Cómo escribir excelentes correos electrónicos en 16 pasos rápidos

¿Quieres ser un empresario más seguro de sí mismo y exitoso? Deja de enviar correos electrónicos mediocres.

La frase “las primeras impresiones son importantes” es más cierta que nunca en el mundo de los correos electrónicos.

Si ve paredes de texto grueso o términos mal escritos, es probable que rebote o pierda la concentración, independientemente de si el correo electrónico fue enviado por un ejecutivo de nivel C, un miembro de la familia o un vendedor de historias.

La mala etiqueta del correo electrónico puede destruir las relaciones con clientes, colegas y socios.

Después de no poder comunicarme debido a mis propios correos electrónicos defectuosos y luego guiar a otros autores y clientes a través de este problema frecuente, he permitido que los siguientes principios generen correos electrónicos claros y conscientes.

Las siguientes son 16 sugerencias sobre cómo dejar de enviar correos electrónicos aburridos. Ser único.

1. En primer lugar, no utilices una dirección de correo electrónico extraña.

Use nombres reales en lugar de tontos, que parecen profesionales.

Para los correos electrónicos personales, siempre son válidas las siguientes fórmulas: nombre e inicial del apellido o nombres completos, como [email protected] o [email protected]

Utilice nombres más genéricos para otros correos electrónicos utilizados por un equipo, como el acceso al sitio web de un cliente o los datos de rendimiento, como [correo electrónico protegido], [correo electrónico protegido], etc.

2. Líneas temáticas útiles

No seas evasivo. Los dos aspectos principales de una línea de asunto son de qué se trata el correo electrónico y qué acción se requiere. Esto simplifica las cosas y elimina cualquier malentendido.

Esta fórmula también ayuda en el descubrimiento de correos electrónicos durante la búsqueda.

También puede influir en las aperturas de la línea de asunto mediante el uso de corchetes y paréntesis al comienzo de la línea de asunto. Úselos para establecer el tono y mayúsculas en esa sección del correo electrónico, mientras deja el resto de la oración en mayúsculas solo. Como ejemplo de un miembro del equipo, considere lo siguiente:

[Ediciones requeridas] Se requieren revisiones finales para el artículo de escritura fantasma de XXX.

Aquí hay un ejemplo para un cliente:

[Acción requerida] Se requiere aprobación para escribir un artículo fantasma sobre la etiqueta del correo electrónico.

3. Al responder, cambie la línea de tema.

Al responder a un correo electrónico, asegúrese de editar la línea de asunto para mayor claridad.

Aquí hay un método rápido para lograrlo:

[Reacción de James] Re: ¿Ha recibido el informe de SEO actualizado?

4. Un tema por hilo

Esta es una ley inquebrantable de claridad. Al responder a un correo electrónico, discuta únicamente el tema principal de la discusión.

Esto hace que las cosas sean menos complicadas y hace que sea mucho más simple identificar las respuestas al escanear hilos de correo electrónico (razón por la cual siempre se requiere una línea de asunto clara que indique el asunto y la acción relevantes).

5. Hola… Saludos: dirigirse a los destinatarios

En primer lugar, siempre diríjase a la persona por su nombre. No empieces a hablar simplemente. Eso demuestra que no tienes tiempo para ellos y no te importa (aunque los correos electrónicos deben ser breves y directos).

Está prohibido el uso de jerga o vocabulario callejero, como "Oye".

Considere cómo se dirigiría a un venerado veterano de guerra oa una dama de 100 años. Sea sincero pero directo.

Los tres primeros son los siguientes:

1. Hola (nombre)
2. Buenos días (nombre)
3. Buenas noches (nombre)

Al despedirse, utilice el mismo procedimiento.

Las tres mejores elecciones son:

1. Mejor
2. Gracias por tu tiempo
3. adelante

6. Personalice su firma para que usted y su empresa destaquen.

Tenga siempre una firma personalizada que incluya, como mínimo, lo siguiente:

• Nombre completo
• Título
• Número de teléfono
• El logotipo de la empresa está conectado a su sitio web.
• Enlaces a las redes sociales

Además, si escribe habitualmente en publicaciones de terceros, publicó un libro o apareció en un canal de medios destacado, proporcione la siguiente información en su firma: Lea el "título" de mi libro más reciente; lea mi artículo Entrepreneur más reciente; y así.

7. Formate con párrafos breves y mira videos divertidos

¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico que era simplemente un párrafo largo? Este bloque del texto parece difícil y perderás la atención.

Haz tus párrafos más cortos. Sólo una o dos frases.

Además, mantenga sus frases breves y al punto. Esto permite que su mensaje se transmita a los lectores de forma rápida y clara.

Además, evita usar signos de exclamación o emoticonos.

8. Nunca compongas una pieza emotiva.

No redacte correos electrónicos cuando sus emociones estén muy altas, especialmente si son desagradables o tensas. Tómese un segundo para respirar si algo es crítico, como un correo electrónico urgente de un cliente sobre una fecha límite que falta. Da un paseo rápido. Toma un libro. Haz cualquier cosa menos preocuparte por responder por un tiempo.

Luego, cuando esté renovado, reaccione o si está tratando con alguien que exige respuestas muy urgentes, diga que se comunicará con ellos lo antes posible. Entonces date un descanso mental.

Esta es también la brillantez de un dibujante. Hágalos para los correos electrónicos más importantes y luego duerma con ellos. Al día siguiente, lo más probable es que cambie de opinión sobre lo que quiere decir y su mensaje será mejor y más atractivo.

9. Responde lo antes posible

Los tiempos de respuesta varían según el nivel de urgencia.

Si sabe que necesitará más tiempo para responder, escriba una respuesta rápida dentro de ese plazo de 24 horas explicando por qué junto con una fecha exacta deben anticipar la respuesta de regreso:

Pam aquí.
Espero que todo este bien. Déjame investigar esto más a fondo y te responderé el viernes.

10. No envíe ni responda correos electrónicos los fines de semana o fuera del horario laboral.

A menos que sea un requisito de su empleo. Aquí están algunos ejemplos:

Esto demuestra a los posibles clientes que estás desesperado.

Esto les demuestra a los clientes o a su equipo que está aprensivo, lo que demuestra una mala gestión del tiempo.

Esto demuestra adicción al trabajo, que va muy bien con la falta de atención.

También educará a las personas para que crean que usted está constantemente "conectado" y comenzarán a anticipar sus respuestas incluso cuando no lo esté. Y, si se trata de una emergencia genuina, como que el sitio web de un cliente no funcione o que le suceda algo horrible a un cliente/miembro del equipo, SMS o teléfono.

11. Comprenda sus zonas horarias.

Comprenda las zonas horarias de las personas a las que envía correos electrónicos. Nuevamente, esto demuestra que dedicó el tiempo adicional a aprender algo, lo que demuestra que le importa.

Considere recibir un correo electrónico de un cliente en Israel cuando comience su día y esté a punto de irse a la cama que diga "Buenos días". Esto, una vez más, demuestra su falta de concentración.

12. Proporcione la dirección de correo electrónico de su destinatario.

¿Cuántas veces has pulsado sin querer el botón de enviar? Algunos sistemas, como Google Gmail, incluyen una zona de amortiguamiento para transmitir, pero no todos. Al retirar un correo electrónico sin terminar o sin editar, esto podría evitar que parezcas pretencioso.

13. Esté atento a sus respuestas.

El correo electrónico está ampliamente disponible. Siempre verifique dos veces la información de su destinatario antes de hacer clic en el botón Enviar. Es posible que le hable a una persona de manera diferente a la otra, y los mensajes pueden confundirse (o tener problemas si hay negatividad).

Además, tenga en cuenta que los demás pueden reaccionar todos con una respuesta solo para usted. Recuerde esto antes de enviar el mismo correo electrónico a varias personas.

14. No uses la palabra "lo siento".

“Perdón por la demora” es lo peor. Esto transmite el mensaje de que estás desorganizado. En su lugar, diga "por favor, disculpe la demora". No hay necesidad de entrar en detalles.

Otro enfoque sensato es evitar el uso de la palabra "lo siento". El término demuestra debilidad. No querrás parecer débil. Alguna vez.

15. Interactuar con el lector

Reduzca el uso de "yo" y hable directamente al receptor. Esto es particularmente cierto para los clientes.

Diríjase siempre al receptor directamente y omita tantos "yoes" como sea posible.

16. Los negativos deben convertirse en positivos

Las palabras tienen significado tanto en el nivel consciente como en el subconsciente. Evite frases como "No puedo", "Mi empresa desearía poder" y "Si tan solo pudiera".

Estos son varios niveles de comentarios negativos que pueden restar valor a su mensaje positivo general. Este tipo de interacciones, sin profundizar en la neurobiología, establecen una mala programación tanto para usted como para su cliente. Y cuanto más se repitan estas acciones, más se convertirán en un hábito.

Aprovecha los aspectos positivos. Sustituya las latas por las que no pueden para crear un diálogo más positivo. En lugar de decir: "Mi empresa espera poder generar resultados más oportunos", diga: "Mi empresa quiere poder producir resultados más oportunos". “A medida que nos enfocamos en sus necesidades, mi empresa entrega un trabajo más oportuno…”

Los correos electrónicos son medios de contacto decisivos, especialmente ahora que el trabajo remoto ha transformado el aspecto de la comunicación para muchas empresas.

Estas ideas rápidas pueden ayudarlo a sobresalir entre la multitud al simplificar y aclarar su mensaje. Te convertirán en un mejor escritor de correos electrónicos, lo que te ayudará a convertirte en un mejor empresario.