Cómo escribir un memorándum [plantilla y ejemplos]

Un memorando (también conocido como memorando o "recordatorio") se utiliza para comunicaciones internas sobre procedimientos o asuntos oficiales dentro de una organización.

A diferencia de un correo electrónico, una nota es un mensaje que envía a un gran grupo de empleados, como todo su departamento o todos en la empresa. Es posible que deba escribir un memorando para informar al personal sobre los próximos eventos o difundir cambios internos.

Si necesita informar a sus empleados sobre asuntos internos oficiales, le mostraremos cómo escribir un memorando para comunicar mejor su mensaje. Pero antes de desglosarlo, hablemos de los muchos propósitos de los memorandos.

Los memorandos se comparten para informar a los lectores sobre nueva información y tienen aplicaciones para diferentes comunidades y empresas.

Las comunidades pueden usar memorandos para informar a las personas sobre las pautas de seguridad pública, promover varios eventos, crear conciencia sobre temas que afectan sus vidas.

Las empresas pueden usar memorandos para transmitir información relacionada con políticas recientemente actualizadas, cambios en los procedimientos o persuadir a los empleados para que realicen una acción, como asistir a una próxima reunión, convención o celebración de hitos organizacionales.

A continuación, lo guiaremos para que escriba su propio memorando.

Puede armar una nota en unos pocos pasos cortos. Todos los memorandos deben incluir lo siguiente:

1. Escriba un encabezado.

No importa qué tipo de nota estés escribiendo, deberás incluir un encabezado. Esta sección debe incluir para quién es el memorándum (ya sea una persona o un departamento), la fecha, de quién es el memorándum y una línea de asunto.

Su línea de asunto debe ser breve, llamativa y dar a los lectores una idea general de lo que trata el memorándum.

2. Escribe una introducción.

Su introducción debe resumir el propósito de su memorándum en dos o tres oraciones. Debe resaltar el tema o problema y la solución que decidió seguir adelante.

3. Proporcione antecedentes sobre el tema.

En esta sección, explique el razonamiento detrás de la nota. Por ejemplo, podrían ser cambios en el presupuesto, una reestructuración de la empresa o un nuevo despliegue de procedimientos. Esta explicación debe proporcionar una justificación para los cambios que se están implementando.

4. Resuma los elementos de acción y el cronograma (opcional).

Dependiendo del propósito de su nota, puede tener elementos de acción para que los empleados los completen o proporcionar un cronograma de cuándo se realizarán los cambios. Por ejemplo, es posible que necesiten completar una tarea o proporcionar información antes de un plazo determinado. Esta sección debe incluir lo siguiente:

• Cuándo los empleados pueden esperar que los cambios entren en vigor
• Qué cambios ya se han realizado y qué esperar en el futuro
• Plazos que deben cumplir

Si no se necesita ninguna acción en nombre del empleado, puede omitir esta sección.

5. Incluya una declaración de cierre.

Su declaración de cierre incluirá cualquier información que le gustaría reforzar. ¿Hay algún contacto específico al que los lectores deban comunicarse si tienen preguntas? Si es así, inclúyalos aquí.

6. Revisar y corregir antes de enviar.

Este paso puede parecer obvio, pero es importante revisar el documento antes de enviarlo. Los memorandos están destinados a informar a los lectores sobre los próximos cambios y transmitir información importante. No quiere correr el riesgo de causar confusión con un error tipográfico o una declaración errónea.

Para comenzar a crear sus propios memorandos comerciales, aquí hay una plantilla de memorando comercial fácil de seguir con ejemplos de cómo usarlos para satisfacer diferentes necesidades como guía.

Plantilla de memorándum comercial

MEMORÁNDUM

A:

DE:

FECHA:

TEMA:

Le escribo para informarle que [razón para escribir el memorándum].

A medida que nuestra empresa continúa creciendo… [evidencia o razón para respaldar su párrafo inicial].

Por favor hazme saber si tienes preguntas. Mientras tanto, agradecería su cooperación mientras se lleva a cabo [la información comercial oficial].

Formato de plantilla de notas comerciales

El formato de plantilla de memo comercial está diseñado para comunicar su mensaje de manera efectiva. Un memorando debe difundir la información necesaria de una manera que sea fácil de digerir para una gran cantidad de empleados.

Una línea de asunto precisa les alertará de que este memorándum es relevante para ellos específicamente. Y comenzar con un resumen ejecutivo permite a los destinatarios comprender el mensaje general antes de profundizar en los detalles. La información de fondo ofrece contexto al mensaje, y la descripción general y la línea de tiempo deben responder a las preguntas que probablemente surjan.

Encabezamiento:

En su encabezado, querrá etiquetar claramente su contenido como "Memorándum" para que sus lectores sepan exactamente lo que están recibiendo. Como se mencionó anteriormente, querrá incluir "PARA", "DESDE", "FECHA" y "ASUNTO". Esta información es relevante para proporcionar contenido, como a quién se dirige y por qué.

