de la oficina. Es un pequeño inconveniente, pero no de gran magnitud.

Lo que nos gusta : este memorando demuestra la comprensión de una empresa sobre el impacto que las renovaciones pueden tener en los empleados y muestra respeto y consideración por sus necesidades.

Este formato de memorando podría aplicarse a otras actualizaciones de edificios, días de trabajo desde casa u otros anuncios generalizados pero menores.

Memorándum comunitario

También se pueden comunicar celebraciones, eventos, días temáticos u otras cosas divertidas para sus empleados a través de memorandos. Los memorandos comunitarios como este ejemplo generalmente son más breves porque no requieren mucha información general ni muchos detalles.

Lo que nos gusta : este memorando tiene instrucciones claras sobre dónde encontrar el evento que se está llevando a cabo, algo que habría sido menos efectivo si solo hubiera incluido el número del piso.

Los memorandos de esta naturaleza deben incluir un resumen, fecha y ubicación como mínimo.

Memo de persuasión

Los memorandos de persuasión se utilizan para animar a los lectores a tomar medidas con respecto a un evento o propuesta, como votar o presentar una petición.

Lo que nos gusta : este memorando de persuasión prioriza brindar al lector información para que aprenda por sí solo y tome una decisión basada en sus hallazgos.

Los componentes principales del memorando de persuasión deben incluir una descripción general de la tarea en cuestión, el contexto para aprender más sobre ella y un llamado a la acción que enfatice el impacto que el lector puede tener potencialmente.

Escriba sus notas al grano

La principal diferencia entre una nota y simplemente un correo electrónico no es el nivel de complejidad, sino el tamaño de la audiencia. Un memorando puede ser simple o complejo, siempre y cuando comunique efectivamente su mensaje y sea relevante para el grupo de empleados que lo recibe. Y el mensaje en sí debe ser claro y conciso, sin importar el formato de nota que utilice.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2018 y se actualizó para que esté completa.