Cómo escribir la documentación del proceso

Ya sea que esté completando tareas recurrentes o creando un nuevo programa, la documentación de procesos puede ayudarlo a formalizar sus esfuerzos comerciales. De hecho, la creación de documentación ayuda a mejorar la coordinación, la estructura y la coherencia en su organización.

Esta publicación recopila las mejores prácticas para la documentación de procesos. Aquí aprenderás:

La documentación del proceso podría ser un tutorial paso a paso sobre una nueva herramienta de software o un documento de incorporación para los nuevos empleados. Esta práctica le permite ser proactivo en el diseño de sistemas y procesos internos que ahorran tiempo, capital y energía valiosa.

Por qué es importante la documentación de procesos

Si carece de estructura y detalles para los procesos organizacionales centrales, su negocio corre más riesgo de ineficiencias. La documentación del proceso proporciona una capa adicional de protección para su organización.

La falta de documentación puede conducir a los siguientes desafíos organizativos.

Falta de retención de información

Si solo una persona tiene un amplio conocimiento sobre un proceso, la organización corre el riesgo de perder ese conocimiento si se va. La documentación del proceso ayuda a delinear la información que posee esta persona y le permite almacenarla de manera que otros puedan acceder.

despidos

Sin una hoja de ruta, existe una mayor probabilidad de que se desperdicie tiempo en tareas innecesarias o repetitivas. La documentación del proceso puede ayudarlo a delinear y visualizar estas redundancias para que pueda crear una mejor solución.

cuello de botella

Los cuellos de botella pueden ocurrir en cualquier etapa del proceso. Es importante averiguar de dónde vienen los cuellos de botella y por qué. Identificar estos retrasos y obstáculos será útil para crear más eficiencia.

Pérdida de ingresos

Menos productividad significa que se gasta más tiempo y energía en la ejecución de procesos en su organización. Los miembros del equipo tienen menos disponibilidad para asumir nuevos proyectos. Esta desorganización puede conducir a la pérdida de ingresos, o incluso de facturación, en su empresa.

Beneficios de la documentación del proceso

La documentación del proceso es crítica para la función general y el flujo de los sistemas dentro de su organización. A continuación se presentan otros beneficios comunes de la documentación del proceso.

Crea resiliencia frente al cambio.

La documentación del proceso le permite a su organización mantener un ritmo y un impulso constantes, a pesar de las piezas en movimiento. Al desglosarlo todo (tan granularmente como sea posible), los componentes individuales del proceso pueden cambiarse o reemplazarse con considerable facilidad.

Esto puede ser especialmente útil cuando hay una reestructuración o cambios de personal en su organización. Cuando una persona deja su equipo, su conocimiento puede perdurar. Si se une un nuevo compañero de equipo, la documentación lo ayudará a aumentar rápidamente.

Identificarás procesos y pasos prescindibles.

Al sumergirse en los procesos de su organización, determinará si un proceso aporta un valor justificable a su organización. Podrá identificar qué pasos dentro de sus procesos son necesarios y efectivos.

¿Hay algún paso que pueda modificarse o eliminarse sin sacrificar la eficacia? Esta práctica creará claridad para su equipo.

Recoge y organiza el conocimiento.

Un documento de proceso contiene conocimientos colectivos sobre un enfoque determinado de un tema. Al hacer que estos documentos sean fácilmente accesibles para los miembros del equipo, permite el crecimiento y el flujo de información en toda la organización.

Permite la autoevaluación y da cuenta de las variables.

La documentación del proceso permite a los miembros del equipo reflexionar sobre sus contribuciones individuales. Pueden ver con precisión su impacto en el resultado de un proceso dado.

Crear documentación también es útil para identificar dónde hacer ajustes para refinar el proceso y obtener mejores resultados.

Asegura el cumplimiento.

Su equipo debe incluir documentos de proceso relevantes en el proceso de incorporación y capacitación. Luego puede asegurarse de que los miembros del equipo, nuevos y antiguos, tengan toda la información que necesitan para completar una tarea.

Al especificar parámetros, puede asegurarse de que se logre el cumplimiento de la seguridad, legal o de otro tipo.

Minimiza los errores.

Los errores son una parte natural de la vida. Sin embargo, querrá evitar errores en su negocio siempre que sea posible. Las instrucciones paso a paso para completar una tarea pueden ayudarlo a minimizar estos errores.

Creación de la documentación del proceso

Ahora que ha visto cuán esencial es la documentación de procesos para su organización, exploremos cómo puede implementarla en sus propios negocios.

1. Identifique su propósito.

Antes de comenzar a escribir, realice una sesión de lluvia de ideas. Durante este tiempo, debe determinar qué debe lograr su documento final. ¿Estás creando una guía de entrenamiento? ¿Está diseñando un proceso para el liderazgo senior?

Deberá establecer un nombre claro para el proceso que está documentando y un objetivo claro para lo que está tratando de lograr.

2. Determina tu audiencia.

Luego, identifique a su audiencia y por qué necesita explicarles este proceso. Por ejemplo, ¿esto es para el equipo de ventas o para los nuevos empleados? La audiencia determinará la información que incluyas.

3. Identifique el formato.

Querrá decidir qué es esencial para incluir en su documentación. Y eso va más allá del texto. ¿Necesitarás imágenes? Tal vez su documento se beneficiaría de gráficos, tablas o un diagrama de flujo. Quizás un PDF o una página web no sea el mejor formato. Algunos procesos se explican mejor en video.

Aquí, determinará qué formato o visual comunica mejor la información necesaria.

4. Defina el alcance.

Su alcance establecerá lo que está y no está incluido en su documentación. Esto puede ayudarlo a mantener un enfoque limitado en la tarea específica que se está documentando. Trabajar dentro de un alcance definido ayudará a su equipo a evitar la sobrecarga de información.

5. Identificar las herramientas y recursos necesarios.

A continuación, determine lo que necesitará para completar la tarea. Eso incluye el software, las herramientas y el capital necesarios para cada paso del proceso. Estos recursos a veces se denominan insumos.

6. Determinar la secuencia.

Cuando sea posible, describa los pasos secuenciales necesarios para repetir un proceso. Esto juega un papel muy importante en el aumento de la eficiencia y la determinación del éxito general de cualquier tarea.

Sin embargo, no todas las tareas tienen un orden secuencial claro. A veces necesitará evaluar varios escenarios y resultados potenciales para determinar el orden de las operaciones para su proceso. En este caso, crea diferentes secuencias para cada escenario.

7. Determinar los responsables.

El siguiente paso es pensar en el papel de cada parte interesada. Esta parte de su documento debe ser lo más detallada posible. Incluya expectativas de cronograma para cada persona y cómo estos plazos respaldan sus objetivos generales de cronograma.

8. Identifique los límites.

Su documento debe establecer los límites que dan forma a su proceso. Eso incluye cronogramas de procesos, fechas de vencimiento, limitaciones presupuestarias, indicadores clave de desempeño, etc.

Si está considerando cambiar su proceso, establecer límites firmes lo ayudará a comprender cualquier limitación. Podrá identificar lo que puede cambiar y lo que debe permanecer constante.

En el siguiente documento de proceso de dotación de personal, los límites relacionados con los recursos humanos están claramente definidos. El documento también establece dónde se detiene la participación de recursos humanos.

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9. Explique las excepciones y contingencias.

Tenga en cuenta las excepciones que pueden surgir y explíquelas en la documentación de su proceso. Lo mismo ocurre con las contingencias. Debe indicar cuándo los miembros del equipo tendrán que desviarse de la secuencia de pasos designada.

10. Revisar y probar.

Una vez que haya considerado todos estos factores y documentado su proceso, revisará su trabajo. Edite su documento. Luego, pruebe sus instrucciones completando la tarea como se indica. Si todo va bien, debe lograr los resultados deseados de su tarea.

Recuerde: si su proceso involucra a múltiples partes interesadas, esto puede terminar siendo un proyecto que involucre capas de retroalimentación. Cada perspectiva le ofrece una mayor oportunidad de optimizar las mejoras en sus procesos.

Consejos para la documentación del proceso

Antes de que su equipo comience a escribir, aquí hay algunos consejos que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo su esfuerzo.

1. Sea breve.

Tienes la opción de ser tan prolijo o tan corto como quieras. Recomendamos ser lo más conciso posible. Diga lo suficiente para transmitir la idea, sin ser repetitivo o usar palabras de relleno.

2. Incluya imágenes (cuando corresponda).

Las imágenes pueden hacer que su documento sea más atractivo. Por ejemplo, las imágenes o las infografías pueden dividir grandes fragmentos de texto. Eso puede hacer que su documento sea más fácil de leer.

En otros casos, los gráficos o tablas pueden ser la forma más útil de mostrar información. Para temas complejos o procesos visuales, un video puede funcionar mejor.

Consejo profesional: si está mostrando cómo un paso lleva al siguiente, considere un diagrama de flujo.

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3. Dale poder de edición a tu equipo.

Ofrezca a sus partes interesadas la capacidad de editar la documentación del proceso. Este simple ajuste a la configuración de permisos de su documento puede ahorrar mucho tiempo y ida y vuelta entre su equipo. A medida que los procesos cambian con el tiempo, tendrá varios miembros de su organización que pueden mantener su contenido actualizado.

4. Manténgase flexible.

Recuerde: no existe una forma correcta de documentar los procesos. La única forma de hacer mal la documentación del proceso es omitirla por completo.

La forma en que crea la documentación puede cambiar con el tiempo. De hecho, es probable que su documento en sí mismo pase por múltiples iteraciones. Mantenga una mentalidad flexible para obtener los mejores resultados.

Primeros pasos con la documentación

Ahora que ha explorado las mejores prácticas para la documentación de procesos, puede comenzar a escribir.

Recuerde: documentar los pasos de los procesos que sigue con más frecuencia evita que su equipo tenga que reinventar constantemente la rueda. En cambio, su equipo tendrá una línea de base firme. En cambio, pueden innovar la rueda si es necesario.