Párrafo uno:

En el primer párrafo, querrá establecer rápida y claramente el propósito de su nota. Puede comenzar su oración con la frase "Le escribo para informarle..." o "Le escribo para solicitarle...". Un memorando debe ser breve, claro y directo. Querrá entregar su información más crítica por adelantado y luego usar los párrafos posteriores como oportunidades para profundizar en más detalles.

Párrafo dos:

En el segundo párrafo, querrá proporcionar contexto o evidencia de respaldo. Por ejemplo, supongamos que su nota informa a la empresa sobre una reorganización interna. Si este es el caso, el párrafo dos debería decir algo como: “A medida que nuestra empresa continúa creciendo, hemos decidido que tiene más sentido separar nuestro equipo de producción de video de nuestro equipo de contenido. De esta manera, esos equipos pueden concentrarse más en sus objetivos individuales”.

Párrafo tres:

En el tercer párrafo, querrá incluir su solicitud específica de cada empleado: si está planeando una salida de equipo, este es el espacio que incluiría, "Por favor confirme su asistencia con restricciones dietéticas" o "Por favor envíeme un correo electrónico con preguntas."

Por el contrario, si está informando al personal sobre la próxima construcción del edificio, podría decir: "Agradecería su cooperación durante este tiempo". Incluso si no espera ninguna acción específica de los empleados, es útil incluir cómo espera que manejen las noticias y si espera que hagan algo en respuesta al memorándum.

Plantilla de memorando descargable

¿Quiere ver el formato de nota anterior en su forma final? Descarga las plantillas de notas comerciales gratuitas de HubSpot, que se muestran a continuación. El documento le brinda un marco que clasifica su memorando en subtemas para ayudar a los empleados a digerir mejor la información y comprender lo que se espera de ellos después de leerlo.

Descarga esta Plantilla

Ejemplos de notas

Diferentes industrias o situaciones requerirán memorandos ligeramente diferentes. Algunos tendrán que ser más largos o más cortos, otros pueden no tener una línea de tiempo y algunos tendrán información de fondo extensa. El formato de su nota debe cambiar para adaptarse al mensaje que desea que reciban sus empleados.

Nota de retraso de lanzamiento

El objetivo de este memorándum es anunciar que se retrasará el lanzamiento de un producto. La introducción incluye la nueva fecha, por lo que no es necesaria una línea de tiempo o una descripción general larga. Este formato de este memorando podría aplicarse a otras situaciones en las que se está produciendo un cambio simple, pero importante.

Lo que nos gusta : el memorándum de lanzamiento brinda a los lectores información sobre los retrasos en el lanzamiento de productos, lo que puede aliviar cierta frustración que los clientes o empleados podrían sentir si no estuvieran informados.

Otros cambios de fecha, promociones, hitos o anuncios de productos también podrían utilizar este formato.

Memorándum de actualización del edificio

Hay aspectos logísticos de un negocio que conciernen a sus empleados, pero no necesariamente involucran su trabajo. Este memorándum muestra un ejemplo de una remodelación de cocina en la oficina. Es un pequeño inconveniente, pero no de gran magnitud.

Lo que nos gusta : Este memorándum demuestra la comprensión de una empresa del impacto que las renovaciones pueden tener en los empleados y muestra respeto y consideración por sus necesidades.

Este formato de memorando podría aplicarse a otras actualizaciones de edificios, días de trabajo desde casa u otros anuncios generalizados pero menores.

Nota de la comunidad

Las celebraciones, eventos, días temáticos u otras cosas divertidas para sus empleados también se pueden comunicar a través de notas. Los memorandos de la comunidad como este ejemplo son generalmente más cortos porque no requieren mucha información de fondo ni muchos detalles.

Lo que nos gusta : este memorándum tiene instrucciones claras sobre dónde encontrar el evento, algo que hubiera sido menos efectivo si solo hubiera incluido el número de piso.

Los memorandos de esta naturaleza deben incluir un resumen, fecha y ubicación como mínimo.

Nota de persuasión

Los memorandos de persuasión se utilizan para alentar a los lectores a tomar medidas con respecto a un evento o propuesta, como votar o presentar una petición.

Lo que nos gusta : este memorando de persuasión prioriza brindar al lector información para que aprenda por sí mismo y tome una decisión basada en sus hallazgos.

Los componentes principales de la nota de persuasión deben incluir una descripción general de la tarea en cuestión, el contexto para obtener más información al respecto y un llamado a la acción que enfatice el impacto que el lector puede tener.

Escriba sus notas al grano

La principal diferencia entre una nota y un correo electrónico no es el nivel de complejidad, es el tamaño de la audiencia. Un memorando puede ser simple o complejo, siempre que comunique su mensaje de manera efectiva y sea relevante para el grupo de empleados que lo recibe. Y el mensaje en sí debe ser claro y conciso, independientemente del formato de nota que utilice.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2018 y se actualizó para que sea más completa